Buone Feste Per Tutti (con Mackenzie Dysart di Reason One)

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Ben Aston:

Benvenuti al Podcast DPM, dove andiamo oltre la teoria per offrire consigli esperti di project management per condurre meglio i progetti digitali. Grazie per essere con noi. Sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager.

Molti di noi PM temono di andare in vacanza, perché temiamo che i nostri progetti vadano più a sud delle nostre stesse vacanze. Ma andare in vacanza è una cosa giusta da fare, vero? O meglio, lo è se sei stato in grado di consegnare davvero il tuo progetto con cura. Se non sei riuscito a fare un buon passaggio di consegna, beh, probabilmente tornerai trovando un collega molto arrabbiato che ha curato i tuoi progetti, e il progetto stesso sarà in ritardo quanto il tempo in cui sei stato via.

Come possiamo andare in vacanza senza stressarci (né noi né i nostri colleghi) nel processo? Tutto sarà svelato nel podcast di oggi, mentre parliamo di buone feste per tutti.

Oggi parlo con Mackenzie Dysart, Senior PM in ecentricarts. È PMP, CSM, Project Manager Certificata, e, cosa interessante, ha scelto consapevolmente la carriera di PM, quindi ne parleremo tra poco. Ha lavorato su ogni tipo di progetto… digitale, stampa, app. Ha anche esperienza sia dal lato cliente che da quello agenzia, quindi non vediamo l’ora di parlare con Mackenzie. Ciao, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Ciao.

Ben Aston:

Grazie per essere qui con noi oggi. Ho conosciuto Mackenzie al DPM Summit, a settembre, e mi è sembrata una persona molto in gamba, con tante cose interessanti da dire. Le ho chiesto di scrivere un articolo per noi. In realtà, Mackenzie è molto attiva su Twitter. Una delle cose che ho notato è che durante la DPM Summit aveva deciso di sfidare se stessa per allenarsi più regolarmente. Ho pensato che un po’ di accountability dal vivo ci sarebbe stata bene. Mackenzie, quindi, ti alleni davvero regolarmente?

Mackenzie Dysart:

No. Però mi sono iscritta a degli sport, che trovo mi rendano molto più responsabile, perché ho una squadra che conta su di me. Ora gioco a pallavolo e calcio ogni settimana. Almeno così esco, faccio qualcosa, mi muovo e mi stanco-

Ben Aston:

Ecco, quello conta.

Mackenzie Dysart:

… responsabile, giusto?

Ben Aston:

Sì, esatto. Quello è esercizio regolare. Conta.

Mackenzie Dysart:

Funziona, in qualche modo.

Ben Aston:

Sì, sono davvero curioso, perché… Sostieni di aver scelto la carriera di PM. Non credo che abbia mai sentito nessuno dire questa cosa. Sei la prima persona che incontro che…

Mackenzie Dysart:

Lo so, non pensavo fosse così strano. Pensavo fosse normale.

Ben Aston:

Come si sceglie di diventare PM? Come è successo?

Mackenzie Dysart:

Mi sono laureata senza avere idea di cosa volessi fare. Laurea in commercio internazionale. Mi sono trasferita a Toronto. Non sapevo che direzione prendere. Alla fine ho trovato lavoro come recruiter. Ho lavorato come recruiter tecnico, ma ero terribile. Davvero. Le persone con cui lavoravo erano molto gentili, ma proprio non ero portata per quel lavoro.

Ben Aston:

Ho letto le tue recensioni. Dicevano belle cose su di te, quindi non preoccuparti.

Mackenzie Dysart:

Sì! Tutto positivo.

Ben Aston:

Perché eri così negata? Cosa non ti piaceva?

Mackenzie Dysart:

Facevo fatica con il fatto che non c’era nulla di tangibile a fine giornata. Entravo alle 8 e uscivo alle 17. Provavo a trovare persone per diversi ruoli e… C’era un fattore fortuna in quel lavoro, e io non sono una persona fortunata. Ma anche lavorando sodo, spesso non avevo nulla da mostrare per quello che facevo. I candidati non venivano scelti e non restava nulla di concreto del mio operato alla fine della giornata.

