Czym jest plan zarządzania zasobami & jak go utworzyć

Określa, jakie zasoby są potrzebne, kiedy będą potrzebne i jak będą wykorzystywane w całym procesie zarządzania zasobami projektu. Zasoby mogą obejmować członków zespołu, budżet, sprzęt, materiały i inne aktywa odpowiedzialne za zarządzanie zasobami w ramach projektu.

Dlaczego plany zarządzania zasobami są ważne?

Plan zarządzania zasobami zapobiega najdroższemu rodzajowi niespodzianki w projekcie: zbyt późnemu odkryciu, że osoby, budżet lub sprzęt, na których opierałeś plan, nie są faktycznie dostępne. Oto, co zapewnia dobry plan:

• Sprawia, że harmonogramy są realistyczne. Harmonogram oparty na rzeczywistej dostępności, a nie na tym, kto teoretycznie powinien mieć wolny czas, daje dokładny harmonogram projektu, na podstawie którego można określać oczekiwania interesariuszy. O wiele łatwiej obiecać termin, o którym wiesz, że zespół jest w stanie go dotrzymać.
• Chroni zespół przed wypaleniem zawodowym. Gdy widzisz, ile pracy ma już każda osoba, możesz sprawiedliwie rozłożyć obciążenie zamiast zrzucać je na najbardziej niezawodną osobę. To podstawowa umiejętność zarządzania zasobami, która pomaga zatrzymać osoby potrzebne przy kolejnym projekcie.
• Usprawnia szacunki i marże. Wiedza o tym, kto wykonuje pracę i według jakiej stawki, sprawia, że szacunki projektu są dokładniejsze i pomaga przydzielać zasoby w ramach budżetu. Pokazuje również odpowiednio wcześnie, czy potrzebny będzie freelancer lub pracownik tymczasowy, gdy taka opcja jest jeszcze tania.
• Zapewnia wszystkim taki sam obraz pracy. Gdy plan jest dostępny dla kierowników projektu, kierowników zasobów i członków zespołu, każdy może zobaczyć, kto i gdzie jest już zaangażowany. Znacznie ułatwia to planowanie zasobów w wielu projektach bez nakładania się zapotrzebowania na te same osoby.
• Zapewnia płynne przechodzenie projektu między fazami. Gdy wszyscy wiedzą, co i kiedy wydarzy się dalej, przekazywanie pracy z projektowania do programowania, a następnie do kontroli jakości odbywa się na czas. Nikt nie traci dwóch dni na czekanie na osobę, która nie wiedziała, że teraz jest jej kolej.
• Wspiera podejmowanie lepszych decyzji w miarę zmian. Plan aktualizowany równolegle z planem zarządzania projektem oznacza, że gdy zmieniają się priorytety, podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych informacji, a nie arkusza kalkulacyjnego z ubiegłego miesiąca. Umożliwia również jednoczesne planowanie zasobów w wielu projektach.

Szablon planu zarządzania zasobami [Pobierz]

Ten arkusz kalkulacyjny do przydzielania zasobów ułatwi śledzenie stawek godzinowych członków zespołu i powiązanych kosztów. Jest dostępny w formacie Arkuszy Google, ale jeśli wolisz, możesz łatwo zaimportować jego kopię do programu Excel. Wybierz Plik, a następnie „Utwórz kopię” lub „Pobierz”.

Co powinien zawierać plan zarządzania zasobami

Przydatny plan zarządzania zasobami obejmuje te najważniejsze elementy:

• Dane zasobów: Wymień wszystkie osoby i wszystko, co jest dostępne dla projektu, w tym imiona i nazwiska, role, umiejętności, poziom doświadczenia, stawki godzinowe i strefy czasowe. Uwzględnij także sprzęt, licencje na oprogramowanie i wykonawców zewnętrznych, a nie tylko pracowników.
• Dostępność zasobów: Pokaż, ile czasu każda osoba może rzeczywiście poświęcić na projekt po odjęciu urlopów, dni ustawowo wolnych od pracy, cyklicznych spotkań i innych zobowiązań projektowych. Osoba określona na papierze jako pracująca w pełnym wymiarze może mieć do dyspozycji zaledwie trzy dni w tygodniu.
• Przypisanie odpowiedzialności: Określ, kto jest właścicielem każdego zadania, elementu do dostarczenia i procesu zatwierdzania. Macierz RACI to szybki sposób na pokazanie, kto jest odpowiedzialny za wykonanie, rozliczany z realizacji, konsultowany i informowany.
• Szacunki dotyczące zasobów: Oszacuj liczbę godzin, umiejętności, narzędzia i materiały wymagane do wykonania każdej części pracy. W tym miejscu zauważysz braki kompetencyjne i zdecydujesz, czy zatrudnić kogoś, zlecić pracę na zewnątrz, czy przeszkolić zespół.
• Harmonogramy: Określ, kiedy każdy zasób jest potrzebny i jak długo, według etapów lub kamieni milowych. Dzięki temu widać, że specjalista jest potrzebny przez dwa tygodnie w trzecim miesiącu, a nie przez cały projekt.
• Budżet: Oblicz koszt zasobów, uwzględniając liczbę godzin pomnożoną przez stawkę, wynagrodzenia wykonawców i narzędzia. Odłóż rezerwę na nieprzewidziane wydatki, aby jeden błędny szacunek nie przekreślił budżetu.
• Zależności: Zaznacz, których zadań nie można rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone, oraz które zadania może wykonać tylko jedna konkretna osoba. Te zależności od pojedynczych osób stanowią największe ryzyko, dlatego oznacz je odpowiednio wcześnie.
• Wykresy zasobów: Użyj histogramów lub wykresów przepustowości, aby wizualizować obciążenie w czasie i dostrzec przeciążenie, zanim stanie się problemem. Większość narzędzi do harmonogramowania projektów generuje je automatycznie.
• Alternatywy: Zapisz opcje awaryjne, takie jak grupa dostępnych freelancerów, inny skład pracowników młodszych i starszych rangą lub zakres, który można ograniczyć. Dzięki temu, jeśli kluczowy zasób okaże się niedostępny, będziesz już mieć plan B.

Jak stworzyć plan zarządzania zasobami

Większość planów zasobów zawodzi dlatego, że pomija się w nich poszczególne kroki, a nie dlatego, że któryś z nich wykonano nieprawidłowo. Kierownik projektu przechodzi od pytania „czego potrzebujemy” od razu do pytania „kto jest wolny”, przydziela pracę, a problem z przepustowością odkrywa dopiero trzy tygodnie później.

Poniższe sześć kroków temu zapobiega. Określasz potrzeby dotyczące zasobów, sprawdzasz przepustowość zespołu, przydzielasz zasoby, szacujesz nakład pracy wspólnie z osobami, które będą ją wykonywać, a następnie monitorujesz obciążenie oraz śledzisz postępy i wprowadzasz korekty w trakcie realizacji projektu. Traktuj kroki od 2 do 4 jako pętlę, a nie prostą linię. Gdy przydzielone osoby przedstawią swoje szacunki, ponownie porównaj te liczby z przepustowością, zanim cokolwiek ostatecznie zatwierdzisz.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Określ potrzeby dotyczące zasobów

Rozpocznij od zakresu projektu, budżetu i struktury podziału pracy. Dla każdego elementu do dostarczenia wymień wymagane role, umiejętności, narzędzia i materiały. Opisuj potrzeby według umiejętności, a nie nazwisk. „Starszy programista interfejsu z doświadczeniem w zakresie dostępności” to potrzeba, podczas gdy „Sam” jest założeniem. Jeśli zaczniesz od nazwisk, ostatecznie ukształtujesz projekt wokół osób, które są wolne, zamiast obsadzić go zgodnie z rzeczywistymi wymaganiami pracy.

2. Sprawdź przepustowość zespołu

Zanim cokolwiek przydzielisz, dowiedz się, ile czasu każda osoba może rzeczywiście poświęcić na projekt. Sprawdź bieżące obciążenie pracą, zaplanowane urlopy, dni ustawowo wolne od pracy i zobowiązania wobec innych projektów. Narzędzie do harmonogramowania zasobów znacznie przyspiesza ten proces w porównaniu z pytaniem każdej osoby z osobna. Uważaj na osoby określane jako „w zasadzie wolne”. Zwykle oznacza to, że są między terminami realizacji innych zadań, a nie że są dostępne.

3. Przydziel zasoby

Dopasuj potrzeby z kroku 1 do dostępności z kroku 2, biorąc pod uwagę umiejętności, doświadczenie i koszty. Wykorzystaj bardziej doświadczone osoby tam, gdzie ich osąd ma największe znaczenie, a młodszym członkom zespołu powierzaj zadania, w których mogą się rozwijać. Na przykład młodszy projektant może przygotować materiały, podczas gdy starszy projektant sprawdzi końcowe rezultaty. W miarę możliwości unikaj sytuacji, w której tylko jedna osoba może wykonać kluczowe zadanie. Przydzielaj zadania w parach lub dokumentuj pracę, aby mieć zastępstwo.

