22 Statistiche sulla Gestione del Tempo per Alleggerire il Carico di Lavoro
Eccesso di Riunioni: Due terzi delle riunioni sono inutili e tolgono tempo che i membri del team potrebbero dedicare al lavoro sui progetti.
Sovraccarico di Attività Manuali: Il 62% delle giornate lavorative viene assorbito da compiti manuali, ma si possono implementare strumenti di automazione per semplificare questi processi.
Sovraccarico di Comunicazione: L'88% di una tipica settimana lavorativa viene speso in comunicazione, riducendo il tempo disponibile per i compiti effettivi del lavoro.
Le statistiche sulla gestione del tempo rivelano le tendenze su cosa occupa il tempo degli impiegati e dove manca la produttività a livello globale. Ecco una panoramica delle statistiche sulla gestione del tempo che possono aiutarti a capire cosa accade nella tua squadra, apportare miglioramenti per permettere ai membri del team di essere più produttivi nel tempo di lavoro a disposizione e migliorare le tue competenze nella gestione del tempo.
Statistiche sulla Ripartizione del Tempo & sull’Equilibrio del Carico di Lavoro
Queste statistiche sulla gestione del tempo riguardano come i membri di un team impiegano il loro tempo e se i carichi di lavoro sono bilanciati.
1. I membri del team trascorrono il 60% di ogni giornata in attività di coordinamento
Anziché svolgere le mansioni principali, la persona media passa la maggior parte del tempo a fare “lavoro sul lavoro”—dare aggiornamenti sullo stato dei progetti, cercare informazioni sulle attività o gestire cambiamenti di priorità. Secondo un recente report di Asana, questo tipo di attività occupa il 60% della giornata lavorativa media di ciascuno.
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Se il tuo team non è concentrato sulle proprie mansioni fondamentali perché il coordinamento occupa tanto tempo, i progressi rallenteranno e il lavoro rischia di non essere terminato entro la scadenza. Libera i tuoi collaboratori da attività inutili e chiarisci le priorità, così potranno dedicarsi alle mansioni per cui sono stati assunti.
2. I membri del team dedicano solo il 27% del loro tempo alle mansioni per cui sono stati assunti
Sempre secondo il report Asana, il tuo team dedica solo il 27% del tempo alle attività e responsabilità per le quali è stato assunto. Questo è un indicatore chiave della produttività. Se i tuoi collaboratori non impiegano il tempo sul proprio reale lavoro, sarà difficile completare progetti e task puntuali.
Scopri su cosa stanno lavorando i membri del team, al di fuori della loro job description, e valuta se puoi alleggerire il loro carico da questi compiti. La priorità è importante: se le altre attività sono prioritarie, pianificale in un momento specifico così il team avrà chiaro su cosa concentrare gli sforzi in primis.
3. I membri del team perdono il 62% della giornata in compiti manuali e ripetitivi
Un’altra conferma dal report di Asana mostra che il 62% della giornata lavorativa viene perso in attività manuali e ripetitive. Parliamo di operazioni come compilare i timesheet, inviare lavori per revisioni o approvazioni e aggiornare lo stato degli elementi nel tuo software di project management.
Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro possono svolgere per te queste attività ripetitive. Ad esempio, puoi impostare un’automazione che si attiva quando un membro del team segna una consegna come pronta per la revisione: il software può inviare una notifica via email, avvisare il prossimo membro coinvolto e aggiornare il timesheet in base al tempo impiegato sulla consegna.
4. L’88% della settimana lavorativa viene speso in comunicazione
In media, un dipendente passa la maggior parte del tempo lavorativo a comunicare, secondo un recente report di Grammarly. Ciò comprende riunioni, stesura e controllo di email e messaggi su Slack, e conversazioni faccia a faccia. Il lavoro da remoto contribuisce in parte a questo incremento: con meno persone in ufficio, il tempo passato in riunioni e comunicazione di aggiornamenti è aumentato.