Ma una delle cose che facevo era reclutare per ruoli di project management. Parlavo con queste persone, scoprivo cosa facevano e cosa gli piaceva del loro lavoro. Ho iniziato a connettere i puntini e ho pensato: "No, questa è una cosa per cui potrei essere davvero brava, che mi piacerebbe." Comprende tutto ciò che mi rende felice e alla fine hai un output tangibile.

Ho lasciato l’agenzia di reclutamento per tornare a studiare a Sheridan College, dove ho preso un post-diploma in project management. È stato un corso intensivo di otto mesi su tutto ciò che riguarda il project management… ambito, gestione, tempi, tutto quanto. Tutti gli elementi tecnici e teorici. Da lì, ho avuto tutta la formazione necessaria per il mio PMP, poi sono andata in un’agenzia chiamata Mosaic Sales Solutions, dove ho iniziato come project coordinator, e da lì sono partita e non mi sono più fermata.

È uno dei lavori più gratificanti, credo. Lavori con persone intelligenti, le aiuti a raggiungere risultati e alla fine hai sempre qualcosa da mostrare per il tuo lavoro.

Ben Aston:

Bello. Hai quindi studiato le hard skill… erano hard e soft skills del project management in quell’8 mesi?

Mackenzie Dysart:

Sì, esatto. Questa era una delle cose più particolari. C’erano le competenze tecniche su come gestire scopo, tempi, costi, qualità, e HR. Ma c’erano anche corsi di creatività , leadership e innovazione. Lì ho imparato a condurre una sessione di brainstorming, a sentirmi a mio agio a parlare davanti alle persone.

Mi ha aiutato molto… Anche alcune altre presentazioni… era questione di acquisire dimestichezza nel parlare davanti agli altri, e imparare a leggere una stanza e lavorare con persone diverse. Hanno lavorato molto sulle soft skill, anche, per aiutarti a riuscire, cosa che penso sia stato uno degli aspetti più belli di quel programma, perché ho potuto farlo full time per otto mesi.

Ben Aston:

Ottimo. Sono curioso anche di un’altra cosa… non molti, alla tua età, hanno lavorato sia lato cliente che agenzia. Ovviamente adesso sei in agenzia, quindi bisogna essere diplomatici. Quali differenze ci sono, secondo te, come digital PM? Perché hai scelto agenzia invece del lato cliente?

Mackenzie Dysart:

Credo che ci siano molte somiglianze che spesso non si vedono, e poi ci sono le differenze. Una cosa che direi lavorando lato cliente, è che in qualche modo vieni comunque trattata come un’agenzia. Almeno dove ero io. Eravamo il centro servizi per il digitale, quindi diverse divisioni della stessa azienda ci chiamavano per chiedere “Abbiamo bisogno di questo, questo e questo,” e noi dovevamo rispondere velocemente, come se fossimo un’agenzia interna.

Però c’è la monotonia del lavorare sempre sullo stesso marchio. È stata una delle cose che mi ha riportato in agenzia: il cambiamento continuo di ritmo, di progetti, clienti, requisiti. So che può sembrare caotico per alcuni, ma a me piace, mantiene la mia mente attiva.

Il modo migliore per descrivere il project management in modo vago è che è come fare la cameriera. Hai diversi clienti da gestire, le loro aspettative, la velocità di consegna, se ci sono ritardi devi impostare le aspettative. Recuperare i requisiti necessari, assicurarsi che poi paghino il conto alla fine. Bisogna gestire tutto questo: è stimolante, difficile, ma bello. Cambi continui tra vari brand, requisiti, persone. Mantiene le cose interessanti.

Ben Aston:

Su quali progetti stai lavorando ora?

Mackenzie Dysart:

Adesso mi sto concentrando sulla riprogettazione di siti web, lavoro con clienti no-profit e profit, gestiamo progetti sia su WordPress che su un altro CMS che si chiama Kentico, e gestiamo siti per i clienti. Supporto anche degli SLA, ho circa tre o quattro clienti, ognuno con i loro sottoprogetti.

