Prosessen for prosjektressursstyring: Ekspertguide i 5 trinn

I det større prosjektstyringsøkosystemet fungerer den som en bro mellom prosjektstrategi og gjennomføring ved å tilpasse organisasjonens kapasitet til prosjektets behov.

Prosessen for ressursstyring i prosjekter

Gjennom mine 13 års erfaring har jeg kommet frem til at det i praksis er fem trinn eller prosesser som inngår i ressursstyringsprosessen (i motsetning til de seks trinnene som er beskrevet i PMBOK). Disse omfatter:

1. Ressursplanlegging
2. Ressursestimering / Ressursfordeling
3. Ressursanskaffelse
4. Teamutvikling og -styring
5. Kontinuerlig evaluering av ressurser

Trinn 1: Ressursplanlegging

Ressursplanlegging er prosessen med å fastslå hvilke personer, ferdigheter, verktøy, hvilket utstyr og hvilket budsjett som trengs for å fullføre et prosjekt på en vellykket måte. Målet er å sikre at du har de riktige ressursene tilgjengelig til riktig tid – uten å overbelaste teamene eller skape flaskehalser i leveransen.

Før du kan estimere ressursbehovet, må du imidlertid forstå:

• arbeidet som skal leveres,
• tidslinjen,
• avhengighetene,
• og hvilket kompetansenivå som kreves.

I tillegg krever definering av krav også at du lytter til det interessentene sier at de ønsker, men særlig til det de ikke sier.

Bruk evnen din til å ta beslutninger (én av mange ferdigheter innen ressursstyring) til å lese mellom linjene og stille intelligente spørsmål. Hvis interessentene for eksempel insisterer på en programvareutvikler med over 30 års erfaring for å bygge en enkel app, bør du undersøke hvorfor. Ville det passet bedre å erstatte en mindre erfaren utvikler med mer inngående kunnskap om et nyere programmeringsspråk? Hvorfor eller hvorfor ikke?

Ved slutten av planleggingstrinnet bør du kunne forstå hva du trenger, når du trenger det, og om tidslinjen din er realistisk gjennomførbar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Trinn 2: Ressursestimering / ressursfordeling

Ressursestimering og -fordeling fastslår hvor stor innsats prosjektet krever, og hvem som realistisk sett skal utføre arbeidet innenfor den tilgjengelige tidslinjen og det tilgjengelige budsjettet.

I dette trinnet må du:

1. Estimere arbeidet som kreves
2. Fastslå hvilke ferdigheter som trengs
3. Beregne teamets tilgjengelige kapasitet
4. Tilordne ressurser basert på prioritet og tilgjengelighet
5. Justere tidslinjer eller omfang hvis kapasiteten ikke samsvarer med behovet

Når du har identifisert hvilke typer ressurser du trenger, finnes det mange metoder for ressursfordeling du kan benytte. I dette trinnet må du bli mer spesifikk når det gjelder ressursplanlegging. Hvor mye tid skal disse personene bruke på prosjektleveransen?

Du kan gå frem på to hovedmåter når du estimerer dette:

• Nedenfra og opp: Estimer hvor mange timer som kreves for å fullføre hvert krav, og hvor mange timer hver person må bidra med til hver leveranse. Denne tilnærmingen er best når omfanget er godt definert, nøyaktighet er viktig, og tidsfristene er fleksible.

• Ovenfra og ned: Hvis du har et fast budsjett å arbeide med basert på prosjektstyringsplanen din, begynner du med denne begrensningen og fordeler menneskelige ressurser basert på de mest kritiske rollene som kreves for at prosjektet skal lykkes. Denne tilnærmingen er best når budsjettet eller tidsfristene er faste,
• og avveininger må gjøres tidlig.

Bruk regnearkmalen min for ressursallokering for å fremskynde denne prosessen – den gjør beregningene for deg, slik at du raskt kan se hvor budsjettet ditt blir brukt.

For å veilede allokeringsprosessen kan du også vurdere å opprette en ressursnedbrytningsstruktur (RBS) – et hierarkisk rammeverk som kategoriserer alle ressurser – menneskelige, materielle og utstyr – etter type og funksjon. Den er spesielt nyttig for å visualisere hele spekteret av nødvendige ressurser og sikre at ingenting kritisk blir oversett.

Hvis du ikke er sikker på hvilke roller som er kritiske, kan du intervjue kolleger som har gjennomført lignende prosjekter tidligere. Ikke vær redd for å benytte deg av fagekspertenes omfattende kunnskap. De kan absolutt lære deg hvor mange timer de trenger for å gjøre sitt beste arbeid.

Profftips

Husk at mennesker er notorisk dårlige til å anslå. Jeg liker å legge inn minst 10 % ekstra margin for å ta høyde for uforutsette risikoer eller forsinkelser.

