14 ansvarsområder for prosjektledere: En veiledning til rollen din
Hva er ansvarsområdene til en prosjektleder?: Prosjektledere har ansvar for å lede prosjekter fra start til slutt. Dette omfatter planlegging, tidsplanlegging, budsjettstyring, motivasjon av teamet og å sikre at prosjektmålene samsvarer med virksomhetens resultater.
Mer enn bare gjennomføring: Dagens prosjektledere gjennomfører ikke bare instrukser – de driver strategi, håndterer interessenter og sørger for at teamet er samkjørt med virksomhetens mål, noe som gjør dem avgjørende for organisasjonens suksess.
Viktige ferdigheter for prosjektledere: Prosjektledere trenger faglige ferdigheter som tidsplanlegging og budsjettstyring, i tillegg til mellommenneskelige ferdigheter som ledelse, kommunikasjon og problemløsning for å lykkes. Disse ferdighetene sørger for at prosjektene holder kursen og at teamene forblir motiverte.
Utvikling som prosjektleder: Opplæring som DPM-skolen eller PMP-sertifisering, kombinert med praktisk erfaring, kan hjelpe deg med å bli bedre på disse ansvarsområdene, videreutvikle ferdighetene dine og gjøre karrierefremskritt innen prosjektledelse.
Å være prosjektleder handler ikke bare om å krysse av oppgaver eller holde oversikt over en tidslinje – det handler om å balansere motstridende prioriteringer, håndtere risikoer og holde teamet motivert gjennom uventede utfordringer.
Enten du prøver å få kontroll på kravene, roe ned en stresset interessent eller hindre at prosjektomfanget sklir ut, kan rollen din føles som å prøve å løse oppgaver samtidig som du løper maraton. Denne veiledningen går gjennom prosjektlederens viktigste ansvarsområder og gir konkrete tips som hjelper deg med å navigere i kaoset og levere vellykkede prosjekter med trygghet.
Hva gjør en prosjektleder?
Det viktigste ansvaret prosjektledere har, er å gjennomføre prosjekter fra begynnelse til slutt. Prosjektledere har ansvaret for å levere prosjektet på en måte som skaper forretningsresultater og verdi for sluttbrukeren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette inkluderer:
- Starte opp og planlegge prosjektet
- Håndtere budsjetter (spesielt når det gjelder prosjektledere for kapitalprosjekter), omfang og tidsplan
- Følge opp teamet og de individuelle oppgavene og leveransene de fullfører
- Sikre kvalitet
- Hindre at risikoer sporer av hele prosjektet
- Håndtere samarbeidet mellom prosjektteamet, interne og eksterne interessenter, leverandører og underleverandører.
Stillingsbeskrivelsen for prosjektledere har endret seg gjennom årene, og i dag går prosjektlederrollen lenger enn å gjennomføre instrukser. Den innebærer også å drive strategien bak prosjektet og utvise lederskap.
Hva er prosjektlederens ansvarsområder, og hvilken rolle har de?
Prosjektlederens rolle innebærer å sørge for at prosjektet holder tidsplanen, er organisert og holder seg innenfor budsjettet. Prosjektlederens ansvarsområder i denne sammenhengen inkluderer:
- Starte opp prosjektet
- Starte prosjektet
- Dokumentere krav
- Holde prosjektet organisert
- Opprette tidsplaner
- Følge opp budsjettet
- Følge med på fremdriften i oppgavene
- Gi statusoppdateringer
- Motivere teamet
- Løse problemer
- Håndtere risiko
- Håndtere endringer
- Sende fakturaer
- Avslutte prosjektet
1. Start opp prosjektet
Prosjektledere vurderer om prosjektet er gjennomførbart, innhenter godkjenninger og setter opp prosjektet i prosjektstyringsprogramvaren.
Fremsynte organisasjoner gir prosjektstyringsteamet mulighet til å utarbeide eller kvalitetssikre omfang, budsjett og tidsplan i salgs- eller utformingsfasen av et prosjekt. Du diskuterer prosjektbeskrivelsen med prosjektsponsorene, utarbeider et overordnet estimat og en tidsplan og går gjennom planen med viktige interessenter for å sikre godkjenninger.
