Slik lager du en arbeidsflyt for prosjektstyring: 6 trinn

• Definere rekkefølgen på oppgavene og avhengighetene mellom dem
• Fordele ansvaret til enkeltpersoner eller avdelinger for hvert trinn i arbeidsflyten

Godt utformede arbeidsflytprosesser skaper klarhet, reduserer forvirring og sørger for systematisk gjennomføring av arbeidet. De gir en visuell fremstilling av den overordnede prosessen, slik at du kan identifisere potensielle hindringer og kartlegge oppgaveavhengigheter. 

Eksempel på en arbeidsflyt for prosjektstyring

Her er et eksempel på en type arbeidsflyt du sannsynligvis vil møte i prosjektene dine: godkjenning av prosjektleveranser.

1. Prosjektteamet oppretter leveransen ved å bruke veiledning fra briefen og prosjektlederen.
2. Prosjektlederen gjennomgår leveransen for å sikre at den oppfyller forventningene og standardene til prosjektets interessenter og/eller klienten.
3. Prosjektlederen gir eventuelle tilbakemeldinger til teamet, som deretter oppdaterer leveransen for å ta hensyn til disse tilbakemeldingene.
4. Prosjektlederen gjennomgår leveransen på nytt før den sendes til klienten eller interessentene.
5. Klienten/interessentene gjennomgår leveransen og godkjenner den (eller gir tilbakemeldinger, hvis det er noen).
6. Prosjektteamet gjør eventuelle endelige oppdateringer og klargjør de endelige filene.

Typer arbeidsflyter

Ulike arbeidsflyter for prosjektstyring organiserer oppgaver, godkjenninger og avhengigheter på forskjellige måter. Den riktige tilnærmingen avhenger av hvordan teamet ditt arbeider, og av om oppgavene må utføres i en bestemt rekkefølge.

• Sekvensielle arbeidsflyter: Oppgavene følger en fast rekkefølge, der hvert trinn fullføres før det neste begynner. En leveranse kan for eksempel gå fra utarbeidelse til redigering, godkjenning og publisering.
• Tilstandsbaserte eller statusbaserte arbeidsflyter: Oppgavene flyttes mellom definerte statuser, for eksempel Ikke startet, Pågår, Til gjennomgang og Ferdig. De kan flyttes bakover når det er behov for endringer, noe som gjør denne tilnærmingen nyttig for iterative prosjekter.
• Regelbaserte eller automatiserte arbeidsflyter: Oppgavene følger forhåndsdefinerte betingelser som avgjør hva som skjer videre. En budsjettforespørsel som overstiger et bestemt beløp, kan for eksempel automatisk utløse en ekstra godkjenning.
• Parallelle arbeidsflyter: Flere oppgaver utføres samtidig i stedet for å vente på hverandre. Designere og tekstforfattere kan for eksempel arbeide med separate deler av en kampanje før leveransene kombineres.
• Flere arbeidsflyter: Flere sammenkoblede arbeidsflyter brukes innenfor det samme prosjektet, og hver av dem har egne oppgaver og ansvarsområder. En nettsidelansering kan for eksempel omfatte separate arbeidsflyter for innhold, design og utvikling, som samordnes rundt felles milepæler.

Prosjekter kombinerer ofte disse tilnærmingene for å imøtekomme ulike oppgaver, team og krav til godkjenning.

Slik oppretter du arbeidsflyter for prosjekter i 7 trinn

Her er 7 trinn for å opprette en arbeidsflyt for et prosjekt.

1. Definer målene

Når du definerer målene for prosjektet ditt, bør du være spesifikk og målbar. Dette gjør det mulig å følge fremdriften og avgjøre om prosjektet er på vei mot suksess. Målene dine kan omfatte konkrete resultater, for eksempel et ferdigutviklet nettsted eller en ferdigstilt markedsføringsstrategi.

