Perché i team odiano la rilevazione del tempo e come fargli cambiare idea

Oltre alla ragione di base “Lo odio, ma qualcuno mi ha detto di farlo”, ecco alcuni motivi comuni per cui i team adottano la rilevazione del tempo dei dipendenti: 

1. Miglior gestione della fatturazione e dei clienti: Per le organizzazioni e le agenzie che fatturano i clienti in base al tempo impiegato sui progetti, tenere traccia delle ore fatturabili tramite la rilevazione del tempo è essenziale per una fatturazione corretta. Fornisce un registro chiaro e trasparente del tempo impiegato sul lavoro per il cliente. Questo contribuisce a giustificare i costi e a mantenere buoni rapporti con i clienti.
2. Stime di progetto più accurate: Il rilevamento del tempo viene spesso utilizzato per monitorare e gestire il tempo dedicato alle varie attività. Questo aiuta a stimare quanto tempo potrebbero richiedere attività simili in progetti futuri, rendendo la pianificazione dei progetti più precisa. Il monitoraggio può essere usato nella gestione dei progetti per verificare la precisione delle stime e per apportare correzioni se risultano sballate. Può aiutare anche a identificare i rischi che potrebbero influenzare i risultati di progetto.
3. Migliore allocazione delle risorse: La rilevazione del tempo permette ai team di progetto di comprendere come le risorse, inclusi il tempo e le capacità di ogni membro, vengono distribuite sul progetto. Queste informazioni sono preziose per ottimizzare l’allocazione delle risorse e per assicurarsi che i carichi di lavoro siano bilanciati, evitando che alcuni siano sovraccarichi o sottoutilizzati, fenomeni che possono causare burnout. Ciò può comportare metodi di allocazione come riassegnare compiti ad altri membri, integrare risorse (team aggiuntivi o freelancer) o allungare le scadenze delle attività o del progetto.
4. Contribuisce al miglioramento dei processi e dei flussi di lavoro: I dati raccolti dalla rilevazione del tempo possono essere analizzati per individuare opportunità di miglioramento dei processi e dei flussi di lavoro. I project manager possono individuare schemi, valutare l’efficacia dei processi e dei flussi in base a metriche predefinite e prendere decisioni basate sui dati per aumentare l’efficienza complessiva. Ad esempio, si potrebbe notare che più membri del team impiegano molto tempo sulla stessa attività, segno che bisogna trovare un modo per ridurre il tempo necessario o eliminare un ostacolo che li limita.

Perché i team odiano la rilevazione del tempo? 

1. Micromanagement percepito

Nessuno vuole sentirsi controllato. La sensazione di avere sempre il “grande fratello” che ti osserva durante ogni minuto di lavoro crea disagio.

Il monitoraggio del tempo può essere visto come una forma di micromanagement in cui i dipendenti percepiscono che ogni loro azione viene monitorata e osservata. Questo può comportare una perdita di fiducia, demotivazione e un ambiente e una cultura lavorativa negativa.

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2. Punizioni per stime inaccurate

I team di progetto (e in particolare i team agili) possono non gradire la rilevazione del tempo se questa viene messa a confronto con le stime di lavoro. Se ai team viene chiesto di fornire una stima dell’impegno e della durata, potrebbero percepire il tracciamento delle ore come uno strumento per valutare la precisione delle loro stime.

I membri del team possono temere di essere ritenuti responsabili o addirittura puniti per aver fornito una stima imprecisa se i dati non corrispondono. Questo è particolarmente problematico per i gruppi che lavorano su progetti creativi o di ricerca & sviluppo.

3. Compito amministrativo indesiderato

Nessuno ama le attività amministrative ripetitive. Anche se alcuni membri del tuo team utilizzano già strumenti di produttività per la gestione personale, potrebbero ritenere il monitoraggio del tempo come un compito amministrativo extra che sottrae tempo al lavoro vero e proprio. Se il processo per tracciare il proprio tempo è macchinoso o richiede uno sforzo rilevante, genera frustrazione.

4. Mancanza di Trasparenza e Fiducia

Se lo scopo del monitoraggio del tempo non viene comunicato in modo efficace, o se l'uso dei dati raccolti non è trasparente, i dipendenti possono mettere in dubbio il valore e la necessità del processo. Questo può creare una cultura tossica in cui i dipendenti si sentono non essere considerati degni di fiducia nello svolgimento del proprio lavoro. Non è questo il tipo di ambiente o cultura in cui qualcuno vorrebbe lavorare.

Perché il monitoraggio del tempo è importante per i team di progetto?

Il monitoraggio del tempo può essere molto importante per un progetto. Il project manager può desiderare che i team tengano traccia del tempo per diversi motivi. 

