Resources plannen voor meerdere projecten: 6 tips van experts

1. Gebruik software voor middelenbeheer

Tijdens het proces van middelenbeheer kan het helpen om software te gebruiken om alle projectplanningen in kaart te brengen. Wanneer je alle projectgegevens (zoals taken en de duur ervan) in de software invoert, kun je een rapport genereren dat je kunt gebruiken voor capaciteitsplanning van middelen. Rapporten laten zien hoeveel tijd elk teamlid heeft gereserveerd voor projectwerk en hoeveel tijd beschikbaar is voor andere projecten.

Als je dit in één rapport of dashboard hebt, kun je zien of je aanvullend middelenbeheer voor projecten moet uitvoeren, opleveringen opnieuw moet plannen of een freelancer of medewerker uit een ander team moet inschakelen om de werklast beter te verdelen.

Houd bij het instellen van capaciteit in je software rekening met zaken zoals team- of bureauvergaderingen, pauzes, ziektedagen of PTO, evenals medewerkers met niet-traditionele werktijden, om de meest nauwkeurige informatie uit je software te halen.

Een ander voordeel van het gebruik van software voor projectprognoses is dat je hiermee middelen kunt voorspellen. Degene die verantwoordelijk is voor het inplannen van nieuwe projecten, kan eventuele hiaten in de middelenplanning of periodes waarin capaciteit nodig is, zien en deze hopelijk opvullen voordat ze in de planning ontstaan — waardoor efficiëntie en factureerbare tijd worden gemaximaliseerd.

Hier is een selectie van de beste hulpmiddelen voor middelenbeheer om je te helpen met optimalisatie van middelen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Beste AI-aangedreven middelenbeheer voor professionele dienstverleningsorganisaties
2. 2. Scoro — Ideaal voor het voorspellen van teambenutting
3. 3. Saviom — Beste voor middelenplanning en capaciteitsbeheer
4. 4. monday AI Workspace — Ideaal voor eenvoudige planning van de werkbelasting
5. 5. Float.com — Het beste voor middelenplanning met financieel inzicht
6. 6. Kantata — Het beste voor mensgericht resourcebeheer
7. 7. Productive — Beste middelenplanning en capaciteitsprognose
8. 8. Wrike — Beste voor schaalbaarheid
9. 9. Resource Guru — Het beste voor inzicht in resources met heatmaps
10. 10. Microsoft Project — Beste voor Microsoft-gebruikers

Als je projecten uitvoert binnen je kleine bedrijf of anderszins met een beperkt budget werkt, bekijk dan deze lijst met gratis software voor middelenbeheer.

2. Geef prioriteit aan projecten

Wanneer je meerdere projecten beheert, is het voor je succes (en gemoedsrust) cruciaal dat je prioriteiten stelt. Verschillende projecten leveren verschillende resultaten op en ze kunnen niet allemaal het belangrijkste project zijn voor elk teamlid of elke medewerker. Een prioriteitenvolgorde kan je helpen om opstoppingen in de inzet van projectmiddelen beter te beheren.

Een project van zeven cijfers dat een jaar duurt bij een digitaal bureau kan bijvoorbeeld voorrang krijgen op een ad-hocproject van een maand. Als een medewerker van het bureau dubbel is ingepland, moet je diegene aan het jaarlange project laten werken en kijken of iemand anders (of een opdrachtnemer) de taken voor het kleinere project kan overnemen. Als het antwoord nee is, is het de moeite waard om te bekijken of de deadline voor het kleinere project kan worden gewijzigd.

Opmerking: Het juiste moment om dit gesprek te voeren is ruim vóór de deadline. Niet een dag of twee ervoor, of erger nog, op de dag waarop de oplevering moet plaatsvinden.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Houd het gebruik van middelen in de gaten

Planning en beheer van projectmiddelen zijn geen eenmalige activiteiten. Je moet dit in realtime blijven bijhouden om ervoor te zorgen dat projecten verlopen zoals verwacht. En als je meerdere projecten hebt beheerd, weet je dat dit zelden het geval is.

