10 przykładów przepływów pracy i diagramów [2026]
Udokumentuj wszystkie przepływy pracy: To klucz do utrzymania zespołu projektowego na właściwym torze. Możesz skorzystać z poniższych przykładów (albo po prostu je skopiować!), aby utworzyć diagramy własnych przepływów pracy i procesów.
Co można objąć przepływem pracy?: Skonfiguruj przepływ pracy dla wszystkich regularnie wykorzystywanych procesów: wdrażania nowych klientów, rozpoczęcia projektów, kampanii marketingowych, zatwierdzania i wniosków o nowe funkcje.
Od czego zacząć: Najłatwiejszym sposobem tworzenia przepływów pracy i zarządzania nimi jest korzystanie z narzędzi takich jak oprogramowanie do tworzenia diagramów przepływów pracy, oprogramowanie do zarządzania procesem zatwierdzania i oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy oraz integrowanie ich z oprogramowaniem do zarządzania projektami.
Szukasz nowego podejścia do projektowania przepływów pracy lub potrzebujesz dobrych przykładów przepływów pracy, które pomogą Ci rozwijać pracę w tym roku? Oto 10 typowych przykładów procesów, które zyskują dzięki przejrzystym i powtarzalnym przepływom pracy.
Uwzględniłem również kilka diagramów przepływów pracy oraz innych przykładów tego, jak przepływy pracy mogą wyglądać w Twoim narzędziu do zarządzania projektami lub oprogramowaniu do zarządzania przepływami pracy.
Choć terminy przepływ pracy i proces są często używane zamiennie, pełnią różne funkcje. Proces to szersze ramy określające kroki niezbędne do osiągnięcia celu, podczas gdy przepływ pracy definiuje konkretną sekwencję zadań, które nadają temu procesowi praktyczny kształt. Przejrzyste przepływy pracy zapewniają spójność, wydajność i, w miarę możliwości, automatyzację w różnych procesach, w tym w 10 wymienionych tutaj.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Przepływ pracy związany z wdrażaniem nowego klienta
Co to jest: Przepływ pracy związany z wdrażaniem nowego klienta lub nowego odbiorcy to jeden z najważniejszych przepływów pracy w Twoim arsenale. Jest to jeden z głównych sposobów na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia po podpisaniu umowy lub zlecenia sprzedaży i rozpoczęciu włączania pracy klienta do przepływu pracy Twojego zespołu.
Jak to działa: Przepływ pracy związany z wdrażaniem klienta zwykle składa się z dwóch następujących po sobie części, których organizację może ułatwić bezpłatne oprogramowanie do wdrażania klientów. Wewnętrznie musisz zadbać o właściwe obsadzenie projektu i odpowiednie zaplanowanie pracy.
Od strony klienta zaplanujesz wysłanie wiadomości powitalnej przedstawiającej kolejne kroki, zorganizujesz spotkanie rozpoczynające projekt oraz przedstawisz sposób komunikacji i kontroli postępów w trakcie projektu.
2. Przepływ pracy związany z rozpoczęciem projektu
Co to jest: Przepływ pracy związany z rozpoczęciem projektu służy do pomocy w uruchomieniu projektu.
Obejmuje on omówienie z zespołem projektowym (i odpowiednimi interesariuszami) zakresu prac lub karty projektu, skonfigurowanie narzędzia do zarządzania projektami i oprogramowania do ewidencji czasu pracy, utworzenie folderu projektu na współdzielonym dysku, przygotowanie dokumentów i szablonów oraz przeprowadzenie spotkania rozpoczynającego projekt.
Jak to działa: Przepływ pracy związany z rozpoczęciem projektu przygotowuje zespół projektowy i interesariuszy do wspólnej pracy. Obejmuje wszystkie niezbędne zadania związane z konfiguracją i ustaleniem zasad komunikacji. Może to obejmować omówienie procesów zatwierdzania oraz harmonogramu i innych oczekiwań.
3. Przepływ pracy związany z żądaniem zmiany
Co to jest: Przepływ pracy związany z żądaniem zmiany ma ułatwiać wprowadzanie zmian w projekcie.
Jeśli konieczna jest zmiana zakresu, personelu lub terminów, zarówno klient, jak i agencja (lub sponsor projektu i kierownik projektu) dokumentują i podpisują zlecenie zmiany, które można następnie zatwierdzić i przechowywać za pomocą przepływu pracy związanego z zarządzaniem dokumentami lub oprogramowania do kontroli dokumentów.