Per ridurre il tempo speso nella comunicazione (e aumentare quello dedicato alle attività principali), segui agende rigorose per le riunioni, incoraggia l’uso di strumenti di intelligenza artificiale per la stesura delle comunicazioni e aiuta la tua squadra a sviluppare abilità comunicative.
Statistiche su Interruzioni, Riunioni e Notifiche
Questi dati sulla gestione del tempo riguardano le distrazioni e interruzioni che riducono la produttività.
5. I membri del team ritengono superflui due terzi delle riunioni a cui partecipano
Un altro dato importante dal report di Asana è che i membri del team percepiscono la maggior parte delle riunioni come inutili. Queste tolgono tempo prezioso alle priorità operative e minano energia e motivazione—soprattutto quando si tratta di incontri che potevano essere gestiti con una semplice email.
Prima di programmare una riunione, valuta bene se sia necessaria. Se vuoi solo un aggiornamento sullo stato o devi comunicare informazioni semplici, conviene optare per una email. Se decidi di organizzare un incontro, stabilisci un’agenda chiara e rispetta i tempi previsti.
6. Quasi un terzo dei dipendenti lavora oltre l’orario previsto, principalmente a causa dell’elevato numero di email e notifiche
Secondo i dati di Asana, quasi un terzo degli impiegati d'ufficio registra regolarmente straordinari, principalmente a causa di un flusso incessante di notifiche, email e messaggi Slack. Il sovraccarico di notifiche è un problema comune, legato anche all'aumento del lavoro da remoto.
Pianifica del tempo per il "lavoro profondo", durante il quale ti concentri sul compito in corso e le notifiche sono silenziate. Non controllare le notifiche in questi momenti—interromperebbe il tuo flusso e avresti bisogno di tempo per ritrovare la concentrazione. Fai sapere ai membri del team che va bene fare lo stesso (salvo emergenze). Con più tempo focalizzato, i dipendenti non dovrebbero avere bisogno di trattenersi oltre l’orario (o controllare le notifiche fuori dal lavoro).
7. In Australia, le riunioni impreviste sono il motivo principale per cui i lavoratori si fermano oltre l'orario
I dati di Asana suggeriscono che per i lavoratori australiani la principale causa degli straordinari sono le riunioni impreviste. Queste sono dannose quanto le riunioni inutili—quando vengono programmate in anticipo, tutti possono organizzare la propria giornata di conseguenza.
Quando le riunioni vengono aggiunte all’improvviso, i lavori devono essere riorganizzati, il che significa che qualcosa deve essere rimandato. Se ciò che viene rimandato ha una scadenza inderogabile, il team potrebbe dover trattenersi oltre l’orario. Evita di aggiungere riunioni dell’ultimo minuto ai calendari del team (salvo emergenze).
8. Troppo lavoro è la principale fonte di stress per un terzo dei dipendenti statunitensi
Il rapporto di Asana mostra che la principale fonte di stress per un terzo dei dipendenti americani è l'eccesso di lavoro. Si tratta di un problema comune con molte cause—modifiche o aumenti delle mansioni nel tempo, abbandono di membri del team o nuovo lavoro assegnato senza un’adeguata priorità.
Comunica il livello di priorità di ogni nuovo incarico. Senza questa chiarezza, il team potrebbe dare priorità alla cosa sbagliata, sentirsi sopraffatto o provare a fare più cose contemporaneamente (cosa che peggiora ulteriormente la produttività). Pianifica i lavori che devono obbligatoriamente essere svolti e verifica quali attività di basso valore puoi eliminare o rinviare.
Statistiche sul Tempo Perso, Inefficienze e Duplicazione dei Lavori
Queste statistiche evidenziano l'importanza della gestione del tempo per ridurre i processi inefficienti e gli sprechi.
9. Le persone sprecano 91 minuti al giorno in riunioni e compiti poco importanti
Secondo un recente studio di Acuity Training, i membri dei team impiegano in media un’ora e mezza al giorno su attività e riunioni non rilevanti per i loro ruoli. Ciò significa meno tempo per il lavoro che davvero fa la differenza o porta i progetti verso il traguardo.
