Flusso di lavoro vs Processo: 5 differenze chiave & 5 somiglianze
La magia dei flussi di lavoro: Un flusso di lavoro comprende una sequenza strutturata di attività finalizzata a completare in modo efficiente un'attività specifica.
La ricerca del processo: Un processo aziendale comprende molteplici attività allineate al raggiungimento di un obiettivo organizzativo generale, concentrandosi sui risultati strategici anziché sulle singole attività.
Tattiche delle attività: Comprendere la distinzione tra flussi di lavoro e processi aiuta a progettare sistemi che gestiscono efficacemente le attività per raggiungere obiettivi aziendali più ampi.
Quando si parla di gestione dei processi aziendali (BPM), è importante comprendere le differenze fondamentali tra un flusso di lavoro e un processo. Da un lato, un flusso di lavoro è una sequenza specifica di attività utilizzata per portare a termine un'attività particolare. Un processo aziendale, invece, è una serie di attività utilizzate per raggiungere un obiettivo organizzativo.
Che cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro viene utilizzato per ottimizzare una serie di passaggi che rende più efficiente il completamento di un'attività specifica.
Un flusso di lavoro serve a eliminare i colli di bottiglia e a semplificare le attività operative aziendali, rendendole più semplici, realizzabili e monitorabili. Un flusso di lavoro è simile alla ricetta di un piatto che fa parte di un pasto più ampio e garantisce che il piatto possa essere preparato seguendo una sequenza di passaggi che chiunque può seguire.
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Che cos'è un processo?
Un processo, utilizzando l'analogia della ricetta di cui sopra, è il piano di alto livello per l'intero pasto e per ogni portata di quel pasto. Senza un processo guida che diriga il flusso di lavoro, ogni ricetta può essere deliziosa di per sé, ma i piatti non si uniranno per creare l'esperienza di un pasto soddisfacente.
Più semplicemente, un processo aziendale riunisce l'insieme di attività, membri del team, flusso del processo e strumenti necessari per completare un progetto. Un processo dovrebbe essere costituito da più flussi di lavoro ben organizzati che riducono l'attrito nel completamento di attività normalmente dispendiose in termini di tempo.
Flusso di lavoro e processo: differenze e somiglianze
Esistono differenze fondamentali e importanti somiglianze tra processi e flussi di lavoro. Tra i due c'è una notevole sovrapposizione, ma entrambi sono fondamentali quando si parla di flussi di lavoro della gestione dei progetti.
Di seguito è riportata una tabella che illustra le principali differenze e somiglianze tra flusso di lavoro e processo:
| Flusso di lavoro | Processo | Somiglianze | |
|---|---|---|---|
| Obiettivi | Semplificazione, riduzione del tempo dedicato alle singole attività | Completamento, terminare i progetti in modo efficiente ed efficace | L'automazione può aiutare entrambi a prosperare nella gestione dei progetti |
| Ambito | Livello micro, orientato alle attività | Livello macro, orientato ai progetti | Applicazioni e strumenti aiutano a gestire sia il livello micro sia quello macro |
| Focus | Automazione, ottimizzazione del percorso più rapido per completare le attività | Approvazione, garantire che le attività siano completate per avvicinare i progetti alla conclusione | I dati sono la spina dorsale di entrambi per migliorare e rendere più preciso il focus di ciascuno |
| Strategia | Tattica, scompone le attività e individua il percorso più rapido per completarle tutte in sequenza | Mappatura dei processi, definisce ciò che servirà per completare un progetto | Avere responsabili di progetto a ogni passaggio è fondamentale per entrambe le strategie |
| Modelli | Dipendente, i flussi di lavoro funzionano solo con modelli ben definiti | Indipendente, i processi possono funzionare senza modelli per completare i progetti | Con o senza modelli, automazione o strategia, sia i flussi di lavoro sia i processi sono necessari per le aziende redditizie |
Leggi qui le differenze tra BPM e flussi di lavoro e qui le differenze tra software di gestione dei progetti e software di automazione dei flussi di lavoro.
Differenze
1. Obiettivi: semplificazione e completamento
L'obiettivo della progettazione dei flussi di lavoro è ridurre l'attrito nelle attività dispendiose in termini di tempo, in genere con l'aiuto dell'automazione dei processi aziendali o dell'automazione dei flussi di lavoro. Tuttavia, l'obiettivo dei processi aziendali è raggiungere gli obiettivi del progetto e portarlo a termine nel modo più efficiente ed efficace possibile.