Ecco alcuni comuni vantaggi degli strumenti di monitoraggio del tempo per i team:

• Fornisce approfondimenti sulla produttività: Il monitoraggio del tempo può essere utilizzato per analizzare la produttività del team e dei singoli dipendenti. Comprendendo come vengono spesi tempo e sforzi, è possibile individuare colli di bottiglia nei progetti, lacune, inefficienze e aree di miglioramento. Questo approccio basato sui dati può informare strategie e piani per migliorare la produttività complessiva e il morale dei dipendenti. 
• Aiuta a controllare i costi: Il monitoraggio del tempo assiste nel controllo dei costi fornendo informazioni sul tempo, gli sforzi e il denaro effettivamente spesi sui progetti. Queste informazioni sono fondamentali per prevedere accuratamente i budget ed evitare sforamenti. Ciò è particolarmente importante per i progetti con un costo fisso concordato (o contratto a prezzo fisso) con i clienti o che devono restare entro i parametri di budget stabiliti dal cliente.

• Garantisce la conformità a obblighi legali e contrattuali: In alcuni casi, conformità, aspetti legali o accordi contrattuali possono richiedere il monitoraggio del tempo. Il monitoraggio del tempo garantisce che il lavoro venga svolto secondo gli standard e le linee guida stabilite per i progetti soggetti a requisiti normativi o di conformità che prevedono la registrazione dei tempi. Questo avviene spesso nei settori della consulenza, nei servizi legali e in altri ambiti professionali in cui i clienti richiedono informazioni dettagliate sul lavoro svolto dai dipendenti.
• Migliore gestione del tempo: I membri del team saranno in grado di vedere come spendono il proprio tempo e determinare se stanno dedicando troppo (o troppo poco) tempo a determinate attività. Con la possibilità di rivedere i propri dati di tempo a fine giornata o settimana, ad esempio, i membri del team possono aggiustare il tempo e gli sforzi che dedicano ai diversi progetti o attività per aumentare la redditività.

4 Modi in cui i Project Manager Possono Coinvolgere il Team nel Monitoraggio del Tempo

Coinvolgere un team di progetto nel monitoraggio del tempo può essere un processo delicato che richiede strategie di comunicazione efficaci, benefici chiari e un approccio di supporto. Ecco alcune strategie che puoi utilizzare per incoraggiare il tuo team ad adottare il monitoraggio del tempo:  

1. Spiega lo Scopo del Monitoraggio del Tempo

Il primo passo per ottenere il coinvolgimento del team è comunicare chiaramente le ragioni che stanno dietro all'implementazione del monitoraggio del tempo. Sottolinea che non si tratta di micromanagement, ma di comprendere come viene impiegato il tempo per migliorare l'efficienza e la produttività. Come project manager, puoi aiutare a spiegare lo scopo mettendo in risalto i benefici sia per il team che per l'organizzazione.

2. Collega il Monitoraggio del Tempo agli Obiettivi

Il secondo passo consiste nel collegare il monitoraggio del tempo agli obiettivi generali del team di progetto. Quando i membri del team vedono come il loro tempo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi più ampi (o del "quadro generale"), possono essere più motivati a registrare il proprio tempo con precisione. Questo consente anche di far sì che i membri del team abbiano una comprensione degli obiettivi del progetto e dell'organizzazione.

3. Scegli Strumenti Facili da Usare 

Se sai che il tuo team è restio a tracciare il proprio tempo, perché scegliere uno strumento difficile e poco intuitivo? Per incoraggiare il team a farlo, seleziona un'app di monitoraggio del tempo semplice da usare e che si integri senza problemi nel flusso di lavoro del team. Se gli strumenti sono semplici, richiedono poco sforzo e sono allineati con il tuo settore (ad es. software di monitoraggio del tempo per consulenti), i membri del team saranno più propensi ad adottarli senza bisogno di essere sollecitati o ricordati.

Tieni d’occhio strumenti per il rilevamento delle presenze e software di monitoraggio del tempo con intelligenza artificiale che offrano funzionalità che permettano a te e al tuo team di automatizzare il monitoraggio del tempo (ad esempio avviando il timer all’apertura di una specifica scheda), e integrazioni con il tuo software di project management o altri software di fatturazione per creare un sistema di monitoraggio del tempo coerente.

4. Dai il Buon Esempio

Come puoi incoraggiare le persone a fare qualcosa se tu stesso non lo fai? In qualità di project manager, dovresti guidare con l'esempio e dimostrare un impegno concreto nel monitoraggio del tempo. Quando i membri del team di progetto vedono che i leader partecipano attivamente, si crea una dinamica positiva per l'intero gruppo. Questo incoraggerà anche gli altri a fare lo stesso. 

Scopri altre best practice per il monitoraggio del tempo qui.

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