2. Identifiser oppgavene

Bryt prosjektet ned i mindre oppgaver. Dette gjør at du kan konsentrere deg om individuelle komponenter og holde oversikt over viktige detaljer. Hver oppgave bør ha et definert startpunkt og en frist, samt spesifikke kriterier for ferdigstillelse. Dette bidrar til å forhindre at prosjektets omfang vokser ukontrollert, og holde prosjektet på rett spor.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Fordel ansvar

Ved å fordele ansvar og kommunisere roller og forventninger tydelig kan du sørge for at alle forstår oppgavene sine.

Dette fremmer ansvarlighet og hindrer at oppgaver blir oversett eller forsømt. Ikke glem å ta hensyn til ferdighetene og kompetansen til prosjektteamets medlemmer når du fordeler spesifikke ansvarsområder.

4. Sett opp rekkefølgen på oppgavene

En god måte å sette opp rekkefølgen på oppgavene på er å bruke flytskjema-verktøy eller arbeidsflytdiagrammer, for eksempel Gantt-diagrammer eller Kanban-tavler. Ved å visualisere arbeidsflyten og utføre oppgavene i riktig rekkefølge hjelper du teamet med å opprettholde arbeidsflyten gjennom hele prosjektets livssyklus.

5. Vurder kompleksitet og avhengigheter

Når du fastsetter tidsrammer for hver oppgave, bør du vurdere kompleksiteten og avhengighetene deres og gjøre justeringer etter behov. Dette kan bidra til å forhindre forsinkelser og oppmuntre til rettidig levering av prosjektets milepæler.

Tydelige frister hjelper teammedlemmene med å prioritere arbeidet sitt og administrere tiden effektivt. Programvare for prosessarbeidsflyt, som ProcessMaker eller et av alternativene, kan bidra ved å automatisere oppgavetildelinger, spore fremdrift og tilby visuelle tidslinjer som gjør det enklere å identifisere potensielle flaskehalser og justere tidsplaner proaktivt.

6. Følg kontinuerlig med på fremdriften

Følg med på og overvåk fremdriften gjennom hele prosjektet. Dette hjelper deg med å identifisere potensielle hindringer og raskt håndtere problemer eller blokkeringer som kan oppstå. Du holder prosjektet i rute, og du kan reagere raskt og varsle interessenter hvis ting begynner å komme ut av kurs. Bruk av programvare for prosjektarbeidsflyt kan effektivisere denne prosessen ved å tilby oppdateringer i sanntid, oppfølging av oppgaver og sentralisert kommunikasjon.

7. Trekk ut lærdommer

Når prosjektet er ferdig, bør du sette av tid til å gå gjennom arbeidsflyten og finne områder som kan forbedres. Ved å reflektere over både suksesser og utfordringer under prosjektet kan du identifisere og gjennomføre nødvendige justeringer for fremtidige prosjekter. 

Prosjektstyring kontra arbeidsflytstyring

Prosjektstyring innebærer omfattende planlegging, gjennomføring og levering av et prosjekt, mens arbeidsflytstyring spesifikt handler om prosessene og oppgavene i et prosjekt.

Med andre ord omfatter prosjektstyring «hvem, hva, når, hvor og hvorfor» i et prosjekt, mens arbeidsflytstyring handler om «hvordan» et prosjekt skal gjennomføres – prosessene som skal veilede teamet i gjennomføringen av prosjektplanen.

Aspekt	Prosjektstyring	Arbeidsflytstyring
Omfang	Overvåker hele prosjektet, fra planlegging til levering.	Fokuserer på hvordan individuelle oppgaver og prosesser beveger seg mot ferdigstillelse.
Hovedfokus	Styring av mål, budsjetter, tidsplaner, ressurser og interessenter.	Organisering av oppgaverekkefølger, tildelinger, godkjenninger og avhengigheter.
Tidsramme	Har vanligvis en definert start- og sluttdato.	Kan gjentas eller gjenbrukes på tvers av prosjekter.
Mål på suksess	Oppnå prosjektmålene innenfor avtalte begrensninger.	Redusere flaskehalser, feil og unødvendige trinn.
Eksempel	Styring av et prosjekt for redesign av et nettsted.	Koordinering av innholdsgjennomganger, designgodkjenninger og publiseringsoppgaver.