Ben Aston:

Bene. Ovviamente sei qualificata come PM, hai fatto molte cose. Cosa hai trovato più utile? Hai il PMP, il CSM, il certificato di Sheridan College. C’è molto scetticismo sui certificati tra i digital PM, ma sono curioso di sapere davvero la tua opinione, tu che li hai. Aiutano davvero? Come vedi il PMP, CSM, certificazioni project management?

Mackenzie Dysart:

Beh, ho fatto il recruiter. Qui tutto torna: so e capisco l’importanza delle parole chiave. Una delle principali motivazioni dietro il PMP era proprio questa: è davvero facile essere scartati senza. Man mano che vai avanti, diventa meno necessario, ma agli inizi volevo mettermi in condizione ottimale.

Il PMP è duro perché è orientato ai grandi progetti di ingegneria e infrastrutture IT. Qui ho faticato di più, anche se il corso post-laurea mi ha aiutato molto a prepararmi. Ti insegna le basi, metodologia, che cosa dovresti sapere e come dovresti pensare.

La cosa interessante è che per fare l’esame PMP devi avere un certo numero di ore… circa due o tre anni di esperienza, prima di poterlo fare. Quindi prima impari la teoria, poi la metti da parte per la pratica reale.

È dura perché spesso è difficile collegarlo ai progetti digitali quotidiani ma resta valido per certe cose come la gestione dei cambiamenti, scope creep, budget… I report di valore guadagnato sono utili. So che ora preferiamo i burn down con i progetti agili, ma anche un buon report di valore guadagnato aiuta a vedere dove si sta arrivando.

Secondo me è utile soprattutto all’inizio della carriera: non fa male. Se hai già tanta esperienza, non è necessario, ma è un ottimo punto di partenza per capire bene la disciplina.

Il Certified Scrum Master. È un caso a parte: onestamente serve solo a dimostrare che sei una persona umana, è il modo migliore che conosco per spiegarlo. Sono stati due giorni di corso sulle soft skill. Le soft skill sono importanti, quindi c’è del valore, ma è stato uno degli esami più facili mai fatti, solo 30 domande.

Ben Aston:

So che puoi rifarlo tre volte.

Mackenzie Dysart:

Sì, e sono quasi sicura che tu possa cercare le risposte su Google. Più che altro è imparare la pratica delle soft skill. Con qualsiasi corso di leadership o facilitazione puoi sostanzialmente bilanciare la mancanza del CSM. Però averle queste certificazioni serve a differenziarti, se stai cercando lavoro o vuoi cambiare posizione, specie se esci dalla tua rete di conoscenze. Aiuta molto, proprio per farti riconoscere e distinguere da tutti gli altri.

Ben Aston:

Sì, sono d’accordo. Soprattutto sulla Certified Scrum Master, che ho fatto anche io. Per me sembrava più un modo per monetizzare dove… basta che ti presenti e passi. Con il PMP invece devi davvero studiare.

Il problema del PMP sono le domande a risposta multipla che sembrano tutte ragionevoli! Ma ce n’è una sequenza particolare che, secondo il PMP o il PMBOK, va seguita: “Ok, fai questo, poi quello, poi quello.” Alla fine le farai tutte, ma secondo loro c’è un ordine obbligato.

Mackenzie Dysart:

Sì, e c’è pure la questione delle 25 domande finte che non sai non valgono. 25 domande su 200 non contano, sono test per inserirle in futuro. Io ne avevo una sul mio che… Essendo una certificazione internazionale vengono tradotte anche da altre lingue in inglese.

Ben Aston:

Capisco.

Mackenzie Dysart:

Una parola cambiava tutto il significato della domanda e non c’era una risposta giusta se non cambiavo io quella parola. Allora mi sono detta: “Ok, faccio un salto di fede e spero che questa non venga valutata.”

Per il CSM, io ho scelto il più economico che includesse colazione e pranzo.

Ben Aston:

E hai fatto bene. Il mio non li aveva, quindi ti è andata meglio.

