Workflow vs Processo: 5 Differenze Chiave e 5 Somiglianze
Magia del Workflow: Un workflow comporta una sequenza strutturata di attività finalizzate a completare in modo efficiente un compito specifico.
Missione Processo: Un processo aziendale coinvolge molteplici attività coordinate per raggiungere un obiettivo organizzativo generale, concentrandosi su risultati strategici piuttosto che su singoli compiti.
Tattica dei Compiti: Comprendere la differenza tra workflow e processi aiuta a progettare sistemi che gestiscono in modo efficace i compiti per raggiungere obiettivi aziendali più ampi.
Quando si parla di gestione dei processi aziendali (BPM), è importante comprendere le differenze fondamentali tra un workflow e un processo. Da un lato, un workflow è una sequenza specifica di attività utilizzata per portare a termine un compito particolare. Un processo aziendale, invece, è una serie di attività utilizzate per raggiungere un obiettivo organizzativo.
Cos'è un Workflow?
Un workflow viene utilizzato per ottimizzare una serie di passaggi che semplificano il completamento di un compito specifico.
Un workflow serve a eliminare i colli di bottiglia e a semplificare le attività operative aziendali in modo che siano più semplici, raggiungibili e tracciabili. Un workflow è simile alla ricetta per un solo piatto che fa parte di un pasto più grande: garantisce che il piatto possa essere preparato seguendo una sequenza di passaggi che chiunque può seguire.
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Cos'è un Processo?
Un processo, usando la nostra analogia della ricetta di prima, è il piano ad alto livello per l'intero pasto e per ogni portata di quello stesso pasto. Senza un processo guida che diriga il flusso del lavoro, ogni ricetta può essere deliziosa da sola, ma i piatti non si uniranno per creare l'esperienza di un pasto soddisfacente.
Più semplicemente, un processo aziendale riunisce l'insieme di attività, membri del team, flusso del processo e strumenti necessari per completare un progetto. Un processo dovrebbe essere composto da più workflow ben organizzati che riducono le difficoltà di portare a termine attività normalmente dispendiose in termini di tempo.
Workflow vs. Processo: Differenze e Somiglianze
Esistono differenze e somiglianze chiave tra processi e workflow. C'è una notevole sovrapposizione tra i due, ma entrambi sono fondamentali quando si tratta di workflow di gestione dei progetti.
Di seguito una tabella che evidenzia le principali differenze e somiglianze tra workflow e processo:
| Workflow | Processo | Somiglianze | |
|---|---|---|---|
| Obiettivi | Semplificare, ridurre il tempo impiegato nelle singole attività | Completamento, portare a termine i progetti in modo efficiente ed efficace | L'automazione può aiutare entrambi a prosperare nella gestione dei progetti |
| Ambito | Livello micro, orientato ai compiti | Livello macro, orientato ai progetti | App e strumenti aiutano a gestire sia il micro sia il macro |
| Focus | Automazione, ottimizzazione del percorso più rapido di completamento tra le attività | Approvazione, garantire che le attività vengano completate per avvicinare i progetti al completamento | I dati costituiscono la base di entrambi per migliorare e affinare il focus di ciascuno |
| Strategia | Tattica, suddivide le attività e identifica il percorso più veloce per completarle in sequenza | Mappatura dei processi, definisce cosa serve per portare a termine un progetto | Avere project manager in ogni fase è fondamentale per entrambe le strategie |
| Modelli | Dipendente, i workflow funzionano solo con modelli ben definiti | Indipendente, i processi possono funzionare senza modelli per completare i progetti | Con o senza modelli, automazione o strategie, sia workflow che processi sono necessari per aziende profittevoli |
Leggi le differenze tra BPM e workflow qui e le differenze tra software di gestione progetti e software di automazione dei workflow qui.
Differenze
1. Obiettivi: Semplificazione vs Completamento
L'obiettivo della progettazione del workflow è ridurre le difficoltà nelle attività dispendiose in termini di tempo, tipicamente grazie all'aiuto dell'automazione dei processi aziendali o dell'automazione dei workflow. Tuttavia, l'obiettivo dei processi aziendali è raggiungere i traguardi del progetto e portarlo a termine nel modo più efficiente ed efficace possibile.
2. Ambito: Micro vs Macro
L'ambito e la sequenza di un workflow sono limitati al livello micro, poiché i workflow servono per aiutare a gestire i dettagli e i singoli passaggi (a volte mediante diagrammi di workflow). Questo garantisce che tutti i passaggi vengano completati facilmente e rapidamente. Un esempio di workflow è l'insieme delle attività legate all'invio di una lettera di offerta a un nuovo dipendente. Al contrario, un processo aziendale rappresenta l'intero processo di assunzione, dall'intervista all'onboarding.
