Czym jest planowanie zasobów i jak je przeprowadzić w 5 kluczowych krokach

Jest to ciągły proces, który towarzyszy projektowi od początku do końca.

• Na etapie planowania projektu, aby pomóc określić wymagania dotyczące zasobów i ich dostępność. 
• Przez cały okres realizacji projektu i monitorowania, aby upewnić się, że wykorzystywane są odpowiednie zasoby.

Najważniejsze metody planowania zasobów

W zależności od złożoności i charakteru projektów można stosować różne metody i techniki planowania. Do 5 najczęściej stosowanych metod należą:

Jeśli chcesz dokładniej poznać te metody, możesz przeczytać, czym wygładzanie zasobów różni się od ich wyrównywania.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak planować zasoby?

Te pięć kluczowych kroków ma zasadnicze znaczenie dla skutecznego planowania zasobów projektu.

1. Określ wymagania, cele i ograniczenia projektu

Jasno określ wymagania, cele i ograniczenia projektu. Pomoże Ci to ustalić, jakich zasobów potrzebujesz, kiedy i gdzie. 

Obejmuje to:

• Określenie celów projektu i rezultatów prac 
• Zrozumienie zakresu projektu i oczekiwanych rezultatów
• Identyfikację konkretnych zadań i działań wymaganych do osiągnięcia tych celów
• Określenie wszelkich ograniczeń budżetowych lub czasowych, takich jak koszty związane z sezonowością lub urlopy pracowników.

💡 Wskazówka

Zaangażuj w ten proces wszystkie odpowiednie osoby zainteresowane, aby upewnić się, że każdy rozumie potrzeby projektu w zakresie zasobów.

 

Pamiętaj, że członkowie Twojego zespołu i osoby zainteresowane zazwyczaj lepiej rozumieją, co jest potrzebne do skutecznego i wydajnego wykonywania ich pracy.

 

Omówienie z nimi planowanego przydziału zasobów przed sfinalizowaniem planu zasobów pozwoli im przedstawić informacje na temat potencjalnych wąskich gardeł lub ograniczeń, które mogą zmniejszyć liczbę problemów w przyszłości.

2. Określ zapotrzebowanie na zasoby i ich dostępność

Po określeniu wymagań projektu kolejnym krokiem jest prognozowanie zapotrzebowania na zasoby i ocena ich dostępności.

Analiza obciążenia pracą i zależności pozwala zidentyfikować potencjalne wąskie gardła lub konflikty zasobów oraz pomaga podejmować świadome decyzje podczas przydzielania zasobów.

Analiza ta obejmuje ocenę i oszacowanie nakładu pracy wymaganego dla każdego zadania oraz identyfikację zasobów wymaganych i dostępnych do ich wykonania. 

Aby zaplanować zapotrzebowanie na zasoby, musisz wykonać następujące czynności:

• Określić najdłuższą ścieżkę umożliwiającą pomyślną realizację projektu (tj. ścieżkę krytyczną).
• Oszacować ilość pracy i czas potrzebne do ukończenia projektu. W tym przypadku pomocna może być struktura podziału pracy (WBS), która pomaga oszacować czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, ponieważ dzieli pracę na mniejsze części (tutaj znajdziesz szablon struktury podziału pracy).
• Zidentyfikować zadania, które można rozpocząć dopiero po ukończeniu innego zadania — nazywa się je zależnościami. Odwzorowanie zadań za pomocą wykresu Gantta może pomóc w ich wizualizacji, identyfikowaniu zależności i wprowadzaniu zmian.

Aby ocenić, które zasoby są dostępne, musisz wykonać następujące czynności:

• Oszacować dostępność i możliwości członków zespołu, porównując czas potrzebny na wykonanie zadań z czasem dostępnym dla osoby, której je przydzielono, w całym okresie trwania projektu. WBS, wykres Gantta i ścieżka krytyczna pomogą podczas porównywania i oceny dostępności zasobów. Narzędzia do planowania wydajności lub szablon planowania wydajności mogą Ci w tym pomóc.
• Zidentyfikować wszelkie zaplanowane urlopy, wakacje lub potencjalnie kolidujące zobowiązania związane z zasobami i uwzględnić je w harmonogramie projektu, aby upewnić się, że nie wpłyną negatywnie na ścieżkę krytyczną.
• Zidentyfikować dostępne zasoby zewnętrzne lub sprzęt, które mogą wypełnić luki. Zachowaj realizm i zabezpiecz te zasoby z wyprzedzeniem jako rozwiązanie awaryjne. Możesz użyć oprogramowania do rezerwacji zasobów, aby zarezerwować sprzęt lub sale konferencyjne. Ponadto może być konieczne zatrudnienie zewnętrznego konsultanta lub zaangażowanie innego zasobu wewnętrznego, jeśli któryś z członków zespołu projektowego nagle zachoruje lub z innego nieprzewidzianego powodu stanie się niedostępny.

3. Przydzielaj zasoby za pomocą oprogramowania

Ten krok obejmuje przydzielanie zasobów za pomocą narzędzi programowych. Oprogramowanie do planowania zasobów zapewnia scentralizowaną platformę do efektywnego zarządzania zasobami i ich przydzielania. Jest to jedna z głównych zalet narzędzi do planowania zasobów — umożliwiają wizualizację i śledzenie przydziału zasobów, ułatwiając identyfikowanie i rozwiązywanie wszelkich konfliktów lub nierównowagi.

