Come gestire un team di progetto: consigli per 9 membri del team
Gestire un gruppo di progetto non è facile, soprattutto quando ogni membro del gruppo ha i propri punti di forza, debolezze e modalità di lavoro uniche. In qualità di responsabile di progetto, dovrai affrontare incomprensioni apparentemente costanti, scadenze non rispettate e priorità contrastanti, cercando allo stesso tempo di mantenere il progetto sulla buona strada.
Quindi, come puoi gestire efficacemente il tuo gruppo di progetto? In questo articolo condivideremo nove suggerimenti e tecniche che ti aiuteranno a farlo con facilità, permettendo a ogni membro del gruppo di contribuire al massimo delle proprie capacità e di raggiungere gli obiettivi del progetto.
Che cos'è la gestione del gruppo di progetto?
La gestione del gruppo di progetto è il processo di organizzazione, motivazione e assegnazione delle attività alle persone e alle risorse che lavoreranno al tuo specifico progetto.
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Un gruppo di progetto include generalmente ruoli come il responsabile di progetto, i membri del gruppo, le parti interessate e gli esperti in materia. Insieme, il loro obiettivo collettivo è solitamente fornire un risultato finale specifico nei tempi previsti, rispettando il budget e gli standard qualitativi. Lungo il percorso, è probabile che debbano affrontare sfide come comunicazioni poco chiare, gestione inefficiente delle risorse, modifiche all'ambito e altro ancora.
In qualità di responsabile di progetto, hai il compito di ridurre al minimo queste difficoltà creando un documento introduttivo del progetto, una matrice RACI e un piano di progetto per assicurarti che il gruppo sappia chiaramente cosa deve essere fatto, chi si occupa di cosa e quando devono essere completate le attività. Potresti anche utilizzare fin dalle prime fasi tecniche come la tecnica Delphi per coinvolgere le parti interessate nell'identificazione dei rischi.
Dovrai inoltre tenere sotto controllo i carichi di lavoro del gruppo, i livelli di stress e i segnali di rischio di esaurimento professionale. Un pannello di controllo per la gestione del progetto può aiutarti mostrando in modo organizzato le assegnazioni delle attività, il carico di lavoro, le scadenze e la collaborazione sui progressi.
Se vuoi davvero migliorare il modo in cui il tuo gruppo collabora, questi migliori corsi sulla collaborazione sono esattamente ciò che ti serve per iniziare.
Come gestire un gruppo di progetto
Ogni membro del tuo gruppo di progetto avrà le proprie peculiarità e preferenze: assecondale. I suggerimenti riportati di seguito possono fungere da buone pratiche generali per la gestione di qualsiasi tipo di gruppo e delle personalità che ne fanno parte.
1. Utilizza un software di gestione dei progetti
Quando gestisci un gruppo di progetto, è utile avere un unico luogo in cui archiviare tutte le informazioni di cui il gruppo avrà bisogno sul progetto: attività, requisiti del progetto, scadenze, assegnazioni, risultati finali, obiettivi del progetto, traguardi e così via. Quel luogo è solitamente un software di gestione dei progetti.
Trovare il giusto software di gestione dei progetti o software di gestione delle risorse renderà molto più semplice la tua vita di responsabile di progetto. Oggi, gli strumenti di gestione dei progetti basati sull'intelligenza artificiale fanno un ulteriore passo avanti automatizzando l'assegnazione delle attività, prevedendo i rischi del progetto e ottimizzando i carichi di lavoro del gruppo sulla base di dati in tempo reale.
Lo scopo del software di gestione dei progetti è tenere traccia di chi sta lavorando a cosa, dei progressi compiuti nelle attività e dell'aspetto del carico di lavoro di ciascun membro del gruppo. Senza un software, è più difficile valutare la capacità di carico di lavoro di tutti. Il software di gestione dei progetti è particolarmente importante per i gruppi che gestiscono progetti a distanza, poiché quando si comunica virtualmente può capitare che alcune attività vengano trascurate.
