6 dicas e truques profissionais para gerir projetos no monday.com
Por isso, começou agora a utilizar o monday.com para gerir os seus projetos. Ou talvez ainda esteja a tentar decidir se é o software de gestão de projetos certo para si. De qualquer forma, está no sítio certo.
O monday.com está repleto de ferramentas úteis que podem ajudá-lo a gerir projetos de forma eficaz. Mas compreendemos — está ocupado. Encontrar todos esses truques valiosos e aprender a utilizá-los pode levar imenso tempo. Fizemos o trabalho pesado por si, descobrindo algumas das dicas e truques mais úteis do monday.com para o ajudar a tirar o máximo partido da ferramenta.
O que é o monday.com?
O monday.com é uma plataforma de gestão do trabalho conhecida pela sua interface visualmente apelativa e altamente personalizável. Concebida para facilitar a coordenação e a comunicação entre equipas, esta ferramenta é uma opção favorita para acompanhar projetos de várias dimensões e setores.
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Uma das funcionalidades que torna o monday.com único é a sua flexibilidade. Por exemplo, os membros da equipa podem escolher entre várias vistas diferentes, como gráficos de Gantt, quadros Kanban, cronogramas, calendários e muito mais. A plataforma também inclui funcionalidades como controlo de tempo, fluxos de trabalho automatizados e capacidades de integração com ferramentas como o Slack e o Google Suite.
Ainda está a explorar as suas opções de ferramentas? Comece pela definição de software de gestão de projetos para compreender como funciona e o que pode fazer por si.
Dicas e truques do monday.com
Há muito para descobrir quando se trata do monday.com. Para nos ajudar a aprofundar o tema, pedimos a Fred Baker, Gestor Sénior de Programas e consultor do monday.com na Integrated Human Consulting, que partilhasse as suas dicas profissionais para utilizar a plataforma.
Antes mesmo de pensar em pôr em prática as dicas abaixo, sugere que dedique algum tempo a considerar o que pretende alcançar com a utilização da ferramenta.
O Monday.com é muito adaptável e fácil de compreender, mas pode ser difícil criar um sistema que produza um resultado específico pretendido sem um plano detalhado. O problema surge quando as pessoas tentam criar fluxos de trabalho funcionais no monday.com que não mapearam previamente. Qualquer ferramenta é tão boa quanto os seus processos.
1. Simplifique os seus projetos com modelos.
O monday.com foi concebido para ser fácil de utilizar por principiantes, permitindo começar a trabalhar de imediato. Pode criar os seus próprios espaços de trabalho e quadros de raiz ou começar com um dos muitos modelos prontos a utilizar. Existem modelos para projetos individuais, gestão de portefólios de projetos, fluxos de trabalho de aprovação de pedidos e muito mais. Se estiver a mudar de outra plataforma para o monday.com, também encontrará um processo simples. Pode optar por importar um novo quadro do Excel, do Google Sheets, do Trello e de outras ferramentas.
Não tem de criar tudo sozinho; o monday.com disponibiliza uma vasta gama de modelos que podem ser utilizados para dar um impulso inicial à sua operação.
2. Automatize tudo.
O monday.com também disponibiliza algumas automatizações úteis que podem ser utilizadas para simplificar tarefas repetitivas, como lembretes, controlo de tempo, revisões e muito mais. Estas automatizações permitem configurar diferentes regras e acionadores para executar tarefas automaticamente, poupando-lhe imenso tempo. Por exemplo, pode criar automatizações para enviar um e-mail quando se aproxima uma data de conclusão, receber notificações quando as tarefas são concluídas ou parar o controlo do tempo quando o estado de uma tarefa é atualizado.
Embora a maioria das automatizações possa ser criada de raiz, existe também uma biblioteca completa de modelos no monday.com e até algumas automatizações pré-criadas que abrangem áreas que as automatizações normais não conseguem abranger. Existem inclusivamente automatizações entre quadros, o que significa que, quando realiza uma ação num quadro, esta pode desencadear uma ação num quadro diferente.
3. Experimente diferentes vistas.
Outra funcionalidade poderosa do monday.com é a possibilidade de visualizar os seus quadros existentes de várias formas diferentes. Algumas das vistas a que pode aceder incluem as vistas de calendário, gráfico, ficheiros, carga de trabalho, Kanban, mapa e linha cronológica. Estas vistas podem ser úteis quando se trata de gerir projetos complexos, acompanhar o progresso dos projetos e elaborar relatórios para as partes interessadas. Pode adicionar uma vista a qualquer um dos seus quadros clicando no botão “Adicionar vista” na parte superior do quadro.