Steg 3: Anskaffelse av ressurser

Ressursanskaffelse er prosessen med å sikre menneskene, utstyret, verktøyene og materialene som trengs for å gjennomføre prosjektet i tide og innenfor budsjettet. Utfordringen er å balansere hastighet, kostnad, tilgjengelighet og kompetansetilpasning – fordi den ideelle ressursen ikke alltid er tilgjengelig når du trenger den.

Når det gjelder menneskelige ressurser, finnes det to hovedmåter å bemanne prosjektene dine på:

• Ansett internt. Hovedsakelig gjennom sjefen din eller relasjoner du har bygget opp i organisasjonen. Interne ansettelser kan læres opp raskere, kjenner bedriftens arbeidsflyter og innebærer lavere operasjonell risiko. De kan imidlertid allerede være overbelastet.

• Ansett eksternt. Det kan være et godt virkemiddel å samarbeide med rekrutteringsavdelinger eller bemanningsbyråer, eller å få anbefalinger fra ansatte, for å tiltrekke seg nye medarbeidere. For det sistnevnte kan det imidlertid hende at du må utforme anbefalingsprogrammet ditt slik at du reduserer skjevheter. Eksterne ansettelser kan raskt dekke kompetansegap, tilføre spesialisert ekspertise eller øke kapasiteten. De krever imidlertid vanligvis mer tid og budsjett til opplæring.

Selv om det kan være fristende å ignorere røde eller gule flagg i intervjufasen for å komme raskt i gang, bør du være så grundig som prosjektplanen tillater for å sikre at du finner riktig person. Det vil spare deg for mange timers arbeid senere.

I dette steget bør du også skaffe forsyningene du trenger til prosjektet. Be om tilbud fra flere leverandører og forhandle for å finne den beste prisen. Vurder å bruke programvare for ressursbestilling for å planlegge og fordele delte ressurser, som utstyr eller møterom, på en effektiv måte

Steg 4: Teamutvikling og -ledelse

Teamutvikling og -ledelse handler om å hjelpe prosjektressursene med å samarbeide effektivt gjennom hele prosjektgjennomføringen. På dette stadiet går prosjektlederens rolle fra å bemanne prosjektet til å opprettholde teamets prestasjoner, samarbeid, ansvarlighet og moral over tid.

Hvis du syntes prosjektplanlegging, estimering og anskaffelse av ressurser var utfordrende, er det ingenting sammenlignet med hvor vanskelig det er å utvikle og lede et team. Du kunne viet en hel artikkel til personalledelse, så her er kortversjonen: skap rammebetingelser som gjør det mulig for folk å gjøre sitt beste arbeid.

Effektiv teamledelse omfatter:

• tydeliggjøre ansvarsområder,
• balansere arbeidsbelastninger,
• fjerne hindringer,
• løse konflikter,
• følge med på resultater,
• og støtte samarbeid på tvers av teamet.

Husk at når prosjekter utvikler seg, må ressursledere ofte bruke teknikker for ressursstyring for å balansere arbeidsbelastninger på nytt, justere ansvarsområder og tilpasse teamstrukturer for å holde leveransen på rett spor.

Trinn 5: Kontinuerlig evaluering av ressurser

Alle nye prosjekter starter med gode intensjoner, men det kan være vanskelig å tenke på erfaringer og måleverdier når du først er midt i det hele og blir bombardert med forespørsler fra interessenter fra alle kanter.

PMI kaller dette trinnet «kontroller ressurser». Jeg forstår tankegangen, men liker ikke helt konnotasjonen. 

For å sikre at du ikke mister oversikten over resultatene, bør du planlegge periodiske helsesjekker av prosjektet før arbeidet setter i gang. Som en del av helsesjekken skal du:

• Gjennomgå faktiske timer/kostnader opp mot estimerte timer/kostnader (du kan gjøre dette i Excel eller i det kostnadsfrie verktøyet for ressursstyring du foretrekker)
  • Hvis du oppdager overfordeling av ansatte og ikke ser noen måte å korrigere kursen på, bør du informere kundene dine om statusen for ressursutnyttelsen, slik at dette ikke kommer som en overraskelse senere. Del også ideene dine om hvordan du kan redusere kostnadene for å komme tilbake på rett spor.
• Ha jevnlig kontakt med prosjektteamet ditt for å sikre at de er samkjørte med arbeid de opplever som verdifullt
  • Vær oppmerksom på arbeid som har avveket fra planen. Finn muligheter til å gjøre mer kostnadseffektive bytter som øker de ansattes motivasjon samtidig som prosjektkostnadene reduseres.
• Gjennomfør jevnlige smidige retrospektiver for å revidere og oppdatere prosjektprosessene basert på det dere har lært.

