6 modi in cui la gestione delle risorse è diversa per i team da remoto

Quando si parla di gestione delle risorse di un'agenzia, spesso si parte dal budget. Prima che l'ambito del lavoro venga approvato, dovresti collaborare con chiunque si occupi dello sviluppo commerciale nella tua organizzazione per assicurarti che le stime siano accurate, così che l'azienda possa fatturare al cliente un importo sufficiente a coprire il costo della realizzazione del progetto (manodopera, strumenti/risorse, costi generali, ecc.). Scopri di più sulla gestione delle risorse creative qui.

Prima della riunione di avvio e durante la pianificazione del progetto, collaborerai con la dirigenza per determinare chi, all'interno del team, lavorerà al progetto e di quali strumenti o licenze software potrebbe aver bisogno.

Durante il progetto, potresti dover coordinarti con i membri del team o con altri responsabili di progetto (o con il responsabile delle risorse della tua organizzazione) per assicurarti che non ci siano conflitti di programmazione e che tutti abbiano aspettative chiare su quale lavoro verrà svolto e quando. È inoltre importante scoprire se alcuni progetti hanno una priorità maggiore rispetto ad altri e determinare in che modo ciò potrebbe influire sulle tempistiche.

Quando lavori a un progetto come responsabile di progetto interno, oppure quando ti viene affidato un progetto interno per il quale non fatturi i clienti, la situazione potrebbe essere leggermente diversa. Potresti semplicemente iniziare riunendo il team di progetto per determinare cosa farà ciascuna persona, come lo farà e se il team potrebbe aver bisogno di altri strumenti o risorse per completare il progetto entro i tempi necessari. 

La composizione del team potrebbe essere assegnata dai responsabili di diversi reparti, soprattutto se il progetto richiede la collaborazione di un team interfunzionale. 

Come gestire le risorse da remoto

I concetti chiave della gestione delle risorse da remoto non sono molto diversi da quelli della gestione in ufficio, ma le sfumature aggiungono una certa complessità.

È qui che la creazione di una cultura aziendale che dia priorità a modalità di lavoro flessibili può avere un grande impatto. Vale la pena promuovere alcune di queste politiche e pratiche nella tua sfera di influenza: 

• Quando gestisci team da remoto o lavori da casa, i protocolli di comunicazione e collaborazione a volte devono cambiare. Ad esempio, comunicare in modo proattivo con i lavoratori da remoto riguardo agli orari e alle assegnazioni del personale può contribuire a creare una cultura aziendale che consenta modalità di lavoro flessibili.
• Potrebbe essere necessario considerare alcune politiche di lavoro a livello aziendale per garantire una distribuzione del personale equa e coerente negli ambienti di lavoro da remoto. Ciò include politiche per l'inserimento dei nuovi dipendenti e la gestione delle prestazioni (senza ricorrere alla microgestione).
• Quando gestisci le risorse finanziarie, potresti scoprire che una parte minore del budget viene destinata agli spazi di lavoro fisici e una parte maggiore agli strumenti di collaborazione, come i software per videoconferenze.

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Vale inoltre la pena lavorare sulle tue competenze di gestione delle risorse. Il lavoro da remoto può rendere ancora più difficile mantenere tutti aggiornati e informati e, quanto più affinate saranno le tue competenze, tanto più semplice sarà riuscirci.

6 considerazioni per la gestione delle risorse da remoto

1. In che modo il tempo dedicato alla collaborazione da remoto influirà sul budget

Quando si lavora con dipendenti da remoto, potrebbero esserci considerazioni di budget aggiuntive (o diverse).

Avere abbastanza tempo per una buona comunicazione e aggiornamenti regolari è una priorità assoluta in un ambiente di lavoro da remoto. Assicurati di non lesinare sulla comunicazione e sulla collaborazione per risparmiare qualche ora o dollaro–potrebbe rivelarsi controproducente quando le persone si perdono aggiornamenti importanti o i risultati devono essere rielaborati perché qualcuno non era al corrente della situazione. 

Poiché le tariffe fatturabili possono far sembrare costose le riunioni, devi assicurarti di prevedere il tempo delle riunioni nelle tue stime. Potrebbe essere utile organizzare riunioni più frequenti all'inizio di un nuovo progetto per favorire una comunicazione più fluida tra i membri, ma non devi esagerare. 

