Ressursstyring: 5 menneskesentrerte tips for 2026
La oss innse det: Av alle ressursene du må håndtere i løpet av et prosjekt, er mennesker sannsynligvis de mest uforutsigbare. Mennesker kan kaste flere uforutsette utfordringer på en prosjektleder enn makroøkonomiske forhold som skaper kaos i budsjettet ditt, ekstremvær som tvinger deg til å ha en «beredskapsbag» ved siden av skrivebordet, og programvare som insisterer på å gå helt i lås når du trenger den som mest. (Teknologifolk: Støtt meg her. Det siste er et offisielt uttrykk og ikke bare en unnskyldning for å banne.)
Mennesker er utvilsomt den viktigste komponenten i å drive produktivitet i prosjektledelse. Likevel kaller vi dem «ressurser».
Hør her, ingen fordømmelse. Jeg gjør det. Du gjør det sikkert også. Det er en del av det offisielle vokabularet innen prosjektledelse, så hvilket valg har vi?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men hva om vi kunne endre tankesettet vårt, om ikke vokabularet, for å innta en mer menneskesentrert tilnærming? Hva om en liten investering i den menneskelige siden av prosjektressursstyring førte til økt produktivitet? Høres det interessant ut? La oss snakke om hvordan vi kommer dit.
Hvorfor effektiv ressursstyring egentlig handler om personalledelse
Siden det ser ut til at vi har minst noen måneder igjen før kunstig intelligens tar over planeten, er mennesker fortsatt drivkraften bak prosjekter. Og mennesker er vakkert komplekse, noe som kan skape ekstra utfordringer for prosjektledere. Men alle disse kompleksitetene kan også skape muligheter for … magi.
Courtney Johnston har vært prosjektleder i mange år og er en stor forkjemper for «menneskesentrert prosjektledelse». I en nylig episode av DPM-podkasten delte hun dette perspektivet:
«Min hypotese om menneskesentrert prosjektledelse handler egentlig om å være oppmerksom, legge merke til ting og være et bedre menneske overfor menneskene rundt deg. [Det handler om] å prøve å finne svarene ved å inkludere det menneskelige perspektivet og den menneskelige erfaringen i alle trinnene i prosessen du prøver å løse.»
Johnston hevder også at denne menneskelige tilnærmingen vil gi uttelling i form av kreativitet, produktivitet og lojalitet.
«Hvis du bringer glede inn på arbeidsplassen, vil du få bedre resultater?» spør hun. «Uten tvil vil jeg satse alle pengene mine på at svaret er ja. Jeg vil si ja, tusen prosent. Fordi glede er en av disse store, saftige, magiske menneskelige følelsene.
«Og hvis du kan fremkalle glede i teamet ditt hver eneste dag – kanskje ikke hver eneste dag, men mesteparten av tiden – kommer de til å bli værende», fortsetter Johnston. «De kommer til å bidra med ideene sine. De kommer til å jobbe hardere for å løse noe fordi de er fornøyde, ikke sant?»
Så hvordan kan du skape litt magi i teamet ditt? La oss se på noen praktiske måter å bruke en menneskesentrert tilnærming for å øke produktiviteten og lønnsomheten uten å sprenge tidsplanene.
5 måter å se på ressursutnyttelse gjennom et menneskelig perspektiv
Da setter vi i gang. Du har en genial plan for prosjektressursstyring klar til bruk i favorittprogramvaren din. Bra jobbet, prosjektleder! Men før du setter i gang, bør du ta en rask realitetssjekk av noen av disse strategiene for ressursutnyttelse for å hindre at disse plagsomme, eller rettere sagt herlige, menneskene skaper problemer.
1. Finn den rette balansen med utnyttelse av ressurser personer
Det kan være fristende å tildele de viktigste delene av et prosjekt til de beste medarbeiderne dine. Men det kan være et tveegget sverd. All anerkjennelsen folk får for å være «best», kommer ofte sammen med en solid dose overarbeid.
På den andre siden blir medarbeidere med svake resultater ofte underutnyttet. Du vet hvem jeg snakker om – de som gjør akkurat nok til å ikke bli sagt opp, men ikke nok til å være reelt nyttige. Vi har alle jobbet med dem.
