Software per la gestione delle attività vs. software per la gestione dei progetti
Quando si tratta di scegliere un software, i project manager hanno una cosa in mente: qual è lo strumento migliore per il lavoro? Spesso, la scelta ricade tra un software per la gestione delle attività o un software per la gestione dei progetti.
Qual è dunque la differenza tra questi due tipi di strumenti? Uno è forse migliore dell’altro? Diamo un’occhiata più da vicino.
Progetti vs. attività: qual è la differenza?
Iniziamo analizzando due elementi essenziali nel mondo della gestione dei progetti: progetti e attività. Comprendere questi due elementi sarà utile come punto di partenza per chiarire le differenze tra il software per la gestione delle attività e quello per la gestione dei progetti.
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Che cos’è un progetto? Nel mondo della gestione dei progetti, un progetto è un’iniziativa unica. È un processo graduale con l’obiettivo di produrre un risultato o un prodotto specifico, come la progettazione di un nuovo sito web. Inizia quando cominci a pianificare e termina quando il sito è online.
Un progetto è composto da molte attività. È come un puzzle: le attività sono i pezzi che metti insieme per ottenere l’immagine finale. Il concetto di gestione dei progetti aziendali si concentra sull’allineamento dei progetti agli obiettivi strategici di un’azienda.
Che cosa sono le attività? Nel mondo della gestione dei progetti, le attività sono i piccoli passaggi da compiere per completare il progetto. Sono gli elementi di lavoro che tu o il tuo team dovete portare a termine lungo il percorso. In un progetto di progettazione di un sito web, un’attività potrebbe consistere nella creazione di un modello grafico o nella stesura dei testi del sito.
Esistono molti tipi di app per la gestione dei progetti e di app per la gestione delle attività, progettate per soddisfare esigenze di progetto diverse.
Gestione dei progetti vs. gestione delle attività
Analizziamo più a fondo le principali differenze tra la gestione dei progetti e la gestione delle attività. In sostanza, la portata di ciò che si sta cercando di realizzare determina in gran parte quale delle due app sarà necessaria.
La gestione dei progetti è orientata al coordinamento di progetti su larga scala composti da numerose attività, team e risorse. La gestione delle attività, invece, è più adatta alla gestione di attività semplici e indipendenti: considerala come la tua lista di cose da fare. Ecco alcune altre differenze:
- Dimensioni e portata dell’obiettivo: La gestione dei progetti viene utilizzata per obiettivi più ampi che coinvolgono molte attività, come costruire una casa. Le strategie di gestione delle attività, invece, funzionano meglio per obiettivi più piccoli con meno attività, come sostituire una tavola del ponte.
- Dettagli vs. visione d’insieme: La gestione delle attività è orientata ai dettagli e si concentra sulle singole attività all’interno di un progetto, spesso secondo una sequenza specifica. La gestione dei progetti, invece, supervisiona l’intero progetto dall’inizio alla fine, offrendo una visione d’insieme e coordinando tutti gli elementi.
- Temporanea vs. continua: La gestione delle attività è continuativa ed è ideale per gestire le attività quotidiane che i dipendenti svolgono regolarmente. La gestione dei progetti è temporanea e specifica per ciascun progetto, ed è utilizzata per progetti più ampi e una tantum, nonché per risultati specifici come il lancio di un nuovo prodotto.
La gestione dei progetti e l’automazione dei flussi di lavoro vengono spesso confuse: questo articolo, Gestione dei progetti vs automazione dei flussi di lavoro, analizza le principali differenze.
Che cos’è un software per la gestione delle attività?
Il software per la gestione delle attività è come una lista digitale avanzata di cose da fare. Uno dei principali vantaggi del software per la gestione delle attività è che è progettato per aiutare singoli individui o team a monitorare e gestire le proprie attività lavorative.
Questi strumenti consentono di creare e assegnare attività e di impostare scadenze, monitorandone al contempo l’avanzamento. Perfetto per gestire attività più semplici e indipendenti, il software per la gestione delle attività aiuta a stabilire le priorità del lavoro, evitare il sovraccarico e garantire che le attività quotidiane vengano completate in modo efficiente.
Questi strumenti di gestione delle attività utilizzano spesso le bacheche Kanban e altri modelli di organizzazione delle attività per organizzare le attività di un progetto. Inoltre, le integrazioni di terze parti, ad esempio con i software di gestione dei flussi di lavoro, possono aiutarti a migliorare le funzionalità dello strumento. Scopri di più sulle funzionalità dei software per i flussi di lavoro qui.
Esistono anche numerose opzioni gratuite di software per la gestione delle attività se la tua organizzazione ha un budget limitato. Puoi anche scoprire di più sul costo dei software per la gestione delle attività per determinare un budget ragionevole.
Che cos'è un software di gestione dei progetti?
La portata del mercato dei software di gestione dei progetti si sta espandendo rapidamente poiché sempre più aziende adottano strumenti digitali.
Il software di gestione dei progetti è come il direttore che coordina un'orchestra. È uno strumento per gestire progetti complessi che coinvolgono molteplici attività, risorse e membri del team. Lo scopo delle app per la gestione dei progetti è migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e garantire il completamento dei progetti con successo.
