Czym jest planowanie zdolności? Strategie, korzyści i proces

Celem planowania zdolności jest przewidzenie, czy istniejąca podaż zasobów będzie wystarczająca do osiągnięcia celów projektu. Należy uwzględnić dostępność zasobów — zarówno zasobów fizycznych, jak i osób, które będą pracować nad projektem. Oceń, czy członkowie zespołu mają wystarczającą przepustowość i umiejętności, aby wykonać pracę.

Planowanie zdolności a planowanie zasobów

Planowanie zasobów jest częścią planowania zdolności. Planowanie zdolności zapewnia strategiczny przegląd projektu, natomiast planowanie zasobów dotyczy szczegółów przydzielania i wykorzystywania zasobów.

Celem planowania zdolności jest zapewnienie projektowi zasobów niezbędnych do jego pomyślnej realizacji. Planowanie zasobów koncentruje się natomiast na identyfikowaniu i przydzielaniu zasobów potrzebnych do realizacji projektu, a następnie na zarządzaniu nimi.

Strategie planowania zdolności

Po obliczeniu przewidywanej podaży i zapotrzebowania można zastosować trzy rodzaje strategii planowania zdolności:

• Strategia opóźniona: Utrzymujesz tylko tyle zasobów, aby zaspokoić bieżące zapotrzebowanie. Gdy pojawia się nowy projekt, zatrudniasz prosisz, pożyczasz i robisz wszystko, co konieczne, aby zaspokoić jego potrzeby. Czas potrzebny na znalezienie zasobu może spowolnić zdolność produkcyjną (czyli pojawia się opóźnienie).
• Strategia wyprzedzająca: Utrzymujesz nadwyżkę zdolności, aby sprostać przewidywanemu zapotrzebowaniu. Pozwala to szybko reagować na nowe prośby interesariuszy, ale jeśli prognozowane zapotrzebowanie się nie pojawi, ryzykujesz negatywnym wpływem na rentowność i wynik finansowy.
• Strategia dopasowania: Podejście hybrydowe, w którym często aktualizujesz prognozy zapotrzebowania w odpowiedzi na nowe wymagania dotyczące zdolności. Następnie stopniowo zatrudniasz pracowników, aby sprostać przewidywanemu zapotrzebowaniu.

Która strategia jest najlepsza?

Choć może wiązać się z ryzykiem, preferuję strategię wyprzedzającą. Pozwala ona utrzymać zadowolenie interesariuszy i zapewnia największą elastyczność. Jeśli dobrze zarządzasz projektami, zwykle nie jest zbyt trudno przekonać interesariuszy, że potrzebują większego wsparcia z Twojej strony. Ciągłe doskonalenie procesów uwalnia budżet na realizację takich zadań.

 

Dopasowanie jest prawdopodobnie idealną strategią zarządzania zdolnością, ale nie zawsze jest praktyczne. Skłonność do zatrudniania pracowników zwykle podąża za cyklami wzrostu i spadku koniunktury, dlatego najlepiej wykorzystywać okresy wzrostu. Planistom aktualizowanie prognoz w sposób przyrostowy będzie zajmować dużo czasu.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proces planowania zdolności

Proces planowania zdolności obejmuje cztery kluczowe kroki. Prześledźmy je na przykładzie:

• Wyobraź sobie, że kierujesz zespołem inżynierów danych, którego zadaniem jest pozyskiwanie rekordów danych i wczytywanie ich na dużą platformę analityczną.
• Rekordy te obejmują różne strumienie prac i muszą być wczytywane co tydzień.
• Twoi interesariusze planują budżet na kolejny kwartał i chcą wiedzieć o wszelkich zmianach kosztów zatrudnienia.

1. Oceń podaż

Aby obliczyć obecną zdolność zasobów, odpowiedz na następujące pytania:

• Ilu inżynierów danych wykonuje obecnie tę pracę?
• Ile godzin tygodniowo mogą poświęcić na ten projekt?

Załóżmy, że masz zespół 10 inżynierów danych, z których każdy jest w pełni zaangażowany w ten projekt. Kuszące może być obliczenie zdolności zasobów jako 10 inżynierów danych ✖ 40 godzin tygodniowo, co daje łącznie 400 godzin.

