Wat zijn EPM-tools? Definitie + 10 beste opties
Of je nu een senior projectmanager bent die een projectmanagementcapaciteit opzet bij een groeiend digitaal bureau, of een ambitieuze oprichter die zijn werkwijzen wil opschalen, software voor enterpriseprojectmanagement kan je beste vriend zijn als het gaat om het uitvoeren van complexe projecten en het beheren van multifunctionele teams.
Tools voor enterpriseprojectmanagement zijn robuustere versies van de PM-tools die je kent en graag gebruikt. Ze stellen gebruikers in staat de voortgang van hun team bij te houden, documenten te delen, meldingen te versturen, taken toe te wijzen en nog veel meer te doen!
Hier bespreek ik enkele gebruikssituaties, belangrijke functies en voordelen die projectmanagers binnen ondernemingen kunnen verwachten van tools voor enterpriseprojectmanagement, en geef ik een lijst van de beste tools op de markt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een tool voor enterpriseprojectmanagement?
Tools voor enterpriseprojectmanagement verzamelen informatie uit meerdere teams om een uniform beeld te geven van het projectlandschap binnen je organisatie.
Wanneer je een klein bedrijf bent, kun je vertrouwen op mond-tot-mondreclame of een eenvoudige taaktracker om op de hoogte te blijven van waar iedereen aan werkt. Naarmate je organisatie groeit, bereik je uiteindelijk een omslagpunt waarop je niet langer vanzelf weet waar anderen mee bezig zijn. Dit is waar software voor enterpriseprojectmanagement van pas komt.
Software voor enterpriseprojectmanagement is ontworpen voor grote ondernemingen en voor projecten die complexer zijn. Bovendien lopen deze projecten vaak langere tijd, hebben ze grotere budgetten en zijn er meer projectteamleden en belanghebbenden bij betrokken.
Lees hier meer over de verschillende tools die ondernemingen gebruiken.
Gebruikssituaties van tools voor enterpriseprojectmanagement
Een tool voor enterpriseprojectmanagement is het meest geschikt voor grote, complexe projecten. Als je project daarom niet vereist dat verschillende teams op één plek communiceren en samenwerken, kun je beter projectmanagementsoftware gebruiken die is afgestemd op afzonderlijke projectmanagers. Dit geldt vooral voor kleine bedrijven met eenvoudige taken.
Als je echter een organisatiebrede taak moet volgen, is een tool voor enterpriseprojectmanagement een ideale projectmanagementoplossing. Voorbeelden van dit soort taken zijn klantprojecten, zoals de lancering van websites, softwareontwikkelingsprojecten of digitale marketingcampagnes, maar ook interne verandertrajecten, zoals organisatorische veranderingen na een fusie of overname.
Als je organisatie nu geen EPM-tool nodig heeft, maar wel plannen heeft om te groeien, kan het toch de moeite waard zijn om alvast een tool te kiezen en in te richten. Zo heb je tijd om je voorkeursoplossing voor enterpriseprojectmanagement verder te ontwikkelen voordat die echt nodig is.
Je moet er ook voor zorgen dat de tool die je kiest werkt met je bestaande raamwerk voor enterpriseprojectmanagement.
Waarvoor worden tools voor enterpriseprojectmanagement gebruikt?
Tools voor enterpriseprojectmanagement hebben veel gebruikssituaties gemeen met andere soorten projectmanagementsoftware, maar dan op een veel grotere schaal. Hier zijn enkele specifieke gebruikssituaties waarvoor een enterpriseoplossing nodig is.
Projectvoortgang in meerdere gebieden volgen
Bij sommige projecten zijn belanghebbenden op verschillende niveaus van een organisatie betrokken, van projectmanagers en leidinggevenden tot medewerkers op de werkvloer. Een softwaremigratie vereist bijvoorbeeld ontwikkelingswerk, coördinatie door projectmanagement en interne communicatie op directieniveau. Dat betekent dat verschillende teams er tijdens het proces bij betrokken zijn.
Het gebruik van specifieke soorten EPM-tools, zoals software voor het volgen van projecten, is vooral belangrijk in grotere bedrijven waar teamleden wereldwijd of op verschillende kantoorlocaties werken.