Mackenzie Dysart:

Eh sì.

Ben Aston:

Hai pagato circa 1.000 dollari, colazione e pranzo inclusi?

Mackenzie Dysart:

Sì, era 1.100… giù di lì.

Ben Aston:

Beh, colazione e pranzo. Niente male.

Mackenzie Dysart:

Sì, ho cercato bene. Le mie richieste non erano molte.

Ben Aston:

Ecco. Chiedo sempre agli ospiti: hai trovato qualcosa ultimamente che sta rendendo migliore la tua vita da PM? Qualche strumento, tecnologia, cosa ti entusiasma adesso?

Mackenzie Dysart:

Ora internamente, in ECA, stiamo cercando un nuovo strumento di project management. Non posso dire di aver trovato IL tool, ma stiamo facendo demo di diversi software, cercando quello più adatto. Valuto cosa mi piace e cosa no. Occupa molto del mio tempo ma è interessante vedere come le aziende propongano strumenti simili, con differenze sottili.

Ben Aston:

Qual è la lista ristretta?

Mackenzie Dysart:

L’ultimo che abbiamo provato è stato 10,000 Feet. Non ricordo il prossimo. Sono pessima a ricordare i nomi dei tool, scusa!

Ben Aston:

Ti stai concentrando su gestione delle risorse, time tracking? Ok.

Mackenzie Dysart:

Sì, abbiamo deciso come tutti che per ticketing e sviluppo non si può scappare da un sistema unico: rimaniamo su Jira. Cerchiamo invece un sistema unico per tutto il resto, perché ora la pianificazione, la gestione delle risorse e il time tracking sono su tool diversi. Consolidare tutto sarebbe un bel cambiamento per noi.

Ben Aston:

Ci sono tanti tool validi… Avrai già visto-

Mackenzie Dysart:

Sì…

Ben Aston:

C’è Resource Guru, Hub Planner, Float. Tutte buone opzioni.

Mackenzie Dysart:

Sì.

Ben Aston:

Bene. Passiamo al tuo articolo. Ricordo la mia esperienza peggiore: una volta sono andato in vacanza e credevo di aver fatto un buon passaggio con il mio account manager. Gli avevo lasciato appunti chiari, ero tranquillo e lui pure. Siamo ancora amici, si chiama Paul Finch.

Ma quando sono tornato non solo il progetto non era avanzato, ma era addirittura indietreggiato di tre settimane. Era tornato all’inizio e doveva essere ormai finito. O questo ti fa stare meglio o ti spaventa dal prendere ferie!

Stiamo entrando nella stagione delle vacanze, Natale incluso, uno dei periodi più difficili per il passaggio: spesso non c’è proprio nessuno cui lasciare tutto! Ma immaginiamo sia una situazione normale. Parli del passaggio di consegna nei tuoi articoli e di vari template.

Spiegaci quali template usi tu. La cosa più importante è che chi subentra capisca davvero lo stato attuale, dove si deve arrivare e gestisca aspettative e conoscenza mentre sei assente. Spiegaci come fai a non sovraccaricare con troppe informazioni e nemmeno lasciare troppo poco materiale?

Mackenzie Dysart:

Dipende molto dall’organizzazione dove lavori. Mi è capitato di dover fare consegne dettagliatissime, così tanto che la consegna richiedeva più tempo della vacanza! Non è il massimo. Bisogna trovare il giusto equilibrio e capire quanto già sanno i colleghi.

Di solito so cosa succede anche su altri progetti, perché ne parliamo spesso come team PM. Questo aiuta a ridurre il rischio, perché so quali progetti vanno bene e quali no anche per gli altri.

Quando scegli chi coprirà, puoi farlo su chi ha meno carico o progetti più semplici, se puoi. Meglio qualcuno che sia già stato coinvolto o che conosca il cliente, aiuta molto.

Il template dipende dal sistema interno. Preferisco schede di alto livello. Ne ho forniti due accessibili su thedigitalprojectmanager.com. Uno è un Google Sheet semplice; mostra più progetti insieme, stato, fase, budget, prossimi deliverable, note. Utile per progetti di manutenzione o non troppo intensi.