Tenha em conta que determinadas vistas, bem como funcionalidades como a possibilidade de bloquear uma vista, só estão disponíveis consoante o seu plano do monday.com.
Também pode utilizar as vistas para criar perspetivas distintas dos seus dados, como ocultar colunas, filtrar determinados critérios, realçar linhas com datas de conclusão ou estados próximos, ou encontrar rapidamente itens atribuídos a determinadas pessoas. Isto é especialmente útil quando várias equipas trabalham nos mesmos quadros ou quando um quadro tem vários fluxos de trabalho e muitas colunas.
4. Analise facilmente os dados com painéis.
A funcionalidade de painéis do monday.com pode ser extremamente útil, pois permite visualizar os dados dos seus projetos num único local. Pode escolher entre mais de 30 widgets diferentes para compreender melhor o progresso, os orçamentos, a carga de trabalho e muito mais nos seus projetos. Os painéis também facilitam a criação e a partilha de relatórios.
Para criar um novo painel num espaço de trabalho, basta clicar em "+" abaixo do nome do espaço de trabalho e selecionar "Novo painel". Pode escolher se um painel é privado ou público, e qualquer quadro pode ser adicionado ao painel.
O monday.com fornece dados em tempo real sobre os seus projetos e recursos através de painéis práticos, gráficos de Gantt, quadros de capacidade de trabalho, funcionalidades de controlo do tempo e muito mais. É fácil obter rapidamente uma visão geral dos seus dados e utilizá-los para orientar a tomada de decisões, melhorar o desempenho e criar impulso.
5. Crie um quadro privado para as suas tarefas pessoais.
Se tiver um plano Pro ou Enterprise do monday.com, pode criar um número ilimitado de quadros no espaço de trabalho da sua empresa. Assim, além dos quadros principais e partilháveis que utiliza para comunicar com a sua equipa e com partes interessadas externas, pode criar um quadro privado para ajudar a acompanhar as suas tarefas individuais. Os quadros privados não aparecem nos resultados de pesquisa do espaço de trabalho da sua empresa. No entanto, tenha em conta que a sua empresa pode continuar a ter acesso aos quadros privados no seu espaço de trabalho se exportar os dados de toda a sua conta.
Se criar o seu próprio quadro pessoal lhe parecer demasiado trabalhoso, o monday.com também disponibiliza um local no ecrã inicial para acompanhar as suas tarefas pessoais.
Com o Monday.com, pode implementar estratégias eficazes de gestão de projetos que melhoram a delegação e o acompanhamento de tarefas, independentemente da sua forma preferida de trabalhar.
Muitas organizações utilizam o monday.com para todos os tipos de fluxos de trabalho e sistemas de gestão de projetos (como processos de vendas, gestão de projetos, fluxos de trabalho criativos, planeamento de eventos, marketing nas redes sociais, entre outros). Mas também pode criar um excelente sistema pessoal de tarefas pendentes com esta ferramenta. Tenho um sistema GTD (Getting Things Done) com tarefas recorrentes, automatizações para alterar estados, notificar-me de datas, mover itens para grupos diferentes e adiar tarefas até uma data de acompanhamento antes de as devolver ao meu quadro.
6. Mantenha-se a par das novas funcionalidades.
Pode manter-se a par das novidades do monday.com visitando a página “O que há de novo”. Pode percorrer as atualizações recentes ou até ordenar as novas funcionalidades pelo plano em que estão disponíveis, pelos tipos de equipas com maior probabilidade de beneficiarem da atualização e pelo processo que será melhorado com a nova funcionalidade.
A equipa do monday.com está constantemente a criar novas funcionalidades e atualizações, por isso, se se deparar com algo que gostaria que fosse diferente, é bastante provável que estejam a trabalhar nisso. Algumas funcionalidades recentes que me entusiasmam bastante são a expansão da integração de IA em elementos como o criador de fórmulas e a geração de tarefas para fluxos de trabalho, um criador de automatizações de fluxos de trabalho que permite utilizar instruções if/else e o desenvolvimento das suas novas plataformas centradas no CRM de vendas e no trabalho de desenvolvimento.
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