Un team di sette persone, con ciascun membro che fattura 100 dollari all'ora, significa che una riunione di un'ora costerà 700 dollari. Moltiplicando questo importo per un progetto di sei mesi, con una riunione alla settimana, si arriva a spendere 16.800 dollari del budget solo per una riunione settimanale.

2. Quali materiali o forniture sono necessari per completare il lavoro (inclusi hardware e software)

Ovviamente, è importante assicurarsi di utilizzare un sistema software efficace per la gestione delle risorse e del lavoro (consulta le nostre selezioni dei migliori software per la gestione delle risorse e dei migliori software gratuiti per la gestione delle risorse)

Ma non è tutto ciò di cui avrai bisogno.

Per facilitare una buona comunicazione dovrai aggiungere alcuni strumenti di collaborazione al tuo insieme di strumenti. Tra gli strumenti più utilizzati ci sono Slack, Microsoft Teams e Zoom, insieme ad altre piattaforme di collaborazione come Webex, ma potrebbero essere necessari ulteriori strumenti o forniture per aiutare un team distribuito a portare avanti un progetto. Potrebbero essere inclusi strumenti di collaborazione visiva come software per la creazione di mappe mentali o per la lavagna digitale, oltre a elementi fisici come computer portatili, monitor aggiuntivi e altoparlanti.

Per i progetti digitali che funzionano come app su un telefono o persino su un chiosco, potrebbe essere necessario hardware e software specializzato per i test e il controllo qualità, così da garantire che il prodotto finale sia perfetto. Questi elementi possono occupare una parte consistente del budget, quindi è fondamentale tener conto di queste esigenze durante la pianificazione delle risorse.

Quando si prepara il piano di progetto, i team da remoto possono trarre vantaggio dall'utilizzo di modelli progettati specificamente per gestire il lavoro e le comunicazioni. Ciò può includere modelli di piani di progetto e flussi di lavoro, ordini del giorno delle riunioni e persino aggiornamenti sullo stato utilizzati per mantenere le parti interessate informate durante tutto il progetto. In qualità di responsabile di progetto, potresti anche voler includere queste esigenze nell'elenco dei materiali.

3. Come pianificare il lavoro sincrono e asincrono tra fusi orari diversi

In qualità di responsabile di progetto, quando avvii un progetto e assegni risorse e membri al team di progetto, considera i fusi orari di tutte le persone coinvolte e cerca di ottenere il maggior numero possibile di ore sovrapposte tra i membri del team. Potresti chiedere alle persone di modificare leggermente i propri orari per consentire più tempo per la collaborazione quando necessario, ma fallo in modo strategico. Nessuno vuole lavorare fino a tardi (nel proprio fuso orario) il venerdì sera!

Nei progetti in cui il lavoro passa da un membro del team all'altro mentre procede lungo un processo, i fusi orari possono essere meno importanti. Tuttavia, quando i membri del team devono collaborare in tempo reale, ad esempio nel caso di due sviluppatori che partecipano a una sessione di programmazione in coppia, dovranno coordinarsi intenzionalmente per programmare un tempo sufficiente per la collaborazione durante le ore lavorative sovrapposte.

Queste esigenze di collaborazione devono essere prese in considerazione quando si pianifica un progetto e si scelgono le risorse. Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti per team da remoto può essere utile anche per pianificare i flussi di lavoro e assegnare le attività.

Chiedere al tuo sviluppatore con sede a New York di alzarsi molto presto per adattarsi agli orari dello sviluppatore con sede a Parigi, o viceversa, è una ricetta per l'esaurimento professionale o, quantomeno, per un peggiore equilibrio tra vita professionale e privata per almeno uno dei membri del team.

4. I ruoli necessari nel team per completare il progetto

Quando gestisci le risorse necessarie per i progetti dei team da remoto, inizia riflettendo sui ruoli e sulle competenze necessarie per completare il lavoro. Poiché probabilmente devi rispettare un budget definito e forse anche altri progetti e priorità per la tua agenzia o azienda, quando assegni il personale ai nuovi progetti devi considerare la disponibilità dei membri del team.