Soms gebeuren er dingen. De klant van project A heeft bijvoorbeeld een extra week nodig om de ontwerpen te beoordelen en goed te keuren. De opdrachtgever voor project B wil nog een conceptenronde. De ontwerper voor project C heeft griep gekregen en de webontwikkelaar van project B heeft deze week een medisch noodgeval gehad.

Als je bij dit scenario heftig hebt zitten knikken (of opziet tegen het beheren van meerdere projecten), begrijp je waarom je deze veranderingen moet monitoren en je software voor resourcebeheer moet bijwerken naarmate de situatie zich ontwikkelt.

Misschien wil je ook een paar scenario's uitwerken om ervoor te zorgen dat alle projecten gedekt zijn en zo soepel mogelijk blijven verlopen naarmate de tijdlijnen veranderen.

4. Let op scope creep

Net zoals planningen kunnen veranderen, kan ook de projectscope veranderen. Bij het beheren van meerdere projecten zullen belanghebbenden waarschijnlijk vragen om aanvullende revisies, nieuwe functies of, erger nog, veranderingen in de richting van het hele project. Deze scopewijzigingen kunnen ook de projectplanning en de benodigde resources veranderen.

Als een belanghebbende bijvoorbeeld besluit om aan het einde van de ontwerpfase nog extra webpagina's of creatieve middelen toe te voegen, kan dat een groter probleem zijn dan alleen het verlengen van de planning en het toevoegen van uren. Je ontwerper kan op een ander project zijn ingepland, en hem of haar laten wachten om aan deze extra middelen te werken, brengt de planning van dat project in gevaar. Dit is vooral belangrijk als je ontwerper gespecialiseerde ontwerpvaardigheden voor je project meebrengt en niet kan worden vervangen door een andere ontwerper binnen je team of bedrijf.

Om het planningsconflict op te lossen, is er enig resourcebeheer voor marketing nodig. Overweeg om het aanvullende ontwerpwerk later in de planning uit te voeren, de belanghebbende te vertellen dat je niet aan het verzoek kunt voldoen of een andere ontwerper in te schakelen voor extra ondersteuning.

Een andere manier om dit probleem aan te pakken, is door erop te anticiperen en tijdens de kick-off proactief te vragen of belanghebbenden aanvullende behoeften zien die niet in het projectplan zijn opgenomen. Zelfs als de aanvullende scope (lees: scope creep) niet precies wordt vastgesteld, denkt in ieder geval iedereen erover na en blijft iedereen alert.

5. Plan vooruit voor drukke periodes

Oké, deze tip lijkt misschien voor de hand liggend. Maar in plaats van je te richten op het feit dat je vooruit moet plannen voor die drukke periodes, kijken we naar hoe je dat daadwerkelijk kunt doen. In projectmanagement kennen we allemaal een variant van het gezegde: 'Als de mens plannen maakt, lacht God', maar dit gaat meer over het beheersen van wat we kunnen beheersen en het hebben van enkele back-upplannen.

Als je resources inzet voor meerdere projecten (zoals in een digitaal bureau of een vergelijkbare omgeving), moet je zowel naar resources op de korte als op de lange termijn kijken. 

Als je weet dat je het seizoensgebonden (bijvoorbeeld in de aanloop naar Black Friday) of tijdelijk (je hebt drie grote projecten die in een bepaalde periode van start gaan) erg druk zult hebben, kun je hier vroeg mee beginnen te plannen. Dit kan betekenen dat je extra personeel aanneemt, extra ruimte in de planningen inbouwt of die periode blokkeert zodat er geen extra werk kan worden ingepland.

Als er op korte termijn een drukke periode ontstaat en je niet proactief kunt handelen, denk dan aan het voorkomen van een burn-out. Overbelasting van resources is een recept voor een burn-out, en je wilt samen met je projectteam en je managementteam manieren bedenken om dit te voorkomen. Hier vind je enkele manieren om teamleden met een burn-out te helpen als ze hier al mee te maken hebben.

