8 beste praksiser for ressursstyring & hvordan du bruker dem
Denne beste praksisen for ressursstyring bidrar til å unngå kaos med overbelastede team, overskredne tidsfrister og bemanningsmangler i siste liten. Med de riktige prosessene og den riktige programvaren for ressursstyring kan du forutsi etterspørselen, balansere arbeidsmengder, ta gode beslutninger om ressursallokering og unngå problemer som kan forsinke leveransen.
Jeg går gjennom strategiene, verktøyene og vanene jeg bruker for å holde prosjektene i gang og teamene produktive.
1. Planlegg ressursene før arbeidet starter
Start med ressursplanlegging ved å kartlegge personene, utstyret, budsjettet og tiden du trenger før arbeidet begynner. Jeg har sett prosjekter få bemanningskonflikter fordi ingen validerte ressursforutsetningene tidlig.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gå gjennom planen for ressursstyring sammen med interessentene, spesielt hvis du overtar et prosjekt underveis. Eksisterende tidsplaner gjenspeiler kanskje ikke dagens kapasitet, overlappende prioriteringer eller manglende kompetanse.
Sørg også for å fullføre disse dokumentene:
- Opprett et RACI-diagram for å definere eierskap for hver leveranse. Dette forhindrer flaskehalser i godkjenningen og forvirring rundt beslutningstaking senere i prosjektet.
- Lag en ressursnedbrytningsstruktur (RBS) for å organisere arbeidskraft, verktøy, utstyr og eksterne avhengigheter. Du oppdager mangler raskere når ressursene grupperes etter kategori eller funksjon.
- Bruk en prosjektplan for å kartlegge milepæler, avhengigheter og leveransefaser. Jeg anbefaler å bruke prosjektstyringsprogramvare i stedet for regneark så snart tidsplaner, bidragsytere og godkjenninger begynner å endres fra uke til uke.
- Legg til diagrammer for ressursbelastning for å sammenligne arbeidsmengden med teamets tilgjengelighet. Disse diagrammene hjelper deg med å oppdage overallokerte teammedlemmer før tidsfristene begynner å glippe.
2. Velg riktig verktøy for ressursstyring
Velg programvare for ressursstyring basert på hvordan teamet ditt planlegger, setter opp tidsplaner for og leverer arbeid. Jeg tror de fleste team sliter fordi de kjøper verktøy som er utviklet for prognoser på virksomhetsnivå, når de egentlig bare trenger oversikt over arbeidsbelastningen.
Her er noen faktorer du kan bruke til å vurdere verktøy for programvarebasert ressursstyring:
- Muligheter for tidsregistrering: Tilbyr det denne funksjonaliteten? Hvor detaljert kan du være (dvs. registrering på prosjekter kontra spesifikke oppgaver eller deloppgaver)
- Prediktiv ressursstyring: Hvis du styrer en portefølje med komplekse prosjekter, bør du velge et verktøy som ser fremover når det gjelder ressurstilgjengelighet og budsjettmessige konsekvenser av bemanningsbeslutninger (f.eks. programvare for ressursstyring på virksomhetsnivå).
- Rapporteringsmuligheter: Dette handler også om hvor detaljert du kan gjøre rapportene, og om du kan tilpasse dem for ulike interessenter eller ledere.
- UI/UX: Er verktøyet intuitivt og enkelt å bruke? Hvor mye arbeid kreves for å sette det opp? Tenk på brukertilpasning, og sørg for at det blir enkelt for alle å ta det i bruk.
- Integrasjoner: Sørg for at verktøyet du velger, kan integreres med den eksisterende prosjektstyringsprogramvaren, samarbeidsverktøyene eller andre viktige verktøyene du bruker i prosjektene dine.
- Kostnad: Hvis pris er en begrensende faktor, finnes det mange gratis verktøy for ressursstyring på markedet. Du kan også bruke gratisabonnementer til å teste et verktøy før du binder deg.
