Czym jest plan zarządzania zasobami i jak go stworzyć

• Dostępność: Członkowie zespołu projektowego, a także kierownicy projektu i kierownicy ds. zasobów, mogą edytować i modyfikować części planu zasobów.
• Przejrzystość: Plany zarządzania zasobami pozwalają każdemu kierownikowi projektu w organizacji zobaczyć, co się dzieje, oraz planować zasoby na podstawie planów innych kierowników i własnych potrzeb. Służą również do śledzenia informacji, takich jak lokalizacja sprzętu czy status członków zespołu.
• Dokładność: Plany zarządzania projektami i plany zasobów powinny być aktualizowane w czasie rzeczywistym, aby kierownicy projektów mieli aktualne i dokładne informacje podczas podejmowania decyzji.

Szablon planu zarządzania zasobami [Pobierz]

Ten arkusz kalkulacyjny alokacji ułatwi śledzenie stawek godzinowych członków zespołu i powiązanych kosztów. Jest dostępny w formacie Arkuszy Google, ale jeśli wolisz, możesz łatwo zaimportować jego kopię do programu Excel. Wybierz Plik, a następnie „Utwórz kopię” lub „Pobierz”.

Co powinien zawierać plan zarządzania zasobami?

Oto najważniejsze elementy, które należy uwzględnić w planie zarządzania zasobami:

1. Przydział odpowiedzialności

Jasno określ zakres własności, odpowiedzialności, zatwierdzeń i rezultatów w całym zespole projektowym. Wiele zespołów korzysta z macierzy RACI, aby sprecyzować, kto jest odpowiedzialny za wykonanie, kto ponosi odpowiedzialność, z kim należy się konsultować i kogo należy informować na poszczególnych etapach realizacji.

Pracownicy i kierownicy mogą również korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby oszacować czas trwania konkretnego zadania, przypisać określone role i wygenerować możliwy do realizacji harmonogram.

2. Szacunki zasobów

Oszacuj liczbę osób, czas, budżet, narzędzia i umiejętności wymagane do pomyślnej realizacji projektu. Obejmuje to ocenę możliwości zespołu, identyfikację luk w umiejętnościach oraz ustalenie, czy potrzebne jest zatrudnienie dodatkowych osób lub skorzystanie z outsourcingu.

Zalecamy korzystanie z oprogramowania do planowania zasobów w celu zarządzania jednym lub większą liczbą tych elementów, w tym możliwościami zespołu, umiejętnościami oraz narzędziami i sprzętem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Wykresy zarządzania zasobami

Wykresy czasu trwania i histogramy pomagają Tobie oraz zespołowi projektowemu lepiej zrozumieć, jak zasoby, których planujesz użyć, pasują do harmonogramu. Histogramy pomagają kierownikom projektów oznaczać i rozwiązywać problemy związane z nadmierną alokacją, zanim staną się one poważnymi trudnościami. Wiele narzędzi do harmonogramowania projektów upraszcza ten proces, oferując wbudowane opcje generowania raportów i wykresów dotyczących zarządzania zasobami.

4. Zależności w projekcie

Zależność w projekcie występuje, gdy członek zespołu nie może ukończyć swoich zadań bez ukończenia wcześniejszego zadania lub bez wykorzystania innego zasobu.

Zależność od zasobu występuje, gdy do wykonania zadania potrzebny jest konkretny członek zespołu, ale ta osoba jest niedostępna. Jeśli zadanie może zostać wykonane przez wielu członków zespołu, nie jest ono zależne od zasobu.

5. Alternatywy

Wybór alternatywnych metod, planów i technologii jest zawsze ważny podczas tworzenia planu zarządzania zasobami.

Posiadanie wielu alternatyw może pozytywnie wpłynąć na koszty, harmonogram i niezawodność projektu. Te alternatywne podejścia można przeanalizować i połączyć, aby uzyskać najbardziej efektywne planowanie zasobów.

Dlaczego plany zarządzania zasobami są ważne?

Zarządzanie zasobami jest ważne z następujących powodów:

1. Dokładniejsze harmonogramy projektów

Uwzględnienie szczegółowego harmonogramu pomaga wyeliminować domysły dotyczące terminów projektu i zapewnia dokładny harmonogram projektu, który kierownicy i zespoły mogą wykorzystywać do mierzenia kamieni milowych oraz postępów projektu. Pomaga to kierownikom projektów ustalać oczekiwania korzystne dla interesariuszy i klientów.