Prima di inviare un invito a una riunione, esamina attentamente la lista degli invitati—tutti devono davvero esserci? La riunione è attinente alle attività e alle consegne su cui stanno lavorando? Lo stesso vale per i compiti. Prima di assegnare qualcosa di nuovo, assicurati che sia nell’ambito della loro mansione.
10. Metà dei dipendenti non ha mai fatto un audit del proprio tempo
Un altro dato dello studio di Acuity Training riguarda il fatto che quasi la metà dei dipendenti non ha mai monitorato come utilizza il proprio tempo. È importante tenere sempre d’occhio come i membri del team impiegano il loro tempo—i timesheet influenzano anche la fatturazione—ma è altrettanto utile chiedere al team di analizzare periodicamente la propria giornata svolgendo un audit del tempo.
Una volta che avranno l’opportunità di analizzare quanto tempo ed energie dedicano a ciascuna attività, potranno valutare se lo sforzo corrisponde all’impatto, individuare aree di miglioramento e apportare cambiamenti per essere più efficienti.
11. Il 70% dei dipendenti perde 20 ore a settimana a causa di processi e strumenti inefficienti
Un rapporto di Quickbase suggerisce che quasi il 70% dei lavoratori perde metà della propria settimana a causa di “sistemi frammentati”—dati sparsi tra vari strumenti, processi obsoleti e sistemi inefficienti. Questo comporta una perdita di produttività, tempo e fatturato.
Utilizza un’unica fonte veritiera per i tuoi progetti (ad esempio, uno strumento di project management) che comprenda tutte le informazioni necessarie al team per portare a termine i propri compiti, invece di cinque fogli di calcolo diversi, uno strumento di collaborazione, uno per tracciare il tempo e un altro per monitorare l’avanzamento.
12. Le aziende statunitensi perdono quasi $500 miliardi a causa della produttività dei dipendenti
Un recente studio di Economist Impact mostra che le aziende statunitensi perdono collettivamente 468 miliardi di dollari a causa della bassa produttività e delle distrazioni. I membri del team non riescono a concludere quanto potrebbero, con un impatto diretto sul fatturato dell’azienda.
Ciò non significa che i lavoratori siano svogliati o procrastinino volontariamente—molte distrazioni (a volte anche importanti) possono sottrarre tempo ai compiti principali. Pratiche di gestione del tempo, come programmare momenti di concentrazione e silenziare le notifiche, possono rivelarsi utili in questi casi.
13. I dipendenti trascorrono il 10% della giornata su attività già completate
Il rapporto di Asana evidenzia che i lavoratori trascorrono il 10% della loro giornata su lavori che sono già stati completati. Questo si traduce in oltre 200 ore all'anno sprecate in lavoro duplicato.
Tieni il tuo software di gestione progetti aggiornato con ciò che è stato completato, ciò che resta da fare e chi sta lavorando su cosa. Dovresti anche organizzare stand-up e riunioni regolari di follow-up, ma tieni d'occhio anche i livelli di comunicazione. I membri del team stanno passando il lavoro in modo efficiente? Si stanno aggiornando reciprocamente su ciò che è stato fatto? Puoi anche impostare processi chiari e automazioni per far funzionare tutto in modo fluido.
Statistiche sui sistemi e strumenti di gestione del tempo
Queste statistiche sulla gestione del tempo riguardano l'uso di software e sistemi per una migliore gestione del tempo.
14. Solo il 18% delle persone ha un sistema dedicato di gestione del tempo
Uno studio recente di Acuity Training mostra che meno del 20% dei dipendenti dispone di un sistema dedicato per gestire e dare priorità al proprio tempo. Con un sistema di gestione del tempo dedicato, tu e il tuo team potete lavorare in modo più efficiente e ottenere di più.
Il tuo sistema potrebbe includere strumenti di gestione delle attività o software di monitoraggio del tempo, oltre a tattiche come liste di cose da fare, pianificazione tramite calendario e strategie specializzate di gestione del tempo come la tecnica del pomodoro o "mangiare la rana".