Ifølge Morgan Megannety, trafikkansvarlig hos Electronic Arts, gjør det en stor forskjell å finne riktig programvare, men det er ikke alltid enkelt.
Jeg synes virkelig det gjør en forskjell. Det er som å finne en enhjørning, og drømmesystemet er et system som knytter sammen økonomien din, timelistene dine, ressursforespørslene dine, ressursplanen din, prosjektstyringsprogramvaren din – alt sammen.
3. Lag detaljerte planer basert på kapasitet
Uten en detaljert plan overser team avhengigheter, overbelaster spesialister og mister oversikten over leveranserisiko. Bruk strukturert oppgaveplanlegging for prosjekter med flere bidragsytere, godkjenninger eller faste frister. Enklere arbeidsprosesser trenger vanligvis lette oppgavelister i stedet for tidslinjer med omfattende styring.
Velg planleggingsformat basert på prosjektets kompleksitet. Jeg bruker Gantt-diagrammer når avhengigheter, overleveringer og leveringsdatoer krever tett koordinering. Mindre interne prosjekter fungerer ofte fint med prioriterte gjøremålslister.
Følg opp faktisk tidsbruk mot estimert arbeidsinnsats gjennom hele prosjektet. Dette hjelper deg med å identifisere unøyaktige estimater, skjulte arbeidsbelastningsproblemer og gjentatte leveranseforsinkelser før de blir planleggingsproblemer.
Programvare for ressursplanlegging gir også et tydeligere bilde av teamets fordeling på tvers av aktive prosjekter. Denne oversikten er viktig når prioriteringer endres eller nytt arbeid kommer inn midt i en sprint.
Morgan Megannety beskriver prosessen med å planlegge ressurser som å spille Tetris:
[En] ressursplan … ser på en måte ut som Tetris … det handler om å legge inn de forskjellige jobbene med de riktige personene. Så hvis vi har den … ledige tiden, og det for eksempel er slik at den morgenen er ledig. Hvilke andre jobber kan jeg få plass til der?
4. Bygg inn fleksibilitet
Regn med at prosjektets tidslinje vil endre seg på et tidspunkt. Teamets tilgjengelighet endres, prioriteringer skifter og avhengigheter blir forsinket, selv når den opprinnelige planen ser solid ut.
Legg inn tid til uforutsette hendelser og alternativ bemanning i ressursplanen fra starten av. Tettpakkede planer gir teamene ingen mulighet til å hente seg inn når én oppgave uventet stopper opp. Bruk konservative estimater for spesialisert arbeid eller eksterne avhengigheter. Designgjennomganger, overleveringer til utvikling og godkjenninger fra interessenter tar vanligvis lengre tid enn de første prognosene antyder.
Lag alternativer for roller og oppgaver med høy risiko. Hvis bare én utvikler forstår en viktig integrasjon, blir planen sårbar i det øyeblikket denne personen blir omfordelt eller tar permisjon.
Ressursbuffere bidrar også til å beskytte teammoralen. Stadig komprimering av tidsplanen tvinger teamene over i reaktivt arbeid og gjør langsiktig planlegging nesten umulig.
5. Balanser prosjektressursene dine
Tilpass ressurskapasiteten til prosjektets faktiske behov så langt det er mulig. Team mister fremdrift når arbeidsmengden svinger mellom ledig tid og vedvarende overtid. Bruk kapasitetsplanlegging til å forutse hvem du trenger, når du trenger dem, og hvor mye arbeid de kan håndtere.
Gå gjennom data om ressursallokering ukentlig. Prioriteringer endres raskt, særlig på tvers av team for delte tjenester som design, utvikling eller QA. Juster arbeidsmengden når flaskehalser oppstår. Ressursutjevning bidrar til å omfordele arbeid når tidsfrister kolliderer, mens ressursutglatting bidrar til å balansere arbeidsmengden uten å endre leveringsdatoene.
Følg med på mønstre i arbeidsmengden over tid. Jevnlig overtid peker vanligvis på planleggingsproblemer, unøyaktige estimater eller skjult operativt arbeid som aldri ble tatt med i planen.