Jak to działa: Określa proces biznesowy niezbędny do przeprowadzenia zmiany, wskazuje osobę odpowiedzialną za jej wdrożenie, sposób udokumentowania zmiany, uzyskania akceptacji wszystkich stron oraz przeprowadzenia zmiany.
Tak wygląda to na diagramie przepływu pracy.
Dowiedz się więcej o BPM i przepływach pracy tutaj.
4. Przepływ pracy kampanii e-mail marketingowej
Co to jest: Przepływ pracy kampanii e-mail marketingowej określa zadania związane z tworzeniem i wysyłaniem wiadomości e-mail marketingowych.
Niektóre elementy tego przepływu pracy można zautomatyzować (za pomocą oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy), aby usprawnić proces i zapewnić zespołowi projektowemu (oraz systemowi CRM) automatyczne analizy skuteczności wiadomości e-mail.
Jak to działa: Przepływ pracy obejmuje proces przydzielania zasobów do kampanii, tworzenia harmonogramu wysyłki wiadomości e-mail, pisania i zatwierdzania całej treści wiadomości e-mail, wyboru dat wysyłki wiadomości oraz ich kolejności, a także śledzenia skuteczności wysłanych wiadomości e-mail.
Może to obejmować śledzenie otwarć wiadomości e-mail, kliknięć oraz odpowiednich konwersji, aby wyciągnięte wnioski można było zastosować w przyszłych kampaniach e-mail marketingowych.
5. Przepływ pracy zatwierdzania
Co to jest: Twój przepływ pracy zatwierdzania powinien dokumentować zatwierdzenie rezultatów prac lub kamienia milowego przez klienta albo interesariusza.
Na przykład, jeśli przeprojektowujesz stronę internetową, klient lub wewnętrzny interesariusz będzie musiał zatwierdzić projekt strony głównej, a także wszystkie inne kluczowe strony i elementy projektu. Wymaga to określonego przepływu pracy służącego do udostępniania zasobów projektowych i dokumentowania ich zatwierdzenia.
Jak to działa: Ten przepływ pracy obejmuje udostępnienie zasobu lub informacji, a następnie poproszenie o zatwierdzenie (ponieważ zazwyczaj dotyczy to dokumentu, można go również określić jako przepływ pracy dokumentu). Dodaj kroki dotyczące wdrażania opinii lub zmian (zobacz przepływ pracy związany z żądaniem zmiany) oraz ponownego przesyłania zasobu do weryfikacji i zatwierdzenia.
Twój przepływ pracy musi również zawierać miejsce na udokumentowanie daty zatwierdzenia zasobu. Oprogramowanie do obsługi przepływów pracy zatwierdzania może być pomocnym narzędziem do centralizowania dokumentacji i mapowania przepływów pracy.
6. Przepływ pracy śledzenia ryzyka i problemów
Co to jest: Przepływ pracy śledzenia ryzyka i problemów tworzy proces dokumentowania znanych zagrożeń lub problemów, które mogą pojawić się albo już pojawiły się w trakcie realizacji projektu.
Dzięki temu kierownik projektu lub inni interesariusze mogą podejmować działania następcze i dopilnować, aby ryzyka zostały ograniczone, a problemy rozwiązane w odpowiednim czasie.
Jak to działa: Ten przepływ pracy związany z zarządzaniem projektem służy do rejestrowania problemów lub tworzenia rejestru ryzyk, aby można było podejmować odpowiednie działania następcze i monitorować ryzyka oraz problemy. Oprogramowanie do obsługi przepływów pracy dokumentów jest również przydatne do centralizowania dokumentacji, automatyzowania aktualizacji i zapewniania kontroli wersji, aby zagwarantować dokładne i spójne śledzenie ryzyk oraz problemów.
7. Przepływ pracy związany z żądaniem nowej funkcji
Co to jest: W trakcie realizacji projektu może pojawić się potrzeba dodania funkcji, która nie została uwzględniona w pierwotnym zakresie. Może to być żądanie klienta lub interesariusza albo po prostu wymaganie, które z jakiegoś powodu nie ujawniło się podczas analizy potrzeb.