15. Un terzo dei dipendenti usa una lista di cose da fare per gestire tempo e attività
Un terzo dei lavoratori utilizza liste di cose da fare per gestire attività e tempo, rendendola il metodo più popolare per la gestione del tempo, secondo Acuity Training. L'importante è che tu e il tuo team usiate ciò che funziona per i vostri progetti e processi. Non obbligare tutti a usare la stessa lista se preferiscono organizzare le attività importanti in modo diverso.
16. Un quarto dei dipendenti usa la casella email per gestire tempo e attività
Secondo lo stesso studio di Acuity Training, il 25% delle persone utilizza la propria casella di posta elettronica per gestire tempo e attività. Questa è una buona opzione per i membri del team che lavorano costantemente nella loro casella di posta, come quelli delle vendite, dell'assistenza clienti, dell'IT e del marketing.
Ancora una volta, lascia che il tuo team lavori nel modo che preferisce. Puoi anche collegare la casella di posta al software di gestione progetti o al CRM in modo che tutte le informazioni di progetto restino in un unico posto anche se i team lavorano dalle proprie caselle di posta personali.
17. Chi usa la matrice di Eisenhower sente di avere il lavoro più sotto controllo
Secondo lo studio di Acuity Training, il 50% di chi afferma di usare la matrice di Eisenhower per la gestione di tempo e attività sente di avere il carico di lavoro sotto controllo ogni giorno. L'altro 50% riferisce di avere il lavoro sotto controllo 4 giorni alla settimana.
La matrice di Eisenhower divide il lavoro in 4 categorie: urgente e importante, urgente ma non importante, importante ma non urgente e né urgente né importante. Inizia a usarla tu stesso prima di coinvolgere il team. Puoi utilizzarla per la gestione delle tue attività o per dare priorità al lavoro di progetto.
18. Il mercato del software di monitoraggio del tempo varrà 32 miliardi di dollari entro il 2028
L'analisi di Data Bridge Market Research mostra che il mercato del software di monitoraggio del tempo è in crescita. Probabilmente perché i titolari d'azienda devono assicurarsi che i dipendenti siano produttivi (questo va di pari passo con il ritorno in ufficio e con la tendenza a richiedere di fare di più con meno risorse).
Un mercato in crescita incoraggia la concorrenza tra i fornitori di software di tracciamento del tempo che vogliono massimizzare la propria quota di mercato, rendendo questo il momento ideale per investire in software di monitoraggio del tempo. Scegli uno strumento che si adatti alle tue esigenze in termini di funzionalità richieste, dimensione del team, integrazioni con altri strumenti software e prezzi.
Statistiche su chiarezza, scopo e aumento della produttività
Queste statistiche sulla gestione del tempo illustrano come chiarezza e scopo possano aumentare la produttività.
19. Meno della metà dei lavoratori comprende come il proprio lavoro contribuisca al successo
L'ultimo studio di Asana ha rilevato che il 46% dei dipendenti non comprende come il proprio contributo aiuti l'organizzazione a raggiungere obiettivi e traguardi. Questa è una ricetta per il disimpegno e per una cattiva gestione del tempo.
Tieni i membri del team aggiornati su come il loro lavoro contribuisce al successo dei progetti e dell'organizzazione. Avranno una visione più chiara delle loro priorità e saranno più motivati e produttivi quando capiranno come il loro contributo si inserisce nel quadro generale.
20. In Giappone, solo il 19% dei lavoratori comprende come contribuisce al successo
Secondo il rapporto di Asana, ancora meno dipendenti giapponesi capiscono come il loro lavoro aiuti l’organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi (19%). Questo dato è significativamente inferiore alla media globale (46%). Lo stesso consiglio vale anche qui: all’inizio di nuovi progetti o iniziative, dedicate tempo ad aiutare il vostro team a vedere il quadro generale a cui stanno contribuendo.