4. Oszacuj nakład pracy

Teraz, gdy wiesz, kto wykona pracę, poproś te osoby o jej oszacowanie. Ich liczby będą dokładniejsze niż Twoje, a ludzie są bardziej zaangażowani w dotrzymywanie terminów, które pomogli ustalić. W przypadku niepewnych zadań poproś o oszacowanie najlepszego, najbardziej prawdopodobnego i najgorszego scenariusza, a następnie porównaj te liczby z rzeczywistą liczbą godzin z podobnych wcześniejszych projektów. Jeśli szacunki przekraczają możliwości określone w kroku 2, wróć do kroków 2 i 3. Dostosuj harmonogram, sprowadź dodatkową pomoc lub ogranicz zakres prac już teraz, gdy jest to jeszcze spokojna rozmowa.

5. Monitoruj obciążenie pracą

Po rozpoczęciu pracy przeglądaj wskaźniki wykorzystania co najmniej raz w tygodniu, aby wykryć osoby przeciążone lub niewykorzystane. Nie planuj nikogo na 100% jego możliwości. Spotkania, administracja, poprawki i nieoczekiwane prośby i tak wypełnią ten czas. Większość zespołów planuje wykorzystanie na poziomie 70–80% dostępnych godzin, pozostawiając miejsce na nieprzewidziane zadania, bez pozostawiania ludzi bez pracy. Gdy ta sama osoba jest przeciążona przez dwa tygodnie z rzędu, potraktuj to jako problem planistyczny do rozwiązania, a nie jednorazowy przypadek.

6. Śledź i dostosowuj

Plan zasobów jest narzędziem roboczym, a nie dokumentem, który odkładasz do archiwum i o nim zapominasz. Przechowuj go w oprogramowaniu do zarządzania zasobami lub oprogramowaniu do planowania wydajności, aby wszyscy widzieli tę samą wersję, i aktualizuj go za każdym razem, gdy zmieniają się zakres prac, priorytety lub dostępność. W trakcie pracy porównuj zaplanowane godziny z rzeczywistą liczbą godzin. Ta różnica będzie najbardziej użyteczną informacją, ponieważ pokaże, w jakim stopniu należy skorygować szacunki przy kolejnym projekcie.

Przykłady planu zarządzania zasobami

Plany zarządzania zasobami to konkretne dokumenty występujące w różnych formach, zwykle w aplikacji do zarządzania zasobami lub dokumencie programu Excel.

Plan zasobów w postaci wykresu Gantta

Oto przykład tego, jak może wyglądać plan zasobów w postaci wykresu Gantta. Zamiast nazw zadań na osi pionowej użyjesz nazw członków zespołu. Paski przedstawiają zadania, nad którymi będą pracować członkowie zespołu, zwykle w ujęciu dni. Zobacz nasz szablon planu projektu w postaci wykresu Gantta, który pomoże Ci zwizualizować cały harmonogram projektu.

Plan zasobów w arkuszu kalkulacyjnym

Innym przykładem jest poniższy arkusz kalkulacyjny. To podejście podobne do tego, które zastosowano w naszym arkuszu alokacji w sekcji szablonów oraz w innych szablonach planowania zasobów. Tutaj śledzisz liczbę godzin członków zespołu i stawki godzinowe, co pozwala sprawdzić, jak kształtuje się realizacja projektu względem budżetu.

Może to pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących tego, którzy członkowie zespołu będą pracować nad projektem i przy których zadaniach (np. w przypadku projektów z mniejszym budżetem możesz wybrać projektanta z niższą stawką godzinową).

Najlepsze praktyki dotyczące planu zarządzania zasobami

Oto kilka najlepszych praktyk planowania zasobów, o których warto pamiętać podczas tworzenia planu.

1. Weź pod uwagę budżet

Jeśli zasoby w Twoim projekcie są zasadniczo nieograniczone, możesz przydzielać je do zadań, kładąc nacisk na „wykonanie pracy”, zamiast oszczędzać zasoby w celu ochrony budżetu.

Jeśli budżet Twojego projektu jest bardziej napięty, musisz przydzielać zadania zasobom i stosować bardziej zachowawcze podejście do alokacji zasobów. Musisz również uważniej monitorować wykorzystanie zasobów. Istnieje wiele wskaźników wykorzystania zasobów, które pomagają zrozumieć, czy zasoby są w pełni zoptymalizowane.

2. Zachowuj dane z wcześniejszych planów zasobów do analizy

Zapisywanie danych z wcześniejszych lub podobnych projektów pomaga w planowaniu zasobów projektowych dla przyszłych projektów. Należy rejestrować i analizować wcześniejsze dane, w tym wprowadzone zmiany, ponowną alokację zasobów, zadania i poświęcony czas.

3. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami

Odpowiednie narzędzia do zarządzania zasobami zapewniają całemu zespołowi większą dostępność informacji i możliwości współpracy. Choć arkusze kalkulacyjne mogą być opłacalną opcją do śledzenia zasobów, nie zawsze są najlepszym rozwiązaniem dla większych zespołów. Jeśli potrzebujesz niedrogiej opcji, na rynku dostępnych jest wiele bezpłatnych narzędzi do zarządzania zasobami lub oprogramowania open source do zarządzania zasobami.

Narzędzia do planowania zasobów

Wdrożenie oprogramowania do alokacji zasobów może również pomóc w rozwiązaniu niektórych typowych wyzwań związanych z planowaniem zasobów poprzez:

• Umożliwienie komunikacji w aplikacji, aby śledzić komunikację zespołu i zmiany wprowadzone w planach
• Zapewnianie aktualizacji i zmian w czasie rzeczywistym
• Uchronienie firmy przed koniecznością tworzenia niestandardowych wykresów lub wdrażania kosztownych systemów ERP

Oto moja lista najlepszych programów do zarządzania zasobami, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami oparte na AI dla firm świadczących usługi profesjonalne
2. 2. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
3. 3. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
4. 4. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
5. 5. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
6. 6. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
7. 7. Runn — Najlepszy do planowania dostępności zespołu w czasie rzeczywistym
8. 8. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
9. 9. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
10. 10. Resource Guru — Najlepsze rozwiązanie zapewniające przejrzystość zasobów dzięki mapom cieplnym

Typowe wyzwania związane z planowaniem zasobów

Nawet dobrze przygotowane plany zasobów napotykają te same problemy. Oto jak uniknąć najczęstszych z nich:

Wyzwanie	Jak go uniknąć
Projekty konkurujące o te same osoby	Zachowuj jeden wspólny widok alokacji we wszystkich projektach i uzgodnij z kadrą zarządzającą zasady ustalania priorytetów, aby konflikty rozstrzygać zgodnie z ustaloną regułą, a nie na korzyść osoby, która najgłośniej eskaluje problem.
Zbyt optymistyczne szacunki	Niech czas pracy oszacują osoby, które będą ją wykonywać, porównaj ich liczby z rzeczywistymi danymi z poprzednich projektów i dodaj rezerwę na wszystko, co nowe.
Planowanie pracy osób na 100% ich możliwości	Planuj wykorzystanie na poziomie 70–80% dostępnych godzin, ponieważ spotkania, prace administracyjne i wsparcie zawsze zajmują pozostały czas.
Niewidoczna dostępność	Połącz plan z kalendarzem urlopów zespołu i zapytaj każdą osobę o dodatkowe zobowiązania przed przydzieleniem jej pracy.
Pojedyncze punkty awarii	Przeszkol dodatkowo kilka osób lub połącz je w pary przy pracy o kluczowym znaczeniu i udokumentuj ją, zanim jedyna osoba, która ją zna, zachoruje lub odejdzie.
Zmiany zakresu pomijające kwestie zasobów	Wymagaj, aby każdy wniosek o zmianę przedstawiał jej wpływ na zasoby i harmonogram, zanim zostanie zatwierdzony.
Plan, który się dezaktualizuje	Wyznacz właściciela planu i ustal regularny harmonogram aktualizacji, a następnie przechowuj go w narzędziu, do którego cały zespół ma dostęp i które może edytować.
Wypalenie zawodowe, którego nikt nie zauważa	Ustal progi wykorzystania zasobów, które uruchamiają przegląd, i równoważ obciążenie, gdy tylko ktoś jest przeciążony przez dwa tygodnie z rzędu.

Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania zasobami

Plan zasobów jest tak dobry, jak narzędzie, w którym się znajduje. Jeśli plan jest zapisany wyłącznie w arkuszu kalkulacyjnym, który może edytować tylko jedna osoba, z czasem się zdezaktualizuje. Jeśli narzędzie nie może pokazywać alokacji w wielu projektach ani łączyć się z kalendarzem urlopów, nie zauważysz konfliktów, dopóki nie spowodują opóźnień.

Zanim zdecydujesz się na jedno z powyższych narzędzi, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący wyboru oprogramowania do zarządzania zasobami. Omówiono w nim funkcje, którym należy nadać priorytet, sytuacje, w których dedykowane narzędzie do zarządzania zasobami ma większy sens niż używane przez Ciebie oprogramowanie do zarządzania projektami, a także powody, dla których wczesne zaangażowanie zespołu ma większe znaczenie niż jakakolwiek lista funkcji.