Hva er en ressurs i prosjektledelse? 7 viktige typer
Hva er egentlig en ressurs i prosjektledelse? I utgangspunktet er det enhver type eiendel som bidrar til å fullføre en oppgave.
Ressurser er viktige for prosjektledere – uten dem risikerer du å ha utilstrekkelig arbeidskraft, utstyr og materialer, penger, tjenester, plass og/eller tid til å fullføre prosjektet. Dette kan føre til kostnadsoverskridelser, manglende avhengigheter eller forsinkelser i tidsplanen, og potensielt at prosjektet mislykkes.
Det finnes en rekke nyttige programvareplattformer for ressursstyring som kan bidra til å effektivisere prosessen for ressursstyring og overvåke ressursutnyttelsen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er en ressurs?
I prosjektledelse defineres en ressurs som alt som trengs for å fullføre et prosjekt på en vellykket måte. Dette omfatter råmaterialer, driftsmateriell, finansiering, personell, teknologi og alle andre gjenstander eller tjenester som kreves under gjennomføringen av prosjektet.
Ressurser kan være spesifikke for et prosjekt, eller de kan brukes på tvers av flere prosjekter. Det er viktig å vurdere nøyaktig hvilke ressurser som er nødvendige for en vellykket plan for prosjektplanlegging og leveranser før arbeidet begynner. På den måten kan du sette opp et passende budsjett og sørge for at du har de prosjektmedarbeiderne, det utstyret og så videre som trengs for å gjennomføre arbeidet.
Hvis du for eksempel planlegger å lansere et nettsted, må du vurdere hvem som skal arbeide med oppdraget og hvilke ferdigheter de har, om personellet er internt eller innleid, lisenskostnader for eventuelle nødvendige verktøy, nødvendig maskinvare (for eksempel testenheter), og hvor arbeidet skal utføres, sett i sammenheng med tilgjengelig budsjett og milepæler for prosjektet.
6 typer ressurser i digital prosjektledelse
Prosjektressurser kan være materielle, økonomiske eller personellrelaterte. Ressursene omfatter:
1. Arbeidskraft
Arbeidskraft omfatter personell som trengs for å fullføre et prosjekt. Personelltypene kan omfatte ansatte i virksomheten eller eksterne kontraktører som er leid inn for bestemte oppgaver eller funksjoner (se Tjenester for mer informasjon om samarbeid med eksterne aktører).
Prosjektledere bør samarbeide med interessenter for å fastslå hvor mange menneskelige ressurser som trengs, hvor stor andel av tiden de skal bruke, og hvilke kompetanser som kreves for å fullføre prosjektoppgavene. Merk: Ikke alle som er involvert i prosjektet, vil være nødvendige for hver eneste oppgave.
Etter å ha vurdert prosjektets omfang og arbeidsinnsats begynner prosjektlederen å planlegge ressursene basert på prosjektmilepæler og ressurstilgjengelighet. Ved å holde oversikt over tilgjengelige ressurser kan man forhindre overbelastning og utbrenthet.
2. Utstyr og materialer
Utstyr og materialer omfatter et bredt spekter av forsyninger som trengs for prosjektet. Dette er ressurser som forbrukes under gjennomføringen av et prosjekt.
For digitale prosjekter kan dette omfatte maskinvare, for eksempel datamaskiner eller servere, eller kontorrekvisita. Innen ressursstyring i byggeprosjekter kan dette variere fra produksjonsutstyr og råmaterialer som trengs i en produksjonsprosess, til kjøretøy – alt som trengs for å utføre arbeidet.
Det samme utstyret kan brukes på tvers av flere ulike prosjekter i en portefølje. Når antallet prosjekter øker, øker imidlertid også behovet for utstyr.
3. Penger
Alle prosjektledere vet at prosjektbudsjetter er avgjørende. Det skyldes at økonomiske ressurser er nødvendige for å skaffe andre typer prosjektressurser. For å regulere prosjektkostnadene og nå organisasjonens fastsatte lønnsomhetsmål er det avgjørende for prosjektets suksess å holde seg til det fastsatte budsjettet – særlig når du prøver å håndtere flere prosjekter samtidig.
