6 Modi in Cui la Gestione delle Risorse È Diversa per i Team Remoti
Hai mai provato a gestire un progetto con un budget insufficiente, troppo poche persone, strumenti mancanti o competenze critiche carenti? Se stai annuendo o pensando a quel progetto (sì, proprio quello) che è stato particolarmente difficile perché non aveva le risorse giuste, allora questo articolo fa per te!
Gestire un progetto senza le risorse adeguate è già una sfida, ma gestirlo senza le giuste risorse E con membri del team sparsi in tutto il paese o nel mondo è una sfida ancora più grande. Quindi affrontiamo entrambe le difficoltà in un unico articolo.
Che cos'è la gestione delle risorse?
Nel contesto della gestione dei progetti, il processo di gestione delle risorse riguarda l’assicurarsi di avere le persone giuste, i materiali necessari e abbastanza denaro (ovvero, budget) per portare a termine il progetto che ti è stato affidato.
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Quando si parla di gestione delle risorse in agenzia, spesso tutto parte dal budget. Prima che venga approvato l’ambito di lavoro, dovresti lavorare con chi si occupa di sviluppo commerciale nella tua organizzazione per assicurarti che le stime siano accurate, in modo che l’azienda possa fatturare al cliente un importo sufficiente a coprire i costi del progetto (manodopera, strumenti/risorse, spese generali, ecc.). Scopri di più sulla gestione delle risorse creative qui.
Prima dell’avvio e durante la pianificazione di progetto, lavorerai con il management per stabilire chi, nel team, lavorerà sul progetto e di quali strumenti o licenze software potrà avere bisogno.
Durante il progetto, potrebbe essere necessario coordinarsi con membri del team o altri project manager (o con il resource manager della tua organizzazione) per assicurarti che non ci siano conflitti di agenda e che tutti abbiano chiare aspettative su cosa verrà fatto e quando. È anche importante scoprire se certi progetti abbiano una priorità maggiore rispetto ad altri e verificare come questo possa incidere sulle tue scadenze.
Se lavori su un progetto come project manager interno o se ti viene affidato un progetto interno per il quale non si fatturano clienti, la situazione potrebbe essere leggermente diversa. Potresti semplicemente iniziare riunendo il team di progetto per definire chi farà cosa, come verrà realizzato il lavoro e se ci sono altri strumenti o risorse di cui il gruppo potrebbe aver bisogno per completare il progetto nei tempi richiesti.
La composizione del tuo team potrebbe essere stabilita dai responsabili dei vari reparti, soprattutto se il progetto coinvolge team trasversali a più funzioni.
Come gestire le risorse a distanza
I concetti chiave della gestione delle risorse da remoto non sono molto diversi dalla gestione in presenza, ma le sfumature rendono la cosa più complessa.
È qui che creare una cultura aziendale che dia priorità a modalità di lavoro flessibili può fare una grande differenza. Vale la pena promuovere alcune di queste politiche e pratiche nella propria area di influenza:
- Quando gestisci team remoti o quando lavori da casa, i protocolli di comunicazione e collaborazione a volte devono cambiare. Ad esempio, comunicare in modo proattivo con i lavoratori da remoto in merito a orari e assegnazioni può favorire una cultura aziendale che supporta modalità di lavoro flessibili.
- Potresti dover considerare alcune politiche organizzative per garantire una gestione del personale equa e coerente in contesti di lavoro remoto. Ciò include politiche per l’onboarding e la gestione delle performance (senza ricorrere al micromanagement).
- Nella gestione delle risorse economiche, potresti scoprire che una parte minore del budget viene destinata agli spazi fisici di lavoro e una parte maggiore a strumenti di collaborazione, come il software per videoconferenze.
6 Considerazioni per la gestione delle risorse a distanza
1. In che modo il tempo di collaborazione a distanza inciderà sul budget
Potrebbero esserci considerazioni aggiuntive (o differenti) sul budget quando si lavora con collaboratori da remoto.
Avere abbastanza tempo per una comunicazione efficace e controlli regolari è una priorità fondamentale in ambienti di lavoro a distanza. Assicurati di non risparmiare sulla comunicazione e sulla collaborazione solo per tagliare qualche ora o qualche euro: questo potrebbe ritorcersi contro se le persone perdessero aggiornamenti importanti o se le consegne dovessero essere rifatte perché qualcuno è rimasto fuori dal giro.
Poiché le tariffe fatturabili possono far sembrare le riunioni costose, è importante assicurarsi di inserire il tempo destinato alle riunioni nelle proprie stime. Può avere senso prevedere incontri più frequenti all’inizio di un nuovo progetto per facilitare la comunicazione tra i membri, ma è meglio non esagerare in questa fase.
Un team di sette persone, ciascuna con una tariffa di $100 l’ora, significa che una riunione di un’ora costerà $700. Se moltiplichi questa cifra per un progetto di sei mesi, con una riunione a settimana, spenderai $16.800 del tuo budget solo per una riunione settimanale.
2. Quali materiali o risorse sono necessari per completare il lavoro (inclusi hardware e software)
Ovviamente, è importante assicurarsi di utilizzare un sistema efficace di software per la gestione delle risorse per organizzare il lavoro (consulta le nostre scelte per i migliori software di gestione delle risorse e i migliori software gratuiti di gestione delle risorse)
Ma non è tutto ciò di cui avrai bisogno.
Per favorire una buona comunicazione, è necessario aggiungere alcuni strumenti di collaborazione alla propria dotazione. Alcuni degli strumenti più utilizzati sono Slack, Microsoft Teams e Zoom, ma molti altri software o materiali potrebbero essere necