10 beste gratis workflowsoftware voor kleine teams in 2026

Jotform Workflows biedt kleine teams in elke branche een eenvoudige manier om repetitieve taken te automatiseren en goedkeuringen te beheren met behulp van aanpasbare formulieren en hulpmiddelen voor werkstromen met slepen en neerzetten.

Voor wie is Jotform Workflows het meest geschikt?

Jotform Workflows is zeer geschikt voor kleine teams die afhankelijk zijn van formuliergebaseerde gegevensverzameling om goedkeuringen te activeren, verzoeken door te sturen of terugkerende processen te beheren.

Waarom ik voor Jotform Workflows heb gekozen

Jotform Workflows staat op mijn selectie omdat het formuliergebaseerde gegevensverzameling zo nauw verbindt met geautomatiseerde processtromen. Ik vind het prettig dat elke werkstroom wordt geactiveerd door een formulierinzending, waardoor gegevensverzameling en de werkstroom in dezelfde stap plaatsvinden. Mijn team gebruikt voorwaardelijke logica om werkstromen op te splitsen op basis van wat een respondent indient—zo worden aankoopverzoeken boven een bepaald bedrag automatisch naar een andere goedkeurder doorgestuurd dan kleinere verzoeken. De functie voor parallelle verwerking helpt ook wanneer meerdere teamleden dezelfde inzending tegelijkertijd moeten beoordelen, zonder op elkaar te hoeven wachten.

Belangrijkste functies van Jotform Workflows

• Sjablonen voor werkstromen: Kies uit meer dan 200 vooraf gebouwde sjablonen voor toepassingen zoals het inwerken van medewerkers, het vergoeden van onkosten en het verwerken van bestellingen.
• Verzameling van e-handtekeningen: Vraag juridisch bindende e-handtekeningen rechtstreeks binnen een werkstroom op, zonder een aparte ondertekeningstool nodig te hebben.
• Taaktoewijzing met opmerkingen: Wijs taken in de vorm van controlelijsten toe aan teamleden, die rechtstreeks op de taakpagina opmerkingen kunnen plaatsen en documenten kunnen uploaden.
• Geautomatiseerde herinneringen en vervaldatums: Stel vervaldatums en automatische e-mailherinneringen in voor openstaande goedkeuringen of taken, zodat niets wordt gemist.

Integraties van Jotform Workflows

Integraties zijn onder andere Google Drive, Slack, Airtable, Dropbox, Microsoft Teams, Square, PayPal, Stripe, Authorize.Net en Box.

Wat is gratis?

Jotform Workflows biedt een gratis abonnement dat onbeperkt beschikbaar blijft en maximaal 5 formulieren, 100 maandelijkse inzendingen en 1.000 maandelijkse formulierweergaven omvat. Het gratis abonnement beperkt ook de opslag en de toegang tot sommige geavanceerde functies.

monday AI Workspace is een zeer configureerbaar platform voor werkbeheer dat taaktracking, werkstroomautomatisering, projectvisualisatie in meerdere weergaven en tools voor teamsamenwerking combineert binnen een aanpasbare werkruimte die op sjablonen is gebaseerd.

Voor wie is monday AI Workspace het meest geschikt?

monday AI Workspace is zeer geschikt voor kleine teams in marketing, operations of productontwikkeling die meerdere werkstromen tussen verschillende functies moeten beheren zonder rigide software die voor iedereen hetzelfde is.

Waarom ik voor monday AI Workspace heb gekozen

monday AI Workspace staat op mijn shortlist omdat geen enkele andere gratis tool die ik heb gebruikt je zoveel structurele controle geeft over de manier waarop je werkstromen opbouwt. Ik kan afzonderlijke bordarchitecturen configureren voor een inhoudskalender, een sprinttakenlijst en een inwerkoverzicht, elk met eigen aangepaste statussen en kolomtypen. De meer dan 200 sjablonen maken het praktisch om snel te beginnen en vervolgens aan te passen, in plaats van elke keer vanaf nul te moeten bouwen wanneer er een nieuw type werkstroom ontstaat.