Og hvis du blir sittende med en av dem (og det ikke er opp til deg å gi dem sparken), kan det være fristende å gi dem så lite prosjektarbeid som mulig, slik at de ikke saboterer tidsfristene dine.
Når du lager planen for ressursfordeling, bør du ta deg tid til å undersøke litt ekstra for å finne ut hva alle arbeider med utenfor prosjektet ditt.
For å håndtere arbeidsbelastningen til teamet ditt på en effektiv måte bør du ha individuelle oppfølgingssamtaler med de beste medarbeiderne dine for å se hvordan prosjektet ditt passer inn med det andre arbeidet deres. Be dem om en ærlig vurdering av om de vil kunne vie prosjektet ditt sin fulle oppmerksomhet. Selv om de har timene tilgjengelig på papiret, må du huske at kontekstbytte kan påvirke produktiviteten og føre til utbrenthet.
Hvis de er usikre på hvor mye de kan forplikte seg til, kan du spørre hvem andre de vil anbefale. De har sannsynligvis god oversikt over hvem som leverer den kvaliteten på arbeidet du trenger innenfor fagområdet deres.
Når det gjelder medarbeideren med lav ytelse, kommer vi tilbake til vedkommende om et øyeblikk.
2. Bruk programvare for ressursstyring til å identifisere flaskehalser
De fleste verktøy for ressursstyring lar deg raskt se hvem som jobber med hva, samt hvilket stadium de befinner seg på. Regelmessig kontroll av denne oversikten kan bidra til å avdekke muligheter for raskere fremdrift. Enda viktigere er det at den kan hjelpe deg med å identifisere flaskehalser i prosjektet som kan forsinke prosjektfristen fullstendig.
Noen verktøy inkluderer også funksjonalitet som flagger tilgjengelige ressurser og ber deg om å omfordele dem, slik at du kan holde deg innenfor de beregnede tidsrammene.
Husker du medarbeideren med lav ytelse vi snakket om? En visuell oversikt over hvor flaskehalser oppstår, kan hjelpe deg med å kjenne etter om teammedlemmet bare somler, eller om det er noe annet som foregår.
Det kan for eksempel hende at oppgavene deres alltid ser ut til å stoppe opp på samme punkt i et prosjekt. Ta det som et signal om at du bør finne ut hvorfor. Kanskje de ikke føler seg trygge på å bruke et bestemt program og ville hatt nytte av mer opplæring.
Kanskje de lider av bedragersyndromet (det gjør vel vi alle?), og vegrer seg for å føre arbeidet videre fordi andre vil se det. Hvis det er tilfellet, bør du vurdere å sette dem sammen med en mentor som kan hjelpe dem med å utvikle ferdighetene sine.
Eller kanskje personen rett og slett stadig svikter i arbeidet sitt. I så fall kan rapporter eller skjermbilder fra programvaren for ressursstyring hjelpe deg med å dokumentere problemet og argumentere for strengere tiltak.
Hvis du trenger et kostnadseffektivt alternativ for å komme i gang, kan du se listen vår over gratis programvare for ressursstyring. Hvis du prøver å finne det riktige verktøyet for ressursstyring til teamet ditt, kan du også se denne veiledningen til en demonstrasjon av programvare for ressursstyring for å ta en veloverveid beslutning.
3. Husk 80/20-regelen
Ja, selvfølgelig er alle deler av prosjektstyringsplanen din viktige!
Men er de egentlig det?
Vi kjenner alle 80/20-regelen, som sier at 80 % av effekten kommer fra 20 % av arbeidet. Det betyr ikke at de øvrige 80 % av arbeidet ikke er viktig, men det er en god påminnelse om å holde blikket festet på målet.
Husk at rollen din ikke er å gjennomføre et prosjekt perfekt og holde alle på linje, men å tjene det overordnede målet ditt: sette opp et nettsted, lansere et produkt, bygge merkevarebevissthet eller noe tilsvarende. Når alt kommer til alt, bryr ikke kunden seg om hvordan prosjektdashbordet ditt ser ut, så husk at ressursstyringsplanen din er en veiledning og ikke et pålegg.
