4 najlepsze metody alokacji zasobów w zarządzaniu projektami
Teoretycznie zarządzanie zasobami brzmi prosto: podziel projekt na zadania, przydziel niezbędne zasoby do wykonania każdego zadania i voilà — projekt jest ukończony! W praktyce jednak sprawy nigdy nie przebiegają dokładnie zgodnie z planem.
Członkowie zespołu często muszą dzielić swój czas między wiele projektów, pracownicy korzystają ze zwolnień chorobowych, a wykonanie zadań zajmuje więcej czasu, niż zakładano — to tylko kilka problemów, które mogą zagrozić harmonogramom projektów.
Istnieje więcej niż jedna metoda ograniczania i zarządzania opóźnieniami, a oprogramowanie do alokacji zasobów znacząco pomaga utrzymać elastyczność procesu alokacji zasobów, aby uniknąć niepowodzenia projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 kluczowe metody alokacji zasobów
Zrozumienie technik zarządzania zasobami jest niezbędne do tworzenia skutecznych strategii zarządzania wieloma projektami. Bez zbędnej zwłoki przedstawiamy 4 metody alokacji zasobów, które można wykorzystać do zarządzania zasobami i projektami.
1. Metoda ścieżki krytycznej
Metoda ścieżki krytycznej (CPM) to strategia wyprzedzająca, która pomaga utrzymać projekt w ramach ograniczeń czasowych. CPM oblicza najwcześniejsze i najpóźniejsze możliwe terminy rozpoczęcia i zakończenia projektu, zakładając, że:
- Niektóre zadania w projekcie zależą od innych zadań, a
- Pierwsze zadanie musi rozpocząć się odpowiednio wcześnie, aby ukończyć pozostałe zadania w wyznaczonym terminie
Najdłuższy ciąg zależnych od siebie zadań w projekcie wyznacza zadania o najwyższym priorytecie, które znajdują się na tak zwanej ścieżce krytycznej. Uznaje się, że zadania znajdujące się poza ścieżką krytyczną mają zapas czasu; można je opóźnić bez wydłużania czasu trwania projektu.
Wyznaczając jasną kolejność priorytetów zadań przed rozpoczęciem projektu, CPM wspiera skuteczne planowanie zasobów. Umożliwia także ścisłe monitorowanie i łatwe wprowadzanie zmian w trakcie projektu, aby mieć pewność, że harmonogram pozostaje zgodny z planem.
Pomimo optymalizacji zarządzania czasem jedną z krytycznych uwag wobec CPM jest to, że metoda nie pozwala na wielozadaniowość. Gdy ścieżka krytyczna jest realizowana, zespół nie może przejść do żadnych zadań projektowych znajdujących się poza ścieżką krytyczną. Chociaż oznacza to, że w danym momencie wykorzystywanych jest mniej zasobów, oznacza również, że te zasoby muszą być dostępne przez dłuższy czas.
2. Metoda łańcucha krytycznego
Metoda łańcucha krytycznego (CCM) to nowsza technika planowania projektu, która wywodzi się z CPM, ale różni się od niej w kilku kluczowych kwestiach. Podczas gdy CPM tworzy harmonogram projektu na podstawie zależności między zadaniami, CCM modyfikuje harmonogram, uwzględniając ograniczenia zasobów. Dlatego można ją stosować samodzielnie lub w połączeniu z CPM.
CCM nie kładzie również takiego samego nacisku na znalezienie optymalnego rozwiązania jak CPM. W przypadku CCM wystarczy po prostu wykonać zadanie. W zamian za perfekcję CCM odpowiada jednak na krytykę dotyczącą wielozadaniowości w CPM i zapewnia większy margines na opóźnienia.
Aby uwzględnić dostępność zasobów, CCM obejmuje czas buforowy jako część całkowitego czasu trwania projektu. Bufory te pomagają zapewnić terminowe ukończenie projektu na kilka sposobów:
- Bufor projektu dodaje czas między zakończeniem projektu a planowanym terminem oddania, aby uwzględnić ewentualne opóźnienia.
- Bufory zasilające to dodatkowy czas na końcu łańcuchów niekrytycznych, który może zapewnić zapas czasu łańcuchowi krytycznemu (np. dodanie okresu tolerancji uwzględniającego dni wolne).
- Bufor zasobów umieszcza się na początku łańcucha krytycznego, zapewniając czas na zgromadzenie niezbędnych zasobów przed rozpoczęciem łańcucha krytycznego.
- Bufor wydajnościowy rezerwuje dodatkowe zasoby, aby uniknąć opóźnień w przypadku nagłych problemów. Ponieważ zwiększa to jednak budżet, korzysta się z niego rzadziej niż z innych rodzajów buforów.
Chociaż CCM została stworzona w celu usprawnienia wykorzystania zasobów, stosowanie buforów ułatwia również monitorowanie zasobów. Jeśli kierownik projektu zauważy, że wykonanie zadań zajmuje więcej czasu, niż planowano, i zmniejsza dostępne bufory, może zaplanować działania naprawcze oraz zapobiec przesunięciu terminu ukończenia projektu.
3. Wyrównywanie zasobów
Mimo metod, takich jak ścieżka krytyczna i łańcuch krytyczny, które optymalizują efektywność i zapewniają dodatkowy czas na radzenie sobie z problemami, czasami konieczna jest zmiana planu projektu.
W ramach bilansowania zasobów kierownik projektu modyfikuje harmonogram projektu, w tym daty rozpoczęcia i zakończenia, na podstawie dostępności zasobów. Bilansowanie zasobów jest korzystne, ponieważ zmniejsza zapotrzebowanie i chroni pracowników przed nadmiernym obciążeniem, które może prowadzić do wypalenia zawodowego. Daje również zespołowi projektowemu czas na bardziej efektywne przydzielenie zasobów, w zależności od tego, kto najlepiej nadaje się do wykonania danej pracy, zamiast chaotycznego działania w pośpiechu.