3. Focus: Automazione vs Approvazione
Il focus di un workflow è lavorare con piattaforme di automazione dei processi per garantire un processo fluido ed efficace. Nel frattempo, la gestione dei processi aziendali è focalizzata sul processo di approvazione necessario per portare a termine i progetti a livello aziendale, facendo avanzare le parti del progetto nel modo più rapido ed efficace possibile.
4. Strategia: Tattica vs Mappatura dei Processi
La strategia coinvolta nei flussi di lavoro è di natura tattica. Utilizzando il nostro esempio di un workflow per le risorse umane, i flussi di lavoro suddividono ogni attività necessaria, dagli ordini di acquisto per i nuovi dipendenti all’instradamento delle domande di onboarding verso i responsabili appropriati (o al manuale del dipendente). Al contrario, i processi aziendali applicano strategie di mappatura dei processi per delineare cosa serve per portare a termine un progetto di più ampia portata.
5. Modelli: Dipendenti vs Indipendenti
I flussi di lavoro e il software di automazione dei workflow dipendono dai modelli e da attività passo-passo. I processi, invece, tendono ad essere più organici. Anche se molti processi vanno dal passo 1 al passo 2, alcuni permettono di saltare passaggi a seconda dei casi d’uso, delle nuove esigenze dei clienti o di altri fattori che possono influenzare il progetto.
Somiglianze
1. Entrambi prosperano con l’automazione
Mentre i workflow digitali richiedono praticamente strumenti di automazione, sia i processi aziendali sia i flussi di lavoro prosperano attraverso l’uso dell’automazione.
I software di automazione dei workflow riducono al minimo il tempo impiegato su una serie di attività. Il software di automazione dei processi aziendali, invece, si concentra su una visione d’insieme del progetto (ad esempio uno strumento come Onspring) nel complesso e permette processi di approvazione semplici e veloci per far avanzare il progetto con efficienza.
2. Entrambi dispongono di una vasta gamma di app e strumenti
Molte app di workflow si concentrano sulla gestione dei workflow senza codice, ma molte app possono essere utilizzate anche per i processi aziendali.
Mentre gli strumenti di automazione dei workflow possono avanzare automaticamente le attività all’interno di un processo, queste app spesso offrono anche aggiornamenti tramite notifiche per i project manager, dati e dashboard ottimizzati, approfondimenti sui casi d’uso basati sull’andamento dei workflow e software per flussi di processo semplificati per mappare, monitorare e perfezionare visivamente la sequenza delle attività.
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3. Entrambi hanno successo se sostenuti dai dati
Parlando di dati, sia i workflow che i processi riescono solo se sono supportati da risultati basati sui dati.
È possibile automatizzare i passaggi in un workflow solo se si comprende appieno dove ottimizzare le attività che richiedono tempo e dove è possibile eliminare interi passaggi. Allo stesso modo, i processi aziendali possono essere snelliti solo quando i dati dimostrano che i progetti possono essere completati in modo più efficiente tramite le correzioni adeguate.
4. Entrambi richiedono membri del team di project management
Alcuni potrebbero pensare che l’automazione dei workflow elimini la necessità di project management, ma sia i workflow che i processi richiedono membri del team di project management durante tutto il progetto.
I project manager sono fondamentali per sviluppare la sequenza di attività necessarie per efficaci workflow, spesso sfruttando software per workflow aziendali per automatizzare compiti ripetitivi e migliorare l’efficienza. Allo stesso modo, un processo aziendale richiede la supervisione di qualcuno capace di modificare i flussi e i processi in base ai requisiti per portare a termine un progetto.
5. Entrambi sono fondamentali per il successo di un’azienda
Per necessità, quasi tutte le aziende hanno un processo. I progetti, di qualsiasi tipo, devono essere portati a termine affinché un’azienda possa funzionare. Tuttavia, affinché l’azienda abbia successo e cresca, deve anche avere dei workflow per assicurarsi che le attività di progetto possano essere completate in modo tempestivo, organizzato e ripetibile.
Tipi di software per l’automazione di workflow e processi
Esistono diverse soluzioni software per automatizzare workflow e processi, ciascuna pensata per differenti esigenze aziendali:
1. Software di Automazione dei Flussi di Lavoro
Il software di automazione dei flussi di lavoro migliora l'efficienza automatizzando attività specifiche. I principali tipi includono:
- Strumenti di Automazione Basati su Regole – Eseguono azioni predefinite secondo una logica "se-questo-allora-quello" per attività ripetitive.
