7 diagrammer for visualisering av ressursplanlegging + de beste verktøyene
Å forstå teammedlemmenes ferdigheter og tilgjengelighet er en av prosjektlederens viktigste oppgaver. Men uten visualisering av ressursplanlegging vil prosjektets interessenter sannsynligvis ikke sette pris på timene du har investert i å bli kjent med teamet ditt og nøye beregne hvor mange timer det vil ta dem å fullføre prosjektarbeidet.
I denne artikkelen definerer vi visualisering av ressursplanlegging og forklarer hvorfor det er viktig, går gjennom trinnene i visuell ressursplanlegging og diskuterer diagramtyper og programvare som prosjektledere kan bruke til planlegging av ressursstyring.
Hva er visualisering av ressursplanlegging?
Visualisering av ressursplanlegging gir nyttige grafiske verktøy for styring av ressurser. Ved å bruke godt utformede visuelle fremstillinger til ressursplanlegging kan du se hvem som utfører hvilken oppgave, hvilke ressurser som kreves og brukes, og når hver oppgave finner sted i prosjektplanen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Et Gantt-diagram er for eksempel et visualiseringsverktøy som gjør det mulig for teammedlemmer å forutse og følge fremdriften opp mot prosjektplanen.
Hvorfor visualisering av ressursplanlegging er viktig
Visualisering av ressursplanlegging hjelper ressursledere med å utvikle prosjektplaner og optimalisere ressursene for disse planene.
Ved å planlegge ressurser ved hjelp av visualiseringer kan ressursledere for eksempel fremstille viktige milepæler, gjennomgå ressursfordelingen og beregne ressurskapasiteten.
Visuelle modeller reduserer tidsbruken og forbedrer produktiviteten ved å formidle enorme mengder informasjon på et komprimert område. Men denne grafikken krever planlegging. Å etablere en prosess for utvikling av visuelle ressurser vil bidra til å oppfylle ordtaket «et bilde sier mer enn tusen ord».
Dårlig ressursplanlegging kan føre til betydelige konsekvenser for et prosjekt og en virksomhet:
- Mindre kommunikasjon
- Økte kostnader
- Større ansvar for teammedlemmer og prosjektledere
- Lavere prestasjoner blant teammedlemmene
- Forsinkelser i prosjektet
- Produkter av lavere kvalitet
Trinn i visuell ressursplanlegging
Visuell ressursplanlegging følger de samme generelle prinsippene som tradisjonell ressursplanlegging, men programvare for ressursstyring gjør det enklere for teammedlemmer og ressursledere å visualisere prosjektplanen, forstå arbeidsbelastningskapasiteten og finne informasjonen som kreves for å ta beslutninger.
Husk at mange prosjekter nå drives i et smidig miljø. Innen smidig prosjektledelse er fleksibilitet, samarbeid og samhandling avgjørende for å forme veien frem mot ferdigstillelse av produktet.
Prosjektledere følger ofte trinnene nedenfor for visuell ressursplanlegging (vanligvis ved hjelp av programvare for ressursplanlegging), slik at de kan justere prosjektplanen dynamisk.
1. Utarbeid en arbeidsnedbrytningsstruktur
Når ressursledere avgrenser et prosjekt, oppretter de ofte en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) for å skissere oppgaver for teammedlemmene. WBS-en organiserer prosjektoppgaver og leveranser hierarkisk i et visuelt format.
Vurder å bruke et programvareverktøy for WBS eller en mal for arbeidsnedbrytningsstruktur til dette. Det vil spare deg for tid og arbeid. Mange av disse verktøyene tilbyr egne maler, slik at du slipper å begynne helt fra grunnen av.
2. Lag et Gantt-diagram for prosjektplanlegging
Prosjektlederen kan deretter bruke WBS-en til å lage et Gantt-diagram for å utforme prosjektplanen. Når prosjektplanen utarbeides, må man ta hensyn til de ansattes roller, ansvarsområder og ferdighetsnivåer.
Selv om et detaljert Gantt-diagram er avgjørende for å visualisere hver komponent i prosjektet og ressurskalenderen, kan integrering av et robust verktøy for prosjektplanlegging effektivisere denne prosessen betydelig.
Ved å basere beslutninger om prosjektplanlegging på denne informasjonen kan ressursledere optimalisere tidsplanen slik at den passer best mulig med prosjektkravene og leveransene.
3. Rapporter prosjektdata
Når du har ferdigstilt prosjektplanen, kan du gjøre nødvendig informasjon forståelig for teamet ditt. Dette kan være i form av infografikk, kart, diagrammer, grafer og annen grafikk. Du kan også opprette prosjektdashbord som viser måltall for prosjektets status for ledere og andre interessenter.
Diagramtyper for visualisering av ressursplanlegging
Ressursledere bruker en rekke diagrammer for visualisering av ressursplanlegging. Dette kan være en del av visuell prosjektstyring eller være separat fra den, avhengig av arbeidsmetodene dine.
Som all kommunikasjon formidler effektive visuelle ressurser et budskap til et publikum. Den beste måten å kommunisere på varierer avhengig av budskapet du må formidle, så det er viktig å velge riktig diagram for at publikum skal forstå dataene.
Komplekse diagrammer oppmuntrer brukerne til å bruke tid på å utforske aggregerte data, mens klassiske visualiseringer som stolpediagrammer egner seg best til å kommunisere data tydelig og raskt.
Hver av diagramtypene nedenfor tjener ulike formål innen ressursplanlegging.
