10 Migliori Strumenti di Gestione Progetti con Portali Clienti

Productive è una piattaforma di gestione progetti per agenzie che unisce portali clienti, monitoraggio dei progetti, budgeting, registrazione delle ore lavorate e fatturazione in un unico spazio di lavoro.

Per chi è ideale Productive?

Productive è particolarmente adatto ad agenzie digitali e studi di servizi professionali che devono gestire progetti per i clienti, monitorare il tempo fatturabile e controllare la redditività dei progetti in un unico posto.

Perché ho scelto Productive

Productive si è guadagnato un posto nella mia shortlist perché è uno dei pochi strumenti di gestione progetti che collega il lavoro a contatto con il cliente direttamente alle prestazioni finanziarie. Mi piace il fatto che il monitoraggio del budget e della redditività non sia un report separato da estrarre alla fine di un progetto: si aggiorna in tempo reale man mano che il team registra le ore. Così, se un progetto sta consumando il budget più rapidamente del previsto, posso accorgermene subito e intervenire prima che diventi un problema. Il portale clienti consente anche di dare accesso diretto ai clienti ai loro budget di progetto e alle dashboard personalizzate, così non devono più inviarmi email per aggiornamenti sullo stato: possono semplicemente accedere e vedere esattamente a che punto sono le cose.

Funzionalità principali di Productive

• Visualizzazioni multiple dei progetti: Passa tra visualizzazione Gantt, bacheca Kanban, calendario, timeline e carico di lavoro per gestire le attività di diversi tipi di progetto.
• Pianificazione delle risorse: Visualizza la capacità del team, le ore fatturabili e la disponibilità in una sola schermata, e utilizza prenotazioni provvisorie per pianificare progetti in attesa di conferma.
• Flussi di lavoro automatizzati: Configura automazioni che attivano azioni come la creazione di fatture o l'invio di messaggi Slack quando si verificano determinate condizioni di progetto.
• Moduli di feedback cliente: Crea moduli per raccogliere input dai clienti e convertire automaticamente le risposte in attività.

Integrazioni di Productive

Productive offre integrazioni native con Slack, Google Calendar, Xero, QuickBooks, HubSpot e Jira. Si collega anche a Zapier e fornisce un'API per integrazioni personalizzate.

Celoxis offre un approccio innovativo al software di gestione progetti con un prezzo unico e trasparente, sia nella versione cloud che on-premise, includendo tutte le funzionalità senza dover districarsi tra numerosi e confusi pacchetti tariffari. In questo modo, avrai accesso ai portali clienti senza costi aggiuntivi, facilitando il filtraggio, la reportistica, la creazione di grafici e la condivisione dei tuoi dati.

Puoi facilmente concedere ai tuoi clienti l'accesso, così che possano effettuare il login per visualizzare i report condivisi, partecipare a discussioni online, condividere file e persino partecipare ai flussi di lavoro aziendali come il tracciamento dei bug, le richieste di modifica e l'approvazione degli elementi. Puoi condividere report e dashboard con i clienti, includendo viste tabellari, grafici a torta, a barre e molte altre modalità di reportistica. Per condividere un report con un cliente, seleziona il cliente nel campo 'visibile ai clienti' nel modulo di aggiunta/modifica report. Se scegli l'opzione 'tutti', il report sarà condiviso con tutti i clienti. Più semplice di così! Puoi inoltre controllare quali schede del progetto sono visibili ai clienti in modo simile.

Ogni account cliente può essere configurato con i seguenti privilegi: 1) Consentire al cliente di visualizzare le informazioni sui compiti, escludendo le informazioni finanziarie. Questo determina se i clienti possono vedere i dettagli dei compiti. I campi finanziari (inclusi i campi personalizzati) non sono mai mostrati ai clienti. 2) Consentire al cliente di visualizzare i dettagli degli aggiornamenti di avanzamento dei compiti. Questo stabilisce se i clienti possono vedere aggiornamenti e commenti relativi al compito. 3) Consentire al cliente di aggiornare l'avanzamento dei compiti. Questo determina se i clienti possono aggiungere commenti a un compito.

Nota importante: se condividi report con il tuo cliente, i privilegi sopra elencati prevalgono sui dati condivisi nei report. Ad esempio, se condividi un report elenco compiti con un cliente che non ha il privilegio di 'visualizzare informazioni sui compiti, escludendo quelle finanziarie', quel cliente visualizzerà un report vuoto.

