6 manieren waarop resourcebeheer verschilt voor teams op afstand
Heb je ooit geprobeerd een project uit te voeren met een ontoereikend budget, te weinig mensen, ontbrekende hulpmiddelen of onvoldoende cruciale vaardigheden? Als je instemmend knikt of denkt aan dat ene project (je weet wel welk) dat extra uitdagend was omdat de middelen niet goed waren toegewezen, dan is dit artikel iets voor jou!
Een project uitvoeren zonder de juiste middelen is een uitdaging, maar een project uitvoeren zonder de juiste middelen EN met teamleden die verspreid zijn over het land of de wereld is een nog grotere uitdaging. Laten we beide uitdagingen daarom in één artikel aanpakken.
Wat is middelenbeheer?
In de context van projectmanagement draait het proces van middelenbeheer om ervoor te zorgen dat je over de juiste mensen, materialen en voldoende geld (oftewel budget) beschikt om het project waarvoor je verantwoordelijk bent succesvol af te ronden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bij middelenbeheer binnen een bureau begint dit vaak met het budget. Voordat de werkomschrijving wordt goedgekeurd, moet je samenwerken met degene die binnen je organisatie verantwoordelijk is voor bedrijfsontwikkeling om ervoor te zorgen dat de ramingen nauwkeurig zijn, zodat het bedrijf de klant voldoende in rekening kan brengen om de kosten van het project (arbeid, hulpmiddelen/middelen, overhead enzovoort) te dekken. Lees hier meer over creatief middelenbeheer.
Voorafgaand aan de startbijeenkomst en tijdens de projectplanning werk je samen met het management om te bepalen wie in het team aan het project zal werken en welke hulpmiddelen of softwarelicenties zij nodig hebben.
Tijdens het project moet je mogelijk afstemmen met teamleden of andere projectmanagers (of de middelenmanager van je organisatie) om ervoor te zorgen dat er geen planningsconflicten zijn en dat iedereen duidelijke verwachtingen heeft over welk werk wanneer wordt uitgevoerd. Het is ook belangrijk om na te gaan of bepaalde projecten een hogere prioriteit hebben dan andere en te bepalen welke invloed dat op je planning kan hebben.
Wanneer je als interne projectmanager aan een project werkt, of wanneer je verantwoordelijk bent voor een intern project waarvoor je klanten geen factuur stuurt, kan dit er iets anders uitzien. Je begint misschien eenvoudigweg met het samenbrengen van je projectteam om te bepalen wat elke persoon zal doen, hoe diegene dat zal doen en of het team andere hulpmiddelen of middelen nodig heeft om het project binnen de gewenste termijn af te ronden.
De samenstelling van je team kan worden bepaald door verschillende afdelingshoofden, vooral als het project een multidisciplinaire teamprestatie is.
Hoe doe je op afstand aan middelenbeheer?
De belangrijkste concepten van middelenbeheer op afstand verschillen niet veel van middelenbeheer op kantoor, maar de nuances maken het iets complexer.
Dit is waar het creëren van een bedrijfscultuur die flexibele werkregelingen prioriteit geeft een grote impact kan hebben. Het is de moeite waard om binnen je invloedssfeer voor een aantal van deze beleidsregels en werkwijzen te pleiten:
- Bij het aansturen van teams op afstand of wanneer je zelf vanuit huis werkt, moeten communicatie- en samenwerkingsprotocollen soms veranderen. Zo kan proactieve communicatie met medewerkers op afstand over planningen en personeelsindelingen helpen bij het creëren van een bedrijfscultuur die flexibele werkregelingen mogelijk maakt.
- Misschien moet je organisatiebrede werkbeleidsregels overwegen om eerlijke en consistente personeelsinzet in werkomgevingen op afstand te waarborgen. Dit omvat beleidsregels voor introductie en prestatiebeheer (zonder overmatige controle).
- Bij het beheren van financiële middelen merk je misschien dat een kleiner deel van je budget naar fysieke werkruimten gaat en een groter deel naar samenwerkingstools, zoals software voor videoconferenties.
6 aandachtspunten voor het beheren van middelen op afstand
1. Hoe de tijd voor samenwerking op afstand het budget beïnvloedt
Bij het werken met medewerkers op afstand kunnen er aanvullende (of andere) budgettaire aandachtspunten zijn.
Voldoende tijd voor goede communicatie en regelmatige afstemming is een hoge prioriteit in een omgeving waarin op afstand wordt gewerkt. Zorg ervoor dat je niet bezuinigt op communicatie en samenwerking om een paar uur of dollar te besparen – dat kan uiteindelijk averechts werken wanneer mensen belangrijke updates missen of opleveringen opnieuw moeten worden gedaan omdat iemand niet op de hoogte was.