Ottimo anche se vai via solo una settimana. Esempio: “Lunedì stato, mercoledì ci si attende questo, venerdì serve un aggiornamento di fine settimana.” Oppure: “Ecco ciò che è previsto, ecco il budget per la settimana.”

Se il progetto è grosso e vai via a lungo, allora ci vuole il Google Doc dettagliato. Lì indichi i riferimenti, il modo migliore per contattarli, dove trovare tutti i file. Chiunque deve poter trovare i documenti del progetto mentre sei via. Averli organizzati e raggiungibili è fondamentale.

Anche le informazioni chiave su come comunicare col cliente: preferiscono le chiamate, email, o base camp thread… Tutto va documentato qui. E, come dico nel mio articolo: non sovraccaricare di informazioni! Non dargli il tuo bagaglio personale. Dai tutto ciò che serve per avere successo, non di più.

Schematizza tutto: i punti elenco funzionano meglio. Niente storie, solo frasi brevi. Così chi riceve trova velocemente le informazioni che servono, o sa dove andarle a cercare nei documenti di progetto.

Ben Aston:

Di recente ho ricevuto io una consegna di progetto. Penso che anche il processo stesso di passaggio sia importante, non basta scrivere un documento. Quando siamo noi a scrivere siamo in modalità vacanza e spesso non c’è abbastanza tempo per spiegare bene. Mi è successo: “Non abbiamo parlato a sufficienza, ora te ne vai”. Qual è la tua best practice? Il documento serve, ma non basta, giusto?

Mackenzie Dysart:

No. Bisogna davvero pianificare prima. Sai che andrai in ferie con anticipo. Per qualche strano motivo riusciamo a pianificare tutto salvo le nostre ferie! Ma pianifica prima. Sai già che tra un mese sarai via? Inizia da subito a chiedere chi copre.

Appena trovi chi coprirà, almeno una settimana prima, se non di più, fagli onboarding. Affiancalo alle comunicazioni, invitalo alle riunioni di stato, dagli modo di entrare nel flusso prima che tu esca, così può capire e farsi domande: “Questo è normale? Cosa dovrò gestire in assenza?” Dà il tempo di assorbire senza essere travolto last minute.

Così hai una transizione graduale, puoi rispondere ai dubbi. L’incontro di passaggio il giorno prima delle ferie non serve: non c’è tempo di assorbire, emergono solo i dubbi dell’ultimo secondo, mentre i veri problemi emergeranno dopo, quando non ci sei più. Perciò meglio iniziare molto prima.

Aggiungili alle riunioni, ma assicurati anche che possano organizzarle: spesso tutto rimane sul tuo account Zoom, Google Meet, e non riescono ad accedere. Aggiorna tutto prima di partire!

Sono anche fautrice del dirlo sempre al cliente: “Sarò in ferie.” È importante. Così il cliente si prepara: magari rimanda le richieste più urgenti o almeno niente sorprese. Certo, caricheranno un po’ la settimana prima della partenza, ma poi si gestisce meglio tutto mentre non ci sei.

Ben Aston:

Già. La cosa peggiore è farlo di nascosto: “So che il cliente si arrabbierebbe, allora non lo avviso.” E poi chi subentra si trova domande tipo: “Dove è il mio PM? Perché non sai nulla?”

Mackenzie Dysart:

Non dimenticherò mai, da cliente, quando l’agenzia semplicemente smise di rispondermi. Niente out-of-office. Forse attivato solo internamente e non ai clienti?

Ben Aston:

Può essere…

Mackenzie Dysart:

Dopo una settimana e senza risposta, aspettando una consegna, scrissi a mezzo mondo della società finché qualcuno rispose: “Ah sì, è in ferie.” Sarebbe stato bello saperlo! Bisogna sovracomunicare. Nessuno si arrabbia se vai in ferie. Se hai un buon rapporto col cliente, saranno felici per te.