Celoxis si integra con oltre 400 app di terze parti come Google Drive, MS Excel, JIRA, QuickBooks Online, Salesforce, Evernote, Slack, Zendesk, G Suite, Trello, Harvest, MailChimp e molte altre tramite un account a pagamento con Zapier.

Celoxis costa a partire da $25/utente/mese con un minimo di 5 utenti e offre una prova gratuita di 30 giorni.

Scoro è una piattaforma di project management che riunisce in un unico spazio di lavoro portali clienti, monitoraggio delle attività, gestione del tempo, fatturazione e reportistica in tempo reale.

Per chi è migliore Scoro?

Scoro è particolarmente indicato per aziende di servizi professionali—come agenzie, società di consulenza e fornitori di servizi IT—che gestiscono progetti per più clienti contemporaneamente.

Perché ho scelto Scoro

Ho selezionato Scoro tra le mie scelte grazie all'integrazione profonda dei report in tempo reale nell'intero ciclo di vita del progetto. Apprezzo molto che la tabella “Preventivo vs Effettivo” si aggiorni in tempo reale man mano che i progetti avanzano—quindi, quando una commessa comincia a sforare il budget, posso notarlo subito a livello di ruolo, servizio e progetto, senza doverlo scoprire a posteriori. Le dashboard personalizzabili permettono al mio team di visualizzare KPI provenienti da vendite, delivery e finanza in un unico quadro, evitando di dover ricostruire dati da tre diversi strumenti prima di un incontro cliente. Scoro mette inoltre a disposizione 47 modelli di report preimpostati, quindi la generazione di un’analisi della redditività per progetto richiede minuti, non ore.

Funzionalità principali di Scoro

• Portale clienti: Condividi preventivi, aggiornamenti di progetto e file con i clienti tramite un portale dedicato dove possono approvare i preventivi e comunicare in tempo reale con il tuo team.
• Grafici Gantt: Visualizza le tempistiche dei progetti e le dipendenze tra task in una vista Gantt drag-and-drop che si aggiorna man mano che il lavoro procede.
• Prenotazioni delle risorse: Prenota in modo preliminare il tempo dei membri del team prima dell'inizio di un progetto, con Scoro che genera automaticamente le prenotazioni sulla base delle ore preventivate.
• Fatturazione: Genera automaticamente le fatture direttamente dai preventivi approvati e consenti ai clienti di pagare con pochi clic tramite l’integrazione di pagamento integrata.

Integrazioni di Scoro

Scoro offre integrazioni native con Xero, QuickBooks, Zapier, Google Calendar, Outlook, Slack e Mailchimp. È disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Il portale di gestione clienti di monday.com combina bacheche Kanban e diagrammi di Gantt con un CRM semplice per facilitare la collaborazione del team.

Il portale raccoglie alcune delle funzionalità più riconoscibili di monday.com—bacheche, promemoria, notifiche delle scadenze—e le unisce in uno spazio di lavoro condivisibile. Una volta invitato il cliente, questi può @menzionare i membri del tuo team, dare feedback e approvare le attività così che il progetto possa passare alla fase successiva.

Proprio come Slack, la funzione di comunicazione del portale mostra le conversazioni in thread, così:

Puoi incorporare link nei messaggi e, dato che ogni messaggio riporta il momento dell’invio/lettura, è facile vedere se il cliente ha ricevuto i tuoi messaggi in tempo reale.

Sta a te decidere come gestire la disposizione del portale. Puoi condividere roadmap di progetto o creare semplici bacheche Kanban e pipeline, così che il cliente possa visualizzare l’andamento dei lavori. Siccome puoi suddividere i progetti in task separati—a cui puoi allegare note e link—anche i clienti possono accedervi per lasciare feedback o fare domande (se lo permetti!)

La parte più utile della condivisione di informazioni sul progetto in questo modo è che il cliente resta costantemente aggiornato. Può vedere le scadenze per attività e traguardi, il che crea aspettative su quando il lavoro sarà completato. Invece di scriverti e chiedere quando sarà finita un’attività o quando sarà consegnato il progetto, può semplicemente accedere al portale.

