Come iniziare una carriera da PM quando l’IA generativa sta sostituendo i ruoli entry-level

Galen Low: Come possono gli aspiranti project manager entrare nel mondo del project management quando non c'è un piano terra e nessuna scala per arrivare al secondo livello?

Ben Chan: Per chi vuole entrare in ambito project management, iniziate a cercare e sviluppare quelle competenze il prima possibile ovunque voi siate.

Galen Low: Quali sono le competenze e le caratteristiche che un responsabile delle assunzioni potrebbe cercare, considerando che gli strumenti di IA stanno svolgendo tutte le mansioni tradizionali dei project coordinator?

Ben Chan: Rapidità nell'apprendimento, adattabilità, capacità di gestire i conflitti. Queste sono le cose che portano al successo.

Galen Low: L’IA sta realmente sostituendo i lavori entry level o li sta ridefinendo?

Ben Chan: Probabilmente è la seconda. Potrebbe essere una ridefinizione di cosa rappresenta davvero quel ruolo. Vedrai comparire nuovi lavori mai pensati prima. Fai rete. Parla con le persone. Alla fine, un’IA non ti assumerà. Saranno le persone ad assumerti.

Galen Low: Benvenuti a The Digital Project Manager Podcast — il programma che aiuta i leader della delivery a lavorare in modo più intelligente, consegnare più velocemente e guidare meglio nell’era dell’IA.

Sono Galen, e ogni settimana approfondiamo strategie concrete, nuovi strumenti, framework collaudati e qualche aneddoto dal fronte dei progetti. Che tu stia guidando imponenti progetti di trasformazione, gestendo flussi di lavoro con IA o semplicemente cercando di domare il caos, sei nel posto giusto. Iniziamo subito.

Oggi parliamo dell’impatto che l’IA ha avuto sui lavori di project management entry level e di cosa le aziende, così come gli aspiranti project leader, possono fare al riguardo. Con me oggi c’è Benjamin Chan, fondatore di CLYMB Consulting e “project fixer” in fase di recupero. In CLYMB, Ben è il coach principale per il successo nella leadership di progetto, con oltre 15 anni di esperienza in project recovery e delivery aziendale.

Ma è anche un prolifico keynote speaker, un appassionato di graphic novel e una delle voci più autorevoli sul project management su LinkedIn in Canada e negli Stati Uniti. La sua missione? Fornire ai PM il supporto di cui hanno bisogno, così da poter smettere di faticare e iniziare a scalare verso una carriera appagante nella leadership di progetto con sicurezza.

Ben, grazie di essere qui con me oggi.

Ben Chan: Grazie a te Galen per avermi invitato al tuo show.

Galen Low: È un onore. Mi avevi invitato tu nel tuo e mi sono davvero divertito. Ho pensato di ricambiare il favore. Poi sono passati diversi mesi e scusa per il ritardo, ma credo sia andata bene perché, come dicevo a qualcuno, forse proprio oggi, il mondo del project management non ha mai vissuto cambiamenti così rapidi, non da decenni, e ora sembra che ogni giorno accada qualcosa di nuovo. L’IA ha impattato il mercato del lavoro, ci sono nuovi ruoli, e penso che ora sia il momento giusto per parlare di carriera, crescita professionale e in particolare di questo tema sui lavori entry level, specialmente nel project management, ma in realtà riguarda tutti i lavori della conoscenza. Sta tutto cambiando.

Ben Chan: Sì, è interessante perché per quanto le cose stiano cambiando, ci sono anche molte cose che rimangono costanti in tutto il percorso della leadership di progetto. Ed è interessante perché bisogna analizzare come queste aree si incrociano, si discostano e si compensano nel nuovo mercato di oggi.

Galen Low: È curioso perché, mentre lo dici, mi viene in mente una sorta di storia che si ripete. Avrei avuto piacere di portare uno storico in tutti i miei podcast, per dire: “Durante la rivoluzione industriale succedeva qualcosa di simile, ed è andata bene”.