Als je ziet dat mensen hun uren op één project volledig benutten of veel (goedgekeurd) overwerk doen om projectmijlpalen of deadlines te halen, overweeg dan om hersteltijd aan te bieden zodat ze een broodnodige pauze kunnen nemen.

6. Blijf de voortgang van projecten monitoren

Naast het contact houden met je resources, moet je ook zicht houden op de voortgang van alle projecten die in uitvoering zijn, evenals op nieuwe projecten die mogelijk in de pijplijn zitten. 

Vertragingen waar dan ook in het proces kunnen leiden tot extra knelpunten in projecten of teams met gaten in hun planning. Geen van beide is ideaal wanneer je meerdere werkstromen probeert te beheren die mogelijk samenkomen.

Als je ziet dat een project in je portefeuille om welke reden dan ook afwijkt van de geplande planning, is het altijd verstandig om proactief te handelen en inzicht te krijgen in wat er met de algehele resourceallocatie kan gebeuren op basis van de manier waarop het project vordert (of vastloopt).

Hulpmiddelen voor het plannen van resources

Hier zijn enkele verschillende soorten software die nuttig zijn voor capaciteitsplanning van werkbelasting:

1. Software voor resourcebeheer: Er zijn tegenwoordig zoveel goede keuzes voor software voor resourcebeheer op de markt. Welke het meest geschikt is voor jouw behoeften, hangt af van de omvang van je team, het type projecten dat je beheert en je budget.
2. Gantt-diagrammen: Door projectschema’s uit te zetten in een reeks Gantt-diagrammen, kun je beter begrijpen wanneer je drukke periodes zijn en zien of er ruimte is in iemands planning die je kunt benutten. Ze bieden een duidelijk visueel overzicht en kunnen van kleur worden voorzien zodat je ze gemakkelijk kunt raadplegen.
3. Microsoft Excel en Google Sheets: Als je kleinere teams en minder complexe projecten hebt, kun je spreadsheets gebruiken om je resources te beheren. Als je projectmanagementsoftware bovendien niet geschikt is voor resourcebeheer en je geen extra tool aan je technologiestack wilt toevoegen, kan een vertrouwd Excel-bestand je op een redelijk gebruiksvriendelijke manier de informatie geven die je nodig hebt. Het belangrijkste nadeel hiervan is dat het ingewikkelder kan zijn om afhankelijkheden weer te geven en in kaart te brengen, en dat er niet dezelfde functionaliteit is om automatisch problemen weer te geven als in software die specifiek is ontworpen voor het beheren van projectresources.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het plannen van resources voor meerdere projecten

Als je een project hebt beheerd, weet je dat resourcebeheer niet eenvoudig is. En wanneer je meerdere projecten en een grotere resourcepool toevoegt, kan het beheren van zulke complexe projecten nog uitdagender worden. 

Laten we kijken naar enkele van de meest voorkomende uitdagingen bij het plannen van resources voor meerdere projecten en naar manieren om ze te overwinnen.

Ervoor zorgen dat de juiste mensen beschikbaar zijn voor de juiste projecten

Bij het plannen van meerdere projecten kan het een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar zijn voor het juiste project. 

Breng alle projectplanningen zo vroeg mogelijk in kaart bij het opstellen van je personeelsplan. Het doel is een manier te vinden om de benuttingsgraad van het team zo consistent en volledig mogelijk te houden, zonder een teamlid te overbelasten of iemand niets te laten doen.

Resources nivelleren wanneer je overbelast bent

Als je merkt dat je projecten in uitvoering hebt en tijdens je projecten aan resourcenivellering of werkverdeling moet doen, kan het bijzonder lastig zijn om ervoor te zorgen dat alle projecten met de juiste resources in hun behoeften voorzien als bepaalde mensen overbezet zijn. Technieken voor resourcenivellering kunnen helpen om dit recht te trekken.