Un esempio di come aiuta il software di gestione dei progetti: puoi visualizzare capacità, assegnazioni e carichi di lavoro complessivi in un'unica schermata. Alcuni strumenti basati sull'intelligenza artificiale analizzano persino le prestazioni passate per suggerire una distribuzione ottimale del carico di lavoro, assicurando che i progetti procedano senza intoppi e con il minimo di colli di bottiglia.
È inoltre fondamentale per gestire i maniaci del lavoro del tuo gruppo. I maniaci del lavoro sono generalmente motivati, attenti ai dettagli e perseveranti, ma questo può comportare il rischio di esaurimento professionale e uno scarso equilibrio tra vita professionale e vita privata. Sono macchine quando si tratta di portare a termine il lavoro, ma probabilmente avrebbero bisogno di una pausa.
Il software può aiutarti a vedere esattamente cosa hanno da fare, così puoi spostare alcune delle loro attività a qualcun altro che ha maggiore capacità. La gestione del carico di lavoro basata sull'intelligenza artificiale può persino identificare i primi segnali di esaurimento professionale e consigliare automaticamente la redistribuzione delle attività. Assegnare loro la giusta quantità di lavoro e incoraggiare pause regolari li manterrà motivati e li aiuterà a prevenire l'esaurimento professionale.
Consiglio professionale: chiedi al tuo team di contribuire alla creazione di una lista di controllo dei requisiti per gli strumenti di gestione dei progetti per assicurarti che tutte le loro esigenze siano soddisfatte dal sistema attuale.
2. Stabilisci la sicurezza psicologica del team
Un ambiente psicologicamente sicuro è un ambiente in cui il team si sente autorizzato e incoraggiato a condividere feedback, idee e opinioni con il resto del gruppo. Le ricerche dimostrano che stabilire la sicurezza psicologica nel team può persino ridurre gli errori di progetto del 25%. Inoltre, senza di essa, potresti perdere ottime idee perché i membri del team non si sentono a proprio agio nel parlare.
La sicurezza psicologica è particolarmente importante per gli introversi del tuo team. Gli introversi tendono a essere riflessivi, calmi e riservati, caratteristiche che a volte possono esporli al rischio di essere trascurati. Danno il meglio di sé in situazioni in cui si sentono a proprio agio e al sicuro nell'esprimere le proprie opinioni. Sono già inclini al silenzio: senza sicurezza psicologica, potresti non sentirli mai.
Ecco alcune tattiche che puoi usare per creare sicurezza psicologica:
- Stabilisci aspettative chiare riguardo alla comunicazione e al comportamento, sottolineando il rispetto e l'apertura.
- Integra cicli di feedback nei tuoi processi incontrando regolarmente i membri del team, chiedendo il loro feedback e poi mettendolo in pratica per assicurarti che tutti si sentano ascoltati.
- Riconosci e premia i membri del team per le idee, i feedback e i casi in cui fanno più di quanto ci si aspetti da loro.
Se il tuo team continua ad avere difficoltà con la motivazione e la sicurezza psicologica, dai un'occhiata al nostro articolo sulle strategie di neuroleadership.
3. Crea una matrice RACI per il tuo team di progetto
Una matrice RACI indica chi è responsabile, chi ha l'autorità decisionale, chi deve essere consultato e chi deve essere informato per ogni attività del progetto. I membri del team possono fare riferimento alla matrice mentre svolgono le proprie attività per ricevere feedback e contributi dai membri del team appropriati.
I responsabili di progetto possono anche usarla per delegare attività specifiche al team. Se utilizzi un software di gestione dei progetti, è probabile che lo strumento offra un modello di matrice RACI o di matrice RASCI.
I maniaci del controllo del tuo team trarranno grande beneficio da una matrice RACI corretta. Questi membri del team attenti ai dettagli, proattivi e scrupolosi probabilmente vorranno essere coinvolti e fornire feedback su ogni attività del progetto, il che può talvolta portare alla microgestione.
