Cos’è il Rischio delle Risorse e Come Gestirlo in Modo Efficace
Gestisci il rischio come un professionista: Il rischio delle risorse deriva dalla mancanza di risorse sufficienti o adeguate, spesso dovuta a vincoli di budget, lacune di talento o problemi nella catena di approvvigionamento. Una gestione proattiva e soluzioni creative sono fondamentali per mitigare questo rischio.
Soluzioni per Budget Limitati: Quando ti trovi di fronte a vincoli di budget, considera di allungare le tempistiche del progetto, ridurre l'ambito o fornire output meno complessi per completare il progetto senza sforare il budget o compromettere la funzionalità.
Stima con Attenzione: Stime imprecise possono causare rischi sulle risorse. Migliora le tue stime considerando la complessità e le contingenze e concedi tempo e budget adeguati per il completamento del progetto.
Come project manager, non hai sempre il controllo sulle risorse disponibili. Questo rende il rischio legato alle risorse un vero problema nei progetti.
Ecco come gestirlo in modo proattivo e reagire con fiducia, migliorare le tue capacità di gestione delle risorse e aumentare le probabilità di successo del progetto.
Cos'è il rischio di risorse?
Il rischio di risorse è una tipologia specifica di rischio di progetto che deriva dal non avere a disposizione risorse sufficienti (o adeguate) per portare a termine il lavoro progettuale.
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Il rischio di risorse può originarsi dalla mancanza di budget, di personale, di competenze specifiche oppure dal non disporre dei software o delle attrezzature adeguate per lavorare sul progetto. Le cause includono tempistiche che cambiano, assenza di competenze chiave o problemi nella catena di approvvigionamento.
Esempi di rischio di risorse
Per aiutarti a prepararti meglio nella gestione del rischio di risorse e migliorare l'allocazione delle risorse (quando sarà il momento), vediamo alcuni esempi reali e come potresti gestirli per ridurre il rischio.
Carenza di risorse
La maggior parte dei progetti si trova ad affrontare limitazioni nelle risorse, a meno che non si disponga di budget illimitato, tempo, talenti di alto livello ed equipaggiamenti. Le carenze più comuni derivano da vincoli di budget, mancanza di talenti o tempo insufficiente dovuto a sovraccarico di lavoro o ritardi nelle assunzioni.
Se il budget non è sufficiente, occorre trovare soluzioni creative. Puoi provare ad allungare la tempistica (per avere le risorse giuste senza incorrere in straordinari) oppure fornire un prodotto o risultato meno complesso (ridurre lo scope) che comunque raggiunga l’obiettivo.
Ad esempio, se hai un budget limitato per un progetto di sviluppo web, puoi partire da un template e personalizzarlo invece che creare un design completamente su misura. In questo modo consegni un prodotto funzionante a un costo inferiore.
Puoi anche prevedere piani di contingenza o un budget di contingenza specifico a cui attingere in caso di carenze. Alcune agenzie richiedono un budget di contingenza del 10-20% per coprire eventuali extra rispetto alle stime iniziali.
Assenze impreviste
Le assenze impreviste si verificano quando i membri del team si assentano all'ultimo per malattia, lutto o burnout. È difficile pianificarle nella maggior parte dei casi.
Riduci il rischio partendo dal presupposto che possa accadere e lascia un margine nelle tempistiche di progetto per evitare ritardi. Un'altra opzione è implementare un sistema (tramite software per la gestione delle risorse umane) che consenta ai membri del team di sostituirsi reciprocamente in caso di assenza improvvisa.
Stime inaccurate
Stime progettuali imprecise possono portare a rischi di risorse se sottovaluti le persone, il tempo o il budget necessari. Ad esempio, se sai che il tuo team impiega solitamente 10 ore per realizzare la homepage di un sito semplice, dovresti aggiungere qualche ora in più per una pagina più complessa.
Nella stima del budget, potresti anche trovarti ad affrontare dei rischi se il cliente o altri stakeholder credono che il progetto debba costare meno di quanto effettivamente richiede.
Ad esempio, supponiamo che tu venga incaricato di creare il sito per uno studio di consulenza. Hanno a disposizione $100.000 per il progetto, ma pensi che servano almeno $125.000 per evitare sforamenti e vorresti proporre $150.000 per mantenere la redditività attesa. In questo caso, potresti correre un rischio se decidi di accetare il progetto a $100.000, o di stimare che sia possibile realizzarlo con un budget più basso.
