Hva er ressursplanlegging & hvordan gjør du det i 5 nøkkeltrinn

Det er en kontinuerlig prosess som følger prosjektet fra begynnelse til slutt.

• I planleggingsfasen av prosjektet, for å bidra til å identifisere ressursbehov og tilgjengelighet. 
• Gjennom hele prosjektgjennomføringen og oppfølgingen, for å sikre at du bruker de riktige ressursene.

Viktige metoder for ressursplanlegging

Du kan bruke flere planleggingsmetoder og -teknikker avhengig av prosjektenes kompleksitet og art. De 5 vanligste metodene omfatter:

Hvis du vil gå mer i dybden på disse metodene, kan du lese om hvordan ressursutglatting skiller seg fra ressursutjevning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik planlegger du ressurser

Disse fem viktige trinnene er avgjørende for å planlegge prosjektressurser effektivt.

1. Identifiser prosjektkrav, mål og begrensninger

Definer prosjektkravene, målene og begrensningene tydelig. Dette hjelper deg med å avgjøre hvilke ressurser du trenger, når og hvor. 

Dette omfatter:

• Definere prosjektmål og leveranser 
• Forstå prosjektets omfang og ønskede resultater
• Identifisere de spesifikke oppgavene og aktivitetene som kreves for å nå disse målene
• Fastslå eventuelle budsjett- eller tidsbegrensninger, for eksempel sesongrelaterte kostnader eller medarbeideres ferier.

💡 Tips

Involver alle relevante interessenter i denne prosessen for å sikre at alle forstår prosjektets ressursbehov.

 

Husk at teammedlemmene og interessentene dine vanligvis har større forståelse av hva som kreves for å utføre arbeidet effektivt og på en god måte.

 

Ved å diskutere planlagte ressurser med dem før du fastsetter en ressursplan, kan de gi innsikt i potensielle flaskehalser eller begrensninger som kan redusere utfordringer senere.

2. Fastslå ressursbehov og tilgjengelighet

Når prosjektkravene er identifisert, er neste steg å prognostisere etterspørselen etter ressurser og vurdere tilgjengeligheten deres.

Ved å analysere arbeidsbelastning og avhengigheter kan du identifisere potensielle flaskehalser eller ressurskonflikter. Det hjelper deg også med å ta informerte beslutninger når du fordeler ressurser.

Denne analysen innebærer å evaluere og anslå arbeidsmengden som kreves for hver oppgave, samt identifisere ressursene som kreves og er tilgjengelige for å fullføre dem. 

For å planlegge ressursbehovet må du gjøre følgende:

• Fastslå den lengste veien for å gjennomføre et prosjekt på en vellykket måte (dvs. den kritiske veien).
• Beregn hvor mye arbeid og tid som kreves for å fullføre prosjektet. Her kan en arbeidsnedbrytingsstruktur (WBS) være nyttig for å beregne tiden som trengs for hver oppgave, siden den bryter arbeidet ned i mindre deler (hent en mal for arbeidsnedbrytingsstruktur her).
• Identifiser hvilke oppgaver som ikke kan startes før en annen oppgave er fullført. Disse kalles avhengigheter. Ved å kartlegge oppgavene i et Gantt-diagram kan du se sammenhengene visuelt, identifisere avhengigheter og gjøre justeringer.

For å vurdere hvilke ressurser som er tilgjengelige, må du gjøre følgende:

• Beregn tilgjengeligheten og kapasiteten til teammedlemmene dine ved å sammenligne tiden det tar å fullføre oppgavene med tiden den tildelte personen har tilgjengelig gjennom prosjektets varighet. WBS-en, Gantt-diagrammet og den kritiske veien hjelper deg med å sammenligne og vurdere ressursenes tilgjengelighet. Verktøy for kapasitetsplanlegging eller en mal for kapasitetsplanlegging kan hjelpe deg med dette.
• Identifiser planlagte permisjoner, ferier eller potensielt motstridende ressursforpliktelser, og inkluder dem i prosjektplanen for å sikre at de ikke påvirker den kritiske veien negativt.
• Identifiser tilgjengelige eksterne ressurser eller utstyr for å dekke mangler. Vær realistisk, og sikre disse ressursene på forhånd som en beredskapsløsning. Du kan bruke programvare for ressursbestilling til å reservere utstyr eller møterom. I tillegg kan det hende du må leie inn en ekstern konsulent eller hente inn en annen intern ressurs hvis et av prosjektteammedlemmene dine plutselig blir sykt eller utilgjengelig av en uforutsett grunn.

3. Fordel ressurser ved hjelp av programvare

Dette trinnet innebærer å fordele ressurser ved hjelp av programvareverktøy. Programvare for ressursplanlegging gir en sentralisert plattform for effektiv håndtering og fordeling av ressurser. Dette er en av de viktigste fordelene med verktøy for ressursplanlegging – de lar deg visualisere og følge opp ressursfordelingen, noe som gjør det enklere å identifisere og løse konflikter eller ubalanser.

