Een workflow voor projectmanagement maken: 6 stappen

• De volgorde van taken en hun afhankelijkheden definiëren
• De verantwoordelijkheid voor elke stap in de workflow aan personen of afdelingen toewijzen

Goed ontworpen workflowprocessen brengen duidelijkheid, beperken verwarring en zorgen ervoor dat het werk systematisch wordt voltooid. Ze bieden een visuele weergave van het algehele proces, waarmee je potentiële obstakels kunt identificeren en afhankelijkheden tussen taken in kaart kunt brengen. 

Hier is een voorbeeld van een type workflow dat je waarschijnlijk in je projecten tegenkomt: goedkeuring van projectresultaten.

1. Het projectteam maakt het projectresultaat aan op basis van de richtlijnen uit de briefing en van de projectmanager.
2. De projectmanager beoordeelt het projectresultaat om er zeker van te zijn dat het voldoet aan de verwachtingen en normen van de belanghebbenden en/of de klant.
3. De projectmanager geeft feedback aan het team, dat het projectresultaat vervolgens bijwerkt om deze feedback te verwerken.
4. De projectmanager beoordeelt het projectresultaat opnieuw voordat het naar de klant of belanghebbenden wordt gestuurd.
5. De klant/belanghebbenden beoordelen het projectresultaat en keuren het goed (of geven feedback, indien van toepassing).
6. Het projectteam voert de laatste wijzigingen door en maakt de definitieve bestanden klaar.

Voordelen van workflows voor projectmanagement

Dit zijn enkele voordelen die een efficiënte workflow voor projectmanagement biedt:

• Verbeterde projectkwaliteit: Workflows voor projectmanagement bevatten stappen voor goedkeuringen en kwaliteitscontroles, zodat je ervoor kunt zorgen dat elk projectresultaat dat door het team wordt geproduceerd aan de hoogst mogelijke standaard voldoet.
• Meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap: Met een duidelijke workflow kan iedereen in het team zien voor welke taken hij of zij verantwoordelijk is en waar andere teamleden aan werken. De kans dat projectresultaten en taken worden gemist is kleiner en teamleden krijgen de mogelijkheid om het werk vooruit te helpen.
• Minder knelpunten: Anticipeer bij het opzetten van je workflow op plekken waar knelpunten kunnen ontstaan (bijvoorbeeld wanneer ontwerpgoedkeuringen blijven liggen bij een seniorontwerper) en bouw stappen in het proces in om deze te verminderen (bijvoorbeeld door meer goedkeurders voor het ontwerp toe te voegen).
• Meer resultaat: Je kunt onnodige stappen of processen uit de workflow verwijderen, zodat je team zich kan richten op het daadwerkelijke werk. Hierdoor kunnen teamleden productiever werken.

Workflows voor projecten maken in 7 stappen

Hier zijn 7 stappen om een workflow voor een project te maken.

1. Definieer de doelstellingen

Wanneer je de doelstellingen voor je project definieert, moet je specifiek en meetbaar zijn. Zo kun je de voortgang volgen en bepalen of het project op weg is naar succes. Je doelstellingen kunnen tastbare resultaten omvatten, zoals een volledig ontwikkelde website of een afgeronde marketingstrategie.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Identificeer de taken

Breek je project op in kleinere taken. Zo kun je je concentreren op afzonderlijke onderdelen en belangrijke details bijhouden. Elke taak moet een duidelijk beginpunt en een deadline hebben, evenals specifieke criteria voor voltooiing. Dit helpt sluipende scope-uitbreiding te voorkomen en het project op koers te houden.

3. Verantwoordelijkheden toewijzen

Door verantwoordelijkheden toe te wijzen en rollen en ve­rwachtingen duidelijk te communiceren, kun je ervoor zorgen dat ie­der zijn taken begrijpt.

Dit bevordert de verantwoordingsplicht en voorkomt dat taken over het hoofd worden gezien of worden ver­waarloosd. Vergeet niet rekening te houden met de vaardigheden en des­kundigheid van projectteamleden bij het toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden.

4. Taken in volgorde zetten

Een goede manier om taken in volgorde te zetten is via stroomdiagramtools of workflowdiagrammen, zoals Gantt-diagrammen of Kanbanborden. Door de werkstroom visueel weer te geven en taken in de juiste volgorde uit te voeren, help je het team de werkstroom gedurende de hele levenscyclus van het project te behouden.

5. Houd rekening met complexiteit en afhankelijkheden

Houd bij het toewijzen van tijdlijnen voor elke taak rekening met de complexiteit en afhankelijkheden ervan en pas deze indien nodig aan. Dit kan vertragingen helpen voorkomen en een tijdige oplevering van de mijlpalen van het project stimuleren.

Duidelijke deadlines helpen teamleden hun werk te prioriteren en hun tijd effectief te beheren. Software voor procesworkflows, zoals ProcessMaker of een van de alternatieven, kan helpen door taaktoewijzingen te automatiseren, de voortgang bij te houden en visuele tijdlijnen te bieden waarmee potentiële knelpunten gemakkelijker kunnen worden geïdentificeerd en planningen proactief kunnen worden aangepast.

6. Monitor de voortgang voortdurend

Houd de voortgang gedurende het hele project bij en monitor deze. Zo kun je mogelijke obstakels identificeren en eventuele problemen of blokkades die zich voordoen snel aanpakken. Je houdt het project op schema en kunt snel reageren en belanghebbenden informeren als het project uit de pas begint te lopen. Het gebruik van software voor projectworkflows kan dit proces stroomlijnen door realtime-updates, taakregistratie en gecentraliseerde communicatie te bieden.