Indicali come responsabili o titolari dell'autorità decisionale per le attività o i risultati del progetto che sai essere in grado di portare a termine egregiamente, e chiarisci in quali casi devono solo essere informati o consultati, oppure in quali non dovrebbero essere coinvolti affatto.
Ecco alcune buone pratiche per la matrice RACI:
- Prova ad assegnare una persona come “responsabile” per ogni attività, invece di più persone o di un gruppo. In questo modo si riduce la confusione su chi stia effettivamente lavorando a qualcosa.
- Evita di rendere te stesso (ovvero il project manager) responsabile di tutto. Questo impedisce che tu diventi un collo di bottiglia nel processo.
- Chiarisci la differenza tra consultato e informato. Le persone informate in genere non forniscono feedback, mentre quelle consultate possono farlo.
4. Sii deciso ma flessibile nella gestione del tuo team
Una buona leadership significa essere decisi e assumersi la responsabilità delle decisioni che prendi. Questo non significa, tuttavia, che tu debba fissare il tuo percorso nella pietra. Rimani flessibile e aperto a nuove idee, decisioni alternative o cambiamenti causati da qualcosa che è fuori dal tuo controllo.
Con il tempo migliorerai in questo ambito, attraverso tentativi ed errori, man mano che gestirai più team e prenderai più decisioni: svilupperai un intuito per capire quando prendere una decisione e quando aspettare per avere maggiori informazioni.
Questa competenza è importante per gestire gli eroi silenziosi del tuo team. Questi membri del team affidabili, modesti e dediti al lavoro si concentrano sulle attività e le portano a termine, ma hanno bisogno di una leadership forte e di indicazioni per essere efficaci.
Stabilisci le priorità del loro lavoro e fornisci istruzioni chiare, ma ascoltali quando hanno un suggerimento: sono sempre immersi nelle attività, quindi avranno molte informazioni di prima mano che potranno aiutarti a prendere decisioni.
Gestire un team di progetto in modo efficiente richiede strategie efficaci di gestione dei progetti che favoriscano la collaborazione e la responsabilità.
5. Comunica in modo efficace con il tuo team
Questo è abbastanza ovvio: una comunicazione chiara è essenziale per assicurarsi che tutti sappiano qual è il piano e su cosa dovrebbero lavorare. Ma ti sorprenderebbe sapere quanto spesso i manager sbagliano in questo ambito. Secondo uno studio, il 30% degli intervistati ha dichiarato di essere frustrato dalla comunicazione poco chiara dei propri responsabili.
Una comunicazione efficace è fondamentale anche per i sognatori che lavorano al tuo progetto. Le persone immerse nei propri pensieri, con idee creative o nuovi approcci, sono una risorsa preziosa per il tuo team, ma a volte possono perdere informazioni importanti che fornisci loro. I sognatori tendono a essere innovativi, riflessivi e curiosi, ma potrebbero avere bisogno di istruzioni chiare e distrarsi facilmente.
Definisci le aspettative e aiutali a concentrarsi sulle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere bene il loro lavoro e sfruttare quei sogni a occhi aperti.
Ecco alcune strategie per migliorare la tua comunicazione:
- Essere orientati all'azione e usare verbi chiari nelle istruzioni. Eliminare fronzoli e dettagli non necessari e concentrarsi su quale dovrebbe essere il prossimo passo per il lettore o l'ascoltatore.
- Mantenere la coerenza per quanto riguarda tempistiche, formattazione, canali e persino codifica a colori. Inviare un aggiornamento sullo stato in Slack una settimana e via e-mail quella successiva non farà altro che confondere il team.
- Includere i membri giusti del team. Inviare il messaggio a chi ne ha bisogno senza bombardare le notifiche di tutti gli altri.
- Usare gli strumenti giusti. Secondo la definizione delle applicazioni per la gestione dei progetti, queste offrono funzionalità di gestione delle attività, monitoraggio del tempo e collaborazione: tutto ciò di cui hai bisogno.