Nowy proces obsługi zgłoszeń dotyczących funkcji pomaga określić wymagania funkcji, oszacować czas realizacji, ustalić, kto musi pracować nad funkcją, oraz przejść przez proces zatwierdzania lub zleceń zmian przed rozpoczęciem prac. Oprogramowanie do obsługi procesów projektowych może usprawnić ten proces poprzez centralizację zgłoszeń, automatyzację etapów zatwierdzania i zapewnienie dokumentacji wszystkich zmian.
Jak to działa: Ten proces przedstawia kroki następujące po zidentyfikowaniu funkcji. Zespół dokładniej określi wymagania i potrzeby kadrowe oraz przedstawi zakres zmiany do zatwierdzenia. Jeśli zmiana zostanie zatwierdzona, kolejnym krokiem jest przygotowanie formalnego zlecenia zmiany oraz aktualizacja planu projektu i harmonogramu.
8. Proces zmiany obsady projektu
Co to jest: W trakcie projektu, zwłaszcza długoterminowego, może zaistnieć potrzeba zmian w obsadzie. Może to wynikać z odejścia kogoś z organizacji, dołączenia do niej nowej osoby lub z faktu, że ktoś pracujący nad projektem ma specjalistyczne umiejętności potrzebne przy innym projekcie.
Niezależnie od przyczyny warto mieć proces, potencjalnie wspierany przez aplikację do obsługi procesów, który ułatwi wdrożenie nowego pracownika do projektu i powitanie go w zespole.
Jak to działa: W przypadku zupełnie nowego pracownika proces może wymagać większej liczby kroków, ale dla obecnych pracowników przechodzących do nowego zespołu projektowego jest on dość prosty.
W obu przypadkach ważne jest, aby nowy członek zespołu zapoznał się z kluczowymi dokumentami projektu, takimi jak zakres prac lub karta projektu, strategia projektu oraz najnowsze aktualizacje statusu.
Należy również dodać tę osobę do kluczowych spotkań i przydzielić jej zadania. Przez krótki czas może ona także obserwować pracę obecnego członka zespołu, co pomoże jej szybko wdrożyć się w obowiązki.
9. Proces przywracania działania witryny
Co to jest: Co się dzieje, gdy zarządzana przez Ciebie witryna przestaje działać? Potrzebujesz wydajnego procesu, który pozwoli Tobie i członkom Twojego zespołu szybko zareagować i przywrócić jej działanie.
Jak to działa: Ten proces przedstawia działania potrzebne do szybkiego przywrócenia witryny do działania. Zwykle obejmuje kontakt z dostawcą hostingu lub specjalistą IT w celu zdiagnozowania problemu albo przywrócenia ostatniej działającej kopii witryny, aby uniknąć niepotrzebnej przerwy w jej działaniu.
10. Proces zamknięcia projektu
Co to jest: Ten proces określa działania związane z zamknięciem pozostałych zadań, archiwizacją zasobów i rezultatów, analizą danych oraz dokumentowaniem zdobytych doświadczeń po zakończeniu projektu. W zależności od charakteru projektu może również obejmować przekazanie relacji z klientem w celu zapewnienia utrzymania lub innego rodzaju bieżącego wsparcia.
Jak to działa: Ten proces przedstawia kroki potrzebne do zamknięcia projektu. Zacznij od sprawdzenia, czy wszystkie zadania zostały ukończone i czy spełniono zobowiązania umowne. Następne kroki obejmują upewnienie się, że wysłano fakturę końcową, zamknięcie budżetu projektu oraz ponowne przydzielenie zasobów.
Zbierz wszystkie materiały projektowe i upewnij się, że zostały prawidłowo zarchiwizowane. Jeśli pracujesz w agencji, możesz również wysłać klientom ankietę po zakończeniu projektu, aby uzyskać informacje zwrotne na temat swojego procesu i współpracy z Tobą. Oprogramowanie do obsługi procesów może być pomocne w centralizacji przechowywania materiałów i automatyzacji dystrybucji ankiet.
W ramach wygaszania projektu możesz również przeprowadzić retrospektywę, aby upewnić się, że zespół miał możliwość podzielenia się zdobytymi doświadczeniami, które chce wykorzystać w przyszłych projektach.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania przepływami pracy
Jeśli wdrażanie i dokumentowanie nowych przepływów pracy (z wykorzystaniem oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy) znajduje się na Twojej liście celów na ten rok, mam nadzieję, że te przykłady mogą posłużyć jako szablony przepływów pracy, które łatwo dostosować do własnych potrzeb.
Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami, przepływami pracy i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.
