Deskundige gids voor de projectplanningsfase

Als je geen traditioneel watervalproject uitvoert, moet je nog steeds enige planning doen voordat je kunt overgaan naar de projectuitvoering. Begin bij agile of hybride projecten met het samenstellen van de backlog, het bepalen van sprints en ceremonies en het samenstellen van een team ontwikkelaars.

Waarom is projectplanning belangrijk?

Projectplanning is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit. Zo kun je risicogebieden onder de aandacht brengen, zoals een krappe tijdlijn, een beperkt budget of hiaten in middelen of personeelsbezetting.

Een plan geeft jou als projectmanager ook een manier om de voortgang te meten en succes te definiëren. Het plan wordt een routekaart die richting geeft en laat zien waar je bent geweest en hoe ver je nog moet gaan.

Belangrijke onderdelen van projectplanning

De belangrijkste onderdelen van de projectplanningsfase zijn:

Bekijk de projectomvang

Als je een projectcharter of, gebruikelijker, een statement of work (SOW) hebt, bekijk dit dan en let op het volgende:

• Wat staat er in de scopeverklaring en wat valt buiten de scope?
• Wat was opgenomen in het onderdeel over op te leveren resultaten?
• Zijn er revisierondes voor de op te leveren resultaten en zo ja, hoeveel?
• Wat is het budget voor het project en wat is het betalingsschema/de betalingsvoorwaarden?
• Wie heb je nodig om dit werk uit te voeren en is het project al bemand? Zo niet, hoe ga je het project bemannen om alle onderdelen binnen de scope te realiseren?

Verdeel het werk in kleinere onderdelen

Als je duidelijkheid hebt over de projectomvang, verdeel je het werk in kleinere onderdelen. Je kunt afzonderlijke fasen creëren met projectmijlpalen en taken. Enkele best practices zijn:

• Maak taken met één eigenaar. Hoewel werk samen gedaan kan worden als meer dan één persoon eigenaar is van de taak, is de kans groter dat deze tussen wal en schip valt.
• Voeg controlepunten toe aan het plan. Wacht niet simpelweg tot onderdelen moeten worden opgeleverd.
• Voeg taken toe voor onderdelen die je van je klant of externe belanghebbenden nodig hebt. Wijs die aan jezelf toe, zodat je eraan denkt om te krijgen wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt
• Gebruik buffertijd tussen taken of fasen. Zo heb je tijd om bij te sturen als er iets misgaat.
• Als je van plan bent om in een meer agile omgeving met sprints te werken, verdeel het werk dan in beter hanteerbare onderdelen om je backlog te vullen. Deze onderdelen kunnen vervolgens tijdens je sprintplanningssessies worden verfijnd en aan sprints worden toegevoegd.

Plan de middelen

Middelenplanning draait niet alleen om personeelsbezetting; het gaat erom dat je het juiste team, de juiste hulpmiddelen en technologie hebt, evenals een realistisch budget om al het noodzakelijke werk af te ronden. Dit proces kan er als volgt uitzien:

• Je prognosetool controleren om te zien wie beschikbaar is gedurende de beoogde data
• Je projectplanning aanpassen aan de beschikbaarheid van teamleden
• Bevestigen dat het budget toereikend zal zijn voor het werk
• Benodigdheden, softwarelicenties en hardware voor het project bestellen
• Vergaderruimtes of Zoom-ruimtes reserveren voor brainstorm- en samenwerkingssessies

Plan taken en activiteiten in

Tijdens de planningsfase stel je een voorlopige projectplanning op. Bij formele projecten kan dit een gedetailleerde werkdecompositiestructuur (WBS) zijn. Beschouw dit als een eerste versie—er zullen nog veel wijzigingen in worden aangebracht. Houd bij het plannen van je planning rekening met het volgende:

• Noteer het ideale tijdsbestek voor het project en de mijlpalen die vaststaan, zoals een lanceringsdatum die gekoppeld is aan een evenement (een PR-evenement, beurs, feestdag enzovoort)
• Voeg buffertijd toe, zodat een vertraging niet leidt tot een volledige herplanning
• Noteer afhankelijkheden (taken of activiteiten die pas kunnen starten nadat andere taken of activiteiten zijn voltooid)
• Wijs aan alle taken een uiterste datum en eigenaar toe, zodat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn
• Vraag feedback van het projectteam voordat je de planning deelt met externe belanghebbenden of klanten
• Als je van plan bent je project uit te voeren met behulp van een agile methodologie, kan deze stap eenvoudiger zijn: je kunt een sprintplanning opstellen en plannen wanneer de sprintbijeenkomsten plaatsvinden

Risico's identificeren en plannen om deze aan te pakken

Projecten brengen inherent risico's met zich mee, en hoe meer onbekende factoren er in je project zijn, hoe meer risico's er op elk moment op de loer kunnen liggen. Zorg er bij het identificeren van risico's en het opstellen van een mitigatieplan voor dat je:

• Alle belanghebbenden betrekt. Als iedereen op één lijn zit, zorg je ervoor dat je alle potentiële risico's in kaart brengt en dat iedereen een rol kan spelen bij het beperken ervan.
• Rekening houdt met de mogelijkheid van scope creep. Dit is een van de meest voorkomende risico's en een van de meest voorkomende manieren waarop de voortgang van een project kan ontsporen.
• Eerlijk bent over risico's. Een risico benoemen en een plan opstellen om het te voorkomen kan beledigend aanvoelen, maar het is de eenvoudigste manier om het projectsucces te ondersteunen.

Een budget of budgettracker maken

Als je een vast projectbudget hebt, kan dit onderdeel inhouden dat je dat budget toewijst om ervoor te zorgen dat de uitgaven in lijn zijn met de projectdoelstellingen en dat je je systeem zo instelt dat je de uitgaven van je team kunt bijhouden. 

Zorg er in dit onderdeel van je planningsproces voor dat:

• Je budget gedurende de hele looptijd van het project is toegewezen aan alle mogelijke behoeften
• Je om een reserveringsbudget hebt gevraagd voor het geval er op bepaalde gebieden te veel wordt uitgegeven
• Je team op de hoogte is van hun budget en van eventuele goedkeuringsprocedures die nodig zijn voordat toegewezen middelen worden gebruikt
• Er een proces is om het budget gedurende het project in balans te houden en budgetoverschrijdingen bij te houden

Belanghebbenden bij het project betrekken

Hoewel je tijdens de planningsfase van het project mogelijk overleg hebt gehad met belanghebbenden, moet je een plan opstellen om hen gedurende het hele project te betrekken. Dit kan er als volgt uitzien:

• Een plan hebben voor regelmatige statusupdates dat aansluit bij de rollen en belangen van alle belangrijke belanghebbenden
• Belanghebbenden duidelijke aanwijzingen geven over de rol die je van hen verwacht
• Belanghebbenden vragen wat ze op verschillende momenten in het project nodig hebben, met inbegrip van de juiste projectdocumentatie

Wat zijn de resultaten van projectplanning?

Projectplanning levert een aantal resultaten op die je nodig hebt wanneer je naar de volgende fase van je project gaat (de uitvoering van het project). Deze omvatten:

• Projectplan: Het projectplan zal waarschijnlijk een dynamisch document zijn waaraan je gedurende het hele project blijft werken. Je kunt het plan bijwerken naarmate het project zich ontwikkelt, maar het oorspronkelijke plan (oftewel de basislijn) wordt opgesteld tijdens de projectplanning.
• Communicatieplan: Het communicatieplan is een geformaliseerd resultaat waarin precies wordt beschreven hoe jij (en andere leden van het projectteam) contact zullen hebben met belangrijke belanghebbenden.
• Plan voor de toewijzing van middelen: Je plan voor de toewijzing van middelen laat zien welke middelen je tijdens de uitvoeringsfase nodig hebt en hoeveel tijd je nodig zult hebben. Als je de middelen niet intern beschikbaar hebt, neem dan in het plan op hoe je deze middelen zult verkrijgen. Het plan voor de toewijzing van middelen is niet hetzelfde als je plan voor middelenbeheer—het plan voor de toewijzing van middelen gaat over wie, terwijl het plan voor middelenbeheer gaat over hoe.
• Startbijeenkomst: Nadat je het voorbereidende werk in de projectplanningsfase hebt afgerond, houd je ten minste één startbijeenkomst. Deze bijeenkomst helpt iedereen te begrijpen hoe een succesvol project eruitziet. Je bespreekt het projectplan en de routekaart (als je die hebt), werkt aan het plan voor risico-identificatie en risicobeperking en rondt het communicatieplan af. Deze bijeenkomst vormt ook een goede overgang naar de volgende projectfase.
• Werkstructuur: De werkstructuur toont elke taak in het project en de volgorde waarin deze wordt uitgevoerd. Als digitaal projectmanager is mij niet vaak gevraagd om zo'n structuur te maken (of in ieder geval niet formeel), maar ik maak wel veel Gantt-diagrammen, die projectfasen en taken in de loop van de tijd weergeven.
• Projectplanning en projecttijdlijn: Bij sommige projecten, vooral kleinere, kunnen deze de plaats innemen van de werkstructuur. Je kunt meerdere versies maken als je met externe belanghebbenden of klanten werkt—één versie voor het interne team met aanzienlijk meer details en een tweede versie voor gebruik door de klant of andere belanghebbenden, waarin alleen specifieke mijlpalen worden weergegeven die voor hen van belang zijn.
• Risicobeheerplan: Een ander resultaat van de planningsfase is je risicobeheerplan. Mogelijk zul je enige overlap aantreffen met je communicatie- en verandermanagementplannen, omdat deze van nature onderdeel zijn van risicobeheer.
• Kwaliteitsbeheerplan: Een plan om de kwaliteit in elke fase van de projectuitvoering te beheren, kan bijdragen aan het algehele succes. Je kunt externe middelen toewijzen voor testen of kwaliteitsborging, of een senior teamlid of projectsponsor de resultaten laten beoordelen bij belangrijke mijlpalen.

Hulpmiddelen voor projectplanning

Er zijn zoveel hulpmiddelen die je kunnen ondersteunen tijdens de projectplanningsfase en je kunnen helpen bij het ontwikkelen en onderhouden van je projectmanagementplan.

Projectmanagementsoftware bevat vaak sjablonen die het opstellen van een projectplan kunnen versnellen. Je kunt ook aangepaste sjablonen maken op basis van je eigen plannen. Als je een sjabloon voor een projectplan maakt, hoef je bij toekomstige projecten niet helemaal opnieuw te beginnen.

Enkele van de beste projectmanagementhulpmiddelen die je kunnen ondersteunen tijdens de projectmanagementfase en het proces kunnen stroomlijnen, zijn:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
2. 2. Wrike — Het meest geschikt voor grote projecten en groei
3. 3. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
4. 4. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
5. 5. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
6. 6. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
7. 7. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen
8. 8. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
9. 9. Workzone — Het beste voor uitgebreid inzicht in projecten
10. 10. Quire — Het meest geschikt voor het opsplitsen van taken

Beste werkwijzen voor projectplanning

Bij het beheersen van projectplanning moet je veel dingen tegelijkertijd doen om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien en later voor extra werk zorgt. Om je op weg te helpen, volgen hier enkele technieken voor projectplanning:

1. Vergeet de projectdoelen niet en zorg ervoor dat je plan deze ondersteunt.
2. Stel meetwaarden en KPI's vast om de voortgang te kunnen volgen.
3. Betrek je projectteam bij de planning.
4. Bepaal hoe je de noodzakelijke projectbewaking en -beheersing zult uitvoeren wanneer je in de uitvoeringsfase bent.
5. Zorg ervoor dat je rekening houdt met de belangen van alle belanghebbenden.
6. Gebruik een checklist voor projectplanning om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke stappen in het proces overslaat.

Wat komt hierna?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.