Che cos’è un flusso di lavoro documentale? Esempi & migliori pratiche

Il flusso di lavoro dovrebbe inoltre chiarire ruoli e responsabilità man mano che il documento attraversa il processo.

Perché i flussi di lavoro documentali sono importanti?

I flussi di lavoro documentali sono importanti perché forniscono chiarezza. Definiscono chi fa cosa e entro quando.

In assenza di un flusso di lavoro documentale, potresti ritrovarti con feedback contraddittori o dover rielaborare un documento, con il rischio di compromettere le tempistiche. Questo può accadere perché a un interlocutore chiave non è stata data l'opportunità di revisionare o approvare il documento, oppure perché non esisteva un processo di approvazione formale.

I flussi di lavoro documentali o i processi di gestione dei documenti sono diversi dai flussi di lavoro generali, in quanto sono molto più specifici. Mentre i tuoi flussi di lavoro potrebbero delineare un processo generale per svolgere il lavoro nella tua azienda o agenzia, un flusso di lavoro documentale analizza il processo più in profondità e in modo più dettagliato.

Potrebbe sembrare eccessivo, ma può aiutarti a semplificare il processo decisionale e l'instradamento dei documenti, oltre a evitare colli di bottiglia che potrebbero causare ritardi specifici dei documenti o del progetto.

Esempi di flussi di lavoro documentali

Quando crei flussi di lavoro per la gestione dei documenti per la tua organizzazione, può essere utile esaminare prima alcuni esempi di flussi di lavoro reali.

Documenti per l'inserimento dei clienti o dei membri del team

Quando si inserisce un nuovo cliente o nuovi membri del team, molte persone contribuiscono ai documenti che guidano il processo, tra cui le risorse umane, l'amministrazione, le attività operative e il team di progetto.

Il flusso di lavoro del team potrebbe essere il seguente:

• Il selezionatore, il commerciale o il responsabile delle assunzioni redige una lettera di benvenuto
• Gli altri membri del team aggiungono i documenti che devono essere letti o completati, come un manuale per i dipendenti, questionari di raccolta informazioni, documenti delle risorse umane e contratti
• Il responsabile di progetto o il responsabile del team esamina i documenti per assicurarsi che siano coerenti e che non manchi nulla
• Se manca qualcosa, il documento viene restituito per essere modificato
• Al termine delle modifiche, il documento viene approvato
• La persona di riferimento del cliente o del membro del team invia i documenti
• Il responsabile di progetto crea un'attività nello strumento di gestione dei progetti, nello strumento di gestione dei documenti o nel CRM per revisionare annualmente i documenti e verificare se devono essere aggiornati

Comunicati stampa

I comunicati stampa sono un ottimo esempio di documenti che necessitano di un flusso di lavoro e di un processo di approvazione chiari. Questo perché di solito sono estremamente sensibili alle tempistiche: la finestra per ottenere una copertura stampa su un evento degno di nota è piuttosto breve.

Sebbene il flusso di lavoro sia abbastanza semplice, tu e il tuo team potreste voler aggiungere un passaggio per avvisare i revisori o gli approvatori che il documento sta per arrivare e deve essere elaborato rapidamente. 

Il flusso di lavoro potrebbe quindi essere il seguente:

• Il team decide di inviare un comunicato stampa
• Il team stabilisce l'angolazione della proposta
• Il redattore prepara una bozza del comunicato stampa
• Un dirigente revisiona il comunicato stampa (di solito è necessario farlo lo stesso giorno o il giorno successivo)
• Il redattore completa le eventuali modifiche al comunicato stampa
• Il dirigente effettua una revisione finale e approva il documento
• Il comunicato stampa viene inviato ai giornalisti interessati

Pagine di destinazione del sito web

Una pagina di destinazione del sito web è un altro buon esempio di documento che potrebbe trarre vantaggio da un flusso di lavoro formale e da un processo di approvazione chiaro. Come un comunicato stampa, anche una pagina di destinazione del sito web può essere soggetta a tempistiche stringenti.

A seconda dello scopo della pagina, potrebbe essere necessario pubblicarla in un momento specifico in base a una campagna, a un'offerta speciale o a una vendita. Avere quindi un flusso di lavoro e informare proattivamente le persone coinvolte può fare la differenza tra un lancio efficace e un fallimento. 

Potresti fare qualcosa di simile:

• Confermare il lancio del prodotto e le tempistiche
• Assegnare a qualcuno la progettazione della pagina e la stesura dei testi
• Aggiungere i testi alla pagina progettata
• Condurre una revisione interna
• Rivedere la pagina con il cliente o il team dirigenziale
• Apportare eventuali revisioni alla pagina di destinazione
• Completare i test finali di garanzia della qualità (QA) e/o i test di accettazione da parte degli utenti (UAT)
• Apportare eventuali revisioni finali
• Assicurarsi che il monitoraggio e l'analisi dei dati siano configurati correttamente
• Pubblicare la pagina di destinazione

Documentare il processo del flusso di lavoro

Ecco una procedura passo dopo passo per creare un flusso di lavoro per la creazione o la gestione dei documenti all'interno della tua organizzazione.