Opschalen naar grote projecten
Het vermogen om op te schalen is een van de belangrijkste eigenschappen die een tool voor enterpriseprojectmanagement een organisatie kan bieden. Naarmate een bureau nieuwe klanten werft, wordt projectmanagement steeds belangrijker om een groeiende projectportefeuille te beheren.
Samenwerking
Hoe groot het team ook is, effectieve en efficiënte samenwerking is cruciaal. Projectmanagers en andere teamleden moeten in realtime kunnen communiceren.
Met tools voor enterpriseprojectmanagement kun je documenten binnen en tussen teams delen. Projectmanagers kunnen via de tool voor enterpriseprojectmanagement ook taken of meldingen versturen, in plaats van deze afzonderlijk naar elk teamlid te sturen.
Verder maken samenwerkingstools voor ondernemingen crossfunctionele samenwerking mogelijk. Als je dus een systeem voor enterpriseprojectmanagement binnen je bedrijf gebruikt, kun je dit in verschillende afdelingen inzetten. Dit is ideaal voor een project zoals de lancering van een website, waarbij vertegenwoordigers van meerdere groepen betrokken zijn (engineering, marketing, productmanagement enzovoort).
Rapportage
Met rapportagefuncties kun je projectgegevens vanuit verschillende invalshoeken bekijken. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor projectmanagers die de voortgang van een project moeten presenteren aan een nieuwsgierige klant.
Houd er rekening mee dat sommige tools, zoals Wrike, meerdere Enterprise-niveaus hebben. Controleer daarom of het abonnement de functies bevat die je nodig hebt. Voor een uitgebreide vergelijking van opties voor enterprise-werkmanagementsoftware kun je meerdere platforms evalueren.
Je hebt het Pinnacle-abonnement van Wrike nodig voor geavanceerde analyses, en vanaf dat punt beginnen ze je een duurder abonnement aan te smeren.
Daarnaast verminderen enterpriseprojectmanagementtools met rapportagefuncties de noodzaak voor projectmanagers om teamleden achterna te zitten voor updates, zolang statussen, urenstaten en deadlines in de tool up-to-date worden gehouden. Een win-winsituatie voor iedereen die erbij betrokken is!
Budgettering
Met budgetteringsfuncties kun je projectkosten plannen en aankomende projectuitgaven bekijken. Dit helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat ze binnen het budget blijven en tegelijkertijd de projectdoelen op koers houden.
Met enterpriseprojectmanagementsoftware kun je naadloos door software gegenereerde dashboards gebruiken om klanten op de hoogte te houden wanneer de kosten mogelijk krap worden en/of wanneer de scope de neiging heeft uit te breiden.
Uitgebreide aanpasbaarheid
Afhankelijk van het project kunnen enterpriseprojectmanagementtools worden aangepast. Je hebt bijvoorbeeld aanvullende beveiligingsfuncties nodig als je project vereist dat bestanden veilig zijn wanneer ze naar een server worden geüpload of daarvan worden gedownload.
Je kunt projectmanagementtools ook aanpassen door projectstatussen en labels te wijzigen. Als je een project hebt waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn, is het belangrijk om te weten waar elk project zich in het proces bevindt, zodat teamleden hun werk op de juiste manier prioriteren.
Standaardfuncties van enterpriseprojectmanagementtools
De meeste enterpriseprojectmanagementtools bevatten standaardfuncties voor projectmanagement, plus enkele handige extra’s. Hieronder vind je een gedetailleerd overzicht van typische functies van EPM-tools. Je kunt ook zoeken naar functies voor AI in enterpriseprojectmanagement die je workflows en processen kunnen versnellen en vereenvoudigen.
Communicatiefuncties
De meeste enterpriseprojectmanagementtools beschikken over functies waarmee je met andere teamleden kunt communiceren, in de app of via integraties van derden.
Communicatiemethoden in de app kunnen @vermeldingen of rechtstreekse berichten omvatten om teamleden op de hoogte te brengen van aankomende taken. Forums of discussiefora bevorderen communicatie tussen afdelingen. Slack is een typische integratie van derden waarmee je gesprekken in de app over verschillende projectonderwerpen kunt uitbreiden.
