Wat is samenwerking? Definitie, typen & beste werkwijzen
Samenwerking is een van die woorden die de laatste tijd overal opduiken. Veel mensen praten erover, maar niet iedereen doet het of doet het effectief.
Ik ga teamsamenwerking uiteenzetten, uitleggen waarom deze bijzonder belangrijk is bij digitale projecten, ingaan op de gevolgen van werken op afstand en enkele best practices en softwaretools bespreken.
Wat is samenwerking?
Samenwerking is het proces waarbij je samen met iemand anders of met een groep mensen iets creëert. Bij digitale projecten vormt dit de levensader van wat je doet: digitale ervaringen creëren met klanten, teamleden, belanghebbenden, technische medewerkers en ontwerpers (om er maar een paar te noemen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bij samenwerking op afstand, die meer dan ooit voorkomt, doe je dit met de extra barrière van afstand en technologie. Door samenwerkingstools en communicatietools te gebruiken, kun je de werkomgeving verbeteren, deze aantrekkelijker maken en het delen van kennis stimuleren, waardoor het team veerkrachtiger en effectiever wordt en resultaten kan behalen!
Welke verschillende soorten samenwerking zijn er?
Hier zijn enkele van de vele verschillende soorten samenwerking die relevant zijn voor digitale projecten.
- Teamsamenwerking: Bij deze vorm van samenwerking komt het projectteam samen om naar een gemeenschappelijk doel toe te werken (oftewel de voltooiing van het project). Dit is waarschijnlijk de meest voor de hand liggende vorm van samenwerking en elk project waarbij meer dan één persoon betrokken is, vereist deze vorm.
- Samenwerking binnen de gemeenschap of sociale samenwerking: Bij deze vorm van samenwerking is een bredere groep betrokken dan alleen het projectteam. Bij projecten die bijvoorbeeld gemeenschaps- of sociale programma's of initiatieven zijn, heb je input nodig van de gemeenschap of groep waarop het project invloed zal hebben.
- Multidisciplinaire samenwerking: Hierbij worden mensen uit verschillende disciplines samengebracht om aan een project te werken. Bij digitale projecten zijn vaak ontwikkelaars, ontwerpers en marketeers betrokken, en dankzij multidisciplinaire samenwerking kunnen zij effectief samenwerken en hun sterke punten benutten. Houd er echter rekening mee dat multidisciplinaire samenwerking uitdagend kan zijn.
Ontwikkelaars zijn dol op Jira, vooral voor het beheren van implementaties en automatiseringen, maar ontwerpers vinden het erg rigide en niet gebruiksvriendelijk voor ontwerpers. Het is voortdurend heen en weer proberen om beide teams te laten samenwerken.
- Samenwerking in de cloud: Als je team tools voor projectsamenwerking gebruikt die in de cloud werken, ook wel tools voor samenwerking in de cloud genoemd, bedenk dan hoe het team in de cloud zal samenwerken en het werk zal beheren. Als meerdere teamleden bijvoorbeeld tegelijkertijd aan een document werken in je tool voor documentsamenwerking, stel dan een proces op om te voorkomen dat ze elkaars werk overschrijven.
- Virtuele samenwerking: Met de opkomst van werken op afstand werken veel teams virtueel samen (in plaats van persoonlijk) met behulp van tools voor videosamenwerking. Virtuele samenwerking vereist wat meer werk om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Jij moet als projectmanager specifieke tijden en vergaderingen instellen om samenwerking aan te moedigen en ervoor te zorgen dat het team niet in afzonderlijke silo's werkt.
- Asynchrone samenwerking: Dit gebeurt wanneer teams niet in realtime samenwerken (in tegenstelling tot synchrone samenwerking, die wel in realtime plaatsvindt). Teamleden kunnen zich op verschillende locaties bevinden of in verschillende tijdzones werken. In plaats van een dagelijkse check-invergadering kun je teamleden vragen om in je teamcommunicatietool een bericht te sturen met hun notities voor die dag.
- Interorganisationele samenwerking: Deze vorm van samenwerking vindt plaats wanneer verschillende organisaties aan een project moeten samenwerken. Dit kan betekenen dat twee bureaus samenwerken en middelen delen om een groot project op te leveren waarvoor één bureau alleen niet over voldoende middelen beschikt.
- Creatieve samenwerking: Deze vorm van samenwerking lijkt op multidisciplinaire samenwerking, maar is specifiek gericht op creatieve disciplines zoals kunst, ontwerp en media. Als je project een toneelproductie of een kunstinstallatie is, zul je waarschijnlijk deze vorm van samenwerking gebruiken.
Waarom is samenwerking belangrijk voor uw organisatie?
Samenwerking biedt uw organisatie veel voordelen. Hier zijn enkele redenen waarom samenwerking belangrijk is:
- Samenwerking helpt u concurrerend te blijven: zakelijke allianties geven bedrijven snel toegang tot de technologie, vaardigheden en gegevens die tot innovatie leiden, evenals tot meer wendbaarheid en veerkracht.