6. Tilpass arbeidet til ferdigheter og interesser
Engasjerte team leverer bedre arbeid og kommer seg raskere når prosjekter blir kaotiske. Hvis folk føler seg frakoblet fra arbeidet, glipper tidsfristene og samarbeidet bryter sammen. Tildel arbeid basert på styrker, erfaring og utviklingsmål, ikke bare tilgjengelighet. Jeg har erfart at den raskest tilgjengelige personen sjelden passer best til alle oppgaver.
Tverrfunksjonelle prosjekter trenger også ulik grad av involvering over tid. Designere, utviklere, analytikere og QA-team bidrar sjelden like mye i alle prosjektfaser. Snakk med teammedlemmene før du ferdigstiller allokeringene. Du vil avdekke arbeidskonflikter, kompetansemangler og karriereinteresser som verktøyene ikke viser deg.
Følg med på motivasjonen gjennom hele leveransen, ikke bare under oppstarten. Repetitivt arbeid, uklare prioriteringer og konstant kontekstbytte tapper raskt fokuset, særlig i langvarige prosjekter.
7. Dokumenter beslutninger
Dokumenter begrunnelsen bak beslutninger om bemanning, planlegging og prioritering gjennom hele prosjektet. Tydelige opptegnelser reduserer forvirring når interessenter senere stiller spørsmål ved tidslinjer, arbeidsmengder eller budsjettavveininger.
Før en beslutningslogg som sporer endringer i ressursallokering, leveringsdatoer og prosjektforutsetninger. Jeg har opplevd at dette er spesielt nyttig når ledelsen spør hvorfor prioriteringene ble endret halvveis i gjennomføringen.
Bruk standardiserte maler for møtereferater, godkjenninger og statusoppdateringer. Konsistent dokumentasjon gjør det enklere å spore ressursutnyttelse på tvers av flere prosjekter og team.
Del dokumentasjon med interessenter og avdelingsledere. Åpenhet bygger tillit, særlig når prosjekter møter forsinkelser eller bemanningsbegrensninger. Dokumentasjon blir også verdifulle operasjonelle data over tid. Historiske allokeringsmønstre, trender i ressursutnyttelse og leveranseresultater bidrar til å forbedre fremtidig prognostisering og planleggingsnøyaktighet.
8. Lag en kommunikasjonsplan
Avklar forventningene til kommunikasjonen før arbeidet begynner. Team mister tid når ingen vet hvor oppdateringer, godkjenninger eller risikoer skal deles. Lag en kommunikasjonsplan som definerer kanaler, forventninger til responstid, møtefrekvens og rapporteringsansvar. Jeg har sett prosjekter stoppe opp fordi beslutninger ble begravd i chattråder.
Skill intern samhandling fra kommunikasjon med eksterne interessenter der det er mulig. Leveranseteamet ditt kan for eksempel bruke Slack til daglig koordinering, mens kundeoppdateringer holdes på prosjektstyringsplattformen din.
Sett av tid og rom for tilbakemeldinger i begge retninger gjennom hele prosjektet. Teammedlemmer oppdager vanligvis leveranserisikoer, problemer med arbeidsmengden og avhengighetsproblemer lenge før de vises i statusrapportene.
Hold kommunikasjonen konsistent gjennom hele prosjektforløpet. Hyppige endringer i rapporteringsstrukturer eller kommunikasjonskanaler skaper forvirring og gjør det vanskeligere å opprettholde ansvarlighet.
Bygg en ressursstyringsprosess som kan skaleres
God praksis for ressursstyring er mye enklere å opprettholde når den er del av en gjentakbar prosess, og verktøyene dine støtter prognostisering, planlegging og oversikt over arbeidsbelastningen i stor skala. Å velge riktig programvare for ressursstyring kan hjelpe deg med å gjøre disse beste praksisene om til et gjentakbart system som teamet ditt faktisk vil bruke.