Deretter skal du:
- Sette opp prosjektstyringsprogramvaren og mappene for filer
- Opprette en oppdatert prosjektbeskrivelse
- Sikre teamet du trenger
- Starte opp prosjektet internt
- Samarbeide med teamet om å utarbeide en detaljert arbeidsbeskrivelse (eller eventuelt et prosjektinitieringsdokument) med en mer presis tidsplan, et mer detaljert budsjett og tydeligere krav.
2. Start prosjektet
Prosjektledere holder formelle oppstartsmøter før prosjektarbeidet begynner, for å sikre at alle interessenter er enige om planen, omfanget, budsjettet og tidsplanen.
Når arbeidsbeskrivelsen (SOW) er godkjent, kan arbeidet begynne. Din første prosjektlederoppgave er å sørge for at alle er samkjørte under et eksternt oppstartsmøte med viktige interessenter og prosjektsponsoren. Du skal også opprette de grunnleggende ressursene du vil bruke til å følge opp og kommunisere forventninger rundt prosjektet.
Noen eksempler på slike ressurser kan være:
- En delbar prosjektplan
- En RAID-logg
- Kommunikasjonsplanen
- Et RACI-diagram
- Din statusrapportmal
3. Dokumenter krav
Prosjektledere utarbeider krav for prosjektet enten i et kravdokument eller i brukerhistorier.
Ta utgangspunkt i arbeidsbeskrivelsen (SOW) og kundenotater når du utarbeider kravdokumentet. Du må også forstå prosjektets overordnede forretningsbehov. Kravene og brukerhistoriene dine bør gjenspeile prosjektomfanget og den overordnede grunnen til at prosjektet gjennomføres.
Hvis du har god forståelse av strategien bak prosjektet, vil du kunne svare på de fleste spørsmål fra teamet eller andre interessenter og gi teamet strategisk veiledning uten å vente på ytterligere innspill om saker som ikke krever en kundeavgjørelse.
4. Hold prosjektet organisert
Prosjektledere oppretter en tydelig mappestruktur for dokumenter og ressurser.
En viktig oppgave for prosjektlederen er å samle all informasjon som gjelder prosjektet, på ett sted som alle har tilgang til. Vanligvis ligger dette på en delt stasjon, i Google Drive, Dropbox og/eller programvare for digital ressursforvaltning.
Du må også sørge for at ressurser og informasjon for et prosjekt er organisert best mulig, slik at de er klare til bruk når det er behov for dem. Prosjektstyringsprogramvare eller andre prosjektstyringsverktøy kommer godt med her. Gjør dette i begynnelsen av prosjektet for å sikre at du ikke senere kaster bort tid eller penger på å rette opp noe som kunne vært forebygget.
5. Lag en tidslinje
Prosjektledere lister opp alle oppgaver og plasserer dem i en tidslinje, kalender eller sprintsyklus.
Hvordan du oppretter prosjektets tidslinje, avhenger i stor grad av prosjektplanen. Hvis den er fast, oppretter du en tidslinje med utgangspunkt i den faste sluttdatoen og arbeider bakover. Hvis den er fleksibel, oppretter du en tidslinje med utgangspunkt i nåsituasjonen og finner frem til en passende lanseringsdato.
Du må også tenke på beredskapstiltak. Begynn å tenke på hvor ting kan gå galt, og hva du skal gjøre hvis det skjer. Uansett hvilke tiltak du velger, må du identifisere hvor i tidslinjen du kan iverksette dem. Disse trenger ikke å deles med kunden eller engang med teamet ditt. De er først og fremst til for at du skal ha dem i bakhånd dersom noe skulle skje.
6. Følg opp budsjettet
Prosjektledere sørger for at prosjektet ikke står i fare for å koste mer enn forventet.