Realistycznie rzecz biorąc, te osoby nie będą poświęcać 8 godzin dziennie na pracę nad projektem. A co ze spotkaniami i przerwami na kawę? Wykorzystanie zasobów na poziomie 5 godzin dziennie jest prawdopodobnie bardziej realistyczne.

Wasza podaż wynosi zatem 10 inżynierów danych ✖ 5 godzin dziennie ✖ 5 dni w tygodniu = 250 godzin tygodniowo.

2. Prognozowanie popytu

Następnie musisz prognozować popyt, korzystając z poniższych pytań:

• Ile masz obecnie strumieni prac? Ile strumieni prac spodziewasz się dodać w następnym kwartale?
• Ile rekordów pozyskujesz i wczytujesz obecnie co tydzień w ramach każdego strumienia prac? Czy spodziewasz się, że liczba ta wzrośnie w następnym kwartale dla któregoś z istniejących strumieni prac? Ilu rekordów spodziewasz się w nowych strumieniach prac?
• Ile czasu zajmuje pozyskanie i wczytanie tych rekordów? (Dla uproszczenia oblicz stawkę na podstawie określonej liczby rekordów. Załóżmy, że jest ich 10 000).

Strumień prac	Liczba rekordów do pozyskania i wczytania tygodniowo	Liczba godzin na pozyskanie i wczytanie 10 000 rekordów	Szacunkowa liczba godzin tygodniowo
Finanse	500,000	2	100
Handel detaliczny	200,000	4	80
Farmacja	175,000	4	70
Obiekty (prognoza)	100,000	2.5	25
Łącznie: 4	Łącznie: 975,000	Łącznie: 12.5	Łącznie: 275

Luka między podażą a popytem = 250 godzin tygodniowo ➖ 275 godzin tygodniowo = -25 godzin tygodniowo.

Uwaga

W tym przykładzie zakładam, że inżynierowie nie potrzebują żadnych specjalnych umiejętności zależnie od strumienia prac. W rzeczywistości musisz prognozować popyt na podstawie roli, aby mieć pewność, że angażujesz osoby o odpowiednim zestawie umiejętności do wykonania danej pracy.

3. Określenie strategii planowania zdolności

Ustaliliście, że popyt projektu przekracza zdolność o 25 godzin tygodniowo. Teraz musisz zdecydować, co z tym zrobić.

Jeśli pozwala na to budżet, warto rozważyć przyjęcie strategii wyprzedzającej. Zatrudnij teraz 1 pracownika na pełen etat, aby zyskać trochę czasu przed pojawieniem się nadchodzącego zapotrzebowania.

A co, jeśli interesariusze odmówią i/lub nie ma na to pieniędzy? Masz kilka możliwości:

• Ustal priorytety dla czterech strumieni prac na podstawie dostępnej zdolności. Będziesz musiał z czegoś zrezygnować, ponieważ nie będziesz w stanie wesprzeć wszystkiego
• Skoncentruj się na optymalizacji istniejących działań. Być może zauważyłeś, że w strumieniach prac związanych z handlem detalicznym i farmacją pozyskiwanie oraz wczytywanie danych trwa dłużej niż w przypadku strumieni finansowego lub planowanego strumienia dotyczącego obiektów. Zatem:
  1. Czy możesz zautomatyzować wdrażanie, aby zwiększyć przepustowość?
  2. Czy możesz skonfigurować listę kontrolną pozyskiwania, aby usprawnić gromadzenie informacji?

Jeśli wskażesz skutki niepodejmowania projektów o niższym priorytecie ORAZ użyjesz wskaźników do wykazania, że istniejący przepływ pracy staje się bardziej wydajny, możesz być w stanie uzasadnić przyjęcie strategii wyprzedzającej w kolejnych kwartałach.

4. Monitoruj i dostosowuj

Po wybraniu strategii musisz stale monitorować obciążenie pracą, zapotrzebowanie na projekty i wydajność zespołu, aby mieć pewność, że Twój plan pozostaje realistyczny.

