Een beginnershandleiding voor workflowbeheersoftware
Als je hier bent, moet dat betekenen dat je nieuwsgierig bent naar het stroomlijnen van processen in je organisatie. Bovendien ben je op zoek naar een hulpmiddel dat je daarbij kan helpen, zodat je eindelijk af kunt komen van al die Excel-spreadsheets, post-its en andere creatieve manieren die je tot nu toe hebt ontwikkeld om je processen te beheersen. Laten we daarom samen ontdekken wat software voor workflowbeheer is en wat enkele voordelen ervan zijn.
Maar voordat we beginnen met het beantwoorden van de vraag wat software voor workflowbeheer is, kijken we eerst naar de context. Workflowsoftware is tegenwoordig erg belangrijk, en de marktwaarde ervan laat dat zien (geschat op $10.5M USD). Naar verwachting zal deze markt tussen 2023 en 2028 met bijna $14M USD groeien.
Waarom groeit deze markt? Voornamelijk omdat bedrijven hebben besloten robots hierbij de overhand te geven en zich hebben overgegeven aan de kracht van automatisering. Laten we het nu over workflowbeheer gaan hebben!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kort gezegd is workflowbeheer een iteratief proces voor het optimaliseren van de kwaliteit van workflows. Nog steeds onduidelijk? Om het duidelijker te maken, begin ik bij de basis en vertel ik je wat een workflow is.
Wat is een workflow?
Een workflow is een reeks stappen die de volgorde weergeeft die moet worden gevolgd om een activiteit te voltooien. In tegenstelling tot een bedrijfsproces, dat lineair is, bevat een workflow voorwaardelijke logica om onderweg beslissingen te nemen. Hierdoor kan het workflowproces verschillende paden volgen.
De traditionele manier om een workflow weer te geven is met behulp van een stroomdiagram. Veel softwaretools kunnen je helpen om prachtige diagrammen te maken op basis van sjablonen of helemaal vanaf nul. De verwachting is dat je handmatige processen omzet in verschillende workflows met herhaalbare stappen die kunnen worden gevolgd om voorspelbare resultaten te genereren.
Voorbeelden van workflows zijn:
- Documentbeheer of goedkeuringen van marketingmateriaal
- Inwerken van medewerkers
- Doorsturen van een autorisatie voor een reisaanvraag of goedkeuring van declaraties
Software voor stroomdiagrammen heeft doorgaans een gebruiksvriendelijke interface met functionaliteit voor slepen en neerzetten, waarmee je aangepaste workflows kunt bouwen in een omgeving zonder code. Daarnaast biedt deze software samenwerkingsfuncties, zodat je in realtime samen kunt creëren. Bovendien integreert software voor procesworkflows vaak met deze tools, waardoor je binnen één geïntegreerd systeem naadloos kunt overstappen van visuele planning naar uitvoering en opvolging. Bij deze processen zijn vaak complexe documentverwerkingen betrokken, waardoor de implementatie van een documentbeheersysteem essentieel is voor gestructureerde goedkeuringen, versiebeheer en veilige samenwerking.
Het is nu belangrijk om op te merken dat workflows door hun vertakkende paden complex kunnen worden naarmate er meer beslissingen en teamleden deel uitmaken van de workflow. Deze complexiteit is precies wat workflowbeheer probeert aan te pakken, vaak met behulp van workflowsoftware voor ondernemingen die ingewikkelde processen kan beheren, taken kan automatiseren en naadloze samenwerking binnen grote teams kan waarborgen.
Wat is workflowbeheer?
Workflowbeheer is een praktijk die bestaat uit het in kaart brengen van je workflows, het volgen ervan en deze uiteindelijk optimaliseren door middel van integratie, automatisering of beide.
Bij workflowintegraties worden doorgaans verschillende apps met elkaar verbonden om informatie uit te wisselen. Deze integraties kunnen handmatig worden ingesteld met behulp van een API, maar ook met behulp van software van derden, zoals Zapier.
Voor het automatiseren van workflows heb je een type software nodig dat workflowautomatiseringssoftware wordt genoemd en waarmee je bedrijfsregels kunt instellen die de informatiestroom bepalen. Deze workflowautomatiseringstools kunnen repetitieve taken omzetten in voorspelbare geautomatiseerde processen die je tijd en geld besparen.
Workflowbeheer is cyclisch. Dat betekent dat je telkens wanneer je een workflow stroomlijnt, deze opnieuw in kaart brengt en vervolgens weer begint te volgen tot je volgende optimalisatie. Het gaat hierbij om voortdurend streven naar verbetering. Een workflowbeheertool helpt je bij deze cyclische taak.
