Como Gerir Pessoas Sem Elas Sequer Saberem
Todos já passámos por isto — está a fazer o seu melhor para evitar gerir a sua equipa ao pormenor, mas a forma como estão a fazer as coisas (ou não estão a fazê-las) faz parecer que querem ser geridos ao pormenor. Há dias em que mal consegue sair para tomar um café antes de a sua equipa lhe enviar mensagens em pânico com um problema aparentemente urgente que não pode ser resolvido sem a sua intervenção.
O que se passa? Como pode fazer com que a sua equipa funcione de forma independente, para que a sua ausência durante uma semana não deixe os seus clientes e a sua equipa completamente desorientados? É assim: precisa de aprender a gerir pessoas — sem que elas sequer saibam.
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Como gerir pessoas sem que elas sequer saibam
Um dos grandes desafios da gestão de projetos é aprender a gerir pessoas para que consigam gerir-se eficazmente a si próprias. Estas três orientações principais explicam como gerir pessoas para que possa impulsionar a sua equipa a inovar e a desenvolver um sentido de responsabilidade e autonomia nas suas decisões.
1. Defina expectativas sobre o que requer a sua intervenção
Sejamos honestos: se a sua equipa o está a inundar com pedidos de ajuda, o seu estilo de liderança atual sugere que não confia nela para tomar decisões sem si. Precisa de resolver isso — e rapidamente.
Mesmo para sua própria referência, é difícil saber como gerir pessoas se não tiver esclarecido com a sua equipa que tipos de problemas requerem a sua intervenção. Por exemplo, importa-lhe o tipo de letra utilizado no elemento gráfico da página de lançamento? A ferramenta que a equipa utiliza para gerir os fluxos de trabalho internos? É provável que esteja mais preocupado com alterações que tenham impacto no calendário ou no orçamento do que com a definição dos pormenores estéticos e técnicos do trabalho.
Com base no seu nível de conforto, nos requisitos do cliente e na natureza do projeto, estabeleça claramente que tipos de problemas requerem o seu feedback antes de a equipa avançar. Depois, cumpra o que disse. Qualquer recuo da sua parte causará confusão e fará recomeçar a avalanche de pedidos.
2. Reforce as suas expectativas
Se esclareceu as suas expectativas e a equipa continua a não respeitar estas orientações, precisa de lhe ensinar a cumprir a sua parte do acordo. Como é tão bom no que faz, é natural que as pessoas queiram escolher o caminho mais fácil e deixá-lo fazer o trabalho difícil de ponderar as opções possíveis e tomar uma decisão. Isto é aceitável se tiver um funcionário novo ou júnior a aprender, mas, a partir de determinado momento, precisa de dar aos seus colegas de equipa a experiência de que necessitam para crescer.
É claro que haverá sempre alguém na sua equipa que será persistentemente dependente. Se precisa de saber como gerir pessoas que pedem demasiada orientação, o meu conselho é este: inverta os papéis. Da próxima vez que alguém lhe perguntar como estruturar o relatório que passou as últimas duas semanas a pesquisar, resista à tentação de revelar a sua opinião pessoal, incrivelmente forte, sobre o assunto e, em vez disso, peça-lhe a sua opinião.
Se não estiverem a perceber que esta é a sua oportunidade de brilharem com o seu talento para tomar decisões, explique-lhes o que estão a fazer. É possível que nem se apercebam. Pergunte-lhes por que razão continuam a sentir necessidade de o consultar sobre isto e reforce que confia neles para encontrarem sozinhos uma solução excelente. Na maioria das vezes, a falta de autoconfiança (ou a força do hábito) é a causa, e precisa de dar algum tempo à sua equipa para desenvolver essas competências, sobretudo se for o orientador num projeto ágil.
Já passei, no entanto, por algumas situações em que nenhum “O que acha?” produziu os resultados que esperava. Nesta altura, poderá ter de levar a gestão discreta de projetos para o nível seguinte: se a sua equipa o estiver constantemente a bombardear com mensagens instantâneas, fique offline durante algum tempo (Sim, é possível! O mundo não vai acabar, prometo!). Feche a porta. Faça o que for necessário para sinalizar que não está disponível. Antes disso, contudo, estabeleça a expectativa de que a sua equipa precisa de encontrar uma solução por si própria que cumpra XYZ, com um prazo claro.