O magari non è andata bene e possiamo imparare da questo. Ma capisco quello che dici: ci sono delle basi a cui torniamo e, allo stesso tempo, c’è una costante interruzione che arriva. Ed è proprio questo che ci tiene all’erta. Noi due abbiamo una certa storia: siamo amici su LinkedIn.

So che possiamo approfondire molto, come quando ci stavamo preparando e nel backstage, siamo tipi da digressione, ma nel caso restassimo in tema, ecco il percorso che ho tracciato per gli ascoltatori. Per partire, volevo togliere subito di mezzo la domanda più bruciante, quella che mette ansia a tutti: come si entra nel project management nel 2025?

Poi mi piacerebbe parlare di tre cose. Primo: i miti che stanno guidando le tendenze nelle assunzioni PM ultimamente. Poi andare in profondità su quali competenze i responsabili delle assunzioni potrebbero e dovrebbero ricercare nei giovani PM, magari per ruoli intermedi. Infine, vorrei parlare delle implicazioni di ciò che si dice sui lavori entry-level nei “colletti bianchi”, soprattutto nel project management. Cosa bisogna cambiare ora per garantire il successo alle prossime generazioni di project leader?

Ben Chan: Facciamolo. Vediamo dove ci porta la conversazione.

Galen Low: Ok, grandioso. Quindi la grande nuvola che oggi sormonta il project management è questa erosione dei lavori entry level come effetto dell’intelligenza artificiale. Dal mio punto di vista, la narrazione è questa: l’IA generativa e agentica si sono dimostrate capaci di svolgere molte delle attività tipiche di coordinamento progetti a livello base, tanto che i PM entry-level quasi non esistono più come posizione.

Essenzialmente, chi è talentuoso e vuole entrare nel project management deve “saltare” direttamente al secondo piano, perché il primo non esiste più, e non c’è una scala che sale dalla reception. Nessun ascensore smart, niente. Quindi la mia domanda grande è: come possono gli aspiranti PM entrare nel project management se manca la base di accesso e le scale?

Quali sono competenze e mentalità che dovrebbero adottare per operare ben oltre a ciò per cui tradizionalmente sarebbero considerati idonei?

Ben Chan: Sì, forse possiamo analizzare il percorso tipico di un entry-level PM, che solitamente inizia come project coordinator, occupandosi di prendere i verbali delle riunioni, aiutare a spostare compiti sul progetto, magari si occupa un po’ di controllo costi, tiene in ordine documenti e attività, cercando di raccogliere tutti questi aspetti insieme. Ma ora molte di queste cose vengono gestite dall’IA.

Fai la riunione, finisce, e hai la trascrizione, il riepilogo, le azioni, tutto già pronto. Quindi quel lavoro entry level dove imparavi stando affianco a qualcuno su queste attività non è più così cruciale.

Quello che succede è che il divario di competenze cresce: i PM a metà e fine carriera proseguono, ma resta questo “gap”: come ci si entra allora? I candidati non fanno esperienza, chi assume nota questa mancanza e non assumono perché questa nuova efficienza dettata dall’IA ha creato un vero salto di talento.

Questa è la situazione. Credo che chi vuole entrare nel project management debba iniziare subito a costruire competenze, ovunque si trovi. Penso anche che il project management debba essere insegnato già nella scuola secondaria. Quanti di noi si sono ridotti a studiare per gli esami o a finire i compiti notturni all’ultimo minuto? È una questione di cattivo project management da parte nostra, diciamolo.

Galen Low: Il PMI lo chiama “crashing the schedule.”

Ben Chan: Sì, esatto. Il crash notturno per sbrigare tutto, e poi il crash a letto. Però queste sono competenze che non impariamo abbastanza presto. Quindi il consiglio è: sviluppate queste abilità prima, comprendete come si integrano. Anche solo fare lavori di gruppo a scuola è già un laboratorio formativo per il project manager.

È una cosa che vorrei proporre anche alle università: parlare del perché i lavori di gruppo sono così frustranti. C'è sempre chi tira meno e gli altri che portano avanti tutto. Tutti esausti, ma è da lì che impariamo realmente.