Eksempel på prosess for ressursstyring i et prosjekt

Nå som vi har gått gjennom trinnene, kan vi bruke denne metoden på følgende eksempel:

«Du er prosjektleder og har fått i oppgave å levere opplæring til offentlige tjenestemenn i løpet av de neste seks månedene.»

For å holde det enkelt brukte jeg regneark i denne øvelsen, men alle verktøy for ressursstyring kan brukes.

Trinn 1: Ressursplanlegging

• Dokumenter forståelsen din av prosjektomfanget i en beskrivelse av prosjektomfanget, basert på tilgjengelig dokumentasjon, intervjuer osv., og valider den med interessentene dine
• Identifiser, basert på prosjektomfanget, hvilke typer personer du trenger for å gjennomføre prosjektarbeidet, sammen med deres foreslåtte ansvarsområder etter rolle
• Lag en liste over utstyret og materiellene du trenger for å gjennomføre opplæringen
• Hvis du planlegger ressurser for flere prosjekter samtidig, bør du organisere dem etter prioritet

Trinn 2: Ressursestimering / ressursallokering

• La oss tenke oss at kunden din gir deg et budsjett på $100,000 for denne opplæringen, at prosjektet varer i seks måneder, og at kunden ønsker at prosjektlederen skal bruke 50 % av tiden sin på dette oppdraget. Legg til grunn omtrentlige timesatser for hver stilling, dokumenter antakelsene dine og regn ut tallene.
• Når du regner på dette, kan du se at omtrent halvparten av budsjettet går til PM-en din, basert på kundens forespørsel. Vurder om dette gir mening ut fra tidligere erfaring. Jeg konkluderer med at det gjør det – siden denne opplæringen er for personer med høy profil og krever utvikling av teknisk innhold, antar jeg at jeg kommer til å være svært involvert.

• Deretter estimerer jeg aktivitetsressursene for de resterende rollene og dokumenterer antakelsene mine. Ikke glem å sette av 10 % til uforutsette kostnader.

• I mitt første forsøk ender jeg opp $60,000 over budsjett. Huff. Det betyr at jeg må finne ut hvordan jeg kan kutte kostnader gjennom ressursutjevning.
  • Jeg har senioringeniøren min satt opp med 20 % av arbeidstiden gjennom hele prosjektet, men jeg trenger dem sannsynligvis bare den første måneden for å bidra til å identifisere emner til kurset, og igjen i måned 4 og 5 for å gjennomgå innholdet. Jeg trenger dem sannsynligvis også bare én dag i uken i gjennomsnitt, i stedet for to dager. Jeg kutter $30,000 fra budsjettet.
    • Jeg justerer de resterende timene basert på det jeg tror jeg kan leve med. Jeg må redusere prosjektledertimene til 35 % og redusere reserven for uforutsette kostnader fra 10 % til 5 % for å balansere budsjettet. Det gir bare $300 igjen til materiell. Det blir trangt.

• På dette tidspunktet går jeg vanligvis tilbake og tar en samtale med kunden om hvordan vi kan redusere prosjektomfanget. Det kan innebære å forkorte opplæringen til 3 dager i stedet for 5 for å spare tid for instruktør og analytiker, redusere antall deltakere for å kutte materiellkostnader eller endre kursinnholdet slik at det ikke lenger er nødvendig med en senioringeniør.

Trinn 3: Anskaffelse av ressurser

Jeg vil bruke en kombinasjon av teknikker for å bemanne dette oppdraget, basert på ressurstilgjengelighet:

• Intern ansettelse: Junioringeniøren og den junioren forretningsanalytikeren er enkle å finne. Jeg har to stjernespillere på teamet mitt som fungerer godt sammen med meg, og som ønsker en utfordring. Jeg kan til og med lære opp analytikeren slik at vedkommende over tid kan ta over noen av prosjektlederoppgavene mine og gi kostnadsbesparelser. Etter en kort samtale for å bekrefte interessen og tilgjengeligheten deres er de med.
• Ekstern ansettelse: Senioringeniøren er vanskeligere å få på plass. Det finnes få interne kandidater, og det er vanskelig å ansette noen eksternt med et så nisjepreget ferdighetssett. Heldigvis kjenner noen i nettverket mitt en tidligere ansatt som kunne tenke seg å bidra på timebasis. Etter å ha fylt ut litt papirarbeid er vi i gang.
• Kontraktsstilling: Kunden har allerede en kursinstruktør i tankene. Jeg samarbeider med rekrutteringsteamet mitt og senioringeniøren for å intervjue denne kandidaten, og jobber deretter sammen med innkjøpsavdelingen for å engasjere vedkommende på deltid. Jeg kommer ikke til å trenge denne typen opplæring igjen i fremtiden, så det gir ikke mening å gå videre med en heltidsansettelse.