6. Stabilire metriche di progetto chiare
Il monitoraggio del progetto consente ai responsabili del team di controllare i contributi di ciascun membro e garantire l'allineamento con gli obiettivi del progetto. Determina quali KPI utilizzerai per stabilire quanto il team stia progredendo durante il ciclo di vita del progetto e se il lavoro procede secondo i piani per raggiungere gli obiettivi del progetto e le aspettative delle parti interessate.
Coinvolgi il team nelle metriche: se non sanno verso cosa lavorare, come puoi aspettarti il successo del progetto?
Stabilire metriche chiare è particolarmente utile per gli innovatori del tuo team. Sono creativi, strategici e flessibili e spesso portano ottime idee e piani chiari per l'implementazione. Tuttavia, hanno bisogno di limiti, poiché esiste il rischio che si spingano troppo oltre.
Trova un equilibrio tra il lasciare che la loro creatività fiorisca e assicurarti che il loro lavoro soddisfi le esigenze e le aspettative del progetto. Lascia libertà creativa, assicurandoti al contempo che i loro sforzi siano in linea con gli obiettivi del progetto, e comunica metriche chiare per mantenerli concentrati su ciò che è necessario per il successo del progetto.
Ecco alcune metriche che dovresti prendere in considerazione:
- Velocità dello sprint: utilizzata in Scrum, la velocità dello sprint misura la quantità di lavoro che il team completa in un determinato sprint (un periodo di tempo prestabilito, generalmente da due a quattro settimane). La velocità dovrebbe aumentare man mano che il team si affiata e prende familiarità con il progetto.
- Gestione del valore acquisito: assegna un valore monetario alla quantità di lavoro completata e la confronta con il budget utilizzato. Offre un quadro più accurato dell'avanzamento del progetto rispetto alla semplice quantità di lavoro completata in un determinato periodo.
- Tasso di utilizzo delle risorse: misura la quantità di lavoro fatturabile assegnata ai membri del team e se questa sia sostenibile. Non puntare a un utilizzo del 100%: le persone hanno bisogno di tempo per riunioni, e-mail e pause caffè. Punta a una percentuale compresa tra il 70 e l'80%.
7. Organizzare attività di consolidamento del gruppo
È facile capire perché molti responsabili di progetto saltino le attività di consolidamento del gruppo: le scadenze ravvicinate fanno sì che spesso ci sia a malapena tempo sufficiente per portare a termine il lavoro del progetto, per non parlare di un'attività divertente per rafforzare i legami.
Ma se riuscite a inserire qualcosa tra un progetto e l’altro (o anche alcuni rompighiaccio nelle vostre riunioni interne di avvio), contribuirete notevolmente a creare collaborazione e lavoro di squadra all’interno del team, ottenendo progetti di qualità superiore e più efficaci.
Le attività di costruzione del team sono il contesto in cui le persone assunte per la loro personalità del vostro team possono dare il meglio. Non è una critica: la cosiddetta “persona assunta per la sua personalità” è generalmente un forte elemento di collaborazione e connessione sociale.
Affidatele un ruolo da protagonista nel team, qualunque sia l’attività scelta, e coinvolgerà il gruppo dando il via a un lavoro di squadra efficace.
Ecco alcune idee:
- Provate semplici rompighiaccio per le riunioni interne, ad esempio condividere curiosità, parlare di un viaggio speciale fatto o dire se si è mai incontrata una celebrità.
- Organizzate un evento virtuale o in presenza, come una caccia al tesoro o una stanza di fuga: metterà alla prova il lavoro di squadra e la collaborazione.
- Un aperitivo del team: è un’ottima occasione per permettere ai membri del team di conoscersi meglio (ma assicuratevi di tenere conto dei membri del team che non bevono).
8. Date autonomia al vostro team di progetto
Le ricerche dimostrano che la microgestione può avere effetti negativi sulle prestazioni sia del team sia del progetto. Secondo un sondaggio, il 71% degli intervistati ha dichiarato che la microgestione interferiva con le proprie prestazioni lavorative e l’85% ha riferito che il proprio morale ne era stato influenzato negativamente.
