Przykład alokacji zasobów krok po kroku: zobacz, jak to działa
Alokacja zasobów to kluczowy etap w procesie zarządzania projektami. Niezależnie od branży i od tego, czy realizujesz jeden, czy wiele projektów, potrzebujesz zasobów. Obejmuje to takie elementy jak narzędzia lub specjalistyczny sprzęt, a przede wszystkim ludzi, którzy pomogą Ci dostarczyć rezultaty i wykonać zadanie.
Optymalne planowanie i przydzielanie dostępnych zasobów wpłynie na Twoją zdolność do realizacji projektu na czas i w ramach budżetu. Może również oddziaływać na wynik finansowy Twojej firmy oraz wydajność i zadowolenie Twojego zespołu.
W tym przewodniku wyjaśnimy, czym jest alokacja zasobów i dlaczego właściwa realizacja tego procesu jest ważna, omówimy niektóre z wyzwań, z którymi możesz się spotkać, a następnie przejdziemy do przykładu krok po kroku.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kto odpowiada za alokację zasobów?
Za zarządzanie zasobami i ich alokację często odpowiada kierownik projektu. Niektóre firmy mogą jednak zatrudniać również menedżera zasobów lub menedżera przepływu pracy, który zajmuje się planowaniem pracy ludzi i przydzielaniem personelu.
Ogólnie rzecz biorąc, kierownicy projektów zajmują się przydzielaniem i zarządzaniem zasobami w projektach, za które odpowiadają. Z kolei menedżerowie zasobów przyjmują bardziej całościową perspektywę i analizują alokację zasobów na poziomie całej firmy.
Obie role współpracują ze sobą, aby przydzielać ludzi do projektów na podstawie ich umiejętności, doświadczenia i dostępności, korzystając z najlepszych praktyk alokacji zasobów.
Tymczasem rola menedżera przepływu pracy jest podobna do roli Scrum Mastera i koncentruje się na zarządzaniu procesami, zapewnianiu zgodności zgłoszeń z dostępnością zasobów oraz ułatwianiu komunikacji między zespołami.
Menedżer przepływu pracy jest lojalny wobec procesu…wnosi do zespołu zdrowy rozsądek i dostosowuje go do priorytetów biznesowych.
Przykład krok po kroku: jak alokować zasoby projektu
Załóżmy, że podjąłeś się realizacji projektu dla nowego klienta, Ezycounting, szybko rozwijającej się firmy księgowej o rocznych przychodach w wysokości $20 million. Zgłosiła się do Ciebie z prośbą o stworzenie aplikacji mobilnej w terminie 6 miesięcy. Nazwijmy ten projekt Projekt Ezy!
Zastrzeżenie: Do zilustrowania sposobu alokacji zasobów w projektach wykorzystaliśmy przykłady z aplikacji Runn. Runn to nowoczesna aplikacja do planowania zasobów i prognozowania wydajności, która pomaga kierownikom projektów planować pracę ludzi i projekty oraz śledzić ich realizację.
Przez wiele lat pracowałem jako kierownik projektu, dlatego dobrze znam wyzwania związane z alokacją zasobów. Współzałożyłem firmę Runn, aby rozwiązać te problemy i zapewnić Ci widoczność obejmującą całą firmę, wszystkie projekty oraz osoby potrzebne do ich realizacji.
Zanim zaczniesz
1. Poznaj możliwości i dostępność swojego zespołu projektowego
Zanim zaczniesz przydzielać zasoby do konkretnych projektów, musisz koniecznie ustalić, ile czasu masz w ogóle do dyspozycji.
Czy niektórzy członkowie Twojego zespołu pracują w niepełnym wymiarze godzin? Czy niektórzy pracują tylko w określone dni tygodnia?
Zacznij od upewnienia się, że znasz możliwości swojego zespołu oraz liczbę godzin w tygodniu lub dniu, przez które każdy pracownik może pracować.
People Planner firmy Runn zapewnia dostęp w czasie rzeczywistym do puli pracowników i wykonawców, dzięki czemu możesz zobaczyć bieżące obciążenie pracą, urlopy i dostępność wszystkich osób w celu ich przydzielenia.
2. Dowiedz się, jakie inne prace znajdują się w toku realizacji
Ważne jest również, aby wiedzieć, nad jakimi innymi pracami obecnie się pracuje i jakie prace nadchodzą, ponieważ niektóre osoby mogą pracować jednocześnie nad wieloma projektami. Sprawy mogą zacząć się komplikować, jeśli niektórym osobom przydzielisz zbyt dużo pracy, a innym zbyt mało.
Planer projektów Runn wyświetla wszystkie projekty zaplanowane w wybranym przedziale czasowym i pokazuje, nad czym obecnie się pracuje.
Jeśli korzystasz z Runn, Planer pracowników i wykresy obciążenia to szybkie sposoby na sprawdzenie, gdzie możesz przekraczać swoją przepustowość.
Większość platform do planowania przepustowości umożliwia łatwe przeprowadzanie planowania przepustowości zespołu i planowania alokacji zasobów.
Planowanie projektu i alokowanie zasobów
Gdy już wiesz, jakie inne projekty znajdują się w przygotowaniu oraz iloma osobami i godzinami dysponujesz, czas rozpocząć alokowanie i planowanie zasobów dla swojego projektu. Najłatwiejszym sposobem podejścia do tego procesu jest skorzystanie z oprogramowania do planowania zasobów.
1. Zrozum zakres projektu i ograniczenia dotyczące realizacji
Przede wszystkim upewnij się, że znasz wymagania i rezultaty projektu oraz zidentyfikowałeś wszelkie ograniczenia dotyczące realizacji, takie jak:
- Elementy objęte zakresem i wyłączone z zakresu
- Terminy
- Zależności
W przypadku projektu Ezy wiesz, że musisz dostarczyć aplikację mobilną w ciągu sześciu miesięcy, a jej uruchomienie musi nastąpić w lipcu.
2. Określ role i umiejętności potrzebne w projekcie
Teraz określ role, umiejętności i poziom doświadczenia potrzebne do realizacji projektu.
Ezycounting potrzebuje natywnej aplikacji na iOS, więc będziesz potrzebować osoby z umiejętnościami programowania w Objective-C.
Jako kierownik projektu nie zawsze możesz wiedzieć, kto będzie odpowiednią osobą do wykonania danego zadania. Pamiętaj, aby skonsultować się z odpowiednimi liderami zespołów, architektami rozwiązań i menedżerami zasobów. Dobrze znają oni członków swoich zespołów i będą wiedzieć, kto z ich zespołu będzie odpowiednim wyborem lub jakich umiejętności niezbędnych do realizacji projektu może brakować.
Na podstawie wielkości projektu Ezy i podanych ram czasowych przewidujesz, że potrzebujesz:
- 1 kierownika projektu
- 1 projektanta UI/UX
- 2 programistów
- 1 testera
3. Opracuj ogólny harmonogram projektu
Następnie opracuj ogólny plan projektu. Wspólnie z zespołem podziel zakres na zadania i działania oraz oszacuj, ile czasu, Twoim zdaniem, będzie potrzebne na realizację zakresu prac. Liczba godzin lub dni, których Twój zespół będzie potrzebować na wykonanie każdego zadania, zostanie uwzględniona w planie zasobów i harmonogramie projektu, dlatego jest to ważny krok.
Pomaga wizualnie rozpisać fazy projektu i zanotować wszystkie kluczowe kamienie milowe, najważniejsze rezultaty lub terminy w całym harmonogramie projektu.
Po uporządkowaniu wszystkich tych elementów będziesz w stanie zobaczyć harmonogram z datami rozpoczęcia i zakończenia projektu.
W Runn możesz szybko rozpisać fazy projektu i dodać kamienie milowe projektu.
Projekt Ezy trwa od lutego do lipca i obejmuje siedem istotnych kamieni milowych oraz 5 faz.
4. Przydziel osoby do projektu
Wybierz dostępne zasoby, które chcesz przydzielić do projektu, upewniając się, że mogą podjąć się nowej pracy. Pamiętaj:
- Uwzględnij wszystkie dni wolne i święta państwowe
- Upewnij się, że osoby przydzielane do projektu mają odpowiednie zestawy umiejętności
- Upewnij się również, że nikt nie ma zbyt wielu przydzielonych zadań
Rozwiąż problemy z nadmiernym obciążeniem lub konflikty, przydzielając pracę innej osobie albo przesuwając harmonogram.
Przydzieliłeś Michelle, Monicę, Kenny’ego i Beyonce do projektu Ezy.
Runn umożliwia dodawanie osób do projektu według roli i umiejętności, a także ostrzega w czasie rzeczywistym o nadmiernym obciążeniu i dniach wolnych, dzięki czemu możesz na bieżąco wprowadzać zmiany.
Co zrobić, jeśli nie mam odpowiednich zasobów we właściwym czasie? Jeśli w zespole projektowym nie ma nikogo z odpowiednim zestawem umiejętności, być może trzeba będzie zatrudnić wykonawcę, który pomoże Ci zrealizować pracę.
W Runn możesz używać symboli zastępczych, aby wskazać zapotrzebowanie na daną rolę lub zaznaczyć, że nie wiesz jeszcze, kto z zespołu podejmie się tej pracy.
Dodano symbol zastępczy dla roli programisty, podczas gdy nadal przydzielasz pozostałe zasoby.
Innym sposobem jest użycie arkusza kalkulacyjnego do alokacji zasobów z automatycznymi obliczeniami kosztów i wykorzystania budżetu.
Po rozpoczęciu projektu
W miarę postępów w projekcie nie wszystko zawsze przebiega zgodnie z planem.
Co zrobić, jeśli plany alokacji zasobów były zbyt ostrożne i teraz istnieje ryzyko przekroczenia budżetu?!
Łatwym sposobem na sprawdzenie, jak Twoje plany wypadają w porównaniu z rzeczywistością, jest użycie oprogramowania do zarządzania projektami z funkcją śledzenia czasu oraz poproszenie zespołu o wprowadzanie kart czasu pracy przez cały czas trwania projektu.
Dzięki temu możesz sprawdzić, jak realizacja projektu ma się do pierwotnego planu alokacji zasobów, a także wcześnie zidentyfikować zagrożenia dotyczące zasobów lub harmonogramu, zanim przerodzą się w problemy. Regularne sprawdzanie ważnych wskaźników planowania zasobów, takich jak wykorzystanie zasobów i możliwości, pomoże Ci podejmować decyzje oraz uniknąć nadmiernej alokacji i wypalenia zawodowego zespołu.
Wykorzystanie skutecznego oprogramowania do zarządzania zasobami może zapewnić szczegółowy wgląd w alokację zasobów. Na przykład raport odchyleń w Runn pokazuje różnicę między rzeczywistą a planowaną alokacją zasobów.
Raport odchyleń w Runn pokazuje różnicę między rzeczywistą a planowaną alokacją zasobów.
Aby trzymać się planu i ograniczyć ryzyko, być może trzeba będzie:
- Zastąpić jeden zasób innym
- Przydzielić więcej zasobów
- Zmienić alokację zasobów
Minęły dwa miesiące od rozpoczęcia projektu Ezy i uważasz, że wszystko idzie całkiem dobrze. Logujesz się do Runn i odkrywasz, że wszyscy pracownicy pracowali po godzinach.
Rozmawiasz z Ezycounting i firma zgadza się przedłużyć projekt o dwa tygodnie.
Podsumowanie
Skuteczny proces alokacji zasobów obejmuje posiadanie modelu alokacji zasobów przed rozpoczęciem projektu, przydzielanie właściwych osób we właściwym czasie oraz śledzenie realizacji planu, aby zapewnić optymalne wykorzystanie zespołu i pomyślną realizację projektu. Aby ułatwić ten proces, warto skorzystać z bezpłatnego narzędzia do zarządzania zasobami.
Widoczność planowanych prac i możliwości przerobowych zespołu ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala szybko reagować na zmiany i skutecznie dostosowywać plan.
Dowiedz się tutaj więcej o tym, jak opanować alokację zasobów.