A differenza di altri strumenti in elenco, monday.com non dispone di funzionalità incorporate come la fatturazione o il ticketing, ma grazie all’elenco delle integrazioni potrai probabilmente aggiungere strumenti già presenti nel tuo stack tecnologico. Alcune integrazioni notevoli includono Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello. Se il tuo strumento non è nell’elenco, anche Zapier si integra con monday.com.

monday.com parte da $8/utente/mese e offre una prova gratuita di 14 giorni. C’è anche un piano gratuito fino a 2 utenti.

Wrike è una piattaforma di gestione dei progetti che consente ai team di organizzare progetti, gestire attività e collaborare con i clienti tramite portali cliente personalizzabili e condivisione sicura dei documenti.

Per chi è Wrike?

Wrike è adatto a team di medie e grandi dimensioni nei settori marketing, servizi professionali e tecnologia che necessitano di una gestione strutturata dei progetti con la collaborazione esterna dei clienti integrata.

Perché ho scelto Wrike

Wrike si guadagna una posizione tra i migliori della mia lista perché gestisce la collaborazione tra team interni e clienti esterni senza richiedere che i clienti abbiano una licenza a pagamento. Mi piace il fatto che i richiedenti esterni possano inoltrare richieste di lavoro tramite moduli personalizzati e lasciare commenti direttamente sulle attività, mantenendo tutta la comunicazione in un unico posto invece che dispersa tra thread di email. La funzione di approvazioni integrata consente ai clienti di visionare e approvare i deliverable direttamente all’interno della piattaforma, e puoi monitorare esattamente lo stato di ciascuna approvazione. Questa combinazione di moduli di richiesta esterni, commenti sulle attività e monitoraggio delle approvazioni rende Wrike una delle soluzioni più complete per i team che gestiscono progetti a contatto col cliente su larga scala.

Funzionalità principali di Wrike

• Vista diagramma di Gantt: Visualizza le tempistiche dei progetti, dipendenze e traguardi tra le attività tramite un diagramma di Gantt interattivo che si aggiorna in tempo reale.
• Dashboard personalizzate: Crea dashboard che mostrano lo stato delle attività, il carico di lavoro e l’avanzamento dei progetti tra più team o flussi di lavoro in una singola vista.
• Prenotazione delle risorse: Prenota il tempo di membri specifici del team o di ruoli e verifica la disponibilità prima di assegnare un’attività a un progetto.
• Report attività utente: Genera report di audit che registrano ogni azione eseguita da ciascun utente nel tuo account, incluse modifiche, commenti e cambi di stato.

Integrazioni di Wrike

Wrike si integra con oltre 400 app, incluse le applicazioni più diffuse di Microsoft, Slack, Google e Dropbox, insieme a software di vendita e marketing come Salesforce e Marketo. Consulta la directory delle app per vedere tutte le app compatibili con Wrike.

Rocketlane è una piattaforma di project management pensata per i team a diretto contatto con i clienti, che offre pianificazione dei progetti, portali clienti personalizzati, condivisione di documenti e strumenti di collaborazione in tempo reale.

Per chi è ideale Rocketlane?

Rocketlane è una scelta adatta per i team di onboarding clienti e servizi professionali che necessitano di un'esperienza strutturata e orientata al cliente durante l'erogazione dei servizi.

Perché ho scelto Rocketlane

Rocketlane si è guadagnato un posto nella mia shortlist grazie a Nitro, il suo layer AI che svolge attività di delivery invece di limitarsi a suggerire azioni. Sono particolarmente colpito da come Nitro generi automaticamente piani di progetto partendo da SOW, email e call di discovery; così, quando un nuovo cliente firma, il mio team non parte da zero. Mi affido molto anche all'agente per la documentazione: estrae decisioni da chiamate e PDF per creare e aggiornare automaticamente SOW, note di passaggio di consegne e documentazione d'implementazione in tempo reale. Inoltre, l'automazione della governance di Nitro gestisce in background approvazioni, solleciti per escalation e aggiornamenti ai piani di progetto, consentendo così al mio team di dedicare meno tempo agli aspetti amministrativi e più ai clienti.