Omdat factureerbare tarieven vergaderingen duur kunnen laten aanvoelen, wil je ervoor zorgen dat je in je ramingen tijd voor vergaderingen begroot. Het kan verstandig zijn om aan het begin van een nieuw project wat vaker te vergaderen, zodat de communicatie tussen teamleden soepeler verloopt, maar je moet hierin niet overdrijven.
Een team van zeven personen waarbij elk teamlid $100 per uur factureert, betekent dat een vergadering van één uur je $700 kost. Vermenigvuldig dat over een project van zes maanden en met één vergadering per week kom je uit op $16,800 van je budget dat alleen al aan een wekelijkse vergadering wordt besteed.
2. Welke materialen of benodigdheden zijn nodig om het werk te voltooien (inclusief hardware en software)
Het is natuurlijk belangrijk om ervoor te zorgen dat je een effectief softwaresysteem voor resourcebeheer gebruikt om je werk te beheren (bekijk onze selectie van de beste software voor resourcebeheer en de beste gratis software voor resourcebeheer).
Maar dat is niet alles wat je nodig hebt.
Om goede communicatie mogelijk te maken, moet je enkele samenwerkingstools aan je technologiestack toevoegen. Enkele van de meest gebruikte tools zijn Slack, Microsoft Teams en Zoom, naast andere samenwerkingsplatforms zoals Webex, maar mogelijk zijn aanvullende tools of benodigdheden nodig om een verspreid team door een project heen te helpen. Denk hierbij aan tools voor visuele samenwerking, zoals mindmapping of software voor digitale whiteboards, en fysieke zaken zoals laptops, extra monitoren en luidsprekers.
Voor digitale projecten die als apps op een telefoon of zelfs een kiosk draaien, kan gespecialiseerde hardware en software voor testen en kwaliteitsborging nodig zijn om ervoor te zorgen dat het eindproduct perfect is. Deze zaken kunnen een aanzienlijk deel van het budget in beslag nemen. Daarom is het van cruciaal belang om bij het plannen van resources rekening te houden met deze behoeften.
Bij het opstellen van het projectplan kunnen externe teams baat hebben bij sjablonen die specifiek zijn ontworpen om hun werk en communicatie te beheren. Dit kan bestaan uit sjablonen voor projectplannen en werkstromen, vergaderagenda's en zelfs statusupdates die worden gebruikt om belanghebbenden gedurende het hele project op de hoogte te houden. Als projectmanager wil je deze behoeften mogelijk ook opnemen in de materialenlijst.
3. Hoe je synchroon en asynchroon werk in verschillende tijdzones plant
Houd als projectmanager bij de start van een project en het toewijzen van resources en projectteamleden rekening met de tijdzones van iedereen die betrokken is en probeer zoveel mogelijk overlappende uren tussen de teamleden te realiseren. Je kunt mensen misschien vragen hun werktijden enigszins aan te passen om indien nodig meer tijd voor samenwerking mogelijk te maken, maar wees hier strategisch in. Niemand wil op vrijdagavond laat werken (in de eigen tijdzone)!
In projecten waarin het werk van het ene teamlid naar het andere wordt doorgegeven terwijl het een proces doorloopt, zijn tijdzones mogelijk minder belangrijk. Wanneer teamleden in realtime moeten samenwerken, zoals twee ontwikkelaars die deelnemen aan een sessie voor gezamenlijk programmeren, moeten ze echter bewust afstemmen om voldoende samenwerkingstijd in te plannen tijdens overlappende werkuren.
Met deze samenwerkingsbehoeften moet rekening worden gehouden bij het plannen van een project en het kiezen van je resources. Het gebruik van een projectmanagementtool voor externe teams kan ook nuttig zijn bij het plannen van je werkstromen en het toewijzen van taken.
Je ontwikkelaar in New York vragen om supervroeg op te staan om tegemoet te komen aan het schema van de ontwikkelaar in Parijs, of andersom, is een recept voor een burn-out of op zijn minst een slechtere balans tussen werk en privé voor ten minste één teamlid.
4. De rollen die het team nodig heeft om het project te voltooien
Wanneer je de resources beheert die nodig zijn voor projecten met externe teams, begin dan met het in kaart brengen van de rollen en vaardigheden die nodig zijn om het werk te voltooien. Omdat je waarschijnlijk te maken hebt met een vastgesteld budget en mogelijk ook met andere projecten en prioriteiten voor je bureau of bedrijf, wil je bij het bemensen van nieuwe projecten kijken naar de capaciteit van teamleden.