- Dankzij samenwerkingsverbanden kunnen bedrijven winstgevender worden door de efficiëntie te verhogen of kosten te verlagen, uit te breiden naar nieuwe geografische gebieden en nieuwe gezamenlijke producten te creëren.
- Samenwerking geeft ons toegang tot de middelen die we nodig hebben via strategische partnerschappen die hiaten in uw vaardigheden of die van uw team opvullen.
- Teams met gespecialiseerde vaardigheden en kennis zijn nodig om projecten op te leveren: deze bestaan waarschijnlijk uit combinaties van middelen van klanten, verkopers en leveranciers.
- Samenwerking doorbreekt silo's binnen organisaties, zodat toegang wordt verkregen tot een schat aan kennis om problemen op te lossen, de samenwerkingscultuur te verbeteren en gezamenlijke doelen of bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
Wat is de rol van samenwerking binnen uw bedrijf?
Samenwerking biedt mogelijkheden om medewerkers meer betrokken te maken, de creativiteit van het team te ontketenen, de beste talenten aan te trekken en te behouden en projecten snel op te leveren.
Crossfunctionele samenwerking vormt de kern van agile werkwijzen, die steeds meer organisaties invoeren. Ze gebruiken deze werkwijzen om VUCA (de oncontroleerbare aspecten van de bedrijfsomgeving) en het tegengif daarvoor, VUCA Prime (een reactie op VUCA door agile methoden toe te passen), het hoofd te bieden.
Het ‘grote vertrek’ is een reëel verschijnsel, vooral in de digitale wereld. Daarom is het aantrekken en behouden van medewerkers cruciaal voor het succes van de organisatie. Medewerkers zoeken voortdurend naar betekenisvolle manieren om bij te dragen, wat de werktevredenheid verhoogt en hun groei in kennis en vaardigheden ondersteunt.
Succesvolle samenwerking helpt medewerkers te betrekken, hun expertise te benutten en volledig gebruik te maken van hun capaciteiten. Om dit te ondersteunen investeren veel organisaties in samenwerkingscursussen die de communicatie-, empathie- en probleemoplossingsvaardigheden versterken die essentieel zijn voor goed presterend teamwork.
Op digitale werkplekken, waar gespecialiseerde kennis zich over meerdere disciplines uitstrekt, wordt effectieve samenwerking een onmisbare vaardigheid. Bovendien vereisen veel digitale projecten samenwerking over organisatorische grenzen heen—tussen interne afdelingen (zoals content en design) of tussen bureaus en klanten.
Wat is de rol van leiderschap bij samenwerking op de werkplek?
Leiders spelen een sleutelrol bij het identificeren en prioriteren van de organisatorische aandachtspunten die van invloed zijn op het vermogen van de organisatie om effectief samen te werken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Organisatorische aanwezigheid: locaties van klanten en medewerkers, belangrijke locaties van verkopers en locaties van leveranciers
- IT-infrastructuur: Is uw kantoor Microsoft-georiënteerd? Wat zijn uw technologische pijlers (CRM, documentbeheer, boekhouding enzovoort)?
- Cultuur: leiderschapsstijlen, communicatiestijlen, managementstijlen, technologische vaardigheid, voorkeuren voor werkstijlen
- Belangrijke interacties: interacties met klanten versus interne interacties, samen creëren, besluitvorming, relaties opbouwen
- Aantrekken en behouden: samenwerking en teamwork; verschillende generaties; diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie
Er zijn hier geen goede of foute antwoorden, maar deze factoren beïnvloeden hoe je samenwerking effectiever kunt maken en kunt bepalen waar de prioriteiten liggen. Als je IT-infrastructuur bijvoorbeeld sterk gericht is op Microsoft-gerichte tools (zoals OneNote), zoek dan naar IT-samenwerkingstools die daarop aansluiten.
Een ander voorbeeld is wanneer interacties op een webpagina een belangrijk pijnpunt voor klanten vormen. Zoek dan naar tools waarmee je op afstand met klanten kunt samenwerken aan het ontwerp, feedback kunt verzamelen en de inhoud die wordt gemaakt kunt annoteren. Dit is een belangrijk voordeel van samenwerkingstools.
Wat zijn de beste werkwijzen voor samenwerking?
Ik heb een aantal cruciale samenwerkingsgebieden gevonden waarop je je bij digitale projecten moet richten:
- Gebruik co-creatie
- Bouw teams met veel vertrouwen op en houd ze in stand
- Heb altijd een agenda voor vergaderingen
- Neem beslissingen gezamenlijk
Co-creatie
Co-creatie (gebaseerd op de werkwijze van gelijktijdige engineering) is een techniek die digitale projectmanagers kunnen inzetten om de samenwerking binnen hun teams en met hun klanten te verbeteren. Deze techniek heeft de volgende kenmerken:
- Multidisciplinaire teams: Digitale projecten brengen unieke vaardigheden en uiteenlopende samenwerkingsrollen samen, zoals contentmakers, ontwerpers en technische specialisten. Zorg ervoor dat je nadenkt over alle cognitieve diversiteit die je in je samenwerkingswerkwijzen en toolset probeert te benutten.