Galen Low: Vero, in fondo è il miglior addestramento che abbiamo ricevuto durante la formazione. Perché il lavoro è come un progetto di gruppo.

Ben Chan: Da lì non impariamo altro che evitare di lavorare con certi elementi nei gruppi.

Galen Low: Ma quello che dici è interessante: sviluppare la competenza in modo diverso e precoce. Esperienze di volontariato, anche se non sono “project coordinator” di nome, aiutano a lavorare con gli altri, raggiungere obiettivi e costruire quella narrazione utile a superare la “lacuna” entry level.

Ben Chan: Giusto. Serve anche cambiare prospettiva: se vuoi fare project management, guarda le cose con la sua lente e traduci quell’esperienza nel prossimo lavoro.

C’è una bella analogia: chi inizia da McDonald’s pensa di servire hamburger con uno stipendio minimo. Ma se cambi prospettiva, vedi che usi processi studiati e complessi, dalla supply chain alla consegna. Cent'anni fa servire un pasto in due minuti sarebbe stato folle.

Galen Low: Sarebbe solo una mela?

Ben Chan: Esatto, avresti dovuto andare a lavarla. Ma se capisci come si incastrano questi processi, apprezzi di più il valore che porti. Potresti considerare il lavoro come mero stipendio, oppure come un sistema di miglioramento processi per soddisfare il cliente.

Galen Low: Mi piace questa prospettiva

Io lavoravo al laboratorio fotografico di Walmart. Allora era solo un lavoro, ma ripensandoci, capisco come funzionasse un’operazione molto più grande. I reparti erano diversi, la cultura anche; prestando attenzione a questi dettagli impari tanto su organizzazione e management, e puoi raccontarlo in un colloquio per un ruolo entry level.

Ben Chan: Esatto, puoi imparare molto a seconda di quanto allarghi la prospettiva.

Galen Low: Volevo tornare su un punto interessante: il ruolo di project coordinator nasce come apprendistato, stando a fianco di professionisti esperti, osservando e poi replicando. Spesso le attività sono quasi un “costo” per sedere e imparare: prendi appunti, mandi status report. Non puoi solo sedere e guardare. Ma se l’IA prende queste mansioni, restano altre attività “operative” che non sono priorità del PM senior, che possono affidare all’apprendista. Così il ruolo si eleva ma resta parte essenziale del lavoro.

Ben Chan: Sì, è come essere lo scudiero di un cavaliere o il giovane hobbit che segue il mago. Serve delega e fiducia, che però si conquista solo facendo esperienza. Chiedo spesso ai giovani coordinatori: “Cosa vuoi imparare?” e do loro delle responsabilità crescenti.

Devono essere coinvolti realmente, non solo osservare. Potrebbe cambiare la definizione stessa di project coordinator e le aziende faticano a definirlo.

Galen Low: Mi piace il modello cavaliere-scudiero! Il lavoro pesante con IA non serve più, ma puoi comunque essere scudiero in altri modi. I neolaureati hanno grandi capacità e spesso le aziende si fossilizzano su skill non più attuali: ci vorrebbe più coraggio per investire su queste nuove figure. La vera domanda è quali competenze e tratti ricercare?

Ben Chan: Ecco che cavolo. Allora si apre un bel tema: negli ultimi anni, tanti sanno già cosa è un project manager e vogliono esserlo già da studenti, studiano i fondamentali tecnici. Con l’IA che fa tanto del lavoro di base, serve anche prudenza: come con la calcolatrice, devi sapere che logica porti per arrivare a un risultato, non solo accettare l’output ciecamente.

Nella mia carriera sono stato generalista, ho gestito progetti nei settori più svariati, dalla supply chain fintech, oil & gas, governo, agrichimico ecc., e su progetti diversissimi. Molte aziende però cercano lo “specialista”. Io penso che sulle soft skill si possa puntare di più: rapidità di apprendimento, adattabilità, ascolto, organizzazione, gestione dei conflitti, ecc. Il settore conta meno delle competenze di base. Ma non è intuitivo pensare così: si vorrebbe sempre il PM esperto di un certo settore. Invece un buon team e la volontà di imparare bastano.

