Como gerir uma equipa de projeto: dicas para 9 membros da equipa
Gerir uma equipa de projeto não é fácil — especialmente quando cada membro da equipa tem os seus próprios pontos fortes, pontos fracos e estilos de trabalho únicos. Enquanto gestor de projeto, terá de lidar com mal-entendidos aparentemente constantes, prazos falhados e prioridades incompatíveis, tudo isto enquanto tenta manter o projeto no caminho certo.
Então, como pode gerir eficazmente a sua equipa de projeto? Neste artigo, partilhamos nove dicas e técnicas que o ajudarão a fazê-lo com facilidade, ajudando simultaneamente cada membro da equipa a contribuir plenamente e a alcançar os objetivos do seu projeto.
O que é a gestão de equipas de projeto?
A gestão de equipas de projeto é o processo de organizar, motivar e atribuir tarefas às pessoas e aos recursos que trabalharão no seu projeto específico.
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Uma equipa de projeto inclui normalmente funções como o gestor de projeto, os membros da equipa, as partes interessadas e os especialistas no assunto. Enquanto equipa, o seu objetivo coletivo é normalmente entregar um resultado específico a tempo, dentro do orçamento e de acordo com os padrões de qualidade. Ao longo do caminho, é provável que enfrentem desafios como comunicação pouco clara, gestão ineficiente de recursos, alterações ao âmbito e muito mais.
Enquanto gestor de projeto, é responsável por minimizar estes desafios através da criação de um resumo do projeto, de um quadro RACI e de um plano de projeto, para garantir que a equipa tem claro o que precisa de ser feito, quem faz o quê e quando tudo deve estar concluído. Poderá também utilizar técnicas numa fase inicial, como a técnica de Delphi, para envolver as partes interessadas na identificação de riscos.
Também terá de acompanhar as cargas de trabalho da equipa, os níveis de stress e os sinais de alerta de esgotamento. Um painel de gestão de projetos pode ajudar neste processo, apresentando as atribuições de tarefas, a carga de trabalho, os prazos e o progresso da colaboração de forma organizada.
Se leva a sério a melhoria da forma como a sua equipa trabalha em conjunto, estes melhores cursos de colaboração são exatamente aquilo de que precisa para começar.
Como gerir uma equipa de projeto
Cada membro da sua equipa de projeto terá as suas próprias particularidades e preferências — tire partido delas. As dicas abaixo podem servir como boas práticas gerais para gerir qualquer tipo de equipa e as personalidades que nela encontrará.
1. Utilize software de gestão de projetos
Ao gerir uma equipa de projeto, é útil ter um único local onde armazenar todas as informações de que a equipa necessitará sobre o projeto — tarefas, requisitos do projeto, datas de conclusão, atribuições, resultados, objetivos do projeto, marcos, etc. Esse local é normalmente um software de gestão de projetos.
Encontrar o software de gestão de projetos ou o software de gestão de recursos adequado tornará a sua vida enquanto gestor de projeto muito mais fácil. Atualmente, as ferramentas de gestão de projetos com IA levam este processo mais longe, automatizando a atribuição de tarefas, prevendo riscos do projeto e otimizando as cargas de trabalho da equipa com base em dados em tempo real.
O objetivo do software de gestão de projetos é acompanhar quem está atualmente a trabalhar em quê, o progresso que fez nas suas tarefas e qual é a carga de trabalho de cada membro da equipa. Sem software, é mais difícil avaliar a capacidade de carga de trabalho de todos. O software de gestão de projetos é especialmente importante para equipas remotas que gerem projetos, uma vez que o trabalho pode facilmente perder-se quando a comunicação é feita virtualmente.
Um exemplo de como o software de gestão de projetos ajuda: pode ver a capacidade, as atribuições e as cargas de trabalho totais numa única vista. Algumas ferramentas com IA analisam até o desempenho passado para sugerir uma distribuição ideal da carga de trabalho, garantindo que os projetos se mantêm no caminho certo com o mínimo de estrangulamentos.
Também é essencial para lidar com os viciados no trabalho da sua equipa. Os viciados no trabalho são normalmente empenhados, orientados para os detalhes e persistentes, mas isto pode acarretar o risco de esgotamento e de um fraco equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. São máquinas quando se trata de concluir trabalho, mas provavelmente beneficiariam de uma pausa.
O software pode ajudá-lo a ver exatamente o que têm em mãos, para que possa transferir algumas das suas tarefas para outra pessoa com maior capacidade. A gestão da carga de trabalho com IA pode até identificar sinais precoces de esgotamento e recomendar automaticamente a redistribuição de tarefas. Dar-lhes a quantidade certa de trabalho — e incentivar pausas regulares — irá mantê-los motivados e ajudá-los a prevenir o esgotamento.