In breve: non fate microgestione del vostro team. Lasciate che siano i suoi membri a decidere come vogliono lavorare. Permettete loro di assumersi la responsabilità delle proprie idee creative e di intervenire quando un processo o un risultato ostacola il team o il progetto.
Il vostro compito in qualità di responsabile di progetto è gestire le persone e guidare il team nella giusta direzione, anziché imporre esattamente come debba essere fatto ogni cosa.
Questo è ottimo per l’avvocato del diavolo del vostro team. Questi membri del team sono spesso scettici, indipendenti e audaci: caratteristiche che li aiutano a mettere in discussione lo status quo e i processi abituali. Date loro abbastanza autonomia per mettere in discussione lo status quo e i vostri processi abituali, continuando però a fornire una guida adeguata e utilizzando tecniche di risoluzione dei conflitti per assicurarvi che non si allontanino troppo dall’obiettivo.
Poiché possono sembrare anticonformisti e rischiare di isolarsi, incoraggiate un riscontro costruttivo e promuovete un ambiente in cui il loro contributo sia valorizzato e integrato, continuando al contempo a fornire una guida e a utilizzare tecniche di risoluzione dei conflitti per garantire che le discussioni rimangano produttive.
9. Celebrate i successi del team
Celebrarne i successi, grandi e piccoli, è un ottimo modo per mantenere il team motivato e coinvolto nel lavoro. Scoprite cosa preferisce ciascun membro del team quando si tratta di riconoscimenti (ad esempio, preferisce essere elogiato pubblicamente? Preferirebbe ricevere un messaggio privato?).
Nella maggior parte dei team di progetto troverete probabilmente anche un motivatore che esalta sempre i propri compagni di squadra. Queste persone sono ottimiste, energiche e solidali, e contribuiscono positivamente al morale del team.
Sebbene sia importante che voi, in qualità di leader del team, riconosciate pubblicamente l’eccellenza del lavoro svolto, incoraggiate anche il vostro team a fare lo stesso. Tenete però presente che i motivatori possono talvolta trascurare i dettagli o rischiare di eccedere nell’entusiasmo. Assicuratevi che il riconoscimento sia equilibrato da un riscontro costruttivo e dedicate del tempo a scoprire come ciascun membro del team preferisca essere riconosciuto, così da adattare di conseguenza le celebrazioni.
Ecco alcuni modi per celebrare le vittorie:
- Invia al membro del team un biglietto—virtuale o scritto a mano.
- Offrigli una piccola ricompensa, se puoi. Potrebbe trattarsi di una carta regalo per il suo bar preferito o di un pranzo insieme.
- Crea uno spazio dedicato ai riconoscimenti. Configura un canale Slack dedicato o una lavagna a cui chiunque possa aggiungere un riconoscimento.
Strumenti per la gestione dei team di progetto
Gestire un team efficace diventa molto più difficile senza uno spazio centralizzato in cui tenere sotto controllo ciò a cui il team sta lavorando e ciò che è in arrivo.
I diversi tipi di strumenti di gestione dei progetti ti permettono di conoscere la capacità, il carico di lavoro e se qualcuno ha troppe o troppo poche attività da svolgere. È molto più semplice che aggiornare manualmente un foglio di calcolo Excel ogni mattina, e i membri del team possono usarli per comunicare sul lavoro di progetto e scambiarsi feedback.
Inoltre, possono rendere visibili a tutti i membri del team i tuoi diagrammi di Gantt e le tue bacheche Kanban, aumentando trasparenza e responsabilità.
Ecco i migliori strumenti software per la gestione dei progetti attualmente disponibili sul mercato:
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Quando scegli uno strumento, assicurati di verificare che si integri con gli altri software che utilizzi già (Google Drive, Slack, Microsoft Teams, ecc.), in modo che dati e informazioni siano visibili su tutte le tue piattaforme.
Se la tua organizzazione è di piccole dimensioni, prova questo elenco di software per la gestione dei progetti per piccoli team.
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