Sovra-allocazione
La sovra-allocazione si verifica quando assegni troppe risorse a un singolo progetto. Questo può causare ritardi nelle altre attività in corso e portare anche a un sottoutilizzo delle restanti risorse disponibili.
Una delle migliori strategie di mitigazione in questo caso è la pianificazione della capacità effettuata regolarmente. In questo modo puoi vedere se qualcuno sul progetto ha capacità per altri incarichi e assegnare task su progetti paralleli. Attenzione però: troppi cambi di contesto possono compromettere l’efficacia complessiva del progetto e portare a burnout.
Lacune di competenze
Le carenze di competenze rappresentano un rischio potenziale; valuta le competenze del team e segnala eventuali lacune che potrebbero influire sugli esiti del progetto.
Ad esempio, gestire un progetto di sviluppo software senza un esperto di user experience potrebbe portare a un'esperienza utente meno che ottimale al momento del lancio dell'applicazione.
Quando inizi un nuovo progetto, elenca i requisiti delle risorse prima di effettuare qualsiasi pianificazione delle risorse o allocazione, così da sapere di cosa hai bisogno e segnalare eventuali carenze una volta assegnate tutte le risorse.
Conflitti
I conflitti di pianificazione possono rappresentare un rischio per le risorse se non vengono individuati tempestivamente. Quando mappi le tappe fondamentali del progetto, segnala quando un membro del team di progetto ha più traguardi nella stessa settimana o nello stesso giorno.
Ad esempio, se il Progetto A ha una presentazione per il cliente tra 2 settimane e il tuo designer è coinvolto sia nella preparazione della presentazione che deve consegnare numerose revisioni lo stesso giorno per il redesign del sito di Cliente B, verifica se puoi spostare uno di questi compiti per garantirgli abbastanza tempo per concentrarsi sulle attività richieste.
Se le scadenze non possono essere spostate, coinvolgi un altro designer per aiutare con le modifiche o supportare il progetto in altri modi. Questo non solo soddisfa le esigenze del cliente, ma aiuta anche il designer ad acquisire preziose competenze di direzione creativa per la propria carriera.
Dipendenze
Gestire le dipendenze è anche una parte fondamentale della gestione dei rischi legati alle risorse. Per capire dove si trovano le tue dipendenze (e i rischi ad esse associati), esegui una mappatura delle dipendenze come parte del processo di pianificazione del progetto.
Se un'attività dipendente è in ritardo, può mettere a rischio l'intera timeline del progetto. Ad esempio, un acquisto ritardato del dominio può portare a una corsa all'ultimo minuto durante il lancio del sito. Questo potrebbe essere particolarmente disastroso se il nome scelto è già stato acquistato da qualcun altro.
Un altro esempio comune, influenzato da fattori più esterni, riguarda design e sviluppo. Se il cliente o lo stakeholder impiega troppo tempo ad approvare i design finali prima dello sviluppo, possono succedere due cose.
Il progetto può non rispettare la data di lancio o richiedere una pianificazione accelerata, con il rischio di errori nello sviluppo. Quindi, assicurati che il tuo cliente o stakeholder comprenda questo rischio quando stai raccogliendo feedback sul design.
Come mitigare i rischi legati alle risorse
Il miglior consiglio che posso darti per mitigare i rischi relativi alle risorse è identificarli in modo proattivo. Più facile a dirsi che a farsi, ma più progetti gestisci, più ti capiterà di vedere sempre gli stessi rischi. Questo può aiutarti a pianificare in anticipo e a prevenirli, evitando che mettano in pericolo il tuo progetto.
1. Identifica potenziali carenze di risorse
Quando avvii nuovi progetti o iniziative, individua le potenziali carenze di risorse prima di iniziare. Usa uno strumento di previsione per prototipare i tuoi piani di progetto, individua dove si trovano le lacune di risorse e colmale prima che emergano.
2. Esegui la pianificazione di capacità e carico di lavoro
La gestione della capacità e la pianificazione del carico di lavoro possono aiutarti ad anticipare i rischi legati alle risorse. È come guardare dietro l'angolo prima di svoltare a destra con il semaforo rosso: puoi vedere cosa arriva e regolare perfettamente i tuoi tempi.
Se lavori in un'agenzia o in un team orientato ai progetti, organizzate incontri periodici per esaminare i livelli di utilizzo delle risorse e vedere chi è sottoutilizzato o sovraccarico, così da mitigare i rischi in tempo reale.