Galen Low: Ho notato che oggi, con tutte queste sfide e disruption, c’è una “rinascita” dei generalisti. In un mercato che cambia di continuo, persone capaci di adattarsi e portare skill trasversali sono più preziose.

Ben Chan: Lo spero, anche se oggi ancora tanti non si fidano di chi non è specialista.

Galen Low: C’è sempre la logica del “pararsi le spalle”: meglio 3 anni di esperienza specifica che uno che impara in fretta? Ma cosa ci si aspetta che si impari in tre-cinque anni? Forse proprio il senso critico, la capacità di gestire l’IA e non prenderne gli output al volo: servirà sempre il senso critico.

Ben Chan: Esatto, ma per sviluppare istinto serve esperienza. All’inizio si controlla tutto, ma è stressante. Poi diventa automatico. Le aziende dovrebbero pensare a come supportare le nuove risorse; troppo spesso si pensa sia tutto sulle spalle del junior. Per questo adoro il coaching: aiuto i PM a evitare gli errori che ho fatto io e fornisco i “guardrail” senza però togliere autonomia e spazio di crescita. L’allenamento, l’esperienza e il coaching-motivazione sono la chiave per formare i nuovi scudieri pronti a diventare cavalieri.

Galen Low: Bellissima questa cosa del coaching: non puoi più solo dire “trova da solo i fatidici tre-cinque anni di esperienza e poi forse ti assumeremo”. Il coaching è il ponte fra lo studio e le scelte esperte che “sentiamo di pancia”, cosa fondamentale che non si può insegnare ma solo trasmettere vivendo o affiancandosi a qualcuno con molta esperienza.

Ben Chan: Esatto. Non si tratta solo della teoria, ma di sapere cosa fare nel momento critico. Il coaching permette di sviluppare questa intuizione insieme al lavoro quotidiano, anziché isolato in aula.

Galen Low: Anche il PMBOK del PMI illustra tutti gli strumenti ma non spiega quando e perché usarli. La PMP non è una certificazione entry level; serve esperienza vera. Ecco il valore del coaching pratico fin dall'inizio.

Ben Chan: Vero. Il coaching non deve rimanere solo per figure senior; potrebbe essere utile già da subito, come parte del percorso educativo e lavorativo.

Galen Low: Quindi c’è questo gap crescente fra senior e nuovi, e serve coaching e supporto. Al di là delle evoluzioni dei programmi scolastici e delle job description, cosa possono fare le aziende per sviluppare la prossima generazione di project leader?

Ben Chan: Dobbiamo ridefinire il ruolo dei coordinator: come portano valore e dove li vogliamo portare. Se hai solo cavalieri, nessuno fa più il lavoro pesante. Occorre quindi chiedersi cosa serve davvero oggi. Nasceranno anche ruoli mai pensati prima: c’erano i webmaster, ora c’è chi mantiene i GPT di progetto, verifica risposte e documenti. Chissà cos'altro verrà.

Galen Low: Mi piace questa idea. All’inizio si pensava che il “prompt engineer” sarebbe stato il nuovo mestiere, poi si è capito che sarà una skill utile a tutti. Ma la manutenzione della conoscenza di progetto resta cruciale. Prima erano verbali e status report; ora bisogna assicurarsi che anche gli strumenti IA siano “consapevoli” e aggiornati.

Per te che oggi guidi progetti: se portassi un coordinator nel team, cosa vorresti che facesse per te e che cosa ti alleggerisse?

Ben Chan: Tutto quello che riguarda l’IA! Scherzo… In realtà, la contabilità: budget e controllo costi cambiano sempre regole e sono difficili da gestire; qui avere supporto è fondamentale.

Galen Low: Non tanto i calcoli quanto la gestione economica…

Ben Chan: Esatto. E anche nell’aiutarmi a tenere responsabili gli stakeholder e gestire il follow-up su molte persone coinvolte: l’empatia e la relazione sono cose che un’IA non può sostituire con una semplice chatbot. La relazione umana fa la differenza per portare avanti il progetto e sviluppare skill importanti per il PM.

