4 beste methoden voor resourceplanning in projectmanagement
In theorie klinkt resourcebeheer eenvoudig: deel een project op in taken, wijs de benodigde resources toe om elke taak uit te voeren en voilà—je hebt het project afgerond! In de praktijk verloopt echter niets precies volgens plan.
Teamleden moeten hun tijd vaak over meerdere projecten verdelen, medewerkers zijn soms ziek en taken duren langer dan geschat—dit zijn slechts enkele van de valkuilen die de projectplanning kunnen bedreigen.
Er is meer dan één methode die je kunt gebruiken om tegenvallers tot een minimum te beperken en te beheren, en software voor resourceallocatie helpt enorm om je resourceallocatieproces flexibel te houden en zo projectfalen te voorkomen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 belangrijke methoden voor resourceallocatie
Inzicht in technieken voor resourcebeheer is essentieel voor het ontwikkelen van effectieve strategieën voor het beheren van meerdere projecten. Zonder verder oponthoud volgen hier 4 methoden voor resourceallocatie die je kunt gebruiken om resources en je projecten te beheren.
1. De kritieke-padmethode
De kritieke-padmethode (CPM) is een preventieve strategie om een project binnen de tijdslimieten te houden. De CPM berekent de vroegst en laatst mogelijke start- en eindtijden van een project, ervan uitgaande dat:
- Sommige taken in een project afhankelijk zijn van andere taken, en
- De eerste taak vroeg genoeg moet beginnen om de resterende taken vóór de gewenste deadline af te ronden
De langste keten van afhankelijke taken in een project vertegenwoordigt de taken met de hoogste prioriteit die deel uitmaken van het zogenaamde kritieke pad. Van taken buiten het kritieke pad wordt gezegd dat ze speling hebben; ze kunnen worden uitgesteld zonder de projectduur te verlengen.
Door vóór de start van een project een duidelijke prioriteitsvolgorde voor taken vast te leggen, ondersteunt de CPM een efficiënte resourceplanning. De methode maakt ook nauwlettende monitoring en eenvoudige aanpassingen tijdens het project mogelijk, zodat de planning op schema blijft.
Ondanks de optimalisatie van het tijdbeheer is een kritiekpunt op de CPM dat multitasking niet mogelijk is. Terwijl het kritieke pad wordt uitgevoerd, kan het team niet verdergaan met projecttaken die buiten het kritieke pad vallen. Hoewel dit betekent dat er op een bepaald moment minder resources worden gebruikt, betekent het ook dat deze resources langer beschikbaar moeten zijn.
2. De kritieke-ketenmethode
De kritieke-ketenmethode (CCM) is een nieuwere techniek voor projectplanning die is voortgekomen uit de CPM, met enkele belangrijke verschillen. Terwijl de CPM een projectplanning opstelt op basis van taakafhankelijkheid, past de CCM de planning aan om rekening te houden met resourcebeperkingen. Daarom kan de methode zelfstandig of in combinatie met de CPM worden gebruikt.
De CCM legt ook niet dezelfde nadruk op het vinden van een optimale oplossing als de CPM. Bij de CCM is het goed genoeg als het werk wordt voltooid. In ruil voor perfectie pakt de CCM echter de kritiek op de multitaskingbeperking van de CPM aan en biedt de methode meer ruimte voor tegenvallers.
Om rekening te houden met de beschikbaarheid van resources, bevat de CCM buffertijd als onderdeel van de totale projectduur. Deze buffers helpen op verschillende manieren om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt afgerond:
- De projectbuffer voegt tijd toe tussen het moment waarop het project wordt afgerond en de beoogde deadline, zodat eventuele vertragingen kunnen worden opgevangen.
- Voedingsbuffers zijn extra tijd aan het einde van niet-kritieke ketens die speling kunnen geven aan de kritieke keten (bijvoorbeeld door een respijtperiode toe te voegen om rekening te houden met feestdagen).
- Een resourcebuffer wordt aan het begin van de kritieke keten geplaatst, zodat er tijd is om de benodigde resources te verzamelen voordat de kritieke keten begint.
- Een capaciteitsbuffer houdt extra resources achter de hand om vertragingen bij onverwachte problemen te voorkomen. Omdat dit het budget verhoogt, wordt deze buffer echter minder vaak gebruikt dan de andere soorten buffers.
Hoewel de CCM is ontwikkeld om het gebruik van resources te stroomlijnen, vergemakkelijkt het gebruik van buffers ook de monitoring van resources. Als de projectmanager merkt dat taken langer duren dan gepland en de beschikbare buffers aanspreken, kan diegene plannen hoe het project kan worden bijgestuurd en voorkomen dat de deadline wordt verschoven.
3. Nivellering van middelen
Ondanks methoden zoals het kritieke pad en de kritieke keten, die de efficiëntie optimaliseren en extra tijd bieden om met tegenvallers om te gaan, moet het projectplan soms wel worden gewijzigd.
Bij het nivelleren van middelen past de projectmanager de projectplanning aan, inclusief de begin- en einddatums, op basis van de beschikbaarheid van middelen. Het nivelleren van middelen is nuttig omdat het de vraag vermindert en werknemers beschermt tegen overbelasting, wat tot een burn-out kan leiden. Het geeft het projectteam ook de tijd om middelen efficiënter toe te wijzen op basis van wie het meest geschikt is om het werk uit te voeren, in plaats van zich haastig en zonder plan op het werk te storten.
