En nybegynnerveiledning til programvare for automatisering av arbeidsflyt
Vi har alle opplevd frustrasjonen ved å måtte legge inn informasjon manuelt fra et Excel-regneark eller utføre andre manuelle oppgaver. Mens du sitter der og er frustrert over den tidkrevende aktiviteten, lurer du kanskje på om det finnes en bedre måte. I denne artikkelen skal jeg fortelle deg hva programvare for arbeidsflytautomatisering er, og hvordan du kan bruke den til å eliminere frustrasjon.
Ifølge en nylig rapport fra Zapier er 65 % av kunnskapsarbeidere mindre stresset fordi de har automatisert manuelle oppgaver. Fra stresset ved å måtte utføre manuelle oppgaver til stresset ved å gjøre feil, noe som ofte skjer, kan en plattform for arbeidsflytautomatisering bidra til å eliminere ineffektivitet.
Derfor ønsker jeg å diskutere arbeidsflytautomatisering, hva automatisering kan gjøre for prosjektene dine, og noen verktøy som kan hjelpe deg med å komme i gang på veien mot en enklere hverdag. Hvis du har erfaring med arbeidsflyter, vil du kanskje hoppe direkte til spørsmålet du ønsker svar på. Hvis ikke, la oss begynne med å definere hva en arbeidsflyt er.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er en arbeidsflyt?
En arbeidsflyt er en serie trinn som beskriver hvordan mennesker utfører arbeid fra begynnelse til slutt. Når disse trinnene følges i nøyaktig samme rekkefølge, gir det samme resultat hver gang. Derfor er det vanlig å representere arbeidsflyter visuelt ved hjelp av arbeidsflytdiagrammer, som kan opprettes manuelt eller ved hjelp av programvare for arbeidsflytdiagrammer. Dette diagrammet kan hjelpe deg med å identifisere og følge hvert trinn eller hver oppgave i prosjektet etter hvert som det beveger seg mot de ønskede resultatene.
Eksempler på arbeidsflyter er:
- Slik lager du materiell til sosiale medier
- Introduksjon av nyansatte
- Godkjenning av en reiseforespørsel
- Arbeidsflyter for dokumentgodkjenning
Hva med arbeidsflytautomatisering?
Nå som du har et arbeidsflytdiagram som tydelig viser de ulike trinnene som inngår, er det tid for neste nivå. Arbeidsflytautomatisering krever at du oppretter regler for disse trinnene. Disse reglene styrer hvordan menneskelige oppgaver, dokumenter eller data blir sendt videre i arbeidsflyten.
Arbeidsflytautomatisering i prosjektstyring kan brukes til å automatisere arbeidsflyter og prosesser som å opprette oppgavelister, tildele oppgaver til teammedlemmer, følge fremdriften og sende påminnelser. I tillegg kan arbeidsflytautomatisering brukes til å opprette rapporter og følge prosjektkostnader.
Reglene i arbeidsflytautomatisering er for det meste hvis–så-setninger som dekker de alternative veiene informasjonen kan ta. Når reglene er fastsatt, er vi klare til å legge inn denne informasjonen i programvare for prosessautomatisering.
Eksempler på arbeidsflytautomatisering omfatter
- Håndtering av aktiviteter knyttet til oppgavestyring, for eksempel å tildele arbeidselementer til personen som er ansvarlig for neste trinn.
- Varsler du mottar i Slack, men som kommer fra et CRM-system, en ERP-løsning eller et annet verktøy.
- Datasynkronisering som skjer etter at et skjema er sendt inn, for eksempel når det opprettes en post i et CMS.
Hva er programvare for arbeidsflytautomatisering?
Programvare for arbeidsflytautomatisering er en digital løsning med lite eller ingen kode som lar deg automatisere oppgaver og fullføre dem uten behov for menneskelig inngripen. Programvare for intelligent prosessautomatisering omfatter vanligvis:
- En bygger med dra-og-slipp-funksjonalitet som hjelper deg med å effektivisere automatiseringen av forretningsprosesser
- Et varslingssystem der du kan konfigurere informasjonsvisning i appen eller e-postvarsler
- En liste over utløsere som du kan bruke til å legge til rette for beslutningstaking.