2. Ambito: micro e macro
L'ambito e la sequenza di un flusso di lavoro sono circoscritti al livello micro, poiché i flussi di lavoro sono pensati per aiutare a gestire i dettagli e i singoli passaggi (talvolta con diagrammi dei flussi di lavoro). Questo contribuisce a garantire che tutti i passaggi siano completati facilmente e rapidamente. Un esempio di flusso di lavoro è l'insieme di attività associate all'invio di una lettera di offerta a un nuovo dipendente. Al contrario, un processo aziendale è l'intero processo di assunzione di un dipendente, dai colloqui all'inserimento.
3. Focus: automazione e approvazione
L'attenzione di un flusso di lavoro è rivolta all'utilizzo di piattaforme di automazione dei processi per garantire un processo fluido ed efficace. La gestione dei processi aziendali, invece, si concentra sul processo di approvazione necessario per completare i progetti dell'azienda nel suo complesso, facendo avanzare le varie parti del progetto nel modo più rapido ed efficace possibile.
4. Strategia: tattica vs mappatura dei processi
La strategia coinvolta nei flussi di lavoro è di natura tattica. Utilizzando il nostro esempio di un flusso di lavoro per le risorse umane, i flussi di lavoro scompongono ogni attività coinvolta, dagli ordini di acquisto per i nuovi dipendenti all'instradamento delle domande sull'inserimento dei dipendenti verso i portatori di interesse appropriati (o verso il manuale dei dipendenti). Al contrario, i processi aziendali implementano strategie di mappatura dei processi per delineare ciò che sarà necessario per completare un progetto più ampio.
5. Modelli: dipendenti vs indipendenti
I flussi di lavoro e i software di automazione dei flussi di lavoro dipendono da modelli e attività passo dopo passo. I processi, tuttavia, tendono a essere più organici. Sebbene molti processi passino dal passaggio 1 al passaggio 2, alcuni processi consentono di saltare dei passaggi in base ai casi d'uso, alle nuove esigenze dei clienti o a qualsiasi altro fattore che possa influire sul progetto.
Somiglianze
1. Entrambi prosperano grazie all'automazione
Sebbene i flussi di lavoro digitali richiedano praticamente strumenti di automazione, sia i processi aziendali sia i flussi di lavoro prosperano grazie all'uso dell'automazione.
I software di automazione dei flussi di lavoro riducono al minimo il tempo dedicato a una serie di attività. Il software di automazione dei processi aziendali, invece, si concentra maggiormente su una visione d'insieme del progetto (ad esempio, uno strumento come Onspring) nel suo complesso e consente processi di approvazione rapidi e semplici per far avanzare il progetto in modo efficiente.
2. Entrambi dispongono di un'ampia gamma di app e strumenti
Molte app per flussi di lavoro si concentrano sulla gestione dei flussi di lavoro senza codice, ma molte app possono essere utilizzate anche per i processi aziendali.
Sebbene gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro possano far avanzare automaticamente le attività durante un processo in background, queste app offrono spesso anche aggiornamenti tramite notifiche per i responsabili di progetto, dati e cruscotti ottimizzati, informazioni sui casi d'uso basate sull'avanzamento dei flussi di lavoro e un software per i flussi dei processi semplificato per mappare, monitorare e perfezionare visivamente la sequenza delle attività.
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3. Entrambi hanno successo se supportati dai dati
Parlando di dati, sia i flussi di lavoro sia i processi hanno successo solo quando sono supportati da risultati basati sui dati.
È possibile automatizzare i passaggi di un flusso di lavoro solo quando si comprende appieno dove è possibile ottimizzare le attività che richiedono molto tempo e dove è possibile eliminare interi passaggi. Allo stesso modo, i processi aziendali possono essere semplificati solo quando i dati confermano che i progetti possono essere completati in modo più efficiente apportando le correzioni appropriate.
4. Entrambi richiedono membri del team di gestione dei progetti
Alcuni potrebbero pensare che l'automazione dei flussi di lavoro eliminerebbe la necessità della gestione dei progetti, ma sia i flussi di lavoro sia i processi richiedono membri del team di gestione dei progetti durante l'intero progetto.
I responsabili di progetto sono fondamentali per sviluppare la sequenza di attività necessaria a workflow efficaci, spesso ricorrendo a software per workflow aziendali per automatizzare le attività ripetitive e migliorare l'efficienza. Allo stesso modo, un processo aziendale richiede la supervisione di qualcuno in grado di modificare workflow e processi in base ai requisiti necessari per portare a termine un progetto.
5. Entrambi sono fondamentali per il successo di un'azienda
Per necessità, quasi tutte le aziende dispongono di un processo. I progetti, di qualsiasi tipo, devono essere completati affinché un'azienda possa funzionare. Tuttavia, affinché un'azienda abbia successo e prosperi, deve anche disporre di workflow che garantiscano il completamento delle attività di progetto in modo puntuale, organizzato e ripetibile.