Alcuni aspetti che potresti voler prendere in considerazione includono:

• Quali competenze può mettere a disposizione ciascuna persona?
• Qual è la disponibilità di questa persona (al giorno, alla settimana o per sprint)?
• Alcune parti del progetto necessitano di risorse aggiuntive o competenze specialistiche?
• Ci sono differenze di fuso orario, ostacoli alla comunicazione o barriere linguistiche di cui tenere conto?
• Il cliente ha requisiti riguardo al luogo in cui devono trovarsi i membri della squadra?
• Quali saranno gli orari di lavoro per questo progetto?
• Cosa succede se qualcuno lascia l'azienda o la squadra durante questo progetto?

Il software per la pianificazione delle risorse può contribuire a semplificare questo processo, fornendo una panoramica chiara delle competenze, della disponibilità e dei fusi orari dei membri della squadra durante la pianificazione del progetto. Questi sono solo alcuni dei principali vantaggi degli strumenti per la pianificazione delle risorse.

5. Come gestire il coinvolgimento dei dipendenti

Sebbene molte persone preferiscano la flessibilità che il lavoro da remoto può offrire, se non ci sono opportunità di collaborare e interagire con gli altri, può risultare molto isolante e portare al burnout. Pertanto, quando si pianificano progetti per squadre da remoto, questo aspetto deve essere preso in considerazione e pianificato, poiché non si verificherà spontaneamente.

Ritagliare del tempo per le attività di team building durante le riunioni della squadra può essere un modo per promuovere il coinvolgimento dei dipendenti. Se non l'hai mai fatto o i tuoi giochi rompighiaccio stanno iniziando a diventare ripetitivi, prova alcuni giochi virtuali. Esistono molti giochi online brevi a cui si può partecipare con squadre virtuali, come un quiz utilizzando Kahoot o Minute to Win It. Un'altra buona pratica nella gestione dei dipendenti da remoto consiste nel chiedere loro cosa potrebbe coinvolgerli o di cosa hanno bisogno.

Effettuare periodicamente un “controllo della temperatura” sul livello di coinvolgimento durante il progetto è una buona pratica per i project manager e i responsabili dell'organizzazione. Se scopri che qualcosa è particolarmente impegnativo per la tua squadra, collaborate per risolvere i problemi. Al contrario, se qualcosa funziona molto bene per la squadra, valuta come sfruttarlo nei progetti futuri o applicarlo su scala più ampia in tutta l'azienda.

6. Cosa succede se si verificano problemi di rendimento

Prepararsi al peggio, ma aspettarsi il meglio, potrebbe essere il mantra di un responsabile di progetto. Pertanto, quando gestiamo le risorse nei progetti da remoto, potremmo voler presumere la buona fede e che tutti partecipino pienamente ogni giorno, svolgendo il proprio lavoro al meglio. Ma cosa succede quando non è così?

Non è come in ufficio, dove puoi invitare i membri della squadra in uno spazio privato per parlare dei problemi di rendimento quando si presentano. Quindi, come si gestiscono durante i progetti da remoto?

I responsabili da remoto dovrebbero utilizzare riunioni individuali o incontri di verifica in videochiamata per discutere dei problemi di rendimento o delle difficoltà all'interno della squadra. Questo potrebbe includere la disponibilità dei dipendenti durante l'orario di lavoro, la gestione del tempo, le lacune nelle competenze o persino le mancate comunicazioni. Per problemi davvero importanti, come una scadenza non rispettata o un disaccordo all'interno della squadra, dovrebbe essere organizzata una riunione tra tutte le parti coinvolte tramite videoconferenza o di persona, se tutti possono incontrarsi in una sede centrale o in ufficio.

È importante interrompere qualsiasi pettegolezzo o conversazione parallela e affrontare direttamente i problemi. Questo contribuisce a creare fiducia tra i membri della squadra da remoto. Affronta le conversazioni in modo diretto e riassumi per iscritto la discussione e i passaggi successivi.

I vantaggi di una gestione efficace delle risorse nei progetti da remoto

Essere in grado di gestire progetti con membri della squadra e altre risorse distribuiti in tutto il mondo è una competenza che richiede pratica. Con vantaggi che vanno da una maggiore flessibilità a un migliore accesso ai talenti, fino a un equilibrio più sano tra vita lavorativa e privata, è una competenza che vale la pena sviluppare come project manager.

Se vuoi saperne di più sulla gestione dei membri di una squadra da remoto o sulla scelta degli strumenti giusti, abbiamo articoli su diversi argomenti che possono aiutarti. Per ricevere questi consigli direttamente nella tua casella di posta, iscriviti alla nostra newsletter e resta aggiornato!