Funzionalità principali di Rocketlane

• Portale clienti personalizzato: Offri ai clienti un portale dedicato, completamente personalizzabile (con colori, logo e font del tuo brand), dove possono visualizzare i piani di progetto, cronologie, attività e file in un unico luogo.
• Aggiornamenti di stato automatizzati: Crea template per aggiornamenti di progetto e pianificali per l'invio periodico, mantenendo aggiornati i clienti senza sforzo manuale.
• Viste Gantt, Kanban e a bacheca: Passa da layout Waterfall, Agile, Gantt, Kanban o a bacheca a seconda delle preferenze del tuo team nella gestione e visualizzazione delle attività di progetto.
• Partner Central: Coinvolgi partner esterni nella delivery dei progetti con collaborazione interaziendale, informazioni condivise e reportistica sulle performance in un unico spazio.

Integrazioni di Rocketlane

Rocketlane offre integrazioni native con Slack, Salesforce, Jira, HubSpot, Google Calendar e Outlook Calendar. Si collega anche con Zapier e Workato per automazione dei flussi di lavoro più ampia.

Bonsai Agency Software è una piattaforma di project management progettata per agenzie, che offre portali cliente, gestione delle attività, condivisione di file, monitoraggio del tempo e fatturazione in un unico workspace.

Per chi è ideale Bonsai Agency Software?

Bonsai Agency Software è adatto ad agenzie di piccole e medie dimensioni che gestiscono progetti rivolti ai clienti e necessitano di una piattaforma unica per gestire attività, contratti e fatturazione.

Perché ho scelto Bonsai Agency Software

Ho scelto Bonsai Agency Software per il suo portale cliente, integrato nel flusso di lavoro di project management. I clienti hanno a disposizione un portale brandizzato, personalizzato con il logo dell'agenzia, dove possono visualizzare le attività assegnate, lasciare feedback sui deliverable e monitorare in tempo reale l’avanzamento del progetto—senza dover creare un account. Il portale mostra anche fatture e documenti nello stesso spazio, così i clienti non devono saltare tra thread email e strumenti separati per trovare ciò di cui hanno bisogno. La messaggistica diretta integrata mantiene tutte le comunicazioni con il cliente legate al contesto del progetto, invece che disperse nelle caselle di posta elettronica.

Caratteristiche principali di Bonsai Agency Software

• Stime delle attività: Imposta stime di tempo sulle singole attività e confrontale con le ore effettivamente registrate tramite report in tempo reale per individuare tempestivamente eventuali sforamenti.
• Visualizzazioni Kanban e Gantt: Passa da una board Kanban per monitorare l’avanzamento ad una vista Gantt per mappare le attività sull’arco temporale del progetto.
• Monitoraggio del budget di progetto: Tieni sotto controllo costi, tariffe e margini di profitto in tempo reale man mano che il team registra il tempo e svolge le attività.
• Attività ricorrenti: Imposta le attività affinché si ripetano automaticamente, così il lavoro ricorrente del progetto non deve essere ricreato manualmente ad ogni ciclo.

Integrazioni di Bonsai Agency Software

Bonsai Agency Software offre integrazioni native con Google Calendar, QuickBooks e Zapier. È disponibile un API per integrazioni personalizzate.

Zoho Projects è una piattaforma di gestione dei progetti per team che necessitano di spazi di lavoro orientati al cliente, offrendo strumenti per il monitoraggio delle attività, la condivisione di documenti, la rilevazione dei tempi e l’accesso personalizzabile ai clienti.

Per chi è consigliato Zoho Projects?

Zoho Projects è adatto ad agenzie e team di servizi che devono offrire ai clienti un accesso diretto e personalizzato allo stato di avanzamento dei progetti e alle consegne.

La pagina dei prezzi conferma la presenza della funzione di dominio personalizzato (disponibile nel piano Enterprise), la funzionalità utenti client, profili e ruoli personalizzati e i controlli di accesso basati sui ruoli.

Perché ho scelto Zoho Projects

Ho scelto Zoho Projects tra i migliori software perché porta la personalizzazione del portale ad alti livelli. Molti strumenti di project management permettono di aggiungere i clienti come utenti; Zoho Projects ti permette invece di associare il dominio della tua azienda al portale, così i clienti accedono allo spazio di lavoro del progetto tramite il tuo URL, e non da un indirizzo zoho.com. Questa è una differenza importante quando vuoi offrire un’esperienza curata e con marchio agenzia. Inoltre, l’accesso dei clienti è strettamente controllato tramite profili e ruoli personalizzati, così puoi definire esattamente cosa ogni utente cliente vede e può fare all’interno del progetto. Insieme alle notifiche automatiche che avvisano i clienti sulle modifiche a stato di attività e problemi, il portale funge da vero spazio di lavoro rivolto al cliente, e non solo come una semplice lista di attività condivisa.

