Przewodnik po zarządzaniu zasobami agencji: jak przebiega realizacja pracy

Twoje zasoby, czyli osoby o konkretnych imionach i pracujące w różnych dziedzinach kreatywnych, potrzebują określonych informacji, aby właściwie podtrzymywać ten ogień! Zaczyna się to od wstępnego planowania i tworzenia mapy drogowej każdego projektu. 

Author's Tip

Wiele narzędzi, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami kreatywnymi oraz oprogramowanie dla agencji reklamowych, z tego właśnie powodu zawiera funkcje zarządzania zasobami.

 

Zarządzanie zasobami agencji bez użycia narzędzia jest zazwyczaj dość trudne: nie będziesz mieć centralnego miejsca do śledzenia wykorzystania zasobów ani informacji o tym, kto nad czym pracuje, a także do prognozowania, kogo będziesz potrzebować przy przyszłych projektach pojawiających się w kolejce.

Ta kluczowa praca wykonywana na wstępnym etapie zaczyna się w fazie określania zakresu mniejszych projektów, a rozmowy często przebiegają mniej więcej tak:

• Menedżer klienta (AM): Klient ma nowy produkt. Potrzebuje filmu premierowego, który zaprezentuje nowe możliwości i będzie można wykorzystać na stronie głównej oraz w kanałach społecznościowych. 
• Menedżer projektu (PM): Świetnie! Kiedy ma być gotowy? Czy musimy uwzględnić jakieś ograniczenia budżetowe projektu? Grafika ruchoma? Lektor? Materiały stockowe? Nagrania dodatkowych ujęć? Czy są jakieś istniejące materiały, które możemy przejrzeć? Czy potrzebują różnych wersji wezwań do działania (PS: to klasyczna przyczyna rozszerzania zakresu projektu)? 
• AM: Cóż, pod koniec miesiąca odbędzie się wydarzenie premierowe, a dyrektor generalny chce wykorzystać film jako materiał budujący zainteresowanie przy uruchamianiu swojej prezentacji PowerPoint (więc musi być możliwe osadzenie go w programie PowerPoint). Czy jego część może być zapętloną wersją, którą można wykorzystać jako zwiastun? 
• PM: Jasne. Ale ponieważ jest już koniec miesiąca, nagrania mogą być trudne do zorganizowania. Nie rozmawialiśmy też o budżecie ani istniejących materiałach. Jeśli będzie dużo grafiki ruchomej, będziemy potrzebować osoby X. Ze względu na terminy dobrze byłoby również zaangażować osobę X, ponieważ w przeszłości udało jej się pomyślnie przejść z tym klientem od scenariusza do wersji roboczej, oszczędzając nam co najmniej jedną lub dwie rundy pracy. 

Na podstawie przebiegu całego procesu możesz określić, kto będzie potrzebny, czego te osoby będą potrzebować oraz jaka będzie wymagana ich dostępność. Będziesz też w stanie właściwie oszacować opłaty i koszty bezpośrednie, a ostatecznie zdecydować, czy projekt można zrealizować w ramach istniejących ograniczeń, bez przyczyniania się do wypalenia zawodowego. 

W zależności od wielkości agencji tego rodzaju rozmowy odbywają się mniej lub bardziej nieprzerwanie, a udział konkretnych osób zależy od zakresu i złożoności projektu. 

Jak zarządza się zasobami w agencjach

Przez większość czasu będziesz „cofać się od terminu”. Oznacza to zaplanowanie wszystkich kluczowych etapów potrzebnych do osiągnięcia określonego rezultatu w wyznaczonym terminie X. To wystarczająco proste, jeśli znasz zasady gry. Jeśli nie, porozmawiaj z najważniejszymi interesariuszami. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Przydzielanie zasobów 

Zakładając więc, że wiesz, co tworzymy, kiedy ma być gotowe i jaki jest budżet, jak ustalić, kto rzeczywiście ma czas i niezbędne umiejętności, nie przebywa na urlopie w kluczowych momentach i ostatecznie będzie w stanie dostarczyć rezultat? Zacznijmy od końca. 

Matematyka jest dość prosta; wyzwanie stanowi układanka. Ile dni roboczych przypada między datą rozpoczęcia projektu a ostatecznym terminem? Można by pomyśleć, że będzie to tak proste, jak brzmi. Tak nie jest. 

Zastanówmy się nad rosnącą presją związaną z terminami:

• Poziom 1: Klient jest w poniedziałek na urlopie, więc chciałby otrzymać wszystko w poprzedzający czwartek. W piątek przetestuje to w programie PowerPoint, aby upewnić się, że wszystko działa, i w razie potrzeby rozwiązać ewentualne problemy.
• Poziom 2: Klient jest w poniedziałek na urlopie, ale niektórzy członkowie zespołu klienta będą dostępni i mogą rozpocząć testy w piątek, a następnie wprowadzić zmiany w poniedziałek.
• Poziom 3: Klient informuje, że główny interesariusz i tak nie zobaczy niczego przed poniedziałkiem. Wtedy mogą wprowadzić wszelkie poprawki i przygotować się do prezentacji w środę.
• Poziom 4: Klient informuje, że wszystkie ostateczne pliki muszą zostać dostarczone we wtorek rano. Wszystkie problemy i działania związane z kontrolą jakości zostaną rozwiązane we wtorek.
• Poziom zagrożenia: Północ: Klient informuje, aby wysłać pliki we wtorek do południa. Dalej zajmą się nimi sami. 

Niektóre terminy dostarczenia przypadają tak blisko momentu, w którym materiały muszą być opublikowane, że nawet jeśli technicznie udało się je dostarczyć, sam termin wywołał tak duży stres, że klient może nie poprosić Cię już o pracę nad dodatkowymi projektami.

2. Opracuj harmonogram projektu

Gdy masz już pełny obraz sytuacji, w tym potencjalne plany A, B, C i D, można opracować kompletny harmonogram. Smartsheet to świetne, stworzone do konkretnego celu oprogramowanie do zarządzania zasobami, które dobrze sobie z tym radzi. Daty klienta i daty wewnętrzne można łatwo filtrować, a najważniejsze kamienie milowe łatwo wyróżniać dla kluczowych interesariuszy. 

Dzięki odpowiednio skonfigurowanym zależnościom możesz poinformować zespoły projektowe i klienta, kiedy konieczne będzie podjęcie zdecydowanego działania lub kiedy trzeba będzie podjąć decyzję napędzającą postęp, w tym wyznaczyć ostateczną datę rozpoczęcia (tzn. jeśli nie zaczniemy do dnia X, projekt nie dojdzie do skutku). 

Mając w ręku ten wstępny plan projektu, czas rozpocząć proces identyfikowania kluczowych osób. Poniżej znajdziesz podstawowy przykładowy harmonogram. Dzięki niemu możesz uwzględnić urlopy, nieobecność klienta w biurze, święta i wszelkie inne potencjalne konflikty. 

3. Sprawdź dopasowanie zasobów

W mojej poprzedniej agencji kierownicy projektów zgłaszali zapotrzebowanie na zespoły do wykonania konkretnego zadania i na określony czas. Zakładając, że powyższe ćwiczenie zostało dokładnie przeanalizowane i znamy już konsekwencje czasowe, możemy zweryfikować wszelkie dodatkowe kwestie.

Oto schemat procesu przydzielania zadań, którego używaliśmy w naszej agencji:

Najpierw przyglądaliśmy się zestawom umiejętności, zadając następujące pytania. 

• Czy członek zespołu ma umiejętności potrzebne w przypadku tego konkretnego klienta? 
• Jaki jest jego poziom doświadczenia w kontaktach z klientem?
  • Czy zna markę? Czy może zaproponować coś nowego?
  • Czy jest konsekwentny, wytrwały i godny zaufania?
• Jak dobrze współpracuje z pozostałymi członkami swojego zespołu?

Następnie przyglądaliśmy się wykorzystaniu zasobów.

• Czy ma odpowiednią ilość dostępnych zasobów, aby pomyślnie zrealizować projekt?
• Czy będzie w stanie wywiązać się z obowiązków wymaganych we wszystkich kluczowych terminach?
  • Czy ma zaplanowane urlopy lub inne konflikty z klientami, takie jak podróże związane ze zdjęciami albo prezentacje na miejscu?

Rozmowa dotycząca tego procesu oceny odbywała się między kierownikami działów a działem operacyjnym. Kierownicy działów przede wszystkim chcieli wiedzieć, czy dana osoba ma wolne moce przerobowe. W tym celu oprogramowanie do ewidencji czasu pracy może szybko dostarczyć informacji o tym, nad czym pracują wszyscy, kiedy przypada termin realizacji, kiedy zaplanowano urlopy i jakie inne konflikty mogą występować. 

Mając te informacje, znając terminy i osoby, które mogą podjąć się pracy, można bronić ostatecznego, wewnętrznie zweryfikowanego (przez wszystkich interesariuszy) planu projektu. Ta „obrona” planu projektu ma kluczowe znaczenie dla zebrania w jednym pomieszczeniu wszystkich osób, na które terminy mogą mieć wpływ.

Typowe wyzwania związane z zarządzaniem zasobami agencji

Oczywiście powyższy opis nie odzwierciedla rzeczywistości, szczególnie w agencjach marketingowych i reklamowych. Poniższe anegdoty przedstawiają tylko niektóre sposoby, w jakie pojawiają się przeszkody. 

Oto przykładowa rozmowa zaczerpnięta z naszej osi czasu w Smartsheet. 

• Kierownik projektu: Ta oś czasu działa tylko wtedy, gdy wszyscy będą trzymać się tych terminów. Nie ma miejsca na opuszczanie przeglądów ani opóźnianie informacji zwrotnych!
• Kierownik klienta: Rozumiem. Przekażę to klientowi. Dzięki za przesłanie.
• Klient: Dziękuję za tę oś czasu. Czy możemy zmienić termin drugiego przeglądu? Nasz dyrektor generalny jest poza miastem.

A oto kolejny przykład.

• Kierownik projektu: Wygląda na to, że masz zaplanowane cztery godziny dziennie na cały przyszły tydzień. Czy to się zgadza? 
• Dyrektor artystyczny: Tak, i to tylko dla klienta X. Poza tym liczba godzin przypisana mi dla klienta Y jest zdecydowanie za mała. Przez najbliższe 2 tygodnie zupełnie sobie nie poradzę.
• Operacje i przydzielanie zasobów (które właśnie przygotowały raport wykorzystania zasobów) do kierownika projektu: Dlaczego dyrektor artystyczny jest rozliczany zaledwie w 70% czasu? Nie przydzielasz mu pracy?
• Kierownik projektu: Yyyyyyy…

Nie zapomnij o ewidencji czasu pracy i kartach czasu pracy!

• Dyrektor kreatywny wykonawczy: Proszę umieszczać numery zleceń w zaproszeniach na spotkania, żebym mógł odtworzyć karty czasu pracy za dany miesiąc.
• Finanse: [Wiadomość e-mail do całej agencji] To koniec miesiąca. Prześlijcie karty czasu pracy przed końcem dnia w piątek.
• Operacje i przydzielanie zasobów: Mam zatwierdzić ponad 400 wierszy kart czasu pracy? Dzisiaj? W tym faktury od dostawców? Trzymajcie mnie, żebym nie wybuchł.
• Kierownik projektu: Super! Mój projekt jest na dobrej drodze; tak naprawdę jestem znacznie poniżej budżetu!
  • Ten sam kierownik projektu: COOOO??? Został nam jeszcze miesiąc, a ja jestem już prawie powyżej budżetu. Od przygotowania ostatniego raportu minął zaledwie dzień.
• Finanse: Żadnych freelancerów do końca drugiego kwartału. 
• Zespół operacyjny i kierownicy projektów: Czy możesz zająć się tym projektem?
  • Cała agencja: Jestem kompletnie zawalony pracą, ale jasne.
• Nowy biznes: Potrzebujemy zespołu jeszcze dzisiaj!
  • Kierownik projektu: Dobrze, sprawdzę dostępność freelancerów. 
  • Dyrektor kreatywny wykonawczy: Kiedy możemy zapewnić wewnętrznym zespołom ciekawe możliwości?
  • Kierownik projektu: Teraz? 
  • Dyrektor kreatywny wykonawczy: Kto ma wolne moce przerobowe? 
  • Kierownik projektu i operacje: Wygląda na to, że nikt. 
  • Finanse: Żadnych freelancerów. 

Żaden z tych problemów nie jest nie do pokonania. Mogą brzmieć jak całkowite blokady, ale wszystko podlega negocjacjom, niezależnie od tego, jak wygląda na początku. Dobre umiejętności komunikacyjne, właściwe planowanie zasobów i wytrwałe rozwiązywanie problemów mogą dość łatwo pomóc zespołom wyjść poza te trudności. 

Bardziej podstępnym problemem jest przekonanie, że te problemy w ogóle nie powinny istnieć. Nie wszystkie występują jednocześnie ani z taką samą częstotliwością i intensywnością, ale przy rozważaniu strategii biznesowej i sposobu działania należy pamiętać, że każda podjęta decyzja przyniesie własne wyzwania. 

Ostatecznie dobre zarządzanie zasobami agencji jest kluczem do rentowności.

Jak priorytetowo traktować rentowność

Czy zatem jesteśmy rentowni? Skąd to wiemy? Najkrótsza odpowiedź brzmi: zapytaj osoby z działu finansowego. Ale Ty również powinieneś to wiedzieć.

Jednym ze sposobów, aby to określić, są wskaźniki wykorzystania zasobów. Określają one stopień, w jakim zasoby, takie jak pracownicy i sprzęt, są skutecznie i efektywnie wykorzystywane do realizacji projektów i inicjatyw. Jest to wskaźnik służący do pomiaru tego, jak dobrze agencja maksymalizuje produktywność i potencjał swoich zasobów.

Dobre wykorzystanie zasobów może prowadzić do wyższej wartości EBITDA (zysku przed odsetkami, opodatkowaniem, amortyzacją i umorzeniem) oraz wyższych przychodów.

Przychody odnoszą się do całkowitego dochodu lub sprzedaży wygenerowanych przez firmę, organizację lub osobę fizyczną w ramach ich podstawowej działalności. Reprezentują kwotę pieniędzy uzyskaną ze sprzedaży towarów, świadczenia usług lub innych źródeł dochodu. 

Przychody są podstawowym elementem sprawozdań finansowych i kluczowym wskaźnikiem wyników oraz rentowności firmy. Nie obejmują żadnych odliczeń z tytułu wydatków, podatków ani innych kosztów, zapewniając ogólną miarę kwoty pieniędzy wpływających do podmiotu.

Podsumowując, dział finansowy chce: 

• Maksymalizować EBITDA
• Maksymalizować przychody
• Maksymalizować wykorzystanie zasobów

Dział finansowy może to robić, ponieważ: 

• Finanse uwielbiają pieniądze
• Albo dlatego, że dział finansowy chce stabilnie rozwijającej się firmy i uwielbia pieniądze 
• Albo dlatego, że dział finansowy chce stabilnie rozwijającej się firmy, która nigdy nie musi przechodzić przez rundy zwolnień... i uwielbia pieniądze! 

Żarty na bok — ta funkcja ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu każdej agencji, dlatego powinniśmy lubić dział finansowy. Współpracuj z finansami — włącz ich do swojego zespołu! Wiele praktycznych informacji może wynikać z raportowania wykorzystania zasobów przez dział finansowy (możesz również wypróbować oprogramowanie do raportowania dla agencji marketingowych lub po prostu oprogramowanie do raportowania dla agencji, aby nie polegać cały czas na finansach w kwestii danych liczbowych). 

Wyzwania związane z utrzymaniem rentowności

Oto kilka strategii pozwalających kontrolować koszty lub zapewnić lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, gdy priorytetem jest rentowność.  

Argumenty za prowadzeniem działalności przy ograniczonych zasobach i przeciwko niemu:

• Za: Zachowujesz zwartość zespołu i wspólnie odnosicie sukcesy. Możesz przetrwać trudne czasy i zapewnić sobie długoterminową stabilność.
• Przeciw: Może to prowadzić do wypalenia zawodowego, wysokiej rotacji i niezadowolenia z pracy, przez co długoterminowa stabilność traci znaczenie. 

Argumenty za utrzymywaniem szerokiego zaplecza kadrowego i przeciwko niemu:

• Za: Będziesz mieć solidny skład, z którego można wybierać, gdy potrzebne są zespoły. Łatwo będzie obsługiwać pilne zlecenia i nieoczekiwane okazje. Będziesz mieć możliwość uniknięcia korzystania z freelancerów przy prezentacjach dla nowych klientów, dzięki czemu więcej pracy pozostanie wewnątrz firmy. 
• Przeciw: Utrzymywanie licznego zespołu w trudnych czasach może prowadzić do zwolnień i tworzyć wrażenie niestabilności, szczególnie jeśli w krótkim czasie dochodzi do wielu rund zwolnień.

Argumenty za korzystaniem z freelancerów i przeciwko niemu:

• Za: Mogą potencjalnie poświęcić więcej godzin i pracować w weekendy, aby osiągnąć sukces w ostatniej chwili. Będą skoncentrowani na jednym zadaniu, z mniejszą liczbą przerw i rozproszeń. Możesz korzystać z wielu krótkoterminowych pracowników o bardzo konkretnych, wysoko wyspecjalizowanych umiejętnościach. 
• Przeciw: Freelancerzy mogą być niewiadomą i często nie są jeszcze sprawdzeni. Mogą nie odnaleźć się w danej kulturze organizacyjnej. Często są kosztowni, a współpraca z nimi wiąże się z kwestiami rozliczeń, fakturowania i zaufania.

Moje doświadczenie obejmuje agencje, które działały zarówno przy ograniczonych zasobach, jak i te dysponujące szerokim zapleczem kadrowym. Jak ze wszystkim, gdy czasy są dobre, to są dobre. A gdy są złe? Cóż, wtedy nie są dobre. Obie korzystały z podwykonawców i freelancerów z dobrym i złym skutkiem. 

Agencja działająca przy ograniczonych zasobach lepiej przetrwała trudne czasy — przynajmniej w mojej osobistej ocenie (tj. bez zwolnień).

Jak korzystać z usług freelancerów

Jeśli pracy jest zbyt dużo, a zasobów za mało, zbuduj bazę zaufanych freelancerów. Porozmawiaj z innymi, zdobądź kontakty, buduj swoją sieć, a następnie wyciągnij królika z kapelusza, gdy znajdziesz odpowiednią osobę do danego zadania. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami z udziałem freelancerów może pomóc w śledzeniu zadań, usprawnieniu komunikacji i dopilnowaniu terminów — nawet jeśli zarządzasz zdalną grupą współpracowników.

Jeśli praca freelancera nie wchodzi w grę, pozostaje skrupulatne śledzenie projektu i planowanie, współpraca z drugim kierownikiem projektu nad jego kluczowymi terminami oraz przenoszenie się między najbardziej i najmniej potrzebnymi częściami projektów w miarę możliwości. 

Jeśli ta opcja odpada, ostatecznością jest przesunięcie terminów lub nadrobienie czasu w późniejszej fazie. Praca do późna i w weekendy powinna być wyjątkiem, a nie normą. Kluczowe znaczenie ma proaktywna komunikacja wyprzedzająca oraz zarządzanie oczekiwaniami. Unikaj pułapki niespodziewanego niedotrzymania terminu. 

Jeśli masz osobę odpowiedzialną za operacje lub alokację zasobów, wspieraj ją i przesyłaj jej nazwiska freelancerów. Może ona wdrożyć ich i zweryfikować jako dostawców, aby byli gotowi do zaangażowania w razie potrzeby.

Jeśli masz zbyt mało pracy, wesprzyj dyrektora ds. rozwoju biznesu, pomagając aktualizować materiały do działań wychodzących lub pracując nad odświeżeniem wewnętrznych materiałów i filmów. 

Cokolwiek robisz, dbaj o to, aby produktywnie posuwać pracę do przodu. Myśl jak startup i weź odpowiedzialność za swój wkład w działania na rzecz pozyskiwania nowych klientów. Osoby, które nie są w pełni wykorzystywane, mogą potencjalnie przeznaczyć swoje niepodlegające rozliczeniu godziny na te działania. 

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, materiałów i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.