7 tecniche di gestione delle risorse (con esempi)
Gestire le risorse in modo efficiente è come infilare un ago: se lo si fa nel modo giusto, l'intero progetto prende forma senza intoppi. Non si tratta solo di assegnare attività, ma di comprendere capacità, dipendenze, sfumature e potenziali impatti sul progetto.
Ecco sette tecniche di gestione delle risorse e come metterle in pratica.
Cosa sono le tecniche di gestione delle risorse?
La gestione delle risorse è il processo di identificazione, assegnazione e supervisione di tutto ciò di cui il team ha bisogno per realizzare un progetto. A differenza della pianificazione del progetto, che definisce il cosa e il quando, la gestione delle risorse si concentra sul chi, sul con cosa e sul costo. I cinque tipi principali di risorse sono:
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- Persone - membri del team, collaboratori e specialisti in materia
- Budget - le risorse finanziarie assegnate al progetto
- Attrezzature - hardware, macchinari o risorse specializzate
- Tempo - limitato e non rinnovabile
- Strumenti - il software di gestione dei progetti utilizzato dal team per collaborare e portare a termine il lavoro
Perché la gestione delle risorse è fondamentale
I progetti odierni coinvolgono più team, fusi orari e stili di lavoro, rendendo la gestione delle risorse più difficile che mai. Spiccano quattro sfide:
- Complessità interfunzionale — Quando le persone vengono coinvolte da reparti diversi, la pianificazione della capacità diventa un problema condiviso, caratterizzato da priorità in competizione.
- Vincoli di capacità — Senza visibilità sulla disponibilità, si verificano sovrallocazioni e colli di bottiglia.
- Cambio di contesto — Il multitasking eccessivo può costare ai team fino al 40% della loro produttività (APA).
- Lavoro ibrido e da remoto — I team distribuiti rendono più difficile individuare gli squilibri nelle risorse prima che causino danni.
Anche le conseguenze per le persone sono significative. I dipendenti esauriti hanno il 63% di probabilità in più di assentarsi per malattia (Gallup). Una solida pianificazione delle risorse e la gestione del carico di lavoro sono tra i modi più efficaci per proteggere sia il progetto sia il team.
7 tecniche di gestione delle risorse
Approfondiamo ciascuna di queste competenze di gestione delle risorse e tecniche, comprendendone l'essenza e l'applicazione nelle attività di gestione quotidiane.
- Previsione delle risorse
- Pianificazione delle risorse
- Allocazione delle risorse
- Programmazione delle risorse
- Livellamento delle risorse
- Utilizzo delle risorse
- Armonizzazione delle risorse
1. Previsione delle risorse
La previsione delle risorse è il processo di stima delle risorse necessarie per un progetto nelle sue fasi future. Esaminando i progetti passati, le tendenze attuali e le capacità del team, la previsione delle risorse consente di anticipare le esigenze ed evitare potenziali problemi, assicurandosi di non essere colti alla sprovvista quando la domanda aumenta o cambia.
Consente inoltre di elaborare un'idea preliminare delle risorse necessarie, aiutando a stimare il budget e assicurandosi di non arrivare a metà del progetto per poi rendersi conto di non avere abbastanza personale o di aver sovrallocato il team di progetto.
Esempio: Immagina di lavorare alla riprogettazione di un sito web che durerà tre mesi. Utilizzando un software di previsione dei progetti, ti siedi e stimi il tipo e la quantità di risorse necessarie. Ciò potrebbe comportare la previsione del numero di designer per gli elementi visivi, degli sviluppatori backend e dei redattori di contenuti web (che potrebbero essere freelance o dipendenti a tempo pieno).
Come applicarla:
- Recupera i dati da 2–3 progetti passati comparabili — annota le dimensioni del team, le tempistiche e i punti in cui il lavoro si è bloccato.
- Usali come riferimento iniziale, quindi apporta modifiche per tenere conto di ciò che differisce in questo progetto: nuovi strumenti, un ambito non familiare o un team più piccolo.
- Suddividi il fabbisogno di risorse per fase del progetto, in modo che le lacune siano visibili subito anziché diventare urgenti in seguito.
- Stabilisci un controllo ricorrente — settimanale o bisettimanale — per aggiornare le previsioni quando cambiano l'ambito o le priorità.
Scopri di più sulle previsioni, sulla capacità e sulle migliori pratiche di pianificazione delle risorse nella nostra guida alle migliori pratiche per la gestione della capacità.
2. Pianificazione delle risorse
La pianificazione delle risorse consiste nel determinare quali tipi di risorse (umane, tecniche, finanziarie) sono necessari, quando e in quali quantità.
Puoi quindi confrontare il tuo piano di gestione delle risorse con la capacità disponibile, per assicurarti che tutte le fasi del progetto dispongano delle risorse necessarie e che il tuo team non sia sovraccaricato da una quantità di lavoro superiore alla sua capacità.