Oltre a tenere traccia delle attività, si tratta di gestire il quadro generale. Questo software supporta la pianificazione dei progetti, la programmazione, l'allocazione delle risorse, la comunicazione, la documentazione e la gestione dei rischi e dei cambiamenti.
Aiuta i team a rimanere sulla buona strada, raggiungere le tappe fondamentali del progetto, rispettare i budget e completare con successo i progetti nei tempi previsti. Ideale per progetti complessi e di grandi dimensioni, il software di gestione dei progetti offre il coordinamento, la collaborazione e la visibilità necessari.
Quali sono le principali differenze tra i due?
La differenza tra questi due tipi di software dipende in gran parte dalla scala e dalla complessità. Il software per la gestione delle attività potrebbe essere sufficiente se ti occupi principalmente di singole attività. Se devi gestire più progetti con numerose attività, team e dipendenze tra le attività, potresti aver bisogno di un software di gestione dei progetti.
Comprendere la differenza tra il software per la gestione delle attività e il software di gestione dei progetti, oltre ai vantaggi e agli svantaggi del software di gestione dei progetti rispetto al software per la gestione delle attività, può influenzare notevolmente la produttività del tuo team e il successo dei tuoi progetti. Ecco 3 differenze principali tra i due.
1. Funzionalità principali
Il software per la gestione delle attività si concentra sulle funzionalità a livello di attività, come la creazione, l'assegnazione, la definizione delle priorità e il monitoraggio delle attività. Pertanto, è comune trovare l'opzione per assegnare etichette alle attività, codificarle con i colori o utilizzare altri metodi per stabilire le priorità del lavoro.
Il software per la gestione delle attività consente inoltre di impostare attività ricorrenti e promemoria per tenere sotto controllo la tua lista delle cose da fare. Strumenti come Asana o Todoist consentono anche di impostare scadenze, aggiungere descrizioni delle attività, delegare le attività e commentare o collaborare direttamente su ciascuna attività.
Il software di gestione dei progetti incorpora anch'esso funzionalità a livello di attività, ma va molto oltre. Offre funzionalità come la pianificazione dei progetti, la gestione delle risorse e dei costi, la valutazione dei rischi e il monitoraggio del tempo, oltre a funzionalità di reporting.
Troverai inoltre diagrammi di Gantt per visualizzare le tempistiche dei progetti, dashboard per gli aggiornamenti in tempo reale sui progetti e strumenti di comunicazione per la collaborazione del team.
Queste funzionalità chiave dovrebbero essere incluse nella tua lista di controllo dei requisiti del software di gestione dei progetti.
2. Ambito
L'ambito di questi due tipi di software è un importante elemento distintivo.
La gestione delle attività è essenzialmente un sottoinsieme della gestione dei progetti. Pertanto, la gestione delle attività si concentra esclusivamente sulle singole attività. Puoi utilizzarla per organizzare il tuo lavoro, dalle attività personali ai piccoli flussi di lavoro del team. Riguarda principalmente il "cosa" e il "quando" delle attività.
La gestione dei progetti consiste nel gestire una serie di attività correlate verso un obiettivo comune. Non riguarda solo il "cosa" e il "quando", ma anche il "chi", il "come", il "perché" e il "cosa succederebbe se". Tiene conto delle risorse del progetto, dei rischi, dei cambiamenti e della comunicazione con gli stakeholder.
Le app complete per la gestione dei progetti offrono una visione olistica e d'insieme di tutti gli elementi del progetto. Puoi utilizzarle in ambienti più complessi e basati sui team.
3. Utilizzo
Puoi usare un software di gestione delle attività per uso personale o per piccoli team. È perfetto per tenere traccia delle attività quotidiane e puoi personalizzarlo in base ai flussi di lavoro individuali, ad esempio per ricordarti di dare seguito a un'e-mail, contattare un cliente o andare a prendere i tuoi figli a scuola.
Al contrario, utilizzi un software di gestione dei progetti in un contesto professionale e orientato al lavoro di squadra, in cui molte persone collaborano a progetti su larga scala. Fornisce l'infrastruttura necessaria per gestire attività complesse, come coordinare il lancio di un prodotto o gestire un progetto edilizio. In alcuni casi, esistono persino strumenti specializzati su cui puoi concentrarti, come gli strumenti di gestione dei progetti edilizi.
Ad esempio, un team di sviluppo software potrebbe usare Jira per monitorare l'avanzamento dello sprint, mentre un team di marketing potrebbe usare Basecamp per coordinare una campagna di lancio di un prodotto. Inoltre, l'utilizzo di una piattaforma di gestione dei progetti con supporto per Jira consente ai team di tenere sotto controllo le scadenze.
Il team di progetto può usare software come Asana per pianificare un progetto completo in base all'ambito del progetto e assegnare scadenze che possono essere mappate direttamente nel software. Ciò consente una migliore visibilità e gestione delle risorse e crea un flusso di lavoro agile più trasparente per l'intero ciclo di vita del progetto.
E adesso?
La storia dei prodotti per la gestione dei progetti riflette tendenze più ampie nella tecnologia e nelle pratiche di gestione aziendale.
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