- Revisjonsspor der du kan gjennomgå trinnene som ble utført i hver arbeidsflyt
Det finnes også spesialiserte verktøy for AI-basert arbeidsflytautomatisering som kombinerer funksjonene ovenfor med bruk av kunstig intelligens i arbeidsflyter.
Hva er fordelene med programvare for arbeidsflytautomatisering?
Fordelene med et system for arbeidsflytautomatisering omfatter:
- Spar tid. Verktøy for digital prosessautomatisering sparer tid fordi de effektiviserer manuelle prosesser med repetitive oppgaver, som dataregistrering fra regneark. Tenk deretter på reglene som skal skape en forutsigbar flyt. Til slutt utfører de oppgavene for deg, slik at du frigjør tid du ellers ville ha brukt på dette.
- Øk produktiviteten. Reglene du angir, sørger for at informasjonen flyter jevnt gjennom ulike trinn. Du kan også bruke AI i arbeidsflytautomatisering til å angi disse reglene. Dette reduserer tiden det tar før noen må gripe inn for å videresende kommunikasjon eller følge opp manuelt, for eksempel.
Det er verdt mye tid og mental energi å kunne automatisere ting som oppfølgingsdatoer og varsler. Du trenger ikke å tenke på det igjen.
Tenk på en godkjenningsprosess som involverer flere interessenter. Hvis systemet håndterer overleveringen av materialet for gjennomgang, kan du konsentrere deg om andre, viktigere oppgaver.
- Reduser feil. Og med feil mener vi menneskelige feil. Manuell dataregistrering er kjent for å føre til feil, og antallet øker etter hvert som arbeidsmengden øker.
- Spar penger. Når automatisering frigjør en medarbeider, sparer du penger, særlig hvis du betaler for ressursene per time.
- Fjern flaskehalser. Menneskelige ressurser (altså mennesker) kan bli en stopper i enhver arbeidsflyt hvis de ikke er raske nok eller aldri ser ut til å få tilgang til informasjonen i tide. Tenk bare på Brad, som har latt den siste e-posten din ligge i en uke. Programvare for automatisering ville sendt Brad et varsel hver dag til han fullfører oppgaven og sender den videre til neste trinn.
Hvis denne artikkelen fikk deg til å tenke på hvordan du kan automatisere arbeidsflytene dine mer effektivt, kan du ha nytte av å ta noen kurs i automatisering av forretningsprosesser for å få en dypere forståelse og finne nye måter å effektivisere driften på.
Hvilke eksempler finnes det på verktøy for arbeidsflytautomatisering som jeg bør velge?
Ulike arbeidsflytverktøy passer til ulike bruksområder. Du kan til og med trenge noe som verktøy for arbeidsflytorkestrering hvis du prøver å automatisere komplekse arbeidsflyter som går på tvers av flere team. Her finner du imidlertid en liste over foreløpige alternativer du kan se nærmere på når du leter etter en automatiseringsløsning som kan begynne å rute informasjon i henhold til arbeidsflytprosessen din.
Hvis du vil ha mer informasjon om disse skybaserte verktøyene, priser på arbeidsflytprogramvare, viktige funksjoner i arbeidsflytprogramvare, og hvordan de kan hjelpe deg med å opprette forretningsregler, automatisere en forretningsprosess og koble til andre verktøy gjennom API-integrasjoner, kan du se listen over den beste programvaren for arbeidsflytautomatisering.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Les mer: Lurer du på hvordan du kan implementere arbeidsflytorkestrering bedre i virksomheten din? Se vår veiledning i arbeidsflytorkestrering.
Arbeidsflytautomatisering er kommet for å bli
Jeg ser på arbeidsflytstyring som en del av en bedrifts digitale transformasjon. Å ta i bruk automatisering er å ta i bruk effektiv arbeidsflyt og å finne den hårfine balansen mellom hva roboter og mennesker bør håndtere. Apropos det skal jeg fortelle deg om robotisert prosessautomatisering en annen gang, men det er virkelig kult. Denne funksjonen er vanligvis inkludert i programvare for automatisering av virksomhetsprosesser, og den håndterer opprettelsen av roboter som etterligner menneskelig samhandling med programvare og systemer.