Vanligvis har prosjekter et fast budsjett som fastsettes før prosjektlederen blir involvert. Din oppgave er å fordele dette budsjettet på de ulike fasene, milepælene og oppgavene gjennom hele prosjektets livssyklus. Sørg for at du har tilstrekkelig budsjett til å få jobben gjort, fordi det blir vanskeligere å få mer budsjett etter hvert som prosjektet skrider frem (med mindre det kommer åpenbare forespørsler utenfor prosjektomfanget).
Og husk: Budsjettet ditt følger ikke bare med på forbruket i et prosjekt, det setter også grenser for hver person i prosjektteamet ditt.
7. Følg opp fremdriften i oppgavene
Prosjektledere følger opp oppgaver som er under arbeid, og overvåker arbeidsflyten opp mot prosjektplanen i prosjektstyringsprogramvaren.
I et mer fossefallsbasert prosjekt kan det bety å bruke litt tid på å oppdatere Gantt-diagrammet for å se om du risikerer å avvike fra den kritiske stien.
I et mer smidig prosjekt kan det bety å vurdere teamets faktiske hastighet opp mot den planlagte og se på nedbrenningsdiagrammet for å se om det må gjøres endringer i omfanget for å overholde tidsplanen (eller omvendt).
8. Gi statusoppdateringer
Prosjektledere gir jevnlig formelle og/eller uformelle statusoppdateringer til prosjektsponsoren eller kunden.
Denne viktige prosjektlederoppgaven sikrer at du kommuniserer fremdrift og tar hensyn til endringer i prosjektets omfang eller tidsplan. I tillegg til hyppigere oppdateringer til prosjektsponsorer eller kunder er det god praksis å utarbeide en formell statusrapport for prosjektet på et bestemt tidspunkt. Den omfatter fremdrift til dags dato, kommende milepæler, status for viktige risikoer og avhengigheter samt problemer som må diskuteres.
Du må også gi oppdateringer til det bredere interessentøkosystemet. Dette kan omfatte formelle oppdateringer som sendes til sluttbrukere og avdelinger som påvirkes av prosjektet, samt demonstrasjoner og presentasjoner for sikkerhetsteam, samsvarsteam og tilsynsmyndigheter.
9. Motiver teamet
Prosjektledere sørger for at teamet har det de trenger for å lykkes.
Du må sørge for at ting fortsetter å skje i henhold til prosjektstyringsplanen, og at alle har det de trenger for å fullføre oppgaven de holder på med.
Regelmessige innsjekkinger med teamet er en av de viktigste daglige prosjektlederoppgavene. De gjør det mulig for deg å forstå hvordan arbeidet går, og gir deg en mulighet til å styrke relasjonen, motivere teamet, opprettholde åpenhet og ansvarlighet samt hjelpe alle med å forstå hvordan innsatsen deres bidrar til prosjektets større helhet.
Disse innsjekkingene kan være et daglig standup-møte med teamet, 1:1-møter med personene som utfører arbeidet eller asynkrone innsjekkinger. Bare husk: Det er best å ramme det inn som en samtale, ikke et avhør.
10. Løs problemer
Prosjektledere veileder teamet gjennom problemer som kan oppstå i løpet av utviklingsfasene.
Som prosjektleder er jobben din å håndtere problemer i tide, slik at de ikke fører til at budsjettet og tidsplanen sporer av. Gi teamet tillit og et trygt rom for kreativ og kritisk problemløsning.
Dette er en av de mest misforståtte prosjektlederoppgavene. For eksempel: «Hva kan en prosjektleder gjøre for å hjelpe en utvikler, designer eller forretningsanalytiker med å komme videre?»
Svaret er: mye. Still spørsmål som ser på problemet og de mulige løsningene fra en annen vinkel:
- Du kan be om ekstra støtte eller involvere en annen SME for å få en ny vurdering.
- Du kan omprioritere arbeidet for å ta høyde for eventuelle forsinkelser.
- Du kan sørge for at hindringen faktisk har betydning i prosjektets store sammenheng, og hjelpe teamet med å omgå den.