Organizza questi incontri regolarmente (e non solo all'inizio di un nuovo progetto). Questo perché le tempistiche di progetto e gli ambiti di progetto possono cambiare in base a molti fattori, il che può portare a colli di bottiglia e nuove necessità di risorse.
3. Mantieni i membri del team coinvolti
Mantenere i membri del team coinvolti durante tutto il ciclo di vita del progetto può anche aiutare a mitigare i rischi legati alle risorse. Con un team coinvolto, sarà meno probabile che si verifichino assenze non pianificate, sotto-utilizzo, o burnout. Le risorse con momenti di inattività possono cercare modi aggiuntivi per contribuire al progetto o a iniziative correlate.
Se hai difficoltà a mantenere il coinvolgimento del team, organizza alcune attività di team building. Può essere semplice come dedicare mezz’ora a fare un gioco, parlare di qualcosa che non riguardi il lavoro (se hai un piccolo team) o fare una pausa caffè—tutte queste opzioni funzionano sia in presenza che virtualmente.
4. Effettua la pianificazione della successione
La pianificazione della successione non avviene abbastanza spesso nella maggior parte delle organizzazioni. Quando qualcuno lascia durante un progetto può essere estremamente dirompente, specialmente se possiede competenze difficili da sostituire.
Come parte della valutazione dei rischi, osserva le risorse del tuo progetto e le loro competenze per determinare chi puoi far crescere internamente, così da sviluppare le abilità richieste nel caso qualcuno dovesse lasciare. Dovresti anche analizzare chi potresti avere “in panchina” virtuale nel caso in cui emergesse un gap di risorse.
I programmi formativi della tua organizzazione dovrebbero tenere conto dei modi in cui puoi favorire l’espansione delle competenze dei membri del team per prepararli ad avanzamenti futuri.
Questo tipo di sviluppo professionale porta benefici a tutti—l’organizzazione avrà le risorse necessarie a sostituire chi se ne va e l’individuo avrà competenze più spendibili per crescere nella propria carriera.
5. Mitiga le dipendenze
Utilizzando i tuoi flussi di lavoro e la mappa delle dipendenze, individua tutti i punti in cui le dipendenze rappresentano dei rischi. Se non sei sicuro di cosa cercare, considera quei punti in cui un ritardo da parte di una persona potrebbe rallentare l’intero progetto.
Ad esempio, se stai creando contenuti per uno stand fieristico che devono essere stampati e spediti entro una certa data, assicurati che chi crea e approva il contenuto riesca a completare la propria parte in tempo. Ricorda a tutte le parti coinvolte l’importanza di restare in carreggiata. Per restare organizzati, utilizza un software per la pianificazione delle risorse per coordinare le dipendenze relative a risorse umane o attrezzature.
Se i materiali non vengono inviati in tempo alla tipografia, non saranno pronti per la data di spedizione e, di conseguenza, non potranno essere distribuiti allo stand.
6. Monitora l’utilizzo
Anche se abbiamo già parlato di utilizzo delle risorse, vale la pena ribadire che non si tratta di un’attività da fare una sola volta. Monitorare regolarmente l’utilizzo e apportare le dovute modifiche può aiutare a mantenere ottimali i livelli di staff.
Se le persone sono sovraccariche di lavoro o sottoutilizzate, individua la causa. Ad esempio, se il developer A lavora più velocemente del developer B ma hanno lo stesso carico, il developer A potrebbe avere dei tempi morti mentre il developer B fa fatica e resta oltre l’orario.
7. Prevedi le contromisure
Un’ultima parola sulla mitigazione del rischio legato alle risorse riguarda la pianificazione delle contingenze. Tutti conosciamo i classici cliché sulle migliori strategie… Allora perché non preparare qualche piano alternativo? Così, se vai incontro a un rischio che potrebbe compromettere il progetto, avrai già in mente alcune soluzioni per evitarlo. Questo può ridurre lo stress per tutte le parti coinvolte (te compreso)!
Strumenti per la gestione dei rischi delle risorse
Non devi gestire da solo i rischi delle tue risorse! Oltre a lavorare con il tuo team sulle strategie di mitigazione, diversi strumenti di pianificazione delle risorse possono aiutarti in questo compito.
Il principale vantaggio di un software per la pianificazione delle risorse è che puoi usarlo per creare una mappa delle dipendenze che mostra dove le attività possono sovrapporsi o prevedere come le tue risorse sono (o saranno) utilizzate nel tempo.
Quando si tratta di scegliere il giusto strumento di gestione delle risorse per i tuoi progetti, questi sono alcuni dei migliori disponibili:
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