4. Plass
Plass viser til fysiske lokaler som leies eller brukes etter teamets behov. Dette kan omfatte kontorlokaler som deles med en tidligere leietaker, eller et sted som er tilpasset kravene til en bestemt jobb. Behovet for plass bør kartlegges på tvers av prosjektfasene og bør vanligvis tildeles i god tid på grunn av den relative knappheten.
5. Tjenester
Eksterne leverandører er en ressurs i mange prosjekter. Hvis et selskap ikke allerede har de nødvendige medarbeiderne til å levere tjenester som er avtalt som en del av prosjektomfanget, kan det være nødvendig å bruke en tredjepart til denne tjenesten.
Leverandører er eksterne virksomheter som leverer varer eller tjenester som brukes i prosjektet (les om leverandørstyring og styring av underleverandører). Eksempler kan være en IT-medarbeider eller grafisk designer. For digitale prosjekter kan tjenester også omfatte lisenskostnader for programvareverktøy, serveravgifter eller juridisk bistand i forbindelse med oppdrag som innebærer et betydelig erstatningsansvar.
6. Tid
Hvor mye tid du har til å fullføre et prosjekt, avgjør hvilke arbeidsprosesser du følger for å styre prosjektet. Det er viktig å forstå at tiden kan være begrenset når problemer oppstår, for å kunne arbeide smidig og holde prosjektet i rute.
Hva er ressursstyring?
Prosjektressursstyring er prosessen med å skaffe, bruke og overvåke ressursene som trengs for å fullføre et gitt prosjekt fra begynnelse til slutt.
Her er en oppsummering av prosessen:
- Under ressursplanlegging bidrar det å utvikle en plan for ressursstyring og følge den til at ressursansvarlige får et godt grunnlag for å lykkes. Prosjektledere kan bruke ressursprognoser for å holde oversikt over nåværende og fremtidige prosjekter. Dette kan gjøres for et enkelt prosjekt eller for flere prosjekter samtidig.
- Under gjennomførings- og overvåkingsfasene i prosjektets livssyklus kan verktøy som Gantt-diagrammer, arbeidsnedbrytningsstrukturer, ressurssporing og andre datavisualiseringer holde deg orientert om ressurstilgjengeligheten og måle prosjektets fremdrift opp mot milepæler og mål.
- Du kan også bruke teknikker for ressursstyring, for eksempel ressursutjevning, til å utarbeide en effektiv ressursplan.
- Smart ressursallokering bidrar til å sikre at prosjektkravene oppfylles i tide og innenfor budsjettet. Ved å bruke ulike metoder for ressursallokering kan prosjektledere sørge for at de riktige ressursene er tilgjengelige når det er behov for dem.
Til sammen danner disse trinnene grunnlaget for god ressursstyring gjennom hele prosjektets livssyklus.
Hvorfor er ressurser viktige i prosjektledelse?
Uten tilstrekkelige ressurser kan det være vanskelig for en prosjektleder å fullføre prosjektmålene innenfor den planlagte prosjekttidslinjen. Feilaktig fordeling av ressurser ved utarbeidelsen av ressurskalenderen kan føre til forsinkelser, mangler eller, enda verre, mislykkede prosjekter.
Avhengig av hvilken type prosjekt du leder, kan ulike typer ressurser være nødvendige. For eksempel kan enkelte prosjekter, som de i byggebransjen, ha mer detaljerte behov for utstyr eller materialer enn andre, eller ha behov for spesialiserte programvareløsninger for prosjektstyring i byggebransjen. Hver av de ulike ressurstypene har sin egen rolle å spille for å sikre et vellykket prosjektresultat. På samme måte har logistikkprosjekter ofte komplekse krav til materialhåndtering, transportkoordinering og etterlevelse – noe som gjør ressursstyring spesielt viktig for å unngå forsinkelser i forsendelser eller sanksjoner fra myndighetene.
Les mer om hvorfor effektiv ressursstyring er viktig i prosjektstyring her.
Hva skjer videre?
Begynn å spore ressursene dine ved hjelp av prosjektstyringsprogramvare, programvare for ressursplanlegging eller et gratis verktøy for ressursstyring. På jakt etter det rette verktøyet for ressursstyring? Se denne veiledningen om demonstrasjoner av programvare for ressursstyring for å få hjelp til å ta en informert beslutning.