2. Większe zadowolenie pracowników i zespołu

Określając ilość pracy, którą pracownik jest w stanie wykonać, kierownicy projektów mogą podejmować lepsze, strategiczne decyzje dotyczące tego, kto i kiedy bierze udział w projekcie. Jest to kluczowa umiejętność zarządzania zasobami, która prowadzi do bardziej realistycznego i możliwego do zarządzania obciążenia pracą członków zespołu. Członkowie zespołu mogą łatwo zostać przeciążeni pracą, podobnie jak zasoby mogą być nadmiernie wykorzystywane. Może to mieć długoterminowe skutki uboczne: stres w pracy może wpływać na sen, zdrowie i ogólne zadowolenie z pracy.

Dzięki efektywnemu zarządzaniu zasobami kierownicy projektów mogą precyzyjnie określić, w jakich obszarach projekt ma braki, oraz lepiej ocenić, czy „pula zasobów” jest wystarczająca, czy też należy zatrudnić kogoś tymczasowo.

3. Dokładne szacunki dotyczące zasobów

Plany zarządzania zasobami pomagają firmom i przedsiębiorstwom efektywnie wykorzystywać posiadane zasoby oraz tworzyć zrównoważone obciążenie pracą.

Dzięki dobremu planowi zarządzania zasobami łatwiej jest przygotować szacunki dotyczące projektu. Kierownicy projektów mogą określić, gdzie alokować zasoby pod względem powiązanych kosztów i budżetu, a następnie dokładniej obliczyć koszty i marże projektu. Może to również pomóc w planowaniu zasobów dla wielu projektów, które będą realizowane jednocześnie.

4. Usprawniony przebieg projektu

Plan zarządzania zasobami zapewnia wszystkim interesariuszom przejrzyste informacje, co zwiększa odpowiedzialność i pozwala członkom zespołu wiedzieć, nad czym i kiedy pracują. Przyspiesza to przechodzenie między fazami projektu.

5. Większa przejrzystość & komunikacja

Plany zarządzania zasobami projektu pomagają rozwiązać niektóre z najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami, w tym:

• Projekty konkurujące o zasoby
• Brak komunikacji dotyczącej ról i obowiązków
• Niedopasowanie do dostępności zasobów wynikające z nieprawidłowego planowania możliwości realizacyjnych projektu (które różni się od planowania zasobów)

Zapewnienie wszystkim kierownikom projektów i członkom zespołu w organizacji dostępu do planów zarządzania zasobami sprawia, że każdy ma wgląd w bieżące wykorzystanie zasobów, a podczas rozwiązywania konfliktów wszyscy korzystają z tych samych informacji.

Jak utworzyć plan zarządzania zasobami

Wykonaj poniższe kluczowe kroki, aby utworzyć plan zarządzania zasobami:

1. Określ potrzeby dotyczące zasobów: Przeanalizuj zakres i budżet projektu, aby zidentyfikować osoby, umiejętności, narzędzia i materiały potrzebne do pomyślnego ukończenia prac (np. programistów, projektantów, wykonawców lub sprzęt).
2. Przeanalizuj możliwości zespołu: Sprawdź, nad czym obecnie pracują członkowie zespołu i jaką mają realną dostępność, zanim przydzielisz im nowe zadania. Narzędzie do planowania zasobów może pomóc we wczesnym identyfikowaniu konfliktów lub nadmiernego przydzielenia zasobów.
3. Przydziel zasoby: Dopasuj zadania do członków zespołu na podstawie ich dostępności, doświadczenia i zestawu umiejętności. Możesz na przykład powierzyć młodszemu projektantowi prace produkcyjne, podczas gdy starszy projektant będzie sprawdzać końcowe rezultaty.
4. Oszacuj nakład pracy: Spotkaj się z zespołem, aby omówić harmonogramy, obciążenie pracą i realistyczne szacunki czasu dla głównych zadań lub rezultatów (np. oszacować, ile godzin potrzeba na prace projektowe, zapewnianie jakości lub programowanie).
5. Monitoruj obciążenie pracą: Regularnie analizuj wskaźniki wykorzystania, aby mieć pewność, że w trakcie projektu nikt nie jest przeciążony ani niewykorzystywany. Wiele zespołów unika planowania pracy członków zespołu przy 100% dostępności, aby pozostawić czas na spotkania, poprawki i nieprzewidziane zadania.
6. Śledź i dostosowuj: Dokumentuj plan za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami lub oprogramowania do planowania możliwości zespołu, a następnie aktualizuj go w miarę zmian priorytetów, harmonogramów lub dostępności zasobów w całym cyklu życia projektu.