Lees hier meer over de verschillende soorten workflowbeheer.
Wat is software voor workflowbeheer?
Software voor workflowbeheer is een programma dat doorgaans onderdeel is van een projectmanagementtool en je kan helpen bij het beheren van de workflows van het team. Je kunt verschillende projectworkflows volgen met behulp van dashboards, workflows maken of optimaliseren met weergaven voor taakbeheer, zoals Kanban of een tijdlijn, afhankelijkheden definiëren en verbeteringen identificeren.
Een workflowbeheersysteem is doorgaans verkrijgbaar in drie varianten.
Soorten software voor workflowbeheer
Lokaal geïnstalleerd
Een lokale implementatie betekent dat de software op je eigen hardware staat en dat je verantwoordelijk wordt voor het onderhoud ervan. Hoewel deze optie beveiligingsvoordelen biedt, betekent dit ook dat je meer geld uitgeeft, omdat je zowel de software als de hardware moet onderhouden.
Cloudgebaseerd
Tegenwoordig is cloudgebaseerde workflowsoftware de meest voorkomende optie. Dit type implementatie betekent dat je de middelen van de aanbieder gebruikt, waaronder hardware en cloudopslag. Denk aan elke SaaS-tool die je momenteel gebruikt, zoals een CRM, software voor tijdregistratie, software voor documentworkflows of software voor documentbeheer.
Hybride
Een hybride implementatie betekent dat je je informatie op verschillende plaatsen opslaat, afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten en bedrijfsdoelen. Informatie die belangrijker is voor je bedrijf wordt in je cloud opgeslagen, terwijl minder kritieke middelen bij de aanbieder worden opgeslagen. Dit is een uitstekende optie voor gedetailleerde machtigingen en toegangsbeheer.
Veelvoorkomende functies van software voor workflowbeheer
Hier zijn enkele belangrijke functies van software voor workflowbeheer.
- Taakbeheer. Ongeacht het prijsplan voor workflowsoftware dat je kiest, beschikken de meeste projectworkflowsoftware over functies voor taakbeheer. Weergaven voor taakbeheer, zoals lijstweergaven, zijn meestal opgenomen in basisplannen en bieden aanpasbare velden, zodat je de statistieken kunt volgen die voor jou het belangrijkst zijn.
- Procesautomatisering. Zoals we al aangaven, helpt automatisering workflows te optimaliseren, voornamelijk doordat taken automatisch worden uitgevoerd. Een ander voordeel van procesautomatisering is dat belanghebbenden meldingen ontvangen wanneer menselijke inbreng vereist is. Je kunt ook zoeken naar specifieke software voor procesautomatisering.
- Rapportage en analyses. Elke tool voor workflowbeheer beschikt over een rapportagemodule. Hiermee kun je KPI's volgen en ervoor zorgen dat je workflows naar verwachting presteren. Rapportage kan je ook helpen knelpunten te identificeren en te bepalen wanneer je een opvolging moet uitvoeren.
- Integratiemogelijkheden. Integraties vergroten het bereik van je workflow door meerdere apps met elkaar te verbinden en informatie-uitwisseling tussen deze apps mogelijk te maken.
- Gebruiksvriendelijke interface. Houd er rekening mee dat workflows complexer kunnen worden naarmate meer variabelen een rol gaan spelen. Daarom richten deze tools zich op een uitstekende gebruikerservaring, zodat je niet wordt afgeleid doordat je in de tool naar dingen moet zoeken. Microsoft Visio is hier een goed voorbeeld van.
Voordelen van software voor workflowbeheer
De voordelen van software voor workflowbeheer zijn onder andere:
- Verhoogde productiviteit
- Verbeterde samenwerking
- Gestroomlijnde processen
- Verbeterde verantwoordingsplicht en transparantie
Veel van deze voordelen worden versterkt wanneer je best practices voor documentbeheer toepast, zoals veilige cloudopslag, toegangscontroles en bewaarbeleid, vooral als je workflows documentatie met veel compliancevereisten omvatten.
Voorbeelden van de beste workflowbeheersoftware
Hier zijn enkele tools waarmee je workflows kunt beheren. Als je meer informatie wilt over een van de tools op deze lijst, vind je die in onze lijst met de beste workflowbeheersoftware.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Verschillende van deze platforms gebruiken ook AI voor automatisering en orkestratie, mogelijkheden die steeds gebruikelijker worden in AI-workflowbeheersoftware.