Een paar dingen die je misschien in overweging wilt nemen, zijn:
- Welke vaardigheden kan elke persoon inbrengen?
- Hoeveel beschikbaarheid heeft deze persoon (per dag, week of sprint)?
- Hebben onderdelen van het project extra middelen of gespecialiseerde vaardigheden nodig?
- Zijn er tijdzone-, communicatie- of taalbarrières om rekening mee te houden?
- Heeft de klant vereisten met betrekking tot waar teamleden gevestigd zijn?
- Wat worden de werktijden voor dit project?
- Wat gebeurt er als iemand tijdens dit project het bedrijf of team verlaat?
Software voor resourceplanning kan dit proces helpen stroomlijnen door tijdens het plannen van je project een duidelijk overzicht te bieden van de vaardigheden, beschikbaarheid en tijdzones van teamleden. Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste voordelen van tools voor resourceplanning.
5. Hoe de betrokkenheid van medewerkers wordt aangepakt
Hoewel veel mensen de flexibiliteit waarderen die werken op afstand kan bieden, kan het erg isolerend zijn en tot een burn-out leiden als er geen mogelijkheden zijn om samen te werken en contact te hebben met anderen. Daarom moet hiermee rekening worden gehouden en moet dit worden gepland bij het plannen van projecten voor teams op afstand, omdat dit niet vanzelf zal gebeuren.
Door tijdens teamvergaderingen tijd vrij te maken voor teambuildingactiviteiten, kun je de betrokkenheid van medewerkers bevorderen. Als je dit nog nooit hebt gedaan of je ijsbrekers wat afgezaagd beginnen te voelen, probeer dan een paar virtuele spellen. Er zijn veel korte online spellen die met virtuele teams kunnen worden gespeeld, zoals een quiz met Kahoot of Minute to Win It. Een andere goede aanpak bij het managen van medewerkers op afstand is om hen te vragen wat zij boeiend zouden vinden of wat ze nodig hebben.
Regelmatig de “temperatuur” van de betrokkenheid tijdens het project opnemen, is een goede gewoonte voor projectmanagers en leidinggevenden binnen de organisatie. Als je ontdekt dat iets bijzonder uitdagend is voor je team, werk dan samen om de problemen op te lossen. Omgekeerd geldt: als iets heel goed werkt voor het team, overweeg dan hoe je dit bij toekomstige projecten kunt benutten of binnen het bedrijf kunt opschalen.
6. Wat gebeurt er als er prestatieproblemen ontstaan?
Je voorbereiden op het ergste, maar het beste verwachten, is misschien wel het motto van een projectleider. Bij het beheren van middelen voor projecten op afstand kunnen we er dus van uitgaan dat iedereen goede bedoelingen heeft, elke dag volledig betrokken is en zijn best doet. Maar wat gebeurt er als dat niet het geval is?
Het is niet zoals op kantoor, waar je teamleden naar een privéruimte kunt meenemen om over prestatieproblemen te praten als die zich voordoen. Dus hoe pak je die aan tijdens projecten op afstand?
Managers van teams op afstand moeten één-op-éénvergaderingen of videogesprekken gebruiken om prestatieproblemen of uitdagingen binnen het team te bespreken. Daarbij kan het gaan om de beschikbaarheid van medewerkers tijdens werktijd, tijdmanagement, hiaten in vaardigheden of zelfs gemiste communicatie. Voor echt grote problemen, zoals een gemiste deadline of een meningsverschil binnen het team, moet er een vergadering worden georganiseerd met alle betrokken partijen via videoconferentie of fysiek, als iedereen op een centrale locatie of op kantoor kan samenkomen.
Het is belangrijk om roddels en gesprekken achter de schermen de kop in te drukken en problemen direct aan te pakken. Dit helpt het vertrouwen tussen teamleden op afstand op te bouwen. Voer de gesprekken rechtstreeks en vat de bespreking en de volgende stappen schriftelijk samen.
De voordelen van goed beheer van projectmiddelen op afstand
Het kunnen managen van projecten met teamleden en andere middelen die wereldwijd verspreid zijn, is een vaardigheid die enige oefening vereist. Met voordelen die variëren van meer flexibiliteit en betere toegang tot talent tot een betere balans tussen werk en privé, is het een vaardigheid die de moeite waard is om als projectmanager te ontwikkelen.
Als je meer wilt leren over het managen van teamleden op afstand of over het vinden van de juiste tools, hebben we artikelen over verschillende onderwerpen die je kunnen helpen. Wil je deze tips rechtstreeks in je inbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief, zodat je op de hoogte blijft!