Belangrijkste functies van monday AI Workspace

• Kanban- en tabelweergaven: Kies uit twee belangrijke visualisatiemodi om je werkstromen te beheren en te organiseren.
• Opmerkingen en meldingen: Werk samen aan specifieke taken met discussies met opmerkingen en teammeldingen.
• Documentbijlagen: Voeg belangrijke bestanden of documenten rechtstreeks aan taken toe om projectinformatie te centraliseren.
• Rechten op bordniveau: Beheer de toegangs- en bewerkingsrechten op bordniveau om toezicht en gegevensconsistentie te behouden.

Integraties van monday AI Workspace

monday AI Workspace biedt ingebouwde integraties met Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Jira, GitHub, Trello, Zoom, HubSpot en Salesforce. Het ondersteunt ook Zapier en biedt een API voor aangepaste integraties.

Wat is gratis?

monday AI Workspace biedt een gratis abonnement zonder tijdslimiet voor maximaal 2 gebruikers, met onbeperkte documenten, meer dan 200 sjablonen en maximaal 3 borden. Automatiseringen en integraties zijn niet beschikbaar in het gratis abonnement en de opslagruimte is beperkt tot 500 MB.

ClickUp biedt kleine teams in de technologie-, marketing- en creatieve sector een flexibele werkruimte om taken te organiseren, projecten te beheren en iedereen op één lijn te houden zonder dat kernfuncties voor workflows achter betaalmuren verdwijnen.

Voor wie is ClickUp het meest geschikt?

ClickUp is een goede keuze voor kleine, cross-functionele teams die één centrale plek nodig hebben om taken, documenten en communicatie voor product-, ontwerp- en engineeringwerk te beheren.

Waarom ik voor ClickUp heb gekozen

ClickUp staat op mijn shortlist vanwege de manier waarop het teamsamenwerking faciliteert zonder dat je een betaald abonnement nodig hebt om de functies te ontgrendelen die er echt toe doen. Ik vind het prettig dat mijn team rechtstreeks op taken reacties in discussiethreads kan plaatsen, teamgenoten kan taggen en threads kan sluiten, zodat feedbacklussen efficiënt en traceerbaar blijven. Met ClickUp Docs kunnen we ook briefings, specificaties of vergadernotities opstellen en deze rechtstreeks koppelen aan gerelateerde taken, zodat de context nooit verloren gaat in een aparte tool. Voor kleine teams die meerdere werkstromen tegelijk beheren, is zulke verbonden samenwerking moeilijk gratis te evenaren.

Belangrijkste functies van ClickUp

• Aangepaste workflowstatussen: Definieer je eigen taakstatussen zodat ze precies aansluiten bij de manier waarop je team werk door een proces laat lopen.
• Meerdere projectweergaven: Schakel tussen lijst-, bord-, Gantt- en kalenderweergaven om werk te bekijken in het formaat dat het beste bij de taak past.
• Ingebouwde tijdregistratie: Registreer tijd rechtstreeks op taken zonder dat je een timer van een externe partij nodig hebt.
• Terugkerende taken: Stel taken in om volgens een schema te herhalen, zodat routinematig werk automatisch wordt aangemaakt.

ClickUp-integraties

Integraties omvatten Slack, GitHub, HubSpot, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Outlook, Google Calendar, Figma en Zoom.

Wat is gratis?

ClickUp biedt een gratis abonnement voor altijd met een onbeperkt aantal taken en leden. Sommige geavanceerde functies, zoals aangepaste machtigingen en geavanceerde rapportage, zijn alleen beschikbaar met betaalde abonnementen.

Moxo is een workflowplatform dat is ontworpen rond externe procesorkestratie en een flowbouwer, goedkeuringen, e-handtekeningen, formulieren en bestandsverzoeken combineert in één klantgerichte omgeving.

Voor wie is Moxo het meest geschikt?

Moxo is zeer geschikt voor dienstverlenende bedrijven—denk aan financiële dienstverleners, juridische kantoren of adviesbureaus—die gestructureerde workflows met externe klanten en partners moeten beheren.