For å mestre ressursfordeling må du gjøre følgende:

• Fordel ressurser basert på tilgjengelighet, ferdigheter og ekspertise. Identifiser teamets kapasitet før du fordeler oppgaver. Hvis du finner manglende ferdigheter under analysen av ressursmangler, kan det være nødvendig å tilføre ytterligere ferdigheter og kunnskap til prosjektet. 
• Ta hensyn til og kartlegg avhengigheter eller ressursbegrensninger. Hvis teammedlemmer for eksempel allerede er overarbeidet, overbelastet eller utilgjengelige, må du enten redusere den nåværende arbeidsmengden deres eller ansette flere ressurser. Snakk med teammedlemmene på forhånd for å sikre at de kan påta seg mer arbeid.
• Dokumenter ressursplanen i et sentralt prosjektstyringssystem der alle teammedlemmer kan få tilgang til timeplanen sin og se fremdriften knyttet til oppgavene sine og prosjektet som helhet. Du kan bruke en av disse malene for ressursplanlegging for å komme i gang.

Programvare for ressursstyring du bør vurdere

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

4. Følg med på ressursplanene

Når alle ressursene er fordelt, bør du følge med på ressursplanene og la teamet registrere tiden sin gjennom hele prosjektet, slik at du kan holde øye med ressursutnyttelsen.

Da kan du håndtere eventuelle problemer eller konflikter som oppstår, på en proaktiv måte, og iverksette korrigerende tiltak for å holde prosjektet på rett spor.

Oppfølging av ressursplaner innebærer:

• Å følge med på faktisk utnyttelsesgrad opp mot planlagt tildeling og prosjektets fremdrift
• Å identifisere eventuelle avvik eller uoverensstemmelser 
• Å vurdere hvilken innvirkning planen og endringer i planen har på prosjektets tidsfrister og leveranser 
• Å kommunisere eventuelle endringer eller justeringer til de involverte teammedlemmene 

5. Juster ressursfordelingen etter behov

Ressursplanlegging er ikke en engangsaktivitet. Du må kontinuerlig justere og optimalisere ressursene og planen etter hvert som ny informasjon blir tilgjengelig, for å sikre best mulig produktivitet og effektivitet.  

💡 Tips

Ressursplanlegging bør gjennomføres når nye oppgaver tildeles, eller når ressursenes tilgjengelighet eller prioriteringer av ressurser endres.

 

Hvis et teammedlem for eksempel slutter i avdelingen eller selskapet, må oppgavene deres fordeles på nytt, og prosjektplanen må justeres etter det nye teammedlemmets tilgjengelighet.

Her er noen grunner til at du kan måtte justere ressursplanen:

• Endringer i prosjektets omfang eller prioriteringer 
• Uventede forsinkelser, ressursrisikoer eller begrensninger 
• Nye oppgaver eller krav som oppstår under prosjektet 
• Endringer i ressursenes tilgjengelighet eller kapasitet

Hvorfor er ressursplanlegging viktig?

Effektiv ressursplanlegging er nødvendig for å redusere risiko, holde prosjekter innenfor rammene og nå de ønskede målene. 

Her er noen av fordelene med ressursplanlegging: 

• Optimal utnyttelse av ressurser: En effektiv prosess for ressursplanlegging sikrer at du ikke overbelaster eller underutnytter ressursene dine.
• Prioritering av oppgaver: Ressursplanlegging hjelper deg med å bedre prioritere oppgaver og milepæler basert på hvor presserende de er, noe som øker sjansene for å nå prosjektmålene og overholde prosjektfristene.
• Konfliktløsning: Det gjør det også mulig å identifisere og løse konflikter raskere når de oppstår – og det kommer de til å gjøre.  
• Risikohåndtering: Det bidrar til å redusere problemer med tilgjengelighet og tildeling, noe som igjen reduserer unødvendig risiko og prosjektforsinkelser.
• Budsjettstyring: Det hjelper deg med å planlegge, tildele og håndtere ressurser innenfor budsjettet, slik at du bedre kan følge med på prosjektkostnadene og unngå unødvendige kostnader.
• Bedre kommunikasjon: Det hjelper deg også med å kommunisere tydelig med teammedlemmer og interessenter om deres roller, ansvarsområder og frister.  

Verktøy for ressursplanlegging

Verktøy for ressursplanlegging gjør denne prosessen mye enklere – du kan automatisere ting som påminnelser og oppdatering av forfallsdatoer, og du kan gjennomgå kapasiteten uten å måtte gjøre noen beregninger. Det finnes til og med alternativer spesielt for ressursansvarlige innen markedsføring som trenger å planlegge kreative ressurser.

Her er en kort liste over den beste programvaren for ressursstyring på markedet akkurat nå:

Hvis du trenger et rimelig alternativ for å komme i gang, kan du se listen vår over gratis programvare for ressursstyring.

Bli med oss for mer innsikt i ressursplanlegging

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.