Pode ser complicado perceber como gerir pessoas desta forma, sem dar a impressão de que as está a ignorar — o que é definitivamente não aquilo que está a tentar fazer. Para isso, marque reuniões individuais semanais com cada membro da sua equipa. Ter um horário definido para se reunirem ensina-os a guardar as suas perguntas até estar disponível e, esperemos, reduz o número de pedidos desnecessários que, de outro modo, poderia receber. Se comparecerem à reunião individual sem nada para discutir, termine-a mais cedo. Ficaria surpreendido se, na semana seguinte, não estivessem preparados com uma lista de pontos da agenda. Esta é outra forma subtil de ensinar a sua equipa a assumir o controlo das suas próprias carreiras.
3. Ensine a sua equipa a pescar
Conhece o provérbio: dê um peixe a alguém e essa pessoa terá comida durante um dia. Ensine alguém a pescar e alimentá-la-á durante toda a vida.
No exemplo acima, um membro da equipa perguntou-lhe como estruturar um relatório. Quer tivesse consciência disso ou não, estava a identificar um problema mais abrangente que beneficiaria de uma solução. Nomeadamente, se o projeto tivesse um modelo de entregável, a equipa não teria de o consultar ao iniciar uma nova tarefa. Sobretudo quando está a gerir um projeto ágil, este é o momento perfeito para ensinar a pescar. Na sua próxima reunião diária, diga à equipa que observou alguma inconsistência no formato dos entregáveis e atribua-lhe a tarefa de implementar uma solução até à semana seguinte. Depois, afaste-se e aguarde pelos resultados. Ao aprender a gerir pessoas desta forma, poderá ficar surpreendido com o que a sua equipa consegue criar por si própria, o que trará benefícios em cadeia para os seus projetos no futuro.
Aconteceu algo semelhante recentemente num dos meus projetos. Quando a equipa chamou a minha atenção para o problema, senti-me como se estivesse num daqueles livros de aventuras de escolha própria que costumava ler em criança:
- Opção 1: Resolva o problema sozinho. Será mais rápido e eficiente.
- Opção 2: Diga à equipa o que deve fazer. Conhece tão bem o cliente que já sabe que ele vai adorar a ideia que teve.
- Opção 3: Informe a equipa de que existe um problema. Resista à tentação de conceber uma solução e deixe que decida como resolvê-lo.
É certo que as opções 1 e 2 oferecem os caminhos de menor resistência — mas, quando chegar à página 100 da sua aventura contínua, verá que a sua solução funcionou durante algum tempo a curto prazo, enquanto afundava o projeto a longo prazo:
- Na opção 1, esgotou-se. O projeto falhou porque se tornou tão indispensável que nunca teve oportunidade de definir uma estratégia para fazer face à insuficiência orçamental prevista. Concentrou-se nos pormenores e não em como gerir pessoas e projetos — o cerne do seu trabalho enquanto PM.
- Na opção 2, a equipa apresentou uma solução vencedora, mas nunca progrediu nas suas capacidades. Os elementos de elevado desempenho começaram a ressentir-se de si. O crescimento dos elementos mais fracos foi travado. Seguiu-se uma rotatividade de pessoal e os restantes membros da equipa deixaram de confiar em si — ou uns nos outros. O projeto ressentiu-se.
Dramático? Talvez um pouco. Mas a questão é que, quando disse à minha equipa que precisava de entregar os relatórios mais rapidamente, esta criou um guia de estilo e instituiu um processo interno de garantia da qualidade. A solução foi mais criativa e completa do que qualquer coisa que eu pudesse ter criado sozinho. O tempo que passo a rever os trabalhos diminuiu 10% e, agora, todos os elementos da equipa têm uma compreensão comum do que precisa de ser feito. Confie na sua equipa para gerir o trabalho e ela confiará em si para a liderar.
Aproveite a viagem
Aprender a gerir pessoas — e projetos — não acontece de um dia para o outro. É isso que torna o processo tão interessante! Gerir os projetos da sua equipa exige repetição e o cultivo da paciência e da confiança. Para aqueles que fazemos parte de equipas ágeis, é importante recordar que o ágil é um processo iterativo, mas também orientado pelas pessoas. Se, enquanto PM ágil, conseguir desempenhar um papel menos interventivo, a equipa aprenderá a resolver as coisas por si própria (com alguma orientação da sua parte). Quem sabe? Poderá até conseguir fazer uma pausa para um café — com ou sem a sua equipa — em paz.
Está a tentar gerir a sua equipa durante uma mudança organizacional ou baseada na equipa? Leia mais sobre como pode liderar as suas equipas durante estes períodos de transição aqui.