Waarom ik voor Moxo heb gekozen

Ik heb Moxo opgenomen in mijn topkeuzes omdat het klantgerichte workflows afhandelt met een beveiligingsniveau dat ik bij veel gratis tools niet heb gezien. Elke flow draait op SOC 2 Type II-gecertificeerde infrastructuur, met gegevensversleuteling tijdens overdracht en in rust, plus een audittrail van meer dan 7 jaar die speciaal is ontwikkeld voor gereguleerde sectoren. Ik vind het ook prettig dat Moxo standaard op rollen gebaseerde toegangscontroles en naleving van de AVG ondersteunt. Wanneer mijn team dus een onboarding- of goedkeuringsflow uitvoert met een externe klant, is er een duidelijk, controleerbaar overzicht van elke uitgevoerde actie.

Belangrijkste functies van Moxo

• AI-assistent: Gebruik de ingebouwde AI van Moxo om workflowstappen te genereren en te configureren op basis van een prompt in gewone taal.
• Verzameling van e-handtekeningen: Vraag klanten rechtstreeks binnen een workflowstap om juridisch bindende handtekeningen, zonder een tool van derden.
• Galerij met flowtemplates: Start nieuwe workflows vanuit een bibliotheek met vooraf gebouwde templates in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.
• Voorwaardelijke vertakkingen: Stel logica in die een workflow via verschillende paden laat verlopen op basis van klantreacties of formulierinvoer.

Moxo-integraties

Moxo biedt connectors voor gegevenssynchronisatie met Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho, Wealthbox, Redtail, Filevine, Global Relay, Smarsh, Xero en Follow Up Boss. Het ondersteunt ook bestandsuploads vanuit Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive en bevat native agenda-integraties met Google Calendar en Outlook. Moxo biedt een REST API en webhooks voor aangepaste integraties en maakt verbinding met Zapier.

Wat is gratis?

Moxo biedt een gratis abonnement voor onbepaalde tijd met 2 flows per maand en 500 AI-tegoeden per maand. De gratis versie omvat de workflowbouwer, AI-assistent, vertakkingen, formulieren, e-handtekeningen, bestandsverzoeken en integraties met derden, maar bevat geen portals, aangepaste domeinen, rapportagedashboards of API-toegang.

Qntrl stelt kleine teams in de technologie, operations en het projectmanagement in staat om workflows te automatiseren en te volgen met aanpasbare formulieren, procesmodellering en op rollen gebaseerde controles. Zo kunnen teams aanvragen en goedkeuringen organiseren zonder ingewikkelde configuratie.

Voor wie is Qntrl het meest geschikt?

Qntrl is zeer geschikt voor kleine operations- en projectmanagementteams die behoefte hebben aan gestructureerde procesautomatisering en verwachten dat de complexiteit van hun workflows in de loop der tijd zal toenemen.

Waarom ik voor Qntrl koos

Qntrl staat op mijn shortlist omdat het specifiek is ontwikkeld rond procesorkestratie en niet alleen rond taakbeheer. Ik vind het prettig dat je workflows met meerdere fasen en voorwaardelijke vertakkingen kunt ontwerpen, zodat één intakeformulier aanvragen automatisch naar verschillende teamleden kan doorsturen op basis van het antwoord. Mijn team kan beginnen met een eenvoudige goedkeuringsworkflow en extra fasen, rollen en automatiseringsregels toevoegen naarmate onze processen complexer worden. Die geleidelijke schaalbaarheid is zeldzaam in tools met een gratis abonnementsniveau.

Belangrijkste functies van Qntrl

• Gecentraliseerde indiening van aanvragen: Eén portaal waar teamleden alle werkgerelateerde aanvragen indienen, zodat de intake binnen verschillende functies georganiseerd blijft.
• Statusupdates in realtime: Direct inzicht in de plek van elke aanvraag in de workflow, zodat niemand handmatig updates hoeft op te vragen.
• SLA-tracking: Ingebouwde monitoring van servicelevelovereenkomsten markeert verlopen taken en helpt teams deadlines goed in de gaten te houden.
• Aangepaste rapporten: Genereer rapporten over de doorlooptijd en het gebruik van workflows om knelpunten te identificeren en de procesprestaties in de loop der tijd te meten.

Integraties van Qntrl

Integraties omvatten Zoho CRM, Zoho Books, Zoho People, Zoho Desk, Google Drive, Dropbox, SAP, Oracle, Active Directory en Slack.

Wat is gratis?

Qntrl biedt een gratis demo, maar op de website staat geen gratis abonnement voor onbepaalde tijd of gratis proefperiode vermeld, en ook geen informatie over beperkingen voor gebruikers of functies.

Nanonets is een AI-gedreven automatiseringsplatform voor kleine teams en bedrijven die documentintensieve workflows willen stroomlijnen en handmatige gegevensinvoer willen verminderen.

Voor wie is Nanonets het meest geschikt?

Nanonets is zeer geschikt voor kleine teams binnen finance, operations of logistiek die grote hoeveelheden documenten verwerken, zoals facturen, bonnen of formulieren.

Waarom ik voor Nanonets heb gekozen

Ik heb voor Nanonets gekozen omdat het intelligente documentverwerking goed uitvoert voor kleine teams die worden overspoeld door handmatige gegevensinvoer. Het maakt gebruik van OCR op basis van AI om automatisch gestructureerde gegevens uit facturen, inkooporders en bonnen te halen, en er is geen ontwikkelaar nodig om het in te stellen. Mijn team kan aangepaste documentworkflows bouwen die geëxtraheerde gegevens aan vooraf gedefinieerde regels toetsen voordat deze ter goedkeuring worden doorgestuurd. Voorgetrainde documentmodellen werken direct nauwkeurig voor veelvoorkomende documenttypen.

Belangrijkste functies van Nanonets

• Goedkeuringsworkflows met menselijke tussenkomst: Voeg op elk moment in een documentworkflow handmatige controle- en goedkeuringsfasen toe om fouten op te sporen voordat documenten verder in de workflow worden verwerkt.
• Workflowbouwer zonder code: Gebruik natuurlijke taal om geautomatiseerde workflows te bouwen en te configureren zonder code te schrijven.
• Gegevensinvoer vanuit meerdere bronnen: Haal documenten uit e-mails, databases en geüploade bestanden binnen in één uniforme workflow.
• Ondersteuning voor meer dan 300 documenttypen: Verwerk direct een breed scala aan documentindelingen, van bankafschriften tot inkooporders.

Integraties van Nanonets

Integraties zijn onder andere beschikbaar met SAP, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Zoho, FreshBooks, Xero, HubSpot en Oracle.

Wat is gratis?

Nanonets biedt een gratis abonnement voor altijd met $200 aan tegoed wanneer je je aanmeldt, zodat je alle kernfuncties kunt gebruiken totdat het tegoed op is. Voor sommige premiumfuncties en integraties is een betaald abonnement of extra tegoed vereist.

FigJam biedt kleine teams in technologie, design en digitale omgevingen een samenwerkend online whiteboard om workflows in kaart te brengen, ideeën te brainstormen en projecten visueel in realtime te organiseren.

Voor wie is FigJam het meest geschikt?

FigJam is zeer geschikt voor kleine product-, design- en engineeringteams die behoefte hebben aan een lichte, visuele ruimte voor planning en samenwerking.

Waarom ik voor FigJam heb gekozen

FigJam staat op mijn shortlist vanwege de vele mogelijkheden zonder dat je wordt vastgezet in een rigide structuur. Ik vind het geweldig dat het canvas zich aanpast aan wat mijn team nodig heeft—of we nu een sprintworkflow in kaart brengen met verbindingslijnen en vormen die op het raster uitlijnen, of een retrospectieve uitvoeren met plaknotities en stemmingen. Dankzij de meer dan 300 kant-en-klare sjablonen kan ik in enkele seconden een projectstart, stroomdiagram of roadmapbeoordeling opzetten, zonder helemaal opnieuw te beginnen. Met de AI-functies van FigJam kan ik plaknotities in thema's ordenen of op basis van één prompt een aangepast sjabloon genereren, zodat sessies vlot blijven verlopen.

Belangrijkste functies van FigJam

• Sectiekaders: Organiseer je canvas in afzonderlijke zones om werkstromen, teams of projectfasen binnen één bord van elkaar te scheiden.
• Chat via cursor: Teamleden typen tijdens live sessies rechtstreeks berichten op het canvas zonder over te schakelen naar een afzonderlijke chattool.
• Ondersteuning voor insluiten: Plaats live links, bestanden en media uit externe tools rechtstreeks op het bord, zodat referentiemateriaal in de juiste context blijft.
• Timerwidget: Voer activiteiten met een vaste tijdslimiet uit, zoals stand-ups of brainstormsessies, met een ingebouwde afteltimer die voor alle deelnemers zichtbaar is.

Integraties van FigJam

Integraties omvatten Asana, Jira, Slack, GitHub, Microsoft Teams, Zoom, Dropbox, Google Drive, Trello en Miro.

Wat is gratis?

FigJam biedt een instapabonnement dat altijd gratis is, met onbeperkt aantal concepten en maximaal 3 FigJam-bestanden per gebruiker. Voor geavanceerde functies en onbeperkt aantal bestanden is een betaald abonnement vereist.

Process Street biedt kleine teams in technologie, operations en dienstverlenende bedrijven een manier om terugkerende werkstromen te organiseren, automatiseren en volgen met behulp van eenvoudige controlelijsten en samenwerkende procesjablonen.

Voor wie is Process Street het meest geschikt?

Process Street is geschikt voor kleine operationele teams en klantenteams die herhaalbare processen willen standaardiseren en beheren zonder afhankelijk te zijn van een ontwikkelaar.

Waarom ik voor Process Street heb gekozen

Process Street verdient een plek als een van de beste opties op mijn shortlist vanwege de manier waarop de codevrije werkstroombouwer terugkerende processen afhandelt zonder technische configuratie. Ik vind het prettig dat je een volledig geautomatiseerde werkstroom kunt opbouwen—met voorwaardelijke logica, taaktoewijzingen en goedkeuringsstappen—door simpelweg een editor in formulierstijl in te vullen. Mijn team kan bijvoorbeeld een proces voor het inwerken van klanten automatiseren, waarbij taken op basis van eerder in de werkstroom verzamelde antwoorden naar de juiste persoon worden doorgestuurd. De AI-werkstroomgenerator bespaart ook echt tijd: je beschrijft het benodigde proces en de tool bouwt binnen enkele seconden de volledige werkstroomstructuur op, inclusief deadlines en stoptaken.

Belangrijkste functies van Process Street

• Vooraf gebouwde werkstroomsjablonen: Krijg toegang tot een bibliotheek met kant-en-klare processjablonen voor veelvoorkomende werkstromen, zoals het inwerken van medewerkers, het inwerken van klanten en SOP's, die je direct kunt implementeren.
• Procesdashboard: Houd de real-time status van werkstroomuitvoeringen, voltooiingspercentages van taken en teamprestaties voor alle actieve processen bij vanuit één aanpasbare weergave.
• Gegevenssets: Verzamel en beheer gestructureerde gegevens in werkstromen met formulieren met gekoppelde vervolgkeuzelijsten, opgeslagen weergaven en synchronisatie met het bronsysteem om invoer consistent te houden.
• Projecten: Volg de uitvoering van meerdere werkstromen, beheer taakafhankelijkheden en breng knelpunten aan het licht voordat ze de oplevering vertragen.

Integraties van Process Street

Integraties zijn onder andere beschikbaar met Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Google Sheets, Jira, DocuSign, HubSpot, Mailchimp, Stripe en Greenhouse.

Wat is gratis?

Process Street biedt een permanent gratis plan voor maximaal 5 actieve werkstromen en een onbeperkt aantal gebruikers. Sommige geavanceerde functies en de meeste integraties zijn alleen beschikbaar bij betaalde abonnementen.

OpenProject is opensourcesoftware voor projectbeheer. Download de software en installeer deze op Linux-distributies of in Docker-containers om je hele team of organisatie toegang te bieden.