Aby opanować przydzielanie zasobów, musisz wykonać następujące czynności:

• Przydzielaj zasoby na podstawie ich dostępności, umiejętności i wiedzy specjalistycznej. Zidentyfikuj możliwości zespołu, zanim przydzielisz zadania. Jeśli podczas analizy luk w zasobach znajdziesz braki kompetencyjne, może być konieczne zaangażowanie dodatkowych umiejętności i wiedzy do realizacji projektu. 
• Uwzględnij i zmapuj zależności lub ograniczenia zasobów. Jeśli na przykład członkowie zespołu są już przeciążeni pracą, mają przydzielone zbyt wiele zadań lub są niedostępni, konieczne będzie zmniejszenie ich obecnego obciążenia albo zatrudnienie dodatkowych zasobów. Porozmawiaj wcześniej z członkami zespołu, aby upewnić się, że mogą podjąć się dodatkowej pracy.
• Udokumentuj plan zasobów w centralnym systemie zarządzania projektami, w którym wszyscy członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do swojego harmonogramu i śledzić postępy w odniesieniu do swoich zadań oraz całego projektu. Na początek możesz użyć jednego z tych szablonów planowania zasobów.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami, które warto rozważyć

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

4. Monitoruj harmonogramy zasobów

Po przydzieleniu wszystkich zasobów należy monitorować harmonogramy zasobów i zadbać o to, aby zespół śledził swój czas przez cały projekt, dzięki czemu można kontrolować wykorzystanie zasobów.

Będziesz w stanie proaktywnie rozwiązywać wszelkie problemy lub konflikty, które mogą się pojawić, oraz podejmować działania korygujące, aby utrzymać projekt na właściwym torze.

Monitorowanie harmonogramów zasobów obejmuje:

• Śledzenie rzeczywistego wskaźnika wykorzystania w odniesieniu do planowanego przydziału i postępów projektu
• Identyfikowanie wszelkich odchyleń lub rozbieżności 
• Ocenę wpływu harmonogramu i zmian w harmonogramie na terminy realizacji projektu i rezultaty 
• Informowanie zaangażowanych członków zespołu o wszelkich zmianach lub korektach 

5. W razie potrzeby dostosuj zasoby

Planowanie zasobów nie jest czynnością wykonywaną jednorazowo. W miarę pojawiania się nowych informacji należy stale dostosowywać i optymalizować zasoby oraz harmonogram, aby zapewnić optymalną produktywność i efektywność.  

Oto kilka powodów, dla których może być konieczne dostosowanie harmonogramu zasobów:

• Zmiany zakresu lub priorytetów projektu 
• Nieoczekiwane opóźnienia, ryzyko związane z zasobami lub ograniczenia 
• Nowe zadania lub wymagania pojawiające się w trakcie projektu 
• Zmiany w dostępności zasobów lub ich przepustowości

Dlaczego planowanie zasobów jest ważne?

Skuteczne planowanie zasobów jest niezbędne, aby ograniczać ryzyko, utrzymywać projekty w ramach zakresu i osiągać zamierzone cele. 

Oto niektóre korzyści wynikające z planowania zasobów: 

• Optymalne wykorzystanie zasobów: Skuteczny proces planowania zasobów gwarantuje, że zasoby nie są przeciążone ani niewykorzystywane w wystarczającym stopniu.
• Ustalanie priorytetów zadań: Planowanie zasobów pomaga lepiej ustalać priorytety zadań i kamieni milowych na podstawie pilności, zwiększając szanse na osiągnięcie celów projektu i dotrzymanie terminów projektu.
• Rozwiązywanie konfliktów: Pozwala również szybciej identyfikować i rozwiązywać konflikty, gdy się pojawią — a pojawią się.  
• Zarządzanie ryzykiem: Pomaga ograniczyć problemy z dostępnością i przydzielaniem zasobów, co z kolei zmniejsza niepotrzebne ryzyko i opóźnienia projektu.
• Kontrola budżetu: Pomaga planować, przydzielać i zarządzać zasobami w ramach budżetu, umożliwiając lepsze śledzenie kosztów projektu i unikanie niepotrzebnych wydatków.
• Lepsza komunikacja: Pomaga również jasno komunikować się z członkami zespołu i interesariuszami w kwestii ich ról, obowiązków i terminów.  

Narzędzia do planowania zasobów

Narzędzia do planowania zasobów znacznie ułatwiają ten proces — można zautomatyzować takie czynności jak przypomnienia i aktualizowanie terminów, a także sprawdzać dostępność bez konieczności wykonywania obliczeń. Dostępne są nawet opcje przeznaczone specjalnie dla menedżerów zasobów marketingowych, którzy muszą planować zasoby kreatywne.

Oto krótka lista najlepszych dostępnych obecnie na rynku programów do zarządzania zasobami:

Jeśli potrzebujesz niedrogiej opcji na początek, sprawdź naszą listę bezpłatnych programów do zarządzania zasobami.

Dołącz do nas, aby uzyskać więcej informacji na temat planowania zasobów

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi menedżerami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów, a także nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych menedżerów projektów na Slacku.