Een projectmanagementapp is een andere nuttige functie die samenwerking op afstand mogelijk maakt.
Functies voor voortgangsregistratie en beheer
Naast standaard capaciteitsplanning en resourcebeheer voor projecten, moeten enterpriseprojectmanagementtools de volgende mogelijkheden bevatten:
- Robuuste budgettering en prognoses: Dit is ideaal voor projectmanagers die met meerdere budgetten werken en willen zien hoe elk project het afdelings- en/of bedrijfsbudget beïnvloedt.
- Datavisualisatie: Hierdoor krijgen projectmanagers inzicht in de voortgang van een project zonder dat ze een grote hoeveelheid projectgegevens hoeven door te nemen. Software voor organisatiebreed projectmanagement stelt je in staat om de voortgang van meerdere projecten binnen een portfolio te visualiseren.
- Geavanceerde monitoring van kritieke prestatie-indicatoren: Kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) zijn meestal de eerste prioriteit van een projectmanager, dus monitoring in realtime is cruciaal. Met de meeste software voor organisatiebreed projectmanagement kun je team- of projectspecifieke KPI's koppelen aan bedrijfs-KPI's om de impact van afzonderlijke projecten op de bedrijfsprestaties te beoordelen.
- Mogelijkheden voor financiële consolidatie en afsluiting: Deze zijn nuttig wanneer projectmanagers een bedrijfsbreed beeld willen krijgen van waar de middelen naartoe gaan.
- Rapporten over de effectiviteit van de toeleveringsketen: Deze functie is nuttig voor projectmanagers die moeten weten hoe goed de toeleveringsketen binnen hun projectenportfolio functioneert.
- Rapporten over humanresourcesmanagement: Projectmanagers gebruiken deze functie om te zien hoe goed hun teamleden samenwerken en informatie delen. De functie kan ook helpen vaststellen waar teamleden onder- of overbezet zijn.
- Tijdregistratie: Het gebruik van functies voor tijdregistratiesoftware is belangrijk voor projectmanagers die moeten weten hoe deadlines van afzonderlijke projecten kunnen worden beïnvloed als er meer of minder teamleden beschikbaar zijn om het portfolio te ondersteunen.
- Rapporten: Rapportagemogelijkheden zijn cruciaal voor projectmanagers, afdelingshoofden en senior managers om inzicht te krijgen in de projectprestaties binnen de organisatie, zonder dat ze noodzakelijkerwijs in de details van een afzonderlijk project hoeven te duiken.
Strategische planning
Strategische planning op bedrijfsniveau geeft projectmanagers een overzicht op hoog niveau van projectdoelen en -doelstellingen en van de manier waarop een specifiek project bijdraagt aan bedrijfsdoelstellingen. Software voor organisatiebreed projectmanagement stelt projectmanagers in staat projectinformatie vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en eenvoudig beslissingen te nemen over welke projecten en specifieke stappen vervolgens moeten worden uitgevoerd, waarbij rekening wordt gehouden met omgevingsfactoren van de organisatie.
Software voor organisatiebreed projectmanagement kan gebruikers ook helpen operationele richtlijnen op te stellen die gelden voor bedrijfsprojecten, ongeacht de omvang. Dit is nuttig wanneer projectmanagers met projectteams van verschillende afdelingen moeten samenwerken of wanneer bij het project externe leveranciers betrokken zijn—zo blijft iedereen op één lijn.
Voordelen van hulpmiddelen voor organisatiebreed projectmanagement
Het belangrijkste voordeel van software voor organisatiebreed projectmanagement is dat deze je helpt een beter inzicht te krijgen in de voortgang van projecten. Dit bespaart op zijn beurt tijd doordat fouten als gevolg van miscommunicatie of een gebrek aan organisatie worden verminderd, en stelt je team in staat projectdeadlines te halen.
Hulpmiddelen voor organisatiebreed projectmanagement:
- Verbeteren de productiviteit door de tijd te verminderen die andere teamleden besteden aan “werk over werk”, waardoor meer tijd wordt besteed aan het werk waarvoor ze zijn aangenomen
- Verminderen de tijd die wordt besteed aan het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen om die met leidinggevenden te delen—het hulpmiddel voor organisatiebreed projectmanagement brengt deze informatie voor je samen
- Verbeteren de prioritering door inzicht te geven in de tijd die aan verschillende projecten wordt besteed
- Verankeren best practices voor projectmanagement in de hele organisatie en helpen zo de volgende generatie projectmanagers op te leiden.
