Como Cumprir Prazos Sem Microgerir
Uma das características mais marcantes da função de é o facto de, muitas vezes, ter de se sentir confortável a assumir o papel de “vilão”, mas isso continua a não ser agradável! Uma vez que normalmente é da nossa responsabilidade garantir que a cumpre o do e fazer com que as coisas aconteçam como devem, os gestores de projetos monitorizam frequentemente o fluxo de trabalho de outros do e, de vez em quando, têm de intervir e corrigir o rumo ou exercer alguma pressão para garantir que todas as necessidades do estão a ser satisfeitas.
Garantir que os prazos são cumpridos é um dos maiores desafios para os gestores de projetos, em grande parte devido ao facto de, apesar de poder apoiar a sua de cem formas diferentes, não poder fazer o de outra pessoa por ela e, provavelmente, não ter tempo para passar o dia inteiro a observar as pessoas para garantir que concluem o seu a tempo. Por isso, eis para preparar a sua e a si próprio para o sucesso e evitar assumir o modo de “polícia mau” ou microgerir as pessoas para garantir que .
1. Defina expectativas claras desde o início
Deve ter várias oportunidades no início de um para comunicar claramente à sua quando se espera que o esteja concluído. Os prazos devem ser uma das primeiras coisas mencionadas durante as reuniões de arranque e a integração no , e a sua declaração de , o ou qualquer documentação a que a tenha acesso deve indicar claramente todos os prazos relevantes.
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No arranque, gosto de distribuir à um resumo que apresente os principais objetivos e marcos, com os respetivos prazos, e certifico-me sempre de que não há qualquer dúvida sobre quem é responsável por cada item (e de que esses prazos são realistas).
Durante as reuniões de arranque, também faço perguntas e certifico-me de que não há qualquer dúvida. Nunca faz mal terminar a reunião/conversa perguntando: “Todos sabem o que têm de fazer e quando deve estar concluído?” Esperemos que também tenha criado uma relação com a sua que lhes permita saber que podem sempre falar consigo ou perguntar-lhe se algo não estiver claro.
2. Seja um membro da equipa
Por falar em relações, já o disse antes e volto a dizê-lo: grande parte da de tem a ver com confiança, honestidade e garantir que a sua de se sente à vontade para o procurar com problemas antes de estes se tornarem PROBLEMAS. A melhor forma de construir estas relações é fazer parte da , em vez de se posicionar como o soberano que empunha os . Enquadrar simplesmente o seu papel como sendo de apoio, em vez de punição, pode contribuir muito.
Certifique-se de que comunica diariamente à sua , através das suas palavras e ações, que está ali para a ajudar a ter sucesso, não para a ver enfrentar dificuldades e falhar. As pessoas também se sentirão motivadas a quando sentem a responsabilidade de contribuir para o sucesso de toda a , em vez de simplesmente concluírem as tarefas para evitar uma repreensão do PM.
3. Verifique o estado do projeto
Já escrevi antes sobre a importância de fazer um acompanhamento – seja diário, semanal ou mensal – dos seus projetos e das suas pessoas. Estes acompanhamentos são extremamente importantes no que diz respeito ao ritmo de um e a garantir que está no caminho certo para cumprir os seus prazos. É essencial fazer um simples acompanhamento diário ou semanal com a sua para garantir que não está atrasada.
Os benefícios de fazer um acompanhamento também funcionam nos dois sentidos: isto dá ao membro da a oportunidade de apresentar quaisquer preocupações que tenha relativamente aos prazos, (e será honesto consigo se tiver estabelecido o tipo certo de relação,) e também lhe dá, enquanto PM, uma visão clara da sua situação e de eventuais preocupações sobre o potencialmente não estar pronto a tempo. Isto pode ser informal, podendo até ser feito através de mensagens instantâneas ou de uma conversa rápida presencial.
4. Mostre a visão geral
Frequentemente, quando os projetos sofrem atrasos ou os prazos não são cumpridos, olho para trás e percebo que um dos fatores foi o facto de a ou a pessoa não ter compreendido plenamente a importância ou o valor do para a agência ou para o cliente. Mais uma vez, logo desde o início, certifique-se de que a sua sabe como cada parte do se articula para alcançar o resultado final, produto ou e destaque a importância de cada marco para o seu sucesso global.
Por vezes, quando se está a trabalhar em um milhão de coisas, pode ser fácil desvalorizar a importância de uma tarefa. Se uma pessoa tiver uma noção de como o seu contributo afeta o conjunto, será frequentemente mais provável que cumpra o prazo. Este é outro ponto que pode acrescentar ao seu protocolo inicial – reforçar a ideia de que cada pequena é importante e os objetivos não podem ser alcançados sem o total empenho de cada interveniente.
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5. Certifique-se de que a informação está sempre disponível
Como todos sabemos, existem tantos tipos diferentes de ferramentas de gestão de recursos e sistemas de gestão de projetos quantos existem — mas há algo que todos devem ter em comum: uma forma de a sua aceder facilmente à informação quando precisa dela. Isto inclui tarefas, prazos e quaisquer outros detalhes pertinentes para concluir o de forma eficiente e atempada.
Além de distribuir um ou resumo no arranque, certifique-se de que documentou a informação num local onde as pessoas a possam encontrar facilmente. Esta é a sua apólice de seguro contra situações como “bem, eu não sabia quando terminava!” ou “não tinha a certeza de quanto tempo tinha.” Pessoalmente, gosto de criar listas de tarefas para cada membro da que apresentem simplesmente as e os prazos, utilizando o Trello. Desta forma, maximiza a transparência do projeto, garantindo que todos têm acesso à sua lista, independentemente de onde se encontrem.
6. Mantenha uma carga de trabalho saudável
Às vezes, as coisas ficam complicadas, especialmente quando você e os membros da sua têm em curso. Esta é uma realidade inevitável do baseado em e, afinal, mantém a vida interessante, certo? Embora haja algumas semanas mais ocupadas e talvez até algum trabalho extraordinário aqui e ali, é sua responsabilidade, enquanto , garantir que a carga de trabalho da sua é gerível e que é realista cumprirem o do . Funcionários stressados e sobrecarregados têm muito mais probabilidades de perder o interesse e o entusiasmo pelo , cometer erros descuidados ou esquecer-se de coisas.
Embora ninguém possa garantir que tudo correrá sem problemas o tempo todo, tente utilizar as suas sessões semanais/mensais de para garantir que a carga de trabalho de todos é gerível e tente prever congestionamentos e sobrecargas antes que seja tarde demais. Se cuidar da sua e garantir que lhe são concedidos tempo e recursos suficientes para concluir o seu , isso irá certamente minimizar o tempo que terá de passar a microgerir as pessoas por causa de determinadas tarefas ou, pior ainda, a pedir desculpa aos clientes por um .
Se leu algum dos meus artigos anteriores, já sabe que repito constantemente a importância das relações, da honestidade e da confiança quando se trata de de . Por vezes, especialmente nas agências e empresas digitais, é fácil esquecer que a de não se resume a folhas de cálculo e de .
Na verdade, acredito que a maioria das competências de gestão de projetos necessárias para se destacar neste trabalho não são técnicas, mas sim inatas. Quando se trata de incentivar a sua a concluir o a tempo, isto é mais verdade do que nunca. Esperamos que, com estas dicas, consiga poupar algum tempo, não tendo de andar atrás das pessoas para que concluam o seu .