Je kunt beginnen door je resourceplanningstool te gebruiken om de planningen gelijkmatiger te verdelen en vervolgens te bekijken waar de hiaten zitten (dit staat bekend als een analyse van resourcehiaten). Als je de hiaten niet met de perfecte resource kunt opvullen, zoek je naar de op één na beste optie. Dit kan het volgende inhouden:

• De ideale persoon toezicht laten houden op een nieuwer of minder ervaren teamlid, zodat het werk volgens dezelfde planning wordt uitgevoerd
• Deadlines verschuiven of het projectplan aanpassen wanneer dat mogelijk is
• Tijdelijke hulp inschakelen om de druk op je kernteam te verlichten

Goede besluitvormingsvaardigheden en samenwerking gebruiken

Als projectmanager is het jouw taak om op te komen voor de behoeften van je projectteam, maar er kan een moment komen waarop je vanwege tijdsdruk, budget- of resourcebeperkingen de best mogelijke beslissing moet nemen.

Een van de moeilijkste onderdelen hiervan is vertrouwen op je intuïtie en met de beschikbare informatie de best mogelijke beslissing nemen.

Als jij en je team regelmatig retrospectieven houden, hetzij na elke sprint of aan het einde van het project, hebben jullie tijd om na te denken over de beslissingen die jullie hebben genomen en te bespreken hoe jullie soortgelijke situaties in de toekomst zouden willen aanpakken.

Onthoud: hoe vaker je dit doet, hoe beter je erin zult worden.

Een andere uitdaging die vaak voorkomt, is samenwerken als team. Hoewel je het misschien niet altijd eens bent met iedereen in het projectteam of met de manier waarop zij iets willen aanpakken, is het belangrijk dat jullie allemaal samenwerken om jullie efficiëntie te maximaliseren en projecten gezamenlijk af te ronden.

Omgaan met tegenstrijdige prioriteiten

Een andere veelvoorkomende uitdaging bij het plannen van middelen voor meerdere projecten is het omgaan met tegenstrijdige prioriteiten. De belanghebbenden van elk project zullen beweren dat hun project de hoogste prioriteit heeft en als eerste moet worden uitgevoerd.

En hoewel daar (voor hen) een kern van waarheid in zit, is het jouw taak om naar het grotere geheel te kijken en middelen te prioriteren en het werk te baseren op de impact ervan op je team en organisatie.

Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Wanneer de VP Operaties op je afkomt en eist dat hun initiatief bovenaan de lijst komt te staan, wordt dat niet leuk. Je zult weerstand moeten bieden en (kalm) moeten uitleggen waarom hun project een mooie aanvulling is en dat van iemand anders bedrijfskritisch is.

Omgaan met stress voor zowel de projectmanager als het projectteam

Meerdere projecten en meerdere medewerkers kunnen veel stress met zich meebrengen. Hoewel het in het algemeen al een uitdaging kan zijn om als projectmanager met stress om te gaan, leggen meer projecten en meer medewerkers de lat nog hoger.

Gezonde manieren vinden om zowel voor jezelf als voor je team met stress om te gaan, is erg belangrijk. Als je weet dat je een drukke periode met hoge werkdruk tegemoet gaat, vergeet dan niet om pauzes te nemen, wandelingen in te plannen, gezond te eten en te overwegen om geplande PTO in te lassen om op te laden. 

Als niets hiervan mogelijk lijkt, haal dan adem en probeer samen met je team een manier te vinden om het toch voor elkaar te krijgen. En onthoud dat perfectie de vijand van het goede is, dus blijf je best doen.

Als je organisatie een goede HR-medewerker heeft, neem dan contact met die persoon op om te ontdekken welke middelen mogelijk beschikbaar zijn voor jou en je team. Bovendien kan het gebruik van een tool voor personeelsplanning jou en je team helpen om personeelsmiddelen beter toe te wijzen en te beheren.

Sluit je bij ons aan voor meer inzichten in het plannen van middelen en het combineren van meerdere projecten

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen, projectverhalen en beste praktijken te delen, of gewoon even stoom af te blazen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casestudy's, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers, van wie velen veel ervaring hebben met het plannen van middelen voor meerdere projecten in onze Slack-gemeenschap.