Diagrammer for organisering av ressurser
Disse diagramtypene bidrar til å organisere data under fasen for prosjektplanlegging.
Arbeidsnedbrytingsstruktur
En arbeidsnedbrytingsstruktur er en type flytdiagram som organiserer leveransekomponenter i et prosjekt. Ved å identifisere komponentene og ressursene for hver leveranse hjelper arbeidsnedbrytingsstrukturen prosjektledere med å optimalisere ressursfordelingen og utvikle prosjektets tidslinje.
Ansvarlig, ansvarliggjørende, konsultert, informert (RACI)
RACI, også kjent som en matrise eller et diagram for ansvarsfordeling, beskriver teammedlemmenes roller og ansvarsområder for hver prosjektoppgave.
RACI er kanskje ikke det beste valget for smidige prosjekter fordi teammedlemmenes ansvarsområder kan endres etter hvert som prosjektet utvikler seg. Enkelte smidige miljøer, som Scrum, tilpasser RACI slik at det passer med prosjektplanen.
Diagrammer for planlegging av ressurser
Når prosjektlederen har tildelt ressurser, er neste steg å planlegge dem.
Tidslinjeplaner
Tidslinjeplaner gir en oversikt over prosjektet fra begynnelse til slutt. Et Gantt-diagram er en vanlig type tidslinjeplan som visuelt representerer fremdriften i oppgaver på et detaljert nivå.
En ressursleder bruker et detaljert Gantt-diagram til å visualisere hver komponent i prosjektkalenderen basert på WBS-data. Ved å bruke programvare for prosjektplanlegging kan prosjektlederen dessuten enkelt endre Gantt-diagrammet, slik at det egner seg for smidige prosjektmiljøer.
Kanban-tavler
I motsetning til et Gantt-diagram, som legger vekt på tidslinjen, prioriterer Kanban-tavler individuelle oppgaver. Kanban er en prosjektmetodikk med sin egen stil for visualisering av ressursplanlegging.
Ved å ta i bruk elementer fra WBS og Gantt-diagrammet identifiserer teammedlemmene riktig produksjonsfase for en oppgave (f.eks. «Å gjøre», «Pågår» og «Ferdig») ved å flytte den til riktig kolonne på tavlen.
Ressursansvarlige bruker et Kanban-verktøy i smidige miljøer for visualisering av arbeidsflyt, begrense arbeid som pågår, og vise kommende oppgaver.
Diagrammer for beregning av risiko
Før en ressursplan eller prosjektplan ferdigstilles, må prosjektledere vurdere potensielle prosjektrisikoer.
Årsak–virkning-diagrammer
Årsak–virkning-diagrammer, også kjent som fiskebeinsdiagrammer, viser data om risikofaktorer for ressursansvarlige. Risikofaktorer omfatter alt som kan påvirke omfanget, tidsplanen og budsjettet til et prosjekt (også kjent som de tre begrensningene).
Matrisediagrammer eller matriser
Matrisdiagrammer er komplekse visualiseringer som samler data for å vise sammenhenger. Ved å vise hvor mange elementer som samhandler, hjelper matrisdiagrammer ressursansvarlige med å identifisere optimalt personell og andre ressurser for et prosjekt.
En påvirkningsmatrise, også kjent som en risikovurderingsmatrise, er et vanlig diagram i en plan for risikostyring. Påvirkningsmatrisen knytter sannsynligheten for og konsekvensen av risikofaktorer sammen for å fastslå alvorlighetsgraden.
Diagrammer over styrker, svakheter, muligheter og trusler (SWOT)
En ressursansvarlig utarbeider et SWOT-diagram for å analysere et helt prosjekt eller et spesifikt element i et prosjekt, for eksempel utnyttelse av personell. SWOT-diagrammer gir et helhetlig bilde av potensielle risikoer.
Programvare for visualisering av ressursplanlegging
Programvare for ressursstyring går lenger enn utforming av Gantt-diagrammer ved å spore ressursutnyttelse og ressurstilgjengelighet.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis budsjettet er en utfordring, finnes det også mange gratis programvareverktøy for ressursstyring.
Hvorfor prosjektledere bruker verktøy og programvare for ressursplanlegging
Programvare for ressursplanlegging og programvare for prosjektprognoser hjelper ressursansvarlige med å utføre arbeidet effektivt uten å måtte hoppe mellom applikasjoner.
Vil du oppdatere prosjektplanen? Bruk appen. Vil du se hvilke ressurser som er tilgjengelige? Bruk appen. Vil du generere en risikorapport basert på tidligere resultater? Bruk appen. Ressursansvarlige kan gjøre alt de trenger fra ett sentralt sted.
Viktige funksjoner i programvare for ressursstyring
En ressursansvarlig kan planlegge prosjekter effektivt ved å bruke disse viktige funksjonene i programvare for ressursstyring:
- Identifisere og fordele ressurser innenfor grensene for kapasitetsplanlegging (du kan også bruke spesifikk programvare for kapasitetsplanlegging til dette)
- Se samlet data som er lett tilgjengelig
- Bruke flere visninger for å sammenligne og redigere data
- Bruke visuelle rapporteringsverktøy til å generere rapporter, diagrammer, grafer og mer
- Opprette automatiserte, dynamiske rapporter
- Planlegge menneskelige ressurser og utstyrsressurser
- Utføre porteføljestyring av prosjekter
- Kommunisere og samarbeide ved hjelp av meldinger, møter og direkte statusoppdateringer
- Få tilgang til intuitive dashbord som gir en tydelig og tilpassbar oversikt over prosjekt- og ressursdata