Det finnes også et skille mellom arbeidsflyter og prosesser. Arbeidsflyter definerer hvordan oppgaver beveger seg gjennom bredere forretningsprosesser, enten sekvensielt, parallelt eller i henhold til bestemte regler.

Slik styrer du arbeidsflyter

Her er noen nyttige tips for effektiv arbeidsflytstyring:

1. Tydelig kommunikasjon

For å håndtere digitale arbeidsflyter effektivt bør du prioritere tydelig kommunikasjon. Del regelmessige oppdateringer med teammedlemmer og interessenter for å holde alle informert og minimere risikoen for misforståelser. Ta raskt tak i eventuelle bekymringer eller problemer for å redusere konsekvensene av dem og fremme et positivt arbeidsmiljø.

2. Deleger

Deleger oppgaver som andre kan utføre, slik at du kan konsentrere deg om aktiviteter på et høyere nivå innen prosjektstyring, som strategisk planlegging og ressursallokering. I tillegg gir dette teammedlemmer mulighet til å utvikle nye ferdigheter og ta eierskap, noe som fører til økt produktivitet og arbeidstilfredshet.

3. Automatiser gjentakende oppgaver 

Automatisering frigjør tid til viktigere eller mer komplekse oppgaver, reduserer risikoen for feil og øker den generelle arbeidsflyteffektiviteten. Det finnes utallige teknologibaserte løsninger for automatisering av arbeidsflyter – les mer om fordelene ved automatisering av arbeidsflyter her.

4. Ta i bruk teknologi

Programvare for arbeidsflytstyring er utviklet for å forbedre den daglige driften ved å automatisere oppgaver og optimalisere prosesser (og optimalisere ved hjelp av kunstig intelligens). Programvareløsninger er ideelle for å effektivisere repeterbare prosesser (f.eks. introduksjon av nye medarbeidere eller godkjenningsarbeidsflyter), noe som hjelper deg med å sørge for at oppgaver fullføres i tide og effektivt.

Disse verktøyene kan brukes sammen med programvaren for prosjektstyring, og andre verktøy i teknologistakken din kan ha innebygd funksjonalitet for håndtering av arbeidsflyter.

5. Følg med på fremdriften

For å sørge for at arbeidsflyten er på rett spor og i tråd med prosjektets mål, bør du vurdere fremdriften regelmessig. Ved å følge kontinuerlig med på oppgavene kan du oppdage potensielle problemer eller flaskehalser og iverksette korrigerende tiltak. Ved å innlemme arbeidsflytanalyse i denne prosessen kan du også vurdere hvor godt hvert trinn fungerer, og om den samlede flyten støtter prosjektmålene.

Ha hyppige oppfølgingssamtaler med teammedlemmene dine, og bruk tiden til å ta opp utfordringer, finne løsninger gjennom idémyldring og gjøre nødvendige justeringer. Denne proaktive tilnærmingen bidrar til å forhindre at problemer eskalerer.

Hvordan hjelper effektive arbeidsflyter deg med å styre prosjekter?

Effektive arbeidsflyter gjør det enklere å styre prosjekter ved å tydeliggjøre ansvarsområder, forbedre koordineringen og holde oppgavene i bevegelse mot ferdigstillelse. Slik støtter de den daglige prosjektstyringen din:

• Forbedrer prosjektkvaliteten: Innebygde gjennomgangs- og godkjenningstrinn hjelper deg med å oppdage feil tidlig og sørge for at leveransene oppfyller interessentenes forventninger før de går videre.
• Øker ansvarligheten: Tydelig tildelte oppgaver og ansvarsområder gjør det enklere å følge opp hvem som eier arbeidet, følge opp utestående arbeid og forhindre at viktige leveranser blir oversett.
• Reduserer flaskehalser: Kartlegging av oppgaveavhengigheter og godkjenningstrinn hjelper deg med å oppdage potensielle forsinkelser, omfordele arbeidsmengder og holde prosjektene i rute.
• Forbedrer teamets produktivitet: Når unødvendige trinn og repeterende oppgaver fjernes, får teammedlemmene mer tid til å fokusere på å fullføre leveranser og nå prosjektmålene.