Identifiser det overordnede hovedmålet for prosjektet ditt, og gjenta det for deg selv og teamet ditt hele tiden. Si det i begynnelsen av hvert møte. Bruk det som et mantra når Joelle i kreativavdelingen insisterer på at bildene i annonsen ikke følger den moderne designestetikken fra midten av århundret som han ønsket seg. (Og takk Joelle for blikket hans for detaljer, og forsikre ham om at han får en ny sjanse i neste prosjekt. Han er utrolig talentfull! Du vil ha ham på din side!)
Når hindringer dukker opp – og det gjør de alltid – kan du spørre deg selv og gruppen: «Hvor mye påvirker dette det overordnede målet vårt?» Hvis svaret er «mye», må du gjøre det til høyeste prioritet å fjerne flaskehalsen. Hvis påvirkningen ikke er så stor, finner du en omvei og går videre.
4. Ta i bruk automatisering
Automatisering kan være en flott måte å håndtere de «80 %»-oppgavene som ikke vises i leveransen, men som likevel må gjøres. Tidsregistreringsfunksjonalitet inkluderer for eksempel ofte en innstilling som lar deg sende pushvarsler for å minne teammedlemmer på å oppdatere registreringene sine. Eller du kan bruke programvare for tidsregistrering og ta denne oppgaven helt bort fra medarbeidernes skuldre. (Se våre tanker om den beste programvaren for tidsregistrering.)
Det finnes en mengde automatiseringsfunksjoner som bidrar til å opprettholde fremdriften i arbeidsflyten og øke produktiviteten. Et enkelt, men effektivt grep er å sette opp automatiske påminnelser om at oppgaver har frist, slik at viktige punkter ikke blir glemt.
I den mer avanserte enden av skalaen har mange verktøy for ressursstyring automatiseringer som kan utløse andre handlinger i en arbeidsflyt, slik at du ikke bruker opp verdifulle menneskelige ressurser på repetitive oppgaver. Trenger du å sette inn en sjekkliste, sende en e-post eller utløse en ny arbeidsflyt? La automatiseringen ta seg av det.
I tillegg til å lære hvordan du setter opp automatiseringer selv, bør du sørge for at alle i teamet vet hvordan de fungerer. En enkel måte å dele denne informasjonen på er å lage en kort video i Loom, Zoom eller et lignende verktøy, og gå gjennom prosessen.
Husk å spørre teammedlemmene om flere tanker rundt oppgaver som kan automatiseres. Når robotene får fokusere på repetitivt arbeid, mens kunnskapsarbeiderne fokuserer på menneskelig arbeid, kan du fordele ressursene mer effektivt.
5. Legg inn tid til uforutsette hendelser i prosjektplanene
En maratonløper løper ikke i samme tempo gjennom hele løpet. Eliteutøvere kan ikke jobbe med full kapasitet hele tiden, og det kan heller ikke kunnskapsarbeidere. Mennesker er ganske enkelt ikke skapt slik.
På samme måte som du legger inn marginer i tidsplanene dine for å ta høyde for forsinkelser i leveranser eller andre ting utenfor din kontroll, er det lurt å lage en buffer i tidsplanen for uventede «menneskelige problemer». Barn blir syke. Folk mister familiemedlemmer. Det er tirsdag ettermiddag, og Galen blir distrahert av mangelen på cupcakes. Ting skjer.
Når du planlegger ressursene dine, er det lurt å se på det gjennom to ulike perspektiver:
- Tidsplan hvis alt går bra
- Tidsplan hvis alt går galt
Deretter bør du selvsagt forkaste den første prognosen, for det kommer aldri til å skje. Finn heller et kompromiss mellom de to for å få en bedre forståelse av virkeligheten.
Når prosjektet ditt kommer i gang, vil du sannsynligvis oppdage at noen faser blir ferdige raskere enn forventet, mens andre tar mer tid. En rask tidsrevisjon under prosjektet kan bidra til å avdekke hvorfor – og med en innebygd buffer vil du være bedre rustet til å gjøre smarte justeringer underveis.
Prosjektledelse handler om å ta vare på mennesker
Vil du lære mer om hvordan du kan ha en menneskesentrert tilnærming til prosjektledelse? Hvis du jobber innen et kreativt fagområde eller i et byrå, kan du fordype deg i ressursstyring i kreative omgivelser og ressursstyring i byråer.
Hvis du er klar til å forbedre hvordan du styrer prosjektressursene dine, kan du ta en titt på disse beste kursene i ressursstyring.