Trinn 4: Teamutvikling og -ledelse

Utover faste teammøter setter jeg opp ukentlige 1:1-samtaler med personene i prosjektet som jeg leder. Vi snakker om utfordringene og ambisjonene deres, og om hvordan jeg kan hjelpe dem med å holde motivasjonen oppe og best mulig anerkjenne bidragene deres. 

For dem jeg ikke leder direkte, setter jeg opp en månedlig samtale for å forsikre meg om at de er fornøyde med prosjektet, og for å få frem eventuelle tilbakemeldinger de måtte ha til meg om hvordan jeg kan bli bedre. 

Fordi jeg tar meg tid til å bli kjent med karrieremålene deres, og fordi jeg er åpen med dem om prestasjonene deres og hvordan de kan forbedre seg, stoler de nok på meg til ikke bare å gjøre sitt beste arbeid, men også gi meg tilbakemeldingene jeg trenger for å bli en bedre leder.

Trinn 5: Kontinuerlig evaluering av ressurser

Selv om prosjektet er svært hektisk i starten, oppdager jeg gradvis, når jeg gjør opp månedsbudsjettet, at veiledningen min gir resultater, og at jeg må bruke mindre tid på prosjektleveransen. Etter hvert som analytikeren påtar seg flere prosjektlederoppgaver, blir det enklere for oss å holde oss innenfor det opprinnelig stramme budsjettet.

Vi etablerer også månedlige smidige retrospektiver der vi diskuterer og dokumenterer hva vi har lært, som vi gjennomgår før vi begynner på hver nye leveranse. Dette hjelper oss med å redusere antallet timer vi bruker på hver opplæringsmodul. 

Vi kan inkludere en ekstra modul uten å pådra oss ytterligere kostnader, en goodwill-gest som motiverer kundene våre til å engasjere oss for et enda større prosjekt neste år.

Hvorfor er prosjektressursstyring viktig?

Ved å følge beste praksis for prosjektressursstyring kan du forvandle prosjektet ditt fra et fullstendig kaos til en lek. Selv om det er mulig å levere et prosjekt uten en plan og med bemanning bestående av personer som ikke egner seg for eller er motiverte av arbeidet, vil jeg ikke anbefale det. Prosjektet blir unødvendig krevende, og miljøet er rett og slett ubehagelig.

Hvis det gjøres riktig, er det å utvikle en effektiv plan for ressursstyring en fordel for prosjektlederen, teammedlemmene, interessentene og virksomheten.

• Prosjektlederens jobb med å styre prosjektet blir enklere hvis arbeidet, det estimerte arbeidsomfanget og de nødvendige ferdighetene avgrenses på riktig måte ved prosjektoppstarten
• Teammedlemmene er motiverte og engasjerte i arbeidet sitt, noe som forbedrer produktiviteten og reduserer gjennomtrekken
• Det blir enklere å innfri eller til og med overgå interessentenes forventninger hvis prosjektet er riktig avgrenset og bemannet med de riktige ressursene
• Vellykket prosjektleveranse fremmer fortsatt vekst gjennom forespørsler om nye eller gjentatte oppdrag.

Les mer om hvorfor ressursstyring er viktig her.

Hvordan kan programvare for ressursstyring hjelpe?

Selv om det er mulig å gjennomføre ressursplanlegging ved hjelp av Excel, krever dette manuell registrering av data og kontinuerlig oppdatering. Ved å investere i programvare for ressursstyring får du tilgang til en rekke automatiserte funksjoner som kan spare deg for tid og redusere risikoen for feil.

Så hva bør du se etter i et verktøy for ressursstyring? Nyttige funksjoner omfatter sporing av ressurser i sanntid, samsvar mellom ferdigheter og behov samt balansering av arbeidsbelastning. Verktøy for kapasitetsplanlegging, en beslektet type programvare, kan hjelpe deg med å balansere oppgaver for å hindre at teamet ditt arbeider for mye, og samle inn tilbakemeldinger for å sikre kontinuerlig forbedring.

Mange verktøy integreres også sømløst med annen prosjektstyringsprogramvare du kanskje allerede bruker, slik at du får en helhetlig oversikt over prosjektets fremdrift og utnyttelsesgradene for ressursene.

Ser du etter det riktige verktøyet for ressursstyring? Ta en titt på denne veiledningen til demonstrasjon av programvare for ressursstyring for å få hjelp til å ta en informert beslutning.

Beste programvare for ressursstyring

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

Hva skjer videre?

Vil du mestre de mer finstemte aspektene ved ressursstyring? Ta en titt på ekspertutviklet opplæring fra DPM School, eller et av disse fremragende kursene i ressursstyring.