Dica profissional: Peça à sua equipa que ajude a criar uma lista de verificação dos requisitos da ferramenta de gestão de projetos para garantir que todas as suas necessidades são satisfeitas pelo sistema atual.
2. Estabeleça a segurança psicológica da equipa
Um ambiente psicologicamente seguro é aquele em que a sua equipa se sente capacitada e incentivada a partilhar o seu feedback, as suas ideias e os seus pensamentos com o resto da equipa. A investigação mostra que estabelecer a segurança psicológica na sua equipa pode até reduzir os erros do projeto em 25%. Além disso, sem ela, poderá perder ideias excelentes porque os membros da sua equipa não se sentem confortáveis a expressar-se.
A segurança psicológica é especialmente importante para os introvertidos da sua equipa. Os introvertidos tendem a ser reflexivos, calmos e reservados, o que pode, por vezes, fazer com que sejam ignorados. Desenvolvem-se melhor em situações nas quais se sentem confortáveis e seguros para expressar o que pensam. Já têm tendência para o silêncio — sem segurança psicológica, talvez nunca os ouça.
Eis algumas táticas que pode utilizar para criar segurança psicológica:
- Estabeleça expectativas claras relativamente à comunicação e ao comportamento, salientando o respeito e a abertura.
- Crie ciclos de feedback nos seus processos, reunindo-se regularmente com os membros da equipa, solicitando feedback e, depois, agindo com base nesse feedback para garantir que todos sentem que são ouvidos.
- Reconheça e recompense os membros da equipa pelas suas ideias, pelo feedback e pelas situações em que excedem aquilo que é esperado deles.
Se a sua equipa continuar a ter dificuldades com a motivação e a segurança psicológica, consulte o nosso artigo sobre estratégias de neuro liderança.
3. Crie um quadro RACI para a sua equipa de projeto
Um quadro RACI identifica quem é responsável, quem é responsável pela prestação de contas, quem deve ser consultado e quem deve ser informado relativamente a cada tarefa do projeto. Os membros da equipa podem consultar o quadro enquanto executam as suas tarefas, para obter feedback e contributos dos membros adequados da equipa.
Os gestores de projeto também podem utilizá-lo para delegar tarefas específicas à equipa. Se estiver a utilizar software de gestão de projetos, é provável que a sua ferramenta disponibilize um modelo de quadro RACI ou RASCI.
As pessoas controladoras da sua equipa serão bem servidas por um quadro RACI adequado. É provável que estes membros da equipa, atentos aos pormenores, proativos e meticulosos, queiram participar e dar feedback sobre todas as tarefas do projeto, o que pode, por vezes, conduzir à microgestão.
Designe-as como responsáveis ou responsáveis pela prestação de contas relativamente às tarefas ou aos entregáveis do projeto que sabe que conseguirão executar na perfeição, e deixe claro em que situações devem apenas ser informadas ou consultadas — ou em que situações não devem estar envolvidas de todo.
Eis algumas boas práticas para a utilização do RACI:
- Tente atribuir uma pessoa como “responsável” por cada tarefa, em vez de várias pessoas ou de um grupo. Isto limita a confusão quanto a quem está efetivamente a trabalhar em algo.
- Evite tornar-se a si próprio (ou seja, o gestor de projeto) responsável por tudo. Isto impede que se torne um ponto de estrangulamento no processo.
- Esclareça a diferença entre consultado e informado. As pessoas que são informadas normalmente não dão feedback, mas as que são consultadas podem fazê-lo.
4. Seja Decisivo, mas Flexível, na Gestão da Sua Equipa
Uma boa liderança implica ser decisivo e assumir a responsabilidade pelas decisões que toma. No entanto, isso não significa que tenha de gravar o seu caminho na pedra. Mantenha-se flexível e aberto a novas ideias, decisões alternativas ou mudanças provocadas por algo que esteja fora do seu controlo.
Vai melhorar neste aspeto através de tentativa e erro à medida que gerir mais equipas e tomar mais decisões — desenvolverá uma intuição para saber quando deve tomar uma decisão e quando deve aguardar e esperar por mais informações.
Esta competência é importante para gerir os heróis invisíveis da sua equipa. Estes membros da equipa, fiáveis, modestos e dedicados, baixam a cabeça e fazem o trabalho, mas precisam de uma liderança e de uma orientação fortes para serem eficazes.
Dê prioridade ao trabalho deles e forneça-lhes instruções claras, mas ouça-os quando tiverem uma sugestão — estão sempre no centro da ação, por isso terão muitas informações em primeira mão para o ajudar na tomada de decisões.
Gerir uma equipa de projeto de forma eficiente exige estratégias eficazes de gestão de projetos que promovam a colaboração e a responsabilização.