1. Comprendere obiettivi e requisiti

Inizia facendo un elenco degli obiettivi e dei requisiti. Questi dovrebbero essere legati alla necessità di assicurarsi che i processi aziendali vengano seguiti e che siano inclusi tutti i passaggi necessari per finalizzare il documento. Ad esempio, se un dirigente senior deve approvare un documento prima che venga condiviso con le parti interessate principali, con l'intera azienda o con un cliente, assicurati che questo aspetto sia incluso nel processo.

2. Definire il flusso di lavoro dall'inizio alla fine

Una volta compreso tutto ciò e tutte le persone coinvolte nella creazione del documento, definisci il flusso di lavoro dall'inizio alla fine. Pensalo come se stessi raccontando una storia; ancora meglio, crea un diagramma di flusso per rappresentarlo visivamente.

Elenca i passaggi nell'ordine corretto e stabilisci chi deve essere coinvolto. Cosa stanno facendo e quando lo faranno? Come sapranno che è arrivato il momento di occuparsi della loro parte del processo?

Fai del tuo meglio per includere tutto, ma non metterti troppa pressione per renderlo perfetto. Potrai colmare eventuali lacune o inefficienze nel passaggio successivo del processo.

3. Individuare le lacune nel processo e iterare

Una volta definito il flusso di lavoro, esegui il processo per individuare eventuali aree mancanti o che richiedono maggiore attenzione. Cerca:

• Notifiche mancanti o persino interi passaggi assenti
• Colli di bottiglia
• Problemi di controllo degli accessi (ad esempio, un revisore non riesce a vedere il documento)
• Punti in cui potrebbe essere utile disporre di registri di controllo

Infine, ci sono punti in cui potresti riuscire a ottimizzare il flusso di lavoro, tramite l'automazione o anche semplicemente facendo più pratica nella collaborazione come team?

4. Considerare dove e come archiviare i documenti

Se sono coinvolte molte persone, dovrai considerare come archiviare i documenti per l'intero ciclo di vita del documento (ovvero l'archiviazione). Se devi produrre spesso un documento o un tipo di documento, la possibilità di partire da una versione precedente può farti risparmiare moltissimo tempo, quindi assicurati che sia facile trovare la versione più recente!

Valuta uno strumento che ti consenta di aggiungere metadati, così da assicurarti che le persone utilizzino il documento corretto al momento giusto. Questo è particolarmente importante nel settore sanitario o in altri settori soggetti a requisiti normativi, poiché informazioni errate nel posto sbagliato possono avere gravi conseguenze.

Inoltre, assicurati che le persone non utilizzino documenti contenenti informazioni obsolete o, francamente, errate. Potresti valutare l'aggiunta di autorizzazioni o l'inserimento di una dicitura nelle versioni non aggiornate. Un buon vecchio: SOLO PER CONSULTAZIONE, NON UTILIZZARE può fare miracoli (e sì, servono proprio le maiuscole urlate).

5. Utilizzare gli strumenti e le automazioni giusti

Valuta quali parti dei flussi di lavoro relativi ai documenti o dei processi complessivi di gestione dei documenti potresti automatizzare.

I modelli, i titoli preimpostati o le regole di automazione del tuo flusso di lavoro o del tuo software di gestione dei progetti possono semplificare le attività ripetitive. Anche funzioni semplici, come gli avvisi basati sulle dipendenze che notificano a un membro del team quando è il suo turno, possono far risparmiare tempo e ridurre i solleciti.

Mentre sviluppi i flussi di lavoro interni, incorpora le best practice per la gestione dei documenti, come l'utilizzo di modelli coerenti, l'applicazione di convenzioni di denominazione chiare e l'assegnazione di tag ai metadati, per ridurre il lavoro ripetuto e mantenere la documentazione allineata tra i team.

Pensa a quanto spesso devi cercare aggiornamenti o verificare lo stato di un'attività. Con gli strumenti giusti, questo lavoro avviene automaticamente, così puoi concentrarti su ciò che conta di più: creare documenti di qualità.

Implementando un sistema di gestione dei documenti con automazione integrata, puoi fare un ulteriore passo avanti, eliminando i controlli manuali dello stato e assicurandoti che ogni fase del flusso di lavoro proceda in modo fluido ed efficiente.

Strumenti per i flussi di lavoro dei documenti

Avere a disposizione gli strumenti e i modelli giusti può rendere molto più semplice la creazione, la gestione e l'aggiornamento dei flussi di lavoro dei documenti. Hai moltissime possibilità quando si tratta di creare documenti digitali, elaborare documenti e automatizzare i flussi di lavoro. 