Wykorzystaj te działania, aby dostosować przepustowość i utrzymać zgodność pracy z priorytetami biznesowymi:

• Śledź rzeczywiste obciążenie pracą: Porównuj prognozowaną liczbę godzin z czasem, jaki zespół faktycznie poświęca co tydzień na pozyskiwanie i wczytywanie rekordów. Pomaga to identyfikować niedokładne szacunki i pojawiające się trendy dotyczące obciążenia pracą.
• Monitoruj zmieniające się zapotrzebowanie: Nowe strumienie pracy, większe zbiory danych lub zmieniające się priorytety interesariuszy mogą zwiększyć wymaganą przepustowość. Regularnie przeglądaj prognozy, aby móc zareagować, zanim pojawią się wąskie gardła.
• Przydzielaj zasoby ponownie: Jeśli jeden strumień pracy zostanie przeciążony, a inny zwolni, rozdziel pracę na nowo, aby zrównoważyć wykorzystanie zasobów i utrzymać terminy realizacji.
• Mierz działania optymalizacyjne: Śledź, czy usprawnienia procesów z czasem zmniejszają nakład pracy. Na przykład inicjatywy automatyzacyjne lub ustandaryzowane listy kontrolne wdrażania mogą zmniejszyć liczbę godzin wymaganych na każde 10 000 rekordów.
• Informuj interesariuszy o aktualizacjach: Z wyprzedzeniem przekazuj informacje o zmianach przepustowości, potrzebach kadrowych lub oczekiwaniach dotyczących realizacji. Regularne raportowanie pomaga interesariuszom podejmować świadome decyzje dotyczące budżetu i ustalania priorytetów.

Załóżmy, że Twój zespół zautomatyzował część procesu wczytywania danych detalicznych. W rezultacie czas potrzebny na pozyskanie i wczytanie 10 000 rekordów detalicznych zmniejsza się z 4 godzin do 3 godzin.

Zmniejsza to nakład pracy w strumieniu danych detalicznych z 80 godzin tygodniowo do 60 godzin tygodniowo, obniżając całkowite tygodniowe zapotrzebowanie z 275 godzin do 255 godzin.

Zaktualizowana luka między podażą a popytem wynosi teraz:

250 godzin tygodniowo ➖ 255 godzin tygodniowo = -5 godzin tygodniowo.

Nadal występuje luka zasobowa, ale działanie optymalizacyjne zmniejszyło niedobór bez konieczności zatrudniania dodatkowej osoby. Monitorowanie trendów w czasie pomaga zdecydować, czy konieczne są usprawnienia procesów, ustalanie priorytetów obciążenia pracą lub zmiany kadrowe.

Rodzaje planowania przepustowości

Rozpoczynając planowanie przepustowości w swojej organizacji, weź pod uwagę pełen zakres potrzeb organizacyjnych, które mogą wymagać zastosowania kilku rodzajów planowania przepustowości:

• Planowanie przepustowości zasobów ludzkich ocenia, czy dysponujesz odpowiednią kadrą (pod względem liczebności i zestawu umiejętności), aby zrealizować przewidywaną ilość pracy w organizacji.
• Planowanie przepustowości narzędzi analizuje, czy organizacja posiada odpowiednie środki (np. oprogramowanie lub inny sprzęt) do świadczenia usług klientom.
• Planowanie przepustowości produktów uwzględnia produkty lub inne zasoby potrzebne do tworzenia rezultatów (np. jeśli sprzedajesz produkt, czy masz wystarczającą liczbę sztuk tego produktu w magazynie?).

Korzyści z planowania przepustowości

Oto niektóre z korzyści, jakie uzyskasz dzięki skutecznemu planowaniu przepustowości:

• Zrównoważone obciążenie pracą: Planowanie zdolności produkcyjnych pomaga równomiernie rozdzielać pracę, dzięki czemu pracownicy pozostają produktywni, nie będąc przeciążeni ani niewykorzystani. Zwiększa to zaangażowanie, ogranicza wypalenie zawodowe i pozwala realizować projekty w zrównoważonym tempie.
• Optymalne wykorzystanie zasobów: Możesz przydzielać odpowiednie osoby do właściwych zadań na podstawie ich dostępności, umiejętności i priorytetów. Zapobiega to marnowaniu dostępnych mocy przerobowych i gwarantuje, że zasoby wnoszą maksymalną wartość w realizację celów biznesowych.
• Dokładne prognozowanie: Prognozowanie zapotrzebowania i dostosowywanie zdolności produkcyjnych w czasie rzeczywistym pomaga szybko reagować na zmieniające się priorytety i napływające zlecenia. Ogranicza to opóźnienia i zapobiega utracie możliwości biznesowych.
• Wyższa rentowność: Efektywna alokacja zasobów minimalizuje przestoje, ogranicza niepotrzebne koszty pracy i poprawia wykorzystanie czasu podlegającego rozliczeniu. Możesz realizować więcej pracy przy użyciu istniejących zasobów, chroniąc marże zysku.
• Lepsze podejmowanie decyzji: Planowanie zdolności produkcyjnych zapewnia oparte na danych informacje dotyczące obciążenia pracą, harmonogramów i wyników zespołu. Możesz wykorzystywać te informacje do podejmowania świadomych decyzji dotyczących zatrudnienia, budżetowania i ustalania priorytetów.
• Większa elastyczność: Zespoły mogą łatwiej dostosowywać się do zmian zakresu, przesunięć terminów lub nieoczekiwanych zleceń, gdy mają wgląd w dostępną zdolność produkcyjną. Ułatwia to reagowanie na potrzeby biznesowe bez zakłócania trwających prac.
• Widoczność luk kompetencyjnych: Planowanie zdolności produkcyjnych ujawnia braki umiejętności oraz obszary, w których może być konieczne dodatkowe szkolenie lub zatrudnienie pracowników. Menedżerowie mogą z wyprzedzeniem uzupełniać luki kompetencyjne, zanim wpłyną one na realizację projektu.
• Realistyczne harmonogramy projektów: Zrozumienie dostępności zespołu i jego możliwości w zakresie obciążenia pracą pomaga ustalać osiągalne terminy. Poprawia to zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy i zmniejsza prawdopodobieństwo niedotrzymania kamieni milowych.
• Identyfikacja wąskich gardeł procesów: Przeprowadzanie planowania zdolności produkcyjnych pomaga wykrywać nieefektywności i wąskie gardła w istniejących przepływach pracy. Możesz wykorzystywać te informacje do usprawniania procesów i usuwania przeszkód spowalniających realizację.

Kiedy przeprowadzać planowanie zdolności produkcyjnych

Najlepiej dążyć do osiągnięcia takiego poziomu dojrzałości organizacyjnej, na którym planowanie zdolności produkcyjnych jest prowadzone w sposób ciągły. Do tego czasu warto ponownie przyglądać się kluczowym momentom w planowaniu projektów, takim jak:

• Planowanie strategiczne na koniec kwartału lub roku obrotowego (podczas planowania kolejnego kwartału lub roku obrotowego)
• Przed rozpoczęciem nowego projektu lub portfela projektów, które według przewidywań znacząco zmienią perspektywy dotyczące zasobów lub bieżącą zdolność produkcyjną

Najlepsze praktyki planowania zdolności produkcyjnych

Istnieje kilka najlepszych praktyk planowania zasobów, które warto znać, aby zapewnić skuteczne planowanie zdolności produkcyjnych:

• Potwierdź zakres projektu: Może się to wydawać oczywiste, ale jest ważne. Dokładnie określ, czego dotyczy projekt. Przedstaw zakres, cele i planowane rezultaty. Potwierdź oczekiwania i produkty projektu z interesariuszami.
• Przeanalizuj wcześniejsze projekty: Przyjrzyj się danym z poprzednich projektów. Sprawdź, co się sprawdziło, co nie, i wykorzystaj te wnioski, aby lepiej oszacować potrzeby dotyczące zasobów.
• Pogłęb ocenę zespołu: Upewnij się, że umiejętności członków zespołu odpowiadają wymaganiom projektu, i poznaj obciążenie pracą zespołu oraz jego dostępność. Dowiedz się, nad czym poszczególne osoby chcą pracować. Uzyskasz lepsze rezultaty, jeśli dopasujesz zadania do tego, co naprawdę angażuje pracowników.
• Uporządkuj kwestie technologiczne: Korzystaj z oprogramowania do planowania zdolności produkcyjnych, aby ułatwić sobie pracę. Narzędzia te pomagają planować zasoby, modyfikować plany i monitorować postępy. Obserwuj przebieg projektu i kontroluj wykorzystanie zasobów. Przygotuj się na zmiany, jeśli projekt potoczy się inaczej, niż oczekiwano.
• Nie pomijaj podsumowania: Po zakończeniu projektu spójrz wstecz. Poproś zespół o opinie na temat tego, co się sprawdziło, a co nie. Wykorzystaj te wnioski, aby kolejny projekt przebiegł jeszcze sprawniej.

Typowe wyzwania związane z planowaniem zdolności produkcyjnych

Skorzystaj z tej tabeli, aby zidentyfikować typowe wyzwania związane z planowaniem zdolności produkcyjnych i praktyczne sposoby radzenia sobie z nimi:

Wyzwanie	Strategie pozwalające je przezwyciężyć
Niedokładne prognozowanie	Korzystaj z historycznych danych projektowych, trendów obciążenia pracą oraz opinii interesariuszy, aby zwiększyć dokładność prognoz. Regularnie weryfikuj prognozy, uwzględniając zmieniające się priorytety lub warunki biznesowe.
Ograniczona widoczność zasobów	Centralizuj harmonogramy zasobów, obciążenie pracą i ich dostępność we współdzielonym narzędziu do planowania, aby kierownicy projektów mogli identyfikować luki lub nadmierne przydzielenie zasobów.
Nadmierne przydzielenie zasobów i wypalenie zawodowe	Konsekwentnie monitoruj wskaźniki wykorzystania i równoważ obciążenie pracą, zanim członkowie zespołu zostaną przeciążeni. Uwzględniaj zapas czasu w harmonogramach projektów, aby zmniejszyć presję.
Szybko zmieniające się priorytety	Często ponownie oceniaj plany dotyczące dostępności, aby uwzględniać nowe żądania, przesuwające się terminy lub zmieniające się cele biznesowe. Ustalaj priorytety prac na podstawie ich strategicznej wartości i dostępnych zasobów.
Niedobory umiejętności	Wcześnie identyfikuj luki kompetencyjne i inwestuj w szkolenia, współpracę międzyfunkcyjną lub strategiczne zatrudnianie, aby wzmocnić pokrycie potrzeb zespołu.
Słaba komunikacja między zespołami	Organizuj regularne przeglądy planów z udziałem interesariuszy, liderów działów i zespołów projektowych, aby uzgodnić oczekiwania dotyczące terminów, priorytetów i potrzeb kadrowych.
Brak danych w czasie rzeczywistym	Korzystaj z narzędzi do zarządzania zasobami lub portfelem projektów, które zapewniają bieżące aktualizacje dotyczące obciążenia pracą, wykorzystania zasobów i postępów projektów.
Nierealistyczne oczekiwania interesariuszy	Korzystaj z danych dotyczących dostępności, aby wspierać szacunki terminów, uzasadniać wnioski o zwiększenie obsady oraz komunikować kompromisy, gdy zapotrzebowanie przekracza dostępne zasoby.
Wąskie gardła wynikające z zależności	Mapuj zależności między projektami podczas planowania, aby identyfikować obszary, w których opóźnienia w jednym zespole lub przepływie pracy mogłyby wpłynąć na ogólne terminy realizacji.
Opór wobec zmian procesów	Angażuj członków zespołu w dyskusje dotyczące planowania i jasno komunikuj, w jaki sposób planowanie dostępności poprawia obciążenie pracą, przewidywalność realizacji oraz wyniki biznesowe.

Jak planować dostępność w metodykach zwinnych

Podczas czytania tego artykułu możesz zadawać sobie pytanie: „a co z planowaniem dostępności w metodykach zwinnych?”.

Weź pod uwagę, że planowanie sprintu jest uproszczoną wersją planowania dostępności! W każdym sprincie (który może trwać od 2 do 6 tygodni) zespół porównuje zapotrzebowanie na pracę projektową (zgłoszenia) z dostępnymi zasobami potrzebnymi do realizacji tych zgłoszeń. Korzystasz ze strategii dopasowywania, aby stale ponownie oceniać zapotrzebowanie.

Zamiast dopasowywać zasoby w rytmie dwutygodniowym, co może być nadmiernie częste, zalecałbym przeprowadzanie planowania dostępności w ramach kwartalnego procesu tworzenia mapy drogowej lub ustalania celów i kluczowych rezultatów (OKR).

Skoncentruj się na wykorzystaniu produktów, które zamierzasz opracować, jako sposobu prognozowania potrzeb dotyczących zasobów w tym okresie. Następnie dostosuj plany rekrutacyjne do wybranej strategii (opóźnionej, wyprzedzającej lub dopasowanej), aby zaspokoić te potrzeby.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.