5. Comunique de Forma Eficaz com a Sua Equipa
Este ponto é bastante óbvio — uma comunicação clara é essencial para garantir que todos sabem qual é o plano e em que devem estar a trabalhar. Mas ficaria surpreendido com a frequência com que os gestores fazem isto mal. De acordo com um estudo, 30% dos inquiridos afirmaram estar frustrados com a comunicação pouco clara dos seus superiores.
Uma comunicação eficaz também é fundamental para os sonhadores que trabalham no seu projeto. As pessoas que se perdem em pensamentos com ideias criativas ou novas abordagens são ótimas para ter na sua equipa, mas por vezes podem não captar informações importantes que lhes transmite. Os sonhadores tendem a ser inovadores, ponderados e curiosos, mas podem precisar de instruções claras e distrair-se facilmente.
Defina expectativas e ensine-os a concentrarem-se nas informações de que precisam para fazer bem o seu trabalho e tirar partido desses devaneios.
Eis algumas estratégias para melhorar a sua comunicação:
- Seja orientado para a ação e utilize verbos claros nas suas instruções. Elimine o excesso e os detalhes desnecessários e concentre-se no próximo passo que o leitor ou ouvinte deve dar.
- Mantenha a consistência relativamente aos horários, à formatação, aos canais e até à codificação por cores. Enviar uma atualização de estado no Slack numa semana e por e-mail na semana seguinte só irá confundir a equipa.
- Inclua os membros certos da equipa. Transmita a mensagem àqueles que precisam de a receber, sem inundar as notificações de todas as outras pessoas.
- Utilize as ferramentas certas. De acordo com a definição de aplicações de gestão de projetos, estas incluem funcionalidades de gestão de tarefas, controlo de tempo e colaboração — tudo aquilo de que precisa.
6. Estabeleça métricas claras para o projeto
O acompanhamento do projeto permite aos líderes de equipa monitorizar os contributos de cada membro e garantir o alinhamento com os objetivos do projeto. Determine quais os KPI que utilizará para avaliar o progresso da equipa ao longo do ciclo de vida do projeto e se o trabalho está no bom caminho para cumprir os objetivos do projeto e as expectativas das partes interessadas.
Envolva a equipa nas métricas — se não souberem em que devem trabalhar, como pode esperar que o projeto seja bem-sucedido?
Definir métricas claras é particularmente útil para os inovadores da sua equipa. São criativos, estratégicos e flexíveis, trazendo frequentemente excelentes ideias e planos claros para a sua implementação. No entanto, precisam de limites, pois existe o risco de ultrapassarem o âmbito definido.
Encontre um equilíbrio entre permitir que a sua criatividade floresça e garantir que o seu trabalho responde às necessidades e expectativas do projeto. Permita liberdade criativa, assegurando simultaneamente que os seus esforços estão alinhados com os objetivos do projeto, e comunique métricas claras para os manter concentrados no que é necessário para o sucesso do projeto.
Eis algumas métricas que deve considerar utilizar:
- Velocidade do sprint: Utilizada no Scrum, a velocidade do sprint mede a quantidade de trabalho que a equipa conclui num determinado sprint (um período de tempo predefinido, geralmente de duas a quatro semanas). A velocidade deve aumentar à medida que a equipa se integra e se habitua ao projeto.
- Gestão do valor realizado: Atribui um valor monetário à quantidade de trabalho concluída e compara-a com o orçamento utilizado. Fornece uma visão mais precisa do progresso do projeto do que a quantidade de trabalho realizada num determinado período.
- Taxa de utilização dos recursos: Mede a quantidade de trabalho faturável atribuída aos membros da equipa e se esta é viável. Não procure atingir uma utilização de 100% — as pessoas precisam de tempo para coisas como reuniões, e-mails e pausas para café. Procure manter-se entre 70% e 80%.
7. Realize atividades de formação de equipas
É fácil compreender por que razão muitos gestores de projetos não realizam atividades de formação de equipas — os prazos apertados significam que muitas vezes mal há tempo suficiente para concluir o trabalho do projeto, quanto mais para uma atividade divertida de convívio.
Mas se conseguir encaixar alguma coisa entre projetos (ou até dinâmicas de quebra-gelo nas suas reuniões internas de lançamento), isso contribuirá muito para criar colaboração e espírito de equipa entre os membros da equipa, o que resultará em projetos de maior qualidade e mais bem-sucedidos.
As atividades de construção de equipas são uma oportunidade para as pessoas contratadas pela sua personalidade da sua equipa brilharem. Isto não é uma crítica — a chamada “contratação pela personalidade” é normalmente uma pessoa com fortes capacidades de colaboração e de ligação social.
Dê-lhes um papel de destaque na equipa, seja qual for a atividade escolhida, e elas mobilizarão a equipa e darão início a um trabalho de equipa eficaz.