21. Nel Regno Unito, il 68% dei dipendenti svolge ogni settimana attività che non contribuiscono al successo organizzativo
Secondo Asana, il 68% dei lavoratori britannici ogni settimana riceve incarichi che non supportano gli obiettivi aziendali o di progetto. Questo sottrae tempo ai membri del team per lavorare sulle priorità realmente rilevanti e, svolgendo attività non utili o pertinenti, rischia di demotivare il team.
Iniziate dalle priorità e valutate se alcune attività siano semplicemente "un valore aggiunto" e quindi meno urgenti. Potrebbero essercene alcune che non vale nemmeno la pena svolgere — la matrice di Eisenhower può aiutare in questo.
22. I lavoratori in stato di flow sono fino a 5 volte più produttivi
Secondo una ricerca condotta da McKinsey, i dipendenti sono fino a cinque volte più produttivi quando si trovano in uno stato di “flow”. Lo stato di flow è associato al mondo dello sport e indica una concentrazione totale sulle attività da svolgere. Non è possibile entrarvi a comando—dipende da quanto si trova piacevole l’attività, dalla propria routine e dalla presenza di eventuali distrazioni.
È comunque possibile mantenere il team coinvolto e motivato riconoscendo i meriti quando è dovuto, mostrando il quadro generale e offrendo flessibilità su assegnazione dei compiti, orari di lavoro e partecipazione alle riunioni quando possibile (anche se non sempre è fattibile).
Domande frequenti sulla gestione del tempo
Ecco le risposte ad alcune domande frequenti sulla gestione del tempo.
Quali sono le principali sfide nella gestione del tempo che affrontano i project manager?
Le principali sfide nella gestione del tempo per i project manager comprendono interruzioni dovute a riunioni, email e notifiche (che riducono la concentrazione); cambi di ambito e priorità mutevoli; incomprensioni che portano a errori e rifacimenti. Alcune utili tecniche di gestione del tempo sono il time-blocking, la programmazione di tempo dedicato alla concentrazione e la prioritizzazione tramite la matrice di Eisenhower.
Come possono i project manager aiutare i loro team a dare le giuste priorità alle attività?
I project manager possono aiutare il loro team a dare corrette priorità alle attività chiarendo le priorità attraverso tecniche come la matrice di Eisenhower, il metodo MoSCoW e il backlog grooming.
La matrice di Eisenhower e il metodo MoSCoW supportano le decisioni su cosa svolgere subito, cosa delegare, cosa pianificare e cosa eliminare. Il backlog grooming (usato nello Scrum e nelle metodologie agili) consiste nello scegliere quali attività affrontare in un determinato periodo di tempo. Verificate frequentemente con i membri del team che sia chiaro ciò che è richiesto.
Che ruolo ha il software di project management nella gestione del tempo?
Il software di project management è estremamente utile per la gestione del tempo. Spesso include una funzione di rilevazione dei tempi, che aiuta a capire quanto tempo impiegano le attività e dove i membri del team potrebbero spendere troppo (o troppo poco) tempo. Gli strumenti di project management aiutano anche a monitorare l’avanzamento dei compiti e migliorano la responsabilizzazione fornendo chiarezza su chi sta lavorando su cosa.
In che modo una cattiva gestione del tempo influisce sul morale del team e sul burnout?
Una cattiva gestione del tempo influisce negativamente sul morale del team e provoca burnout. Quando i membri del team sono bloccati da riunioni e notifiche invece che concentrarsi sulle priorità, si sentono stressati e in alcuni casi potrebbero dover lavorare ore extra. Questo porta al burnout e a una scarsa work-life balance, portando i collaboratori a perdere motivazione, abbassando il morale e aumentando il turnover.
Quali sono le best practice per i project manager per mostrare una corretta gestione del tempo ai propri team?
I project manager possono essere d’esempio per una gestione efficace del tempo: bloccando orari per lavoro concentrato e approfondito, silenziando le notifiche quando necessario, fissando confini e rifiutando riunioni non necessarie. A livello di progetto, si possono fissare scadenze ed estimazioni realistiche, chiarire regolarmente le priorità e prevenire il scope creep.
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