Non si tratta di un flusso di lavoro una tantum. Controlli e adeguamenti regolari dei piani delle risorse sono fondamentali man mano che i progetti evolvono.
Esempio: supponiamo che tu stia per lanciare un nuovo prodotto software. La pianificazione delle risorse consisterebbe nell'elencare ogni attività (come i test del software, il marketing e la formazione degli utenti) e nell'abbinarla alle risorse disponibili. Un modo per semplificare questo processo consiste nell'utilizzare un creatore di diagrammi di Gantt.
Come applicarla:
- Elenca ogni attività o fase del progetto, quindi identifica il tipo di risorsa necessario per ciascuna, ad esempio persone, strumenti o budget.
- Confronta i dati con la capacità effettiva del tuo team per individuare le assegnazioni eccessive prima che si verifichino.
- Utilizza un modello di pianificazione delle risorse o uno strumento di pianificazione della capacità per accelerare il processo e mantenere tutto in un unico posto.
- Rivedi il piano in corrispondenza delle principali tappe del progetto — il fabbisogno di risorse cambia con l'evoluzione dei progetti e anche il piano dovrebbe farlo.
3. Assegnazione delle risorse
L'assegnazione delle risorse consiste nell'assegnare risorse ad attività o fasi specifiche del progetto.
In questo caso, è fondamentale riconoscere i punti di forza e i limiti del team e degli strumenti. Assegnare i membri del team alle attività in base alle loro competenze e disponibilità li mantiene motivati, sostiene il morale e, ancora una volta, previene il sovraccarico e lo spreco di risorse.
Esempio: considera l'esempio di assegnazione delle risorse per una campagna di marketing digitale. Dopo la pianificazione, avrai bisogno di un graphic designer, di un responsabile dei social media e di un redattore di contenuti. Assegnare le risorse di marketing significherebbe affidare attività specifiche a ciascuno di questi ruoli — ad esempio, il graphic designer potrebbe essere responsabile della creazione di grafiche per il blog e immagini per i social media. Allo stesso tempo, il redattore di contenuti si occuperebbe degli articoli del blog e delle didascalie per i social.
Come applicarla:
- Abbina prima le attività ai membri del team in base alle competenze e poi alla disponibilità — la persona giusta per il lavoro è più importante di chi ha più tempo libero.
- Verifica la presenza di conflitti prima di confermare le assegnazioni — qualcuno è già impegnato su più progetti?
- Utilizza un software per l'assegnazione delle risorse o un semplice foglio di calcolo per documentare chi è responsabile di cosa, così nulla viene trascurato.
- Osserva eventuali segnali di squilibrio quando il lavoro prende il via. Se una persona è costantemente sovraccarica mentre altre hanno capacità disponibile, riassegna il lavoro tempestivamente.
4. Pianificazione delle risorse
La pianificazione delle risorse si basa sull'allocazione, riportando gli incarichi su un calendario e specificando quando e dove verrà utilizzata ciascuna risorsa. In questa fase, probabilmente utilizzerai strumenti come i diagrammi di Gantt o i pianificatori delle risorse per visualizzare la tempistica delle risorse, assicurandoti che non vi siano sovrapposizioni o periodi di inattività.
Esempio: stai sviluppando una nuova app mobile. In questo contesto, la pianificazione delle risorse potrebbe prevedere l'assicurarsi che i designer UI/UX completino il loro lavoro prima che gli sviluppatori inizino a scrivere il codice. In questo modo, gli sviluppatori non devono aspettare i materiali grafici e i designer non devono affrettarsi per produrre modifiche dell'ultimo minuto.
Come applicarla:
- Una volta assegnate le risorse, inseriscile una per una su una linea temporale: a questo scopo sono efficaci un diagramma di Gantt o un pianificatore delle risorse.
- Cerca le dipendenze: identifica quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare e organizza di conseguenza gli incarichi.
- Controlla le sovrapposizioni: se la stessa persona è pianificata per due attività contemporaneamente, è necessario modificare qualcosa.
- Segnala gli eventuali periodi di inattività in cui le risorse rimangono inutilizzate tra un'attività e l'altra e modifica il programma per mantenere le attività efficienti.
5. Livellamento delle risorse
Il livellamento delle risorse è il processo di modifica delle tempistiche e delle scadenze per le attività e le operazioni di un progetto, affinché possano essere completate dalle risorse disponibili. Questa tecnica è possibile solo quando il programma del progetto è flessibile (in caso contrario, dovresti trovare altre risorse disponibili che possano occuparsi dell'attività o dei risultati, ovvero applicare il livellamento del carico di lavoro, ma ne parleremo più avanti).