Er bestaan verschillende technieken voor het nivelleren van middelen. Bereken eerst de hoeveelheid werk die teamleden zullen uitvoeren op basis van hun capaciteit. Vergelijk daarna het aanbod met de vraag. Zijn teamleden met de vereiste vaardigheden om projecttaken uit te voeren beschikbaar op het moment dat je hen nodig hebt? Als de beschikbaarheid van middelen niet overeenkomt met de vraag, plan de taak dan op een ander moment in (nadat je dit natuurlijk met je projectbelanghebbenden hebt afgestemd!).
Hoewel het nivelleren van middelen in theorie geweldig klinkt, is het in de praktijk niet altijd haalbaar. Slechts bepaalde soorten projecten bieden flexibele einddatums. Bovendien kan het nivelleren van middelen soms hogere kosten met zich meebrengen.
4. Middelen egaliseren
In tegenstelling tot het nivelleren van middelen probeert het egaliseren van middelen de vraag te verminderen binnen de vastgestelde tijdsbeperkingen. Bij het egaliseren van middelen past de projectmanager de planning van middelen en de toewijzing ervan waar nodig aan en zet hij of zij in sommige gevallen extra middelen in om het werk af te ronden.
Efficiënte projectmanagementstrategieën zijn cruciaal voor een juiste toewijzing van middelen en het behalen van projectdoelen.
Als projectmanager heb je waarschijnlijk al middelen geëgaliseerd zonder dat je het besefte — bijvoorbeeld door een meer ervaren persoon in te schakelen die het projectwerk in minder tijd kan voltooien. Het gebruik van een hulpmiddel voor het plannen van middelen kan helpen dit proces te stroomlijnen.
Stappen voor een effectieve toewijzing van middelen
In de praktijk gebruik je waarschijnlijk een combinatie van benaderingen voor de toewijzing van middelen binnen één project. Volg deze stappen om middelen effectief toe te wijzen:
1. Maak een plan voor projectmiddelenbeheer
Een plan voor projectmiddelenbeheer beschrijft de volledige strategie voor de toewijzing van middelen, het opstellen van een middelenkalender en een middelenstructuur, en het gebruik van middelen tijdens een project. Dit omvat gehuurde apparatuur en faciliteiten, aangeschafte materialen en — het belangrijkst — teamleden.
Ik raad aan het middelenplan te delen met iedereen die erbij betrokken is. Goede communicatie kan problemen zoals concurrentie om middelen helpen voorkomen, vooral wanneer werknemers te veel taken of verplichtingen hebben.
Je kunt middelenplannen aanpassen aan je prioriteiten, zodat je alles kunt bijhouden wat je gedurende de levenscyclus van het project nodig hebt. Bovendien verbeteren ze de verantwoordelijkheid en het moreel binnen het team.
2. Gebruik software voor middelenbeheer
Net als plannen voor middelenbeheer helpt software voor middelenbeheer projectmanagers om alles bij te houden wat ze nodig hebben — wat vooral belangrijk is als je toezicht houdt op meer dan één project! Je kunt software voor middelenbeheer ook gebruiken in combinatie met je projectmanagementplan.
Er zijn veel verschillende opties voor software voor middelenbeheer beschikbaar, waaronder hulpmiddelen die gericht zijn op prognoses, planning en het volgen van voortgang. Bekijk onze lijst met de beste software voor middelenbeheer. Ik heb iets opgenomen voor elk budget en elk vaardigheidsniveau.
Lees hier meer over het kiezen van de juiste software voor resourcebeheer.
3. Benut visuele hulpmiddelen
Een werkomstructureringsplan beschrijft en definieert de resultaten en activiteiten van een project. Door taken weer te geven in een eenvoudig te volgen schema, kun je de verantwoordelijkheden binnen je team verduidelijken en laten zien hoe elk projectonderdeel samenkomt voor een succesvolle oplevering.
Gebruik WBS-software of een sjabloon voor een werkomstructureringsplan om deze visualisatie te maken en de projectstroom en volgorde van de taken te demonstreren. Je kunt ook een Gantt-diagram gebruiken om taken met vastgelegde begin- en eindtijden bij te houden.
Lees hier meer over visualisaties van resourceplanning.
4. Wees voorzichtig met kortere routes
Er zijn andere methoden voor de toewijzing van resources, zoals parallel plannen en het versnellen van de planning. Hoewel deze soms noodzakelijk zijn, brengen ze hoge kosten met zich mee. Het parallel plannen van werkzaamheden kan het resource-risico vergroten en de kwaliteit van het eindproduct verlagen. Bovendien werkt parallel plannen niet wanneer taken elkaar overlappen.
Bij het versnellen van de planning richt je de inspanningen op de kritieke taken en voeg je extra resources toe om deze te voltooien. Hierdoor neemt het budget toe en kunnen andere projecten die door deze resources worden ondersteund vertraging oplopen. Als je die afweging accepteert, is het versnellen van de planning echter een manier om de doorlooptijd van een project te verkorten.
Vind hier meer modellen voor resourceallocatie.
Wat nu?
Op zoek naar meer tips van experts over resourceallocatie? Word DPM-lid om deel te nemen aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers!