Tipi di software per l'automazione dei workflow e dei processi
Esistono diverse soluzioni software per automatizzare workflow e processi, ciascuna adattata a esigenze aziendali differenti:
1. Software per l'automazione dei workflow
Il software per l'automazione dei workflow migliora l'efficienza automatizzando attività specifiche. I principali tipi includono:
- Strumenti di automazione basati su regole – Eseguono azioni predefinite sulla base della logica "se-questo-allora-quello" per le attività ripetitive.
- Piattaforme incentrate sull'integrazione – Collegano diverse applicazioni per semplificare il flusso dei dati e l'automazione.
- Sistemi incentrati sulle attività umane – Gestiscono workflow che richiedono la supervisione umana, garantendo il completamento delle attività.
2. Software per l'automazione dei processi
Il software per l'automazione dei processi ottimizza interi processi aziendali attraverso più workflow. I principali tipi includono:
- Robotic Process Automation (RPA) – Utilizza bot per automatizzare attività ripetitive e ad alto volume.
- Sistemi di gestione dei processi aziendali (BPM) – Fornisce strumenti per modellare, automatizzare e analizzare processi complessi (questi sono solo alcuni dei principali vantaggi del software BPM).
- Automazione intelligente dei processi (IPA) – Combina RPA con AI/ML per attività decisionali come il servizio clienti.
Se non sai quale tipo di soluzione di automazione sia più adatto alla tua azienda, i corsi di automazione dei processi aziendali strutturati possono aiutarti a comprendere gli strumenti, quando utilizzarli e come progettare strategie di automazione in linea con i tuoi obiettivi.
I workflow o i processi sono più comuni nella gestione dei progetti?
Sebbene i processi siano più comuni dei workflow nella gestione dei progetti, ciò è dovuto soltanto al fatto che disporre di almeno un processo chiaramente definito per completare i progetti rappresenta il requisito minimo affinché un'azienda possa continuare a funzionare.
Se la tua azienda sta prendendo in considerazione la gestione dei progetti e se tu stesso sei un responsabile di progetto, probabilmente ti interessano maggiormente i workflow (e averne di più). Probabilmente ti interesserà anche ottimizzare i tuoi workflow il più possibile. Questo perché i workflow rendono i processi aziendali più fluidi, replicabili e molto più efficienti.
In definitiva, però, per mantenere un sistema di gestione dei progetti sano e redditizio servono sia processi aziendali di alta qualità sia workflow efficienti.
Come creare un sistema aziendale
Ora che conosci la differenza tra workflow e processi, è importante sapere anche come integrarli in un sistema aziendale completo. Insieme, workflow e processi creano un sistema aziendale snello e ripetibile, che migliora le prestazioni operative e sostiene la crescita a lungo termine.
Ecco alcuni primi passi per creare un sistema aziendale efficace:
- Individuare le attività aziendali fondamentali: Elenca le attività chiave che contribuiscono al successo dell'azienda, tra cui le operazioni, le interazioni con i clienti, lo sviluppo dei prodotti e le attività amministrative. Questa base garantisce che il sistema supporti le funzioni essenziali.
- Mappare i processi: Sviluppa mappe dei processi di alto livello per visualizzare la sequenza delle attività necessarie per ciascuna funzione aziendale fondamentale. Questo aiuta a individuare inefficienze e dipendenze.
- Dettagliare i flussi di lavoro all'interno dei processi: Suddividi ogni processo in flussi di lavoro dettagliati, definendo le attività passo dopo passo, i responsabili e i punti decisionali per migliorare chiarezza e responsabilità.
- Documentare procedure e standard: Crea procedure operative standard (SOP) dettagliate per garantire la coerenza. Una documentazione chiara funge da riferimento per la formazione e l'esecuzione operativa.
- Implementare strumenti e automazione: Sfrutta software di gestione dei progetti, strumenti di automazione dei flussi di lavoro e piattaforme di comunicazione per migliorare l'efficienza, ridurre il lavoro manuale e favorire la collaborazione.
- Formare e responsabilizzare i membri del team: Assicurati che i dipendenti comprendano il sistema aziendale e il proprio ruolo al suo interno. Incoraggia il feedback e l'adattabilità per promuovere il miglioramento continuo.
- Monitorare, valutare e ottimizzare: Valuta regolarmente le prestazioni del sistema utilizzando metriche chiave, feedback dei dipendenti, audit dei processi e analisi del flusso di lavoro. Modifica i flussi di lavoro e i processi secondo necessità per mantenere efficienza e scalabilità.
Unisciti per ulteriori approfondimenti sulla gestione dei flussi di lavoro
Ora che hai compreso meglio le differenze tra flusso di lavoro e processo, potresti voler approfondire tutto ciò che riguarda la gestione dei flussi di lavoro dei progetti. Abbiamo una guida in 6 passaggi con le migliori pratiche che può aiutarti a iniziare proprio da qui!