11. Håndter risiko
Prosjektledere forutser mulige risikoer og utarbeider beredskapsplaner for å spare mest mulig tid og ressurser.
Gode prosjektledere har kunnskapen som trengs for å identifisere, analysere, prioritere, planlegge for, overvåke og håndtere risikoer. Dette reduserer og begrenser konsekvensene dersom risikoene skulle bli en realitet. Du må snakke med teamet ditt for å forstå potensielle risikoer, hvordan de kan påvirke prosjektet negativt og hvor sannsynlige de er – dette hjelper deg med å utarbeide en risikostyringsplan.
Sett av litt tid på hvert teammøte til å diskutere risikoer. Du håndterer også forventningene til kundene dine, interessentene dine og ledergruppen din. Bruk den daglige kommunikasjonen, for eksempel statusrapporter, til å holde alle orientert.
12. Håndter endringer
Prosjektledere setter opp prosjekter for å håndtere vedvarende og gjennomgripende endringer, slik at prosjektmålene og prosjektmålene realiseres innen den forventede tidsrammen.
Du må vurdere hvordan resultatet av prosjektet ditt skal overleveres og tas i bruk. Ta kontakt med og bygg relasjoner til teamet som håndterer endringen prosjektet vil medføre, slik at informasjonen de videreformidler til de ansatte, er korrekt, tidsriktig og nyttig. Snakk med dem om eventuelle risikoer knyttet til innføringen, og spør om planen for å sikre at de får avkastning på investeringen.
Den andre siden av endringsledelse innebærer endringer i prosjektomfanget. Når arbeidet gjennomføres og kommuniseres, kan nye krav bli avdekket. Ved å håndtere endringer i omfanget raskt kan du forhindre forsinkelser i prosjektets tidsplan, avklare forventninger på forhånd og bygge tillit til vurderingsevnen din som prosjektleder.
13. Send fakturaer
Prosjektledere holder oversikt over antall timer som er arbeidet på prosjektet, og sender sluttfakturaer til kunden etter hvert som arbeidet ferdigstilles.
Sørg for at du forstår betalingsbetingelsene for leverandørene dine, og betal i henhold til disse. Hvis du jobber i en virksomhet som leverer tjenester til kunder, innebærer dette også å være proaktiv med å fakturere kunden basert på samarbeidsmodellen deres.
Du bør følge opp analysen og godkjenningen av timelistene fra forrige uke i programvaren for timeregistrering, slik at du har denne informasjonen lett tilgjengelig for fakturaen.
Hvis faktureringen er milepælsbasert, må du vite hvor disse milepælene ligger i prosjektplanen. Hvis den er basert på tid og materiell, må du alltid avstemme og prognostisere det månedlige fakturabeløpet.
Du kan også bruke ressursstyringsprogramvare med fakturering til dette formålet.
14. Avslutt prosjektet
Prosjektledere avslutter et prosjekt når det er ferdig, ved å gjøre de siste avstemmingene, gjennomføre en retrospektiv gjennomgang, dokumentere lærdommer og arkivere prosjektet.
Du vil bli bedt om å rapportere om hvor godt prosjektet faktisk presterte sammenlignet med forventningene, så ta tak i dette på forhånd. Sørg for at alle timelister er levert, og at du har dokumentasjon å diskutere dersom og hvor ting gikk galt sammenlignet med planlagte endringer i omfang, tidsplan og budsjett.
Gjennomfør en retrospektiv gjennomgang av prosjektet (også kjent som en etteranalyse) med prosjektteamet og de viktigste interessentene. Bruk tilbakemeldingene og innsikten du får, til å utarbeide lærdommer, og dokumenter dem for fremtidige prosjekter.
Deretter arkiverer du prosjektet ved å samle alle ressursene og leveransene og legge dem i arkiveringssystemet du bruker. Det er også verdt å ta seg tid til å feire sammen med teamet. Som prosjektleder kan du ta ansvar for dette, slik at du fortsetter å bygge tillit, lojalitet og gode relasjoner.