- Piattaforme Centrali per l'Integrazione – Collegano diverse applicazioni per semplificare il flusso dei dati e l'automazione.
- Sistemi Incentrati sulle Attività Umane – Gestiscono flussi di lavoro che richiedono supervisione umana, garantendo il completamento delle attività.
2. Software di Automazione dei Processi
Il software di automazione dei processi ottimizza interi processi aziendali che attraversano più flussi di lavoro. I principali tipi includono:
- Robotic Process Automation (RPA) – Utilizza bot per automatizzare attività ripetitive ad alto volume.
- Sistemi di Gestione dei Processi Aziendali (BPM) – Forniscono strumenti per modellare, automatizzare e analizzare processi complessi (questi sono solo alcuni dei principali vantaggi del software BPM).
- Intelligent Process Automation (IPA) – Unisce RPA a tecnologie di intelligenza artificiale e apprendimento automatico per attività decisionali come il servizio clienti.
Se non sei sicuro di quale tipo di soluzione di automazione sia la migliore per la tua azienda, dei corsi strutturati sull'automazione dei processi aziendali possono aiutarti a comprendere gli strumenti, quando usarli e come progettare strategie di automazione allineate ai tuoi obiettivi.
Flussi di Lavoro o Processi: Cosa è Più Comune nel Project Management?
Sebbene nel project management i processi siano più comuni dei flussi di lavoro, ciò avviene solo perché avere almeno un processo chiaramente definito per portare a termine i progetti è il minimo indispensabile per il funzionamento continuo di un'azienda.
Se la tua azienda sta pensando alla gestione dei progetti e se tu stesso sei un project manager, probabilmente ti preoccuperai di più dei flussi di lavoro (e di averne sempre di più). È anche probabile che ti preoccupi di ottimizzare i tuoi flussi di lavoro il più possibile. Questo perché i flussi di lavoro rendono i processi aziendali più fluidi, replicabili e molto più efficienti.
Tuttavia, alla fine, hai bisogno sia di processi aziendali di alta qualità sia di flussi di lavoro efficienti per mantenere un sistema di project management sano e redditizio.
Come Costruire un Sistema Aziendale
Ora che conosci la differenza tra flussi di lavoro e processi, è importante anche sapere come integrare entrambi in un sistema aziendale completo. Insieme, flussi di lavoro e processi creano un sistema aziendale snello e replicabile che migliora le prestazioni operative e supporta la crescita a lungo termine.
Ecco alcuni primi passi per stabilire un sistema aziendale potente:
- Identifica le Attività Aziendali Principali: Elenca le attività chiave che guidano il successo aziendale, inclusi operazioni, interazioni con i clienti, sviluppo prodotti e compiti amministrativi. Questa base garantisce che il sistema supporti le funzioni essenziali.
- Mappatura dei Processi: Sviluppa mappe dei processi ad alto livello per visualizzare la sequenza delle attività richieste per ciascuna funzione aziendale principale. Questo aiuta a individuare inefficienze e dipendenze.
- Dettaglia i Flussi di Lavoro all'Interno dei Processi: Scomponi ogni processo in flussi di lavoro dettagliati, definendo compiti passo dopo passo, parti responsabili e punti decisionali per migliorare chiarezza e responsabilità.
- Documenta Procedure e Standard: Crea procedure operative standard (SOP) dettagliate per garantire coerenza. Una documentazione chiara funge da riferimento per formazione ed esecuzione operativa.
- Implementa Strumenti e Automazione: Sfrutta software di project management, strumenti di automazione dei flussi di lavoro e piattaforme di comunicazione per migliorare l'efficienza, ridurre il lavoro manuale e potenziare la collaborazione.
- Forma e Coinvolgi i Membri del Team: Assicurati che i dipendenti comprendano il sistema aziendale e il loro ruolo al suo interno. Incoraggia il feedback e l'adattabilità per promuovere il miglioramento continuo.
- Monitora, Valuta e Ottimizza: Valuta regolarmente le prestazioni del sistema attraverso metriche chiave, feedback dei dipendenti, audit dei processi e analisi dei flussi di lavoro. Adatta i flussi di lavoro e i processi secondo necessità per mantenere efficienza e scalabilità.
Unisciti per Ulteriori Approfondimenti sulla Gestione dei Flussi di Lavoro
Ora che hai compreso meglio le differenze tra flusso di lavoro e processo, potresti voler approfondire tutto ciò che riguarda i flussi di lavoro nel project management. Abbiamo una guida in 6 fasi con le migliori pratiche che può aiutarti a iniziare proprio in questo percorso!