Przykłady planów zarządzania zasobami

Plany zarządzania zasobami to konkretne dokumenty występujące w różnych formach, zwykle w aplikacji do zarządzania projektami lub dokumencie programu Excel.

Plan zasobów w postaci wykresu Gantta

Oto przykład tego, jak może wyglądać plan zasobów w postaci wykresu Gantta. Zamiast nazw zadań na osi pionowej użyjesz nazw członków zespołu. Paski przedstawiają zadania, nad którymi będą pracować członkowie zespołu, zazwyczaj mierzone w dniach. Zobacz nasz szablon planu projektu w postaci wykresu Gantta, który pomoże Ci zobrazować cały harmonogram projektu.

Plan zasobów w arkuszu kalkulacyjnym

Innym przykładem jest poniższy arkusz kalkulacyjny. To podejście podobne do tego zastosowanego w naszym arkuszu alokacji w sekcji szablonów oraz w innych szablonach planowania zasobów. W tym przypadku śledzisz godziny pracy członków zespołu i stawki godzinowe, co pozwala sprawdzić, jak realizujesz założenia budżetowe.

Może to pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących tego, którzy członkowie zespołu będą pracować nad projektem i przy jakich zadaniach (np. w przypadku projektów z mniejszym budżetem możesz zdecydować się na projektanta z niższą stawką godzinową).

Najlepsze praktyki dotyczące planu zarządzania zasobami

Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie planowania zasobów, o których warto pamiętać podczas tworzenia planu.

1. Uwzględnij budżet

Jeśli zasoby w Twoim projekcie są zasadniczo nieograniczone, możesz przydzielać je do zadań, kładąc nacisk na „wykonanie zadania”, zamiast oszczędnie gospodarować zasobami w celu zachowania budżetu.

Jeśli budżet Twojego projektu jest bardziej napięty, musisz przydzielać zasoby do zadań i stosować bardziej zachowawcze podejście do alokacji zasobów. Musisz także dokładniej monitorować ich wykorzystanie. Istnieje wiele wskaźników wykorzystania zasobów, które pomagają określić, czy zasoby są w pełni zoptymalizowane.

2. Zachowuj dane z wcześniejszych planów zasobów do analizy

Zapisywanie danych z wcześniejszych lub podobnych projektów pomaga w planowaniu zasobów przyszłych projektów. Należy rejestrować i analizować wcześniejsze dane, w tym wprowadzone zmiany, ponowną alokację zasobów, zadania oraz poświęcony czas.

3. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami

Odpowiednie narzędzia do zarządzania zasobami zapewniają całemu zespołowi większą dostępność informacji i możliwości współpracy. Arkusze kalkulacyjne mogą być opłacalnym rozwiązaniem do śledzenia zasobów, ale nie zawsze są najlepszą opcją dla większych zespołów. Jeśli potrzebujesz niedrogiego rozwiązania, na rynku dostępnych jest wiele bezpłatnych narzędzi do zarządzania zasobami lub oprogramowania open source do zarządzania zasobami.

Narzędzia do planowania zasobów

Wdrożenie oprogramowania do alokacji zasobów może również pomóc w rozwiązaniu niektórych typowych wyzwań związanych z planowaniem zasobów poprzez:

• Umożliwienie komunikacji w aplikacji w celu śledzenia komunikacji zespołu i zmian wprowadzonych w planach
• Zapewnianie aktualizacji i zmian w czasie rzeczywistym
• Uchronienie firmy przed koniecznością wdrażania niestandardowych wykresów lub drogich systemów ERP

Oto moja lista najlepszych programów do zarządzania zasobami, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
2. 2. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
3. 3. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
4. 4. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
5. 5. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
6. 6. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
7. 7. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
8. 8. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
9. 9. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
10. 10. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami

Co dalej?

Masz więcej pytań dotyczących planów zarządzania zasobami? Dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych cyfrowych kierowników projektów dzięki członkostwu DPM!

Chcesz usprawnić sposób zarządzania zasobami projektu? Zobacz te najlepsze kursy zarządzania zasobami.