Her får du et innblikk i hva prosjektledere gjør, og hvordan du kommer i gang:
Viktige ferdigheter for prosjektledere
For å lykkes som prosjektleder trenger du mer enn bare teknisk kunnskap eller evnen til å krysse av oppgaver på en gjøremålsliste. Det handler om å finne den perfekte balansen mellom harde ferdigheter som driver gjennomføringen, og myke ferdigheter som fremmer samarbeid og lederskap. Uten en god kombinasjon av begge deler vil du slite med å holde prosjektene på rett spor eller bygge den tilliten og lagånden som trengs for langsiktig suksess.
La oss bryte ned de viktigste ferdighetene innen prosjektledelse du trenger, slik at du vet nøyaktig hva du bør fokusere på for å lykkes i rollen din:
- Organisering
- Prosjektplanlegging
- Teamarbeid og samarbeid
- Prioritering
- Kritisk tenkning
- Problemløsning
- Risikostyring
- Ledelse
- Kommunikasjon
- Prosjektplanlegging
- Prosessledelse
- Undersøkelse
- Utvikling av dokumentasjon
- Diplomati
- Tidsstyring
Det tar tid å mestre disse ferdighetene, men med øvelse vil du finne rytmen din og begynne å lede prosjekter med større selvtillit. Begynn med å identifisere områdene du er sterkest på, og andre områder som trenger oppmerksomhet. Søk deretter etter muligheter til å lære prosjektledelse og utvikle deg – enten gjennom erfaring fra jobben, ved å ta et målrettet kurs eller ved å lære av en mentor.
Prosjektledelse handler like mye om tilpasningsevne som om planlegging. Jo mer du videreutvikler disse ferdighetene, desto bedre rustet vil du være til å håndtere enhver utfordring og lede teamet ditt til suksess.
Slik former du karriereveien din innen prosjektledelse
Hvis du vurderer prosjektledelse som karriere, finnes det mange ressurser som kan hjelpe deg med å få opplæringen og ferdighetene du trenger for å bli en dyktig prosjektleder. Eller kanskje du er nybegynner og har blitt satt til å lede prosjekter uten å vite hvor du skal begynne.
Her er noen forslag til hvor du kan henvende deg:
- DPMs kurs i å mestre digital prosjektledelse er et digitalt spesialisert opplæringsprogram som inkluderer en sertifisering. Du får praktisk, scenariobasert læring som utvikler intuisjonen, vurderingsevnen og lederegenskapene dine.
- Sertifiseringen Project Management Professional (PMP) fra Project Management Institute (PMI) er en globalt anerkjent sertifisering innen prosjektledelse som krever noen års erfaring (i motsetning til DPM-kurset, som ikke har noen forkunnskapskrav).
- Det finnes mange andre enkeltstående kurs og opplæringsprogrammer, blant annet kurs fra Google og Coursera, samt studieprogrammer ved akkrediterte universiteter for dem som ønsker en bachelor- eller mastergrad. Du kan også være interessert i spesialiserte kurs i bestemte prosjektmetoder, for eksempel smidig prosjektledelse eller Scrum.
- Et annet alternativ er å kaste deg ut i det og begynne å lede prosjekter. Du får praktisk erfaring som vil være uvurderlig i karrieren din. Du kan lese bøker om prosjektledelse og artikler underveis (det finnes mange på The DPM!) for å supplere erfaringen din.
- Hvis du ønsker å spesialisere deg innen smidig prosjektledelse, kan du se nærmere på vår guide til å bli smidig prosjektleder.
Hva skjer nå?
Hvis du ser etter muligheter for nettverksbygging, ønsker å snakke gjennom utfordringer du møter i prosjektene dine, eller bare trenger å få ut litt frustrasjon, er DPM-medlemskap stedet for deg! Du får også tilgang til over 100 maler og eksempler, samt tilgang til samtalene i Slack med hundrevis av andre digitale prosjektledere!