7. Leerpunten verzamelen

Reserveer zodra het project is afgerond tijd om de workflow te evalueren en verbeterpunten vast te stellen. Door zowel successen als moeilijkheden tijdens het project te overdenken, kun je noodzakelijke aanpassingen voor toekomstige projecten identificeren en implementeren. 

Projectmanagement versus workflowbeheer

Projectmanagement omvat de uitgebreide planning, uitvoering en oplevering van een project, terwijl workflowbeheer specifiek betrekking heeft op de processen en taken binnen een project.

Met andere woorden: projectmanagement omvat het "wie, wat, wanneer, waar en waarom" van een project, terwijl workflowbeheer draait om het "hoe" van een project: de processen die het team begeleiden bij de uitvoering van het projectplan.

Er is ook een onderscheid tussen workflows en processen. Workflows zijn de specifieke, opeenvolgende taken binnen bredere bedrijfsprocessen die helpen organisatiedoelen te bereiken.

Workflows beheren

Hier volgen enkele nuttige tips voor effectief workflowbeheer:

1. Duidelijke communicatie

Geef bij het effectief beheren van digitale workflows prioriteit aan duidelijke communicatie. Deel regelmatig updates met teamleden en belanghebbenden om iedereen op de hoogte te houden en het risico op misverstanden te beperken. Pak zorgen of problemen snel aan om deze te beperken en een positieve werkomgeving te bevorderen.

2. Dele­geren

Delegeer taken die anderen kunnen uitvoeren, zodat jij je kunt richten op projectmanagementactiviteiten op een hoger niveau, zoals strategische planning en middelenallocatie. Bovendien krijgen teamleden hierdoor de kans nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen, wat leidt tot een hogere productiviteit en meer werktevredenheid.

3. Automatiseer repetitieve taken 

Automatisering maakt tijd vrij voor belangrijkere of complexere opdrachten, vermindert het risico op fouten en verhoogt de algehele efficiëntie van workflows. Er zijn talloze technologiegebaseerde oplossingen voor workflowautomatisering—lees hier meer over de voordelen van workflowautomatisering.

4. Omarm technologie

Software voor workflowbeheer is ontworpen om je dagelijkse bedrijfsactiviteiten te verbeteren door taken te automatiseren en processen te optimaliseren (en ook te optimaliseren met AI). Softwareoplossingen zijn ideaal voor het stroomlijnen van herhaalbare processen (bijvoorbeeld het inwerken van medewerkers of goedkeuringsworkflows), zodat je ervoor kunt zorgen dat taken op tijd en efficiënt worden uitgevoerd.

Deze tools kunnen worden gebruikt in combinatie met je projectmanagementsoftware, en andere tools in je technologiestack beschikken mogelijk al over functionaliteit voor het beheren van workflows.

5. Houd de voortgang bij

Om ervoor te zorgen dat je workflow op schema ligt en aansluit bij de doelen van het project, moet je de voortgang regelmatig beoordelen. Door taken voortdurend te monitoren, kun je potentiële problemen of knelpunten signaleren en corrigerende maatregelen nemen. Door workflowanalyse in dit proces op te nemen, kun je ook beoordelen hoe goed elke fase functioneert en of de algehele doorstroming de projectdoelstellingen ondersteunt.

Plan regelmatig overleg met je teamleden en gebruik die tijd om uitdagingen te bespreken, oplossingen te bedenken en waar nodig aanpassingen te doen. Deze proactieve aanpak helpt voorkomen dat problemen escaleren.

5 beste praktijken voor projectworkflowbeheer

Hier zijn 5 beste praktijken voor projectmanagementworkflows.

• Maak een goed gedefinieerd plan. Beschrijf duidelijk de reikwijdte, doelstellingen, projectfasen en middelen van het project (misschien vind je het handig om te beginnen met een projectmanagementsjabloon). Met een solide workflowplanning heeft het team een overzicht van de workflow en van wat wanneer moet worden gedaan.
• Communiceer regelmatig met belanghebbenden. Houd belanghebbenden op de hoogte van waar ze in de workflow nodig zijn (bijvoorbeeld voor goedkeuringen) en van de projectstatus, en betrek hen waar nodig bij de besluitvorming. Dit helpt je vertrouwen op te bouwen en verwachtingen te beheren.
• Stimuleer een werkomgeving die samenwerking aanmoedigt door open communicatie, het delen van ideeën en samenwerking te bevorderen. Samenwerking tussen verschillende functies helpt het team gebruik te maken van uiteenlopende expertise en perspectieven. Dit is vooral belangrijk voor workflows voor creatieve teams.
• Beoordeel je workflow voortdurend. Identificeer verbeterpunten en sta open voor feedback van teamleden en belanghebbenden. Voer de nodige aanpassingen door om teamgenoten te helpen taken efficiënter af te ronden. Deze cyclus van voortdurende feedback draagt bij aan wendbaardere workflows.
• Vier mijlpalen! Erken en vier mijlpalen en prestaties binnen je team. Dit verhoogt het moreel en houdt teamleden gemotiveerd tijdens zware sprints.

Wat nu?

Een goed gedefinieerde workflow kan bedrijfsprocessen optimaliseren, fouten minimaliseren en het beheer van middelen en de efficiëntie verbeteren. Leer workflowbeheer beheersen met deze workflowcursussen onder leiding van experts.

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers op Slack.