Ecco i migliori strumenti software per la gestione dei flussi di lavoro, che rendono i flussi di lavoro dei documenti semplicissimi da impostare e utilizzare:

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1. 1. monday AI Workspace — Ideale per l’identificazione dei rischi tramite IA
2. 2. Wrike — Ideale per riconnettere i team isolati
3. 3. Moxo — Ideale per portali di collaborazione sicura con i clienti
4. 4. TaxDome — Ideale per impostare dipendenze
5. 5. Screendragon — Ideale per l'automazione di flussi di lavoro complessi e l’approvazione di processi
6. 6. Productive — Ideale per la gestione delle agenzie
7. 7. Qntrl — Ideale per l'orchestrazione dei flussi di lavoro
8. 8. Quickbase — Ideale per la gestione dinamica del lavoro
9. 9. Celigo — Ideale con oltre 1.000 connettori preconfigurati
10. 10. Kissflow — Ideale per i modelli di workflow

Best practice per i flussi di lavoro dei documenti

Quando si tratta di creare e gestire flussi di lavoro dei documenti, ecco alcune best practice da tenere a mente:

1. Mantieni semplice il flusso di lavoro: l'obiettivo dovrebbe essere quello di semplificare il flusso di lavoro con il minor numero possibile di passaggi, per garantire pratiche di gestione dei documenti efficienti ed efficaci.
2. Automatizza le attività ripetitive quando possibile: i progressi nell'automazione dei flussi di lavoro (inclusa l'intelligenza artificiale) possono aiutarti a non dover sostenere il peso delle attività ripetitive. Anche un modello di base nel tuo strumento di gestione dei progetti o sistema di gestione dei documenti può farti risparmiare ore ogni settimana.
3. Crea un nuovo documento prima di condividerlo con un cliente o una parte interessata: molto probabilmente non ha bisogno di vedere i tuoi commenti ai colleghi nella versione finale.
4. Utilizza le autorizzazioni e il controllo delle versioni secondo necessità: oltre al tuo flusso di lavoro per l'approvazione dei documenti, assicurati di disporre anche di flussi di lavoro per la gestione delle autorizzazioni. Questo è particolarmente importante per i documenti che contengono informazioni sensibili. Non vuoi rischiare ulteriori possibilità di errore umano, ad esempio che le persone sbagliate pubblichino il documento sbagliato. Un documento contenente informazioni obsolete, utilizzato pubblicamente, può causare molti problemi, comprese potenziali controversie legali.
5. Esamina regolarmente i flussi di lavoro per assicurarti che siano aggiornati: una volta configurati i flussi di lavoro automatizzati o creato un sistema di flussi di lavoro fluido, i flussi di lavoro dei documenti non sono qualcosa da impostare e poi dimenticare. Esamina spesso i flussi di lavoro per assicurarti che funzionino nel modo più fluido possibile. Potresti voler aggiungere alcune metriche relative alla frequenza con cui il team dovrebbe esaminare i flussi di lavoro per la gestione dei documenti. Questo è particolarmente importante per i documenti più importanti della tua organizzazione.

Come automatizzare i flussi di lavoro dei documenti

Ho già parlato dei modi per integrare l'automazione nei tuoi flussi di lavoro, ma ecco alcuni semplici passaggi che puoi seguire se stai ancora esitando a iniziare.

• Inizia dalle funzionalità di automazione già disponibili nel tuo software di gestione dei documenti: la maggior parte dei software per i flussi di lavoro dei documenti dispone di funzionalità di automazione integrate. Cerca le parti più semplici del tuo flusso di lavoro da automatizzare utilizzando le funzionalità del software che già possiedi (considerale un'opportunità facile da cogliere). È importante notare che il software gratuito di gestione dei documenti potrebbe non disporre di questa funzionalità.
• Utilizza documenti elettronici quando possibile: la gestione di documenti cartacei fisici può rendere più difficile l'automazione, quindi utilizza documenti elettronici il più possibile. Potrebbero comunque esserci situazioni in cui la carta resta la soluzione migliore, pertanto potrebbe essere necessario disporre di un processo manuale di gestione dei documenti.
• Utilizza Zapier o le integrazioni per gestire i documenti tra diversi software: può sembrare impossibile ottenere un'automazione coerente dei flussi di lavoro dei documenti quando il lavoro viene svolto su software diversi. Tuttavia, la maggior parte dei prodotti SaaS basati sul cloud può essere collegata utilizzando integrazioni native o Zapier. Alcuni Zap potrebbero fare la differenza tra dover lavorare in tre strumenti e poterli utilizzare in uno solo.

Qual è il prossimo passo?

Che la tua organizzazione stia attraversando una trasformazione digitale o che tu voglia migliorare le tue prestazioni nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro per la gestione dei documenti, The Digital Project Manager ha tutto ciò di cui hai bisogno. Unisciti ai tuoi colleghi nella nostra community attiva e accogliente per saperne di più sulle ultime tendenze nella gestione dei flussi di lavoro.