Waarom ik voor OpenProject heb gekozen: Je kunt projecten aanmaken voor elk van je teams of afdelingen. Je kunt hiërarchieën maken om projecten op een logische manier te structureren. Vervolgens kun je een project opdelen in kleinere taken en plannen en workflows maken waarmee je deze kunt voltooien.

Daarnaast kun je deze projecten in een Gantt-diagram bekijken om inzichtelijk te maken hoe het werk vordert en knelpunten te identificeren en weg te nemen. Je kunt ook afhankelijkheden, mijlpalen, taken en fasen aanmaken om elk project verder te organiseren. Al deze informatie wordt weergegeven in het Gantt-diagram. Je kunt het project ook bekijken als kalender of takenlijsten.

Het nadeel van OpenProject is dat je zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud van je software-installatie. Hoewel de software gratis is, moet je betalen voor servers of bestaande servers gebruiken. OpenProject biedt ook de mogelijkheid om de software voor je te installeren en te hosten.

Belangrijkste functies en integraties van OpenProject

Functies omvatten een teamplanner met informatie over werkbelasting, aangepaste velden, helpteksten voor aanvullende informatie over functies, tijdelijke gebruikers en geavanceerde agileborden.

Integraties kunnen worden gebouwd met behulp van de API. Hiermee kun je verbinding maken met elke andere tool in je technologiestack.

DocuWare is een platform voor documentbeheer en workflowautomatisering voor kleine teams en bedrijven die digitale documenten moeten organiseren, routeren en beveiligen, terwijl ze goedkeuringsprocessen automatiseren en handmatig papierwerk verminderen.

Voor wie is DocuWare het meest geschikt?

DocuWare is zeer geschikt voor kleine teams in documentintensieve sectoren zoals financiën, gezondheidszorg en juridische dienstverlening die gestructureerde workflows nodig hebben voor goedkeuringen, routering en naleving.

Waarom ik voor DocuWare heb gekozen

DocuWare staat op mijn shortlist vanwege de nauwe koppeling tussen documentopslag en workflowautomatisering. Ik vind het prettig dat DocuWare, wanneer mijn team een binnenkomende factuur opslaat, automatisch een goedkeuringsworkflow kan starten: het document wordt naar de juiste persoon gerouteerd, dubbele verwerking wordt voorkomen en het document wordt geëscaleerd als een deadline wordt gemist. Met de workflowontwerper kan ik deze stappen visueel in kaart brengen zonder code te schrijven. Dat is belangrijk voor een klein team zonder speciale IT-ondersteuning. Ik maak ook gebruik van de vervangingsregels, die taken automatisch opnieuw toewijzen wanneer iemand afwezig is, zodat documentgerichte processen niet stilvallen omdat ze van één persoon afhankelijk zijn.

Belangrijkste functies van DocuWare

• Intelligente indexering: AI zet documentinhoud automatisch om in doorzoekbare indextermen, waardoor handmatige gegevensinvoer bij het archiveren van documenten overbodig wordt.
• DocuWare-formulieren: Aanpasbare webformulieren verzamelen gegevens rechtstreeks van teamleden of externe contacten en voeren deze door naar documentworkflows.
• Documentversiebeheer: Bewerkte documenten worden automatisch als nieuwe versies opgeslagen en er wordt een volledige documentgeschiedenis bijgehouden voor audit- en controledoeleinden.
• Controle-dashboard: Houdt de voortgang van actieve workflows in realtime bij en toont op elk moment waar elk document zich in het proces bevindt.

Integraties van DocuWare

Integraties omvatten Microsoft Outlook, Microsoft Teams, SAP, Sage, QuickBooks, Microsoft Dynamics, SharePoint, OQLIS, VERTOSUITE en Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Wat is gratis?

DocuWare biedt een gratis demo, maar er is geen gratis abonnement voor onbeperkt gebruik en er is geen gratis proefperiode met beperkte duur beschikbaar. Voor toegang tot alle functies en gebruikersplaatsen is een betaald abonnement vereist.