- Gelijktijdige productrealisatie: Dit is een fraaie manier om te zeggen dat je meerdere producten tegelijkertijd ontwikkelt. Je wilt het grotere geheel van je project kunnen zien en tegelijkertijd de subcomponenten ontwerpen en bouwen. Zorg voor duidelijkheid over de overkoepelende visie en zorg ervoor dat iedereen weet waar de belangrijkste raakvlakken tussen de elementen van het project liggen.
- Stapsgewijs informatie delen: Dit is voor de meeste digitale teams gemakkelijk te herkennen. Denk aan je sprints, teamoverleggen en dagelijkse stand-ups. Dit soort rituelen en werkwijzen biedt geweldige ondersteuning voor samenwerking, maar vergeet daarbij niet om je klanten op een passende manier te betrekken.
- Geïntegreerd projectmanagement: Je werkt misschien gelijktijdig (wat zich leent voor meer agile werkwijzen), maar je zult projectmanagementwerkwijzen moeten toevoegen om tijd en budget te beheren.
Teams met veel vertrouwen opbouwen en in stand houden
Neem de tijd om je team op afstand op te bouwen, bied ruimte zodat teamleden elkaar kunnen leren kennen via teambuildingactiviteiten en laat hen teamnormen en werkwijzen opstellen om effectiever te werken. Blijf projectretrospectieven en peilingen houden om te zien hoe het met hen gaat.
Neem de tijd om te begrijpen wat wel en niet werkt voor het team en welke tactieken effectief zijn bij het opbouwen en in stand houden van de juiste cultuur waarin het team succesvol kan zijn. Vervolgens kun je dit in latere projecten herhalen.
Heb altijd een agenda voor vergaderingen
Een van de eenvoudigste hulpmiddelen om de effectiviteit van vergaderingen te vergroten, is altijd een agenda voor een vergadering hebben! Woon geen vergadering bij als er geen agenda is en plan geen vergadering zonder agenda. Zo zorg je ervoor dat de juiste mensen aanwezig zijn om tijdens je vergadering de juiste dingen gedaan te krijgen.
Vergaderingen zijn niet de plek om informatie te delen. Respecteer de tijd van mensen—gebruik waar mogelijk asynchrone tools en technieken. Als je feedback vanuit verschillende perspectieven wilt verzamelen, gebruik dan tools die specifiek gericht zijn op het verzamelen van opmerkingen.
Neem beslissingen gezamenlijk
Het gebruik van gezamenlijke besluitvormingstechnieken geeft teams meer zeggenschap. Ze nemen beter geïnformeerde beslissingen, wat de betrokkenheid binnen het team vergroot. Communiceer ook: wat hebben jullie besloten en waarom hebben jullie dat besloten—aan iedereen die dit moet weten.
Enkele beste praktijken en technieken voor samenwerking om te verkennen zijn:
- Besluitvorming volgens de nominale groepstechniek: Dit tilt brainstormen naar een hoger niveau en zorgt ervoor dat elke stem wordt gehoord.
- Trap-voor-traptechniek: Hiermee kan het team informatie synthetiseren via deelsessies en vervolgens een beslissing nemen.
Tools die samenwerking op afstand helpen verbeteren
Samenwerking ontstaat vanzelf in situaties waarin mensen persoonlijk samenwerken. Fysiek samen zijn kan de kameraadschap, spontane interacties, diepere verbindingen, dynamische probleemoplossing in realtime en gesprekken in de wandelgangen bevorderen. Dit draagt allemaal bij aan een productief, gefocust en enthousiast team.
Dit is moeilijk na te bootsen in een werkomgeving op afstand. Waarschijnlijk grijp je naar een handvol samenwerkingstools, die er ongeveer als volgt uit kunnen zien:
- Tools voor zakelijke communicatie, zoals e-mail, voicemail, videoconferentietools zoals Webex en chat- & berichtenapps.
- Communityplatforms, zoals Mighty Networks, Discord of Clubhouse.
- Online kantoortools, zoals Office 365 of Google Drive.
- Zakelijke samenwerkingstools, zoals tools voor cloudopslag of het delen van bestanden.
- AI-samenwerkingstools, die functies bieden waarmee projectmanagers de repetitieve, handmatige taken die zij gebruiken om samenwerking te faciliteren, kunnen versnellen en verminderen.
- Projectmanagementsoftware & taakbeheersoftware, zoals Jira, Asana en Trello, kan teams helpen georganiseerd te blijven, terwijl software zoals Milanote extra mogelijkheden biedt voor visuele projectorganisatie en samenwerking.
Het is van cruciaal belang dat de zakelijke samenwerkingstools en alle andere tools die je gebruikt integraties bieden waarmee ze met elkaar kunnen communiceren, zodat de informatie actueel en relevant is voor teamleden op alle platforms die je gebruikt. De prijzen van samenwerkingssoftware spelen ook een rol—zorg ervoor dat je een optie vindt die binnen je budget past.
Hier vind je een lijst met de beste samenwerkingstools voor gebruik in digitale projecten en binnen projectteams.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