Istnieje wiele technik bilansowania zasobów. Najpierw oblicz ilość pracy, którą wykonają członkowie zespołu, na podstawie ich możliwości. Następnie porównaj podaż z popytem. Czy członkowie zespołu posiadający zestawy umiejętności wymagane do realizacji zadań projektu są dostępni w czasie, gdy ich potrzebujesz? Jeśli dostępność zasobów nie odpowiada zapotrzebowaniu, zaplanuj zadanie na inny termin (oczywiście po uzgodnieniu tego z interesariuszami projektu!).
Choć bilansowanie zasobów brzmi świetnie w teorii, w praktyce nie zawsze jest możliwe. Tylko niektóre rodzaje projektów oferują elastyczne terminy zakończenia. Ponadto bilansowanie zasobów może czasami wiązać się z wyższymi kosztami.
4. Wygładzanie zasobów
W przeciwieństwie do bilansowania zasobów wygładzanie zasobów ma na celu zmniejszenie zapotrzebowania przy jednoczesnym zachowaniu ustalonych ograniczeń czasowych. W ramach wygładzania zasobów kierownik projektu modyfikuje w razie potrzeby harmonogramowanie zasobów i ich przydział, a w niektórych przypadkach angażuje dodatkowe zasoby, aby wykonać pracę.
Skuteczne strategie zarządzania projektami mają kluczowe znaczenie dla właściwego przydzielania zasobów i osiągania celów projektu.
Jako kierownik projektu prawdopodobnie stosujesz wygładzanie zasobów, nawet nie zdając sobie z tego sprawy — na przykład angażując bardziej doświadczoną osobę, która może wykonać pracę projektową w krótszym czasie. Użycie narzędzia do harmonogramowania zasobów może pomóc usprawnić ten proces.
Kroki skutecznego przydzielania zasobów
W praktyce prawdopodobnie będziesz stosować połączenie różnych podejść do przydzielania zasobów w ramach jednego projektu. Aby skutecznie stosować przydzielanie zasobów, wykonaj następujące kroki:
1. Utwórz plan zarządzania zasobami projektu
Plan zarządzania zasobami projektu przedstawia pełną strategię przydzielania zasobów, tworzenia kalendarza zasobów i struktury podziału zasobów, a także wykorzystywania zasobów podczas projektu. Obejmuje to wynajęty sprzęt i obiekty, zakupione materiały, a przede wszystkim członków zespołu.
Zalecam udostępnienie planu zasobów wszystkim zaangażowanym osobom. Właściwa komunikacja może pomóc zapobiegać problemom takim jak rywalizacja o zasoby, szczególnie w przypadku pracowników, którym przydzielono zbyt wiele zadań lub zobowiązań.
Możesz dostosować plany zasobów do swoich priorytetów, co pozwoli Ci śledzić wszystko, czego potrzebujesz w całym cyklu życia projektu. Ponadto poprawiają one rozliczalność i morale zespołu.
2. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami
Podobnie jak plany zarządzania zasobami, oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga kierownikom projektów śledzić wszystko, czego potrzebują — co jest szczególnie ważne, jeśli nadzorujesz więcej niż jeden projekt! Możesz również korzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami wraz z planem zarządzania projektem.
Na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji oprogramowania do zarządzania zasobami, w tym narzędzia skoncentrowane na prognozowaniu, planowaniu i śledzeniu. Zapoznaj się z naszą listą najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami. Uwzględniłem rozwiązania na każdy budżet i dla każdego poziomu zaawansowania.
Dowiedz się więcej o wyborze odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zasobami tutaj.
3. Wykorzystuj elementy wizualne
Struktura podziału pracy przedstawia i definiuje rezultaty oraz działania w ramach projektu. Przedstawienie zadań na łatwym do śledzenia wykresie może pomóc wyjaśnić podział odpowiedzialności w zespole i pokazać jego członkom, jak wszystkie elementy projektu składają się na pomyślną realizację.
Użyj oprogramowania WBS lub szablonu struktury podziału pracy, aby stworzyć taką wizualizację i przedstawić przebieg projektu oraz kolejność zadań. Możesz także użyć wykresu Gantta do śledzenia zadań z określonymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia.
Dowiedz się więcej o wizualizacjach planowania zasobów tutaj.
4. Uważaj na skróty
Istnieją inne metody alokacji zasobów, takie jak przyspieszanie prac i skracanie harmonogramu. Chociaż czasami są one konieczne, wiążą się z wysokimi kosztami. Przyspieszanie prac może zwiększyć ryzyko związane z zasobami i obniżyć jakość gotowego produktu. Ponadto przyspieszanie prac nie sprawdza się, gdy zadania nakładają się na siebie.
Skracanie harmonogramu polega na skoncentrowaniu wysiłków na zadaniach krytycznych i dodaniu alternatywnych zasobów w celu ich ukończenia. Zwiększa to budżet i może opóźnić inne projekty, które korzystają z tych zasobów. Jeśli nie przeszkadza Ci taki kompromis, skrócenie harmonogramu jest jednym ze sposobów na skrócenie czasu realizacji projektu.
Więcej modeli alokacji zasobów znajdziesz tutaj. Przykład alokacji zasobów przedstawiony krok po kroku może pokazać, jak ten szerszy proces działa w praktyce.
Co dalej?
Szukasz porad ekspertów dotyczących alokacji zasobów? Zostań członkiem DPM i dołącz do dyskusji na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych!