Galen Low: Questo evidenzia anche l’importanza della cultura finanziaria e delle relazioni umane. Spesso si comunica tramite megafoni (mail per tutti) senza capire le motivazioni individuali; poter delegare la comunicazione personale aiuta a colmare questi gap e ad agire sulle vere cause dei problemi.

Ben Chan: Così il coordinator può andare dai singoli “cavalieri” a capire cosa blocca le persone, invece di fare semplici annunci a tutti.

Galen Low: Chissà se qualche professore di storia verrà a correggere la nostra analogia medievale! Guardando al futuro, pensi che l’IA stia davvero eliminando i lavori entry level o li stia ridefinendo? E come cambia questo le opportunità per le nuove generazioni?

Ben Chan: Credo sia una ridefinizione, con fattori economici e politici globali che non possiamo controllare. Gli entry-level devono essere creativi e proporre ruoli nuovi; a volte basta fare networking, incontrare persone e mostrare il proprio valore, invece di affidarsi solo ai sistemi automatici di selezione che filtrano i CV basandosi sull’IA.

Galen Low: Verissimo.

Ben Chan: Il contatto umano è ciò che fa la differenza: un’IA non ti assumerà, saranno le persone a farlo. Fai networking, racconta la tua storia, fai vedere il valore che porti.

Galen Low: A noi hanno insegnato: cerca il titolo di lavoro e non uscire mai dai confini. Ma oggi, soprattutto nelle aziende più dinamiche, i ruoli si plasmano anche su misura in base alle esigenze e alle idee emerse dalle conversazioni e dagli incontri. Non è l’unica strada, ma capita molto più spesso di quanto si pensi.

Ben Chan: Grazie Galen.

Galen Low: Ottimo punto in cui chiudere. Vuoi farmi una domanda?

Ben Chan: Secondo te, come impatta l’IA in particolare sul Digital Project Manager?

Galen Low: Domanda interessante. La mia risposta “media” è che nel digitale abbiamo diverse sfide: usare l’IA per collaborare ed erogare valore, ma anche come supervisionare l’uso responsabile degli strumenti IA nella creazione, e, in certi casi, il prodotto stesso è IA. Servono più livelli di consapevolezza e responsabilità; è stimolante ma molto complesso. Serve più strategia.

Ben Chan: Se questa era la risposta media, chissà quella lunga…

Galen Low: Tipico mio! Ben, grazie per questa conversazione. Mi sono divertito molto.

Prima di salutarti, dove possono trovarti le persone e hai qualcosa di interessante da raccontare su cui stai lavorando?

Ben Chan: Mi trovate su LinkedIn come PM Coach Ben o Benjamin Chan. Parteciperò come speaker a diversi eventi PMI in USA e Canada, e anche a Vancouver, Pittsburgh, Washington DC, PMI Alamo e Cipro. L’anno prossimo lancerò un programma di group coaching chiamato Project Apex dedicato ai PM che vogliono sviluppare le skill di leadership fondamentali. Tre mesi di coaching pratico di gruppo dove ci si confronta su situazioni reali e si migliora la leadership, per gestire progetti con più sicurezza e accelerare la propria crescita.

Galen Low: Fantastico. Il pezzo mancante nell’attuale offerta educativa: oltre ai voti, coaching costante anche già al lavoro per sviluppare esperienza e giudizio.

Ben Chan: Assolutamente.

Galen Low: Metterò i link a tutte queste cose nelle note dell’episodio. Se non seguite ancora Ben su LinkedIn, fatelo: alcuni tuoi post sono davvero ottimi! Anche il tema fumettistico è unico. Continua così.

Ben Chan: Grazie mille, Galen! Felice di essere stato qui.

Galen Low: È tutto per questa puntata di The Digital Project Manager Podcast. Se ti è piaciuta questa conversazione iscriviti dovunque ci ascolti. Vuoi altre strategie e casi concreti? Visita thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima e grazie dell’ascolto.