Til sammen gir disse fordelene deg bedre oversikt over prosjektets fremdrift og hjelper deg med å løse problemer før de påvirker tidsfrister eller kvaliteten på leveransene.

5 beste praksiser for prosjektarbeidsflytstyring

Her er 5 beste praksiser for arbeidsflyter innen prosjektstyring.

• Lag en veldefinert plan. Beskriv tydelig prosjektets omfang, mål, faser og ressurser (det kan være nyttig å begynne med en mal for prosjektstyring). Med en god planlegging av arbeidsflyten på plass får teamet en oversikt over arbeidsflyten og hva som må gjøres når.
• Kommuniser regelmessig med interessenter. Hold interessentene informert om hvor de trengs i arbeidsflyten (for eksempel ved godkjenninger) og om prosjektstatusen, og involver dem i beslutningstakingen når det er nødvendig. Dette hjelper deg med å bygge tillit og håndtere forventninger.
• Frem et arbeidsmiljø som oppmuntrer til samarbeid ved å fremme åpen kommunikasjon, deling av ideer og teamarbeid. Samarbeid på tvers av fagområder hjelper teamet med å dra nytte av ulik kompetanse og ulike perspektiver. Dette er spesielt viktig når det gjelder arbeidsflyter for kreative team.
• Vurder arbeidsflyten kontinuerlig. Identifiser områder som kan forbedres, og ta imot tilbakemeldinger fra teammedlemmer og interessenter. Gjør nødvendige justeringer for å hjelpe kolleger med å fullføre oppgaver mer effektivt. Denne syklusen med kontinuerlige tilbakemeldinger bidrar til smidigere arbeidsflyter.
• Feir milepæler! Anerkjenn og feir milepæler og prestasjoner i teamet. Dette styrker moralen og holder teammedlemmene motiverte gjennom krevende sprinter.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen mellom en prosjektarbeidsflyt og en prosjektplan?

En prosjektplan beskriver prosjektets mål, omfang, tidsplan, ressurser og leveranser. En prosjektarbeidsflyt definerer hvordan individuelle oppgaver beveger seg fra én fase til en annen, inkludert ansvar, avhengigheter og godkjenninger. Planen fastslår hva som må skje, mens arbeidsflyter hjelper teamene med å utføre arbeidet.

Hvordan måler du hvor effektiv en prosjektarbeidsflyt er?

Følg med på måltall som tiden det tar å fullføre oppgaver, forsinkelser i godkjenninger, oversittede frister og antallet nødvendige revisjoner. Sammenlign resultatene over tid for å identifisere flaskehalser og finne ut om endringer i arbeidsflyten forbedrer effektiviteten.

Trenger du programvare for å håndtere prosjektarbeidsflyter?

Ikke nødvendigvis. Små team kan håndtere enkle arbeidsflyter ved hjelp av delte dokumenter, regneark eller Kanban-tavler. Programvare for arbeidsflytstyring blir imidlertid mer nyttig etter hvert som prosjektene blir mer komplekse, særlig når team trenger automatiske påminnelser, oppgaveavhengigheter, sporing av godkjenninger og oppdateringer av fremdriften i sanntid.

Hvor ofte bør du gjennomgå og oppdatere prosjektarbeidsflyter?

Gjennomgå arbeidsflytene etter viktige milepæler, når prosjektet er fullført, eller når gjentatte forsinkelser og flaskehalser oppstår. Innhent tilbakemeldinger fra teammedlemmer, og juster unødvendige trinn, ansvarsområder eller godkjenningsprosesser for å holde arbeidsflytene i tråd med prosjektets behov.

Hva skjer videre?

En veldefinert arbeidsflyt kan optimalisere forretningsprosesser, minimere feil og forbedre ressursstyring og effektivitet. Lær hvordan du mestrer arbeidsflytstyring med disse arbeidsflytkursene ledet av eksperter.

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.