Ben Aston:

Tutto sta nella comunicazione, vero? Mentre scrivi le note di passaggio, devi assicurarti che chi riceve capisca cosa deve fare e cosa ci si aspetta.

Pensiamo spesso di aver scritto note perfette, ma solo perché abbiamo tutte le informazioni in testa: ci sembra tutto logico ma per chi subentra non lo è. La comprensione è la chiave della consegna, non tanto il documento in sé.

Mackenzie Dysart:

Sì, soprattutto sui punti di comunicazione: “Il cliente si aspetta l’agenda qui, le note dell’incontro così.” Tutte cose che per te sono automatiche ma chi subentra non può saperlo. Scrivere anche queste routine aiuta moltissimo.

Ben Aston:

Se siamo sinceri… Lavori mai durante le ferie, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

A volte sono dovuta intervenire solo per inoltrare un file (colpa mia: non avevo dato accesso). Per il resto sono severa: in ferie non rispondo. L’unica cosa che faccio è una veloce scansione delle email, così non trovo troppe sorprese al rientro.

Ma non rispondo alle mail. Sono rigorosa: sono in ferie per davvero. Cerco anche di andare in posti senza wi-fi o all’estero proprio per non essere contattabile!

Ben Aston:

Ottimo consiglio. Quando vai in vacanza puoi sempre dire: “Credo che non ci sarà internet.” In Canada è credibile davvero! Ci sono ancora posti senza segnale e senza wi-fi. Se vuoi una vacanza senza internet, vieni in Canada.

Mackenzie Dysart:

Sì, sulla East Coast perdi perfino i dati sul cellulare… Fantastico. Viva le telecom canadesi.

Ben Aston:

Quindi, in definitiva, tutto ruota attorno a una buona documentazione di progetto, giusto?

Mackenzie Dysart:

Sì.

Ben Aston:

Se lasci tutto documentato, se prepari tutto per tempo, la timeline aggiornata, il budget tracker aggiornato, i requisiti ben definiti, allora passare un progetto sarà facile. I problemi arrivano quando è tutto nella tua testa e il resto è vago.

Io ammiro il tuo rigore nel non rispondere quando sei via. A me succede che spesso ho troppe informazioni solo nella mente, e chi subentra fatica molto, devo intervenire… O sennò troverò il disastro al rientro! Per me la chiave resta la documentazione aggiornata, che aiuta te e il team mentre sei assente.

Mackenzie Dysart:

Certo, e poi influisce anche sul team. Nessuno vuole essere lasciato all’oscuro. Mi è capitato di ricevere progetti con poco materiale, e nel mio articolo approfondisco storie horror di passaggi andati male.

Poche settimane fa ho coperto per una PM che è stata via un mese per matrimonio e luna di miele… Il cliente persino ha elogiato la transizione, perché conoscevo il processo. Era simile a un cliente che già seguivo, quindi facile da gestire. Ho potuto subentrare proprio perché sapevo i punti chiave.

Anche se a volte non avevo tutti i retroscena, il team li conosceva e mi aiutava. Tutti sapevano che la loro PM era via, quindi pronti a intervenire nelle emergenze. È stata una transizione senza intoppi perché la comunicazione era chiara…

È davvero questione di comunicazione. Lo hai già detto anche tu. La transizione funziona quando c’è chiarezza: “Ecco quando vengono inviati gli aggiornamenti, come si prendono le decisioni, dove va tutta la documentazione.” È una realtà, può funzionare. Dobbiamo collaborare tutti.

Ben Aston:

Fantastico. Mackenzie, grazie mille per essere stata con noi.

Mackenzie Dysart:

Grazie a voi. È stato un piacere.

Ben Aston:

Se volete andare in vacanza, scrivete delle buone note di consegna! E se volete contribuire alla conversazione, o avete storie da raccontare su passaggi di consegna andati male (o magari ci state passando ora), lasciate un commento al post o visitate la sezione risorse di thedigitalprojectmanager.com per unirvi al nostro team Slack, dove troverete tante conversazioni interessanti. Alla prossima e grazie per l’ascolto.