Caratteristiche chiave di Zoho Projects

• Diagramma di Gantt: Visualizza le tempistiche delle attività, imposta dipendenze e riprogramma direttamente le attività dalla vista del diagramma.
• Automazione dei flussi di lavoro con Blueprint: Progetta flussi di lavoro delle attività passo-passo che assegnano le persone giuste e aggiornano i campi via via che cambiano gli stati delle attività.
• Timesheet e fatturazione: Registra il tempo speso sulle attività e trasforma quei registri in fatture tramite integrazione con Zoho Books o Zoho Invoice.
• Dashboard portfolio: Controlla stato delle attività, situazione del budget e avanzamento dei progetti attivi da un’unica dashboard.

Integrazioni di Zoho Projects

Zoho Projects offre integrazioni native con Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Invoice, Google Drive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Bitbucket, Dropbox e Zapier. È inoltre disponibile una API per integrazioni personalizzate.

Dock è una piattaforma di gestione progetti progettata per team che necessitano di portali rivolti ai clienti, spazi di lavoro collaborativi e strumenti per condividere piani di progetto, documenti e feedback.

Per chi è ideale Dock?

Dock è adatto per i team di customer success e di implementazione che gestiscono l'onboarding e i progetti continuativi con clienti esterni.

Perché ho scelto Dock

Ho incluso Dock tra le mie scelte principali per il modo in cui gestisce la pianificazione collaborativa dei progetti direttamente all'interno del portale clienti. La maggior parte degli strumenti di gestione progetti considera il cliente solo in un secondo momento: il progetto viene gestito internamente e poi vengono inviati aggiornamenti sullo stato. Dock ribalta questa logica offrendo ai clienti una propria visualizzazione del piano di progetto, con checklist di attività suddivise in fasi, bacheche kanban e cronologie con cui possono interagire. Le scadenze relative si popolano automaticamente in base alla data di inizio o fine del progetto, facendo risparmiare tempo nella configurazione manuale quando attivi nuovi spazi di lavoro cliente da un modello.

Funzionalità principali di Dock

• Portali clienti white-label: Applica il tuo logo, i colori del brand e il dominio personalizzato a ogni spazio di lavoro rivolto al cliente.
• Analytics sull'engagement degli spazi di lavoro: Tieni traccia di quali clienti visualizzano il tuo portale, quali contenuti cliccano e quanto tempo trascorrono sui file condivisi.
• Messaggistica all'interno del portale: Comunica con i clienti direttamente nello spazio di lavoro, con thread che possono essere sincronizzati su un canale Slack condiviso.
• Controlli di accesso sicuri: Limita l'accesso al portale tramite email individuale o dominio, oppure utilizza magic link per un ingresso senza frizioni da parte del cliente.

Integrazioni di Dock

Dock offre integrazioni native con Salesforce, Slack, Gong, Zoom e Google Drive. Puoi anche incorporare strumenti come Loom, Looker, Typeform e Figma all'interno degli spazi di lavoro Dock. È disponibile un'API per integrazioni personalizzate.

Tuttavia, fa molto di più che raggruppare tutta la comunicazione con i clienti in un unico posto. Puoi anche automatizzare le risposte per far risparmiare tempo al tuo team utilizzando modelli e risposte predefinite. Se il tuo team riceve molte domande comuni, puoi usare risposte precompilate per rispondere rapidamente — e automaticamente.

Ogni domanda viene anche contrassegnata con un timestamp, così puoi vedere quando è arrivata nel portale e quando un membro del team vi ha risposto per l’ultima volta. Se una domanda viene risolta, il suo stato passa a 'risolta' così puoi archiviarla.

Un'altra funzionalità interessante del portale clienti di Teamwork sono le opzioni di personalizzazione del branding. Puoi caricare il tuo intero foglio di stile utilizzando la funzione di upload del file .css, aggiungere la favicon della tua azienda ed usare persino un URL personalizzato.

I piani a pagamento di Teamwork partono da $10/utente/mese.