In questo modo, eviti di sovraccaricare alcuni membri del team con scadenze irrealistiche. Secondo Tim Green, COO di GoTeamUp, “Il vantaggio principale è prevenire l'esaurimento delle risorse, creando un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.” Questo contribuisce a garantire una produttività costante e team più soddisfatti e meglio equilibrati.
Il vantaggio principale è prevenire l’esaurimento delle risorse, creando un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.
Esempio: nel bel mezzo del lancio di un prodotto, ti accorgi che il designer grafico non è disponibile per completare un'attività per la quale pensavi lo fosse. Il livellamento delle risorse consisterebbe nel modificare le date di inizio e fine dell'attività, spostandole ai giorni in cui il designer grafico è disponibile.
Per dimostrare come funziona, ecco un esempio di livellamento delle risorse con due diagrammi di Gantt che mostrano i risultati prima e dopo il processo.
Ed ecco come appare il nostro diagramma di Gantt dopo il livellamento delle risorse.
Come applicarlo:
- Individua i membri del team a cui sono state assegnate troppe attività e segnala quali attività stanno causando il sovraccarico.
- Verifica se il tuo programma offre flessibilità: se le scadenze possono essere spostate, modifica le tempistiche delle attività in base alla disponibilità effettiva invece di imporre un ritmo irrealistico.
- Se il programma non può essere modificato, si tratta di livellamento delle risorse (illustrato di seguito).
- Rid istribuisci il lavoro gradualmente anziché in grandi blocchi, in modo che l'adeguamento non crei un nuovo collo di bottiglia altrove.
6. Utilizzo delle risorse
L'utilizzo delle risorse implica comprendere con quale efficacia le risorse assegnate vengono impiegate. Monitorando metriche di utilizzo come le ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili o i rapporti di disponibilità delle risorse, puoi valutare l'efficienza dell'impiego delle risorse. Se individui risorse sottoutilizzate, hai l'opportunità di ricalibrare il lavoro e garantire la massima produttività. Questo “...può portare a significativi risparmi sui costi,” sostiene Tim Green.
Esempio: Dopo aver lanciato un corso online, noti che, mentre la maggior parte del team è completamente impegnata, il tuo videomaker, inizialmente assunto per i contenuti del corso, ha del tempo libero. L'utilizzo delle risorse implicherebbe sfruttare questa disponibilità creando contenuti video promozionali per il corso, così da ottenere il massimo valore da ogni membro del team.
Come applicarlo:
- Monitora regolarmente le ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili utilizzando un software per il monitoraggio del tempo.
- Esamina le metriche di utilizzo a livello di team e individuale per individuare chi è sovraccarico e chi ha capacità disponibile.
- Se qualcuno è sottoutilizzato, cerca attività correlate che corrispondano alle sue competenze prima di presumere che non ci sia nulla da fargli fare.
- Stabilisci un tasso di utilizzo obiettivo per il team e usalo come riferimento: un valore troppo basso segnala inefficienza, mentre uno troppo alto indica il rischio di esaurimento.
7. Livellamento delle risorse
Il livellamento delle risorse è il processo di adeguamento dell'utilizzo delle risorse quando la tempistica del progetto non è flessibile. A differenza del livellamento delle risorse, non puoi semplicemente modificare la data di scadenza dell'attività o del deliverable. Potresti invece dover aumentare le risorse per rispettare una scadenza ravvicinata.
Il vantaggio principale è un programma di progetto più flessibile e adattabile, che consente di rispondere meglio ai cambiamenti o alle circostanze impreviste.
Raggiungerai comunque la scadenza del progetto, ma il programma (ovvero quale attività viene svolta, quando e da chi) è sufficientemente flessibile da poter essere modificato per gestire cambiamenti nel personale o nella disponibilità delle risorse.
Esempio: Stai supervisionando la revisione completa di una piattaforma di commercio elettronico con una scadenza imminente e non flessibile. Tuttavia, disponi di un budget aggiuntivo per assumere un altro sviluppatore o magari assegnare il lavoro a uno sviluppatore senior che può lavorare più velocemente.
Ecco un esempio del prima e del dopo che mostra il risultato del processo di livellamento delle risorse.
Ecco come apparirebbe il programma del progetto dopo il livellamento delle risorse.
Come applicarlo:
- Conferma che la scadenza sia davvero fissa prima di applicare l'uniformazione delle risorse — se c'è una certa flessibilità nella tempistica, il livellamento delle risorse è il punto di partenza migliore.
- Individua quali attività del programma hanno un margine di flessibilità — anche con una scadenza rigida, spesso è possibile modificare la sequenza delle singole attività.
- Valuta le opzioni per aumentare la capacità: una nuova assunzione, un freelance o la riassegnazione del lavoro a un membro del team più senior che possa procedere più rapidamente.
- Controlla il budget prima di impegnarti — aggiungere risorse comporta un costo e vale la pena verificare che il compromesso sia vantaggioso prima di procedere.
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