Beste hulpmiddelen voor organisatiebreed projectmanagement
Als je op zoek bent naar een hulpmiddel voor organisatiebreed projectmanagement voor je organisatie, vind je hier een lijst met de beste opties, samen met een korte beoordeling om je een idee te geven van de sterke punten van elk hulpmiddel.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Waarin verschillen hulpmiddelen voor organisatiebreed projectmanagement van andere projectmanagementsoftware?
Software voor organisatiebreed projectmanagement verschilt van andere projectmanagementsoftware omdat deze is ontworpen voor grotere, complexere projecten waarbij veel mensen en middelen betrokken zijn en waarvoor vaak coördinatie tussen meerdere afdelingen binnen de organisatie nodig is.
Wanneer moet je een hulpmiddel voor organisatiebreed projectmanagement gebruiken in plaats van andere projectmanagementsoftware?
U zou een projectmanagementtool voor ondernemingen moeten gebruiken om projecten te beheren die een groot budget, meerdere afdelingen of veel mensen omvatten. Projectmanagementsoftware voor ondernemingen is ontworpen voor dit soort projecten en bevat vaak meer functies dan standaardprojectmanagementtools.
De noodzaak om een portfolio van projecten over meerdere afdelingen heen te beheren, is een ander teken dat u tools voor portfolioprojectmanagement voor ondernemingen nodig hebt. In deze gevallen, waarin projectteams tegelijkertijd aan verschillende soorten projecten werken of het project meerdere bedrijven omvat met afzonderlijke afdelingsbudgetten en deadlines, is projectmanagementsoftware voor ondernemingen van cruciaal belang.
Op Welke Manieren Lijken Projectmanagementtools Voor Ondernemingen Op Andere Vormen Van Projectmanagementsoftware?
Projectmanagementsoftware voor ondernemingen is voortgekomen uit standaardprojectmanagementtools. Zelfs de nieuwste projectmanagementtools voor ondernemingen doen daarom denken aan hun eerdere, eenvoudigere versies. Hieronder vindt u enkele functies die zijn behouden.
Samenwerking binnen teams: Documenten delen, taken toewijzen en meldingen naar teamleden versturen zijn standaardfuncties in projectmanagementsoftware.
Rapportage: De mogelijkheid om te rapporteren hoeveel voortgang er met een project is geboekt, kan projectmanagers helpen te zien hoe goed hun teams werken. Rapportage is essentieel voor het beheren van projecten van elk type.
Tijdregistratie: Door de aan projecten bestede tijd bij te houden met tijdregistratiesoftware voor ondernemingen, kunnen projectmanagers beter inschatten wanneer een project mogelijk eindigt en of ze meer middelen nodig hebben om het af te ronden. Bovendien betekenen nauwkeurige tijdregistratiegegevens nauwkeurige projectbudgetten.
Gantt-diagram: Dit zijn projecttijdlijnen die projectmanagers kunnen maken en met hun teams kunnen delen. Ze stellen projectmanagers in staat om projecttaken in chronologische volgorde te visualiseren, wat belangrijk is voor het identificeren van afhankelijkheden tussen taken. Gantt-diagrammen helpen projectmanagers ook om geschikte deadlines voor teamleden vast te stellen en mogelijke vertragingen en knelpunten te zien.
Bent U Er Al Van Overtuigd Dat U Projectmanagementsoftware Voor Ondernemingen Nodig Hebt?
Als uw organisatie op een goede manier te groot begint te worden voor haar mogelijkheden, is het misschien tijd om te overwegen te investeren in projectmanagementsoftware voor ondernemingen om projectwerkstromen te stroomlijnen en te standaardiseren. Waarom probeert u het vandaag niet?
Inzicht in het concept van projectmanagement voor ondernemingen kan de efficiëntie binnen alle afdelingen verbeteren (download onze pdf-gids). Voor meer informatie over projectmanagementsoftware voor ondernemingen (zoals de kosten!) en gerelateerde software kunt u zich abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.