Eis algumas ideias:
- Experimente dinâmicas de quebra-gelo simples em reuniões internas, como partilhar curiosidades, falar sobre uma viagem favorita ou dizer se já conheceram alguma celebridade.
- Planeie um evento virtual ou presencial, como uma caça ao tesouro ou uma sala de fuga — isto testa o trabalho de equipa e a colaboração.
- Uma hora de convívio da equipa — é uma excelente oportunidade para os membros da equipa se conhecerem melhor (mas certifique-se de que tem em consideração os membros da equipa que não bebem).
8. Dê autonomia à sua equipa de projeto
A investigação mostra que a microgestão pode ter efeitos negativos no desempenho da equipa e do projeto. De acordo com um inquérito, 71% dos inquiridos afirmaram que a microgestão interferia no seu desempenho profissional e 85% relataram que tinha um impacto negativo no seu moral.
Em suma — não faça microgestão da sua equipa. Deixe que tome decisões sobre a forma como quer trabalhar. Permita-lhe assumir a responsabilidade pelas suas ideias criativas e intervir quando existir um processo ou resultado que esteja a dificultar o trabalho da equipa ou o projeto.
O seu trabalho enquanto gestor de projeto é gerir pessoas e orientar a equipa na direção certa, em vez de ditar exatamente como tudo deve ser feito.
Isto é particularmente útil para o advogado do diabo da sua equipa. Estes membros da equipa são frequentemente céticos, independentes e ousados — características que os ajudam a questionar o status quo e os processos habituais. Dê-lhes autonomia suficiente para questionarem o status quo e o seu processo habitual, sem deixar de proporcionar liderança e utilizar técnicas de resolução de conflitos para garantir que não se afastam demasiado do objetivo.
Como podem parecer contrários e correr o risco de ficar isolados, incentive o feedback construtivo e promova um ambiente onde os seus contributos sejam valorizados e integrados, sem deixar de proporcionar liderança e utilizar técnicas de resolução de conflitos para garantir que as discussões se mantêm produtivas.
9. Celebre as vitórias da equipa
Celebrar as vitórias, grandes e pequenas, é uma excelente forma de manter a sua equipa motivada e envolvida no trabalho. Descubra o que cada membro da equipa prefere no que diz respeito ao reconhecimento (por exemplo, gosta de ser reconhecido publicamente? Preferiria receber uma mensagem privada?).
Na maioria das equipas de projeto, é provável que também encontre um animador que está sempre a entusiasmar os seus colegas de equipa. Estas pessoas são otimistas, enérgicas e solidárias, funcionando como reforços positivos para o moral da equipa.
Embora seja importante que, enquanto líder da equipa, reconheça publicamente o excelente trabalho, incentive também a sua equipa a fazê-lo. No entanto, tenha em atenção que os animadores podem, por vezes, ignorar detalhes ou correr o risco de demonstrar entusiasmo excessivo. Certifique-se de que o reconhecimento é equilibrado com feedback construtivo e dedique tempo a descobrir como cada membro da equipa prefere ser reconhecido, para poder adaptar as celebrações em conformidade.
Eis algumas formas de celebrar as vitórias:
- Envie um cartão ao membro da equipa—virtual ou manuscrito.
- Ofereça-lhe uma pequena recompensa, se puder. Pode ser um cartão-oferta para a sua cafetaria preferida ou convidá-lo para almoçar.
- Crie um local específico para elogios. Crie um canal específico no Slack ou um quadro branco onde qualquer pessoa possa deixar um elogio.
Ferramentas para gerir equipas de projeto
Gerir uma equipa eficaz torna-se muito mais difícil sem um local centralizado onde possa acompanhar aquilo em que a equipa está a trabalhar e o que se segue no plano.
Os diferentes tipos de ferramentas de gestão de projetos permitem-lhe obter informações sobre a capacidade, a carga de trabalho e se alguém tem tarefas a mais ou a menos. É muito mais fácil gerir tudo isto do que atualizar manualmente uma folha de cálculo do Excel todas as manhãs, e os membros da equipa podem utilizá-la para comunicar sobre o trabalho do projeto e dar feedback uns aos outros.
Também pode tornar os seus gráficos de Gantt e quadros Kanban visíveis para toda a equipa, o que aumenta a transparência e a responsabilização.
Eis as melhores ferramentas de software de gestão de projetos disponíveis atualmente no mercado:
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Ao escolher uma ferramenta, certifique-se de verificar se tem integrações com outro software que já utiliza (Google Drive, Slack, Microsoft Teams, etc.), para que os dados e as informações estejam visíveis em todas as suas plataformas.
Se for uma organização mais pequena, experimente esta lista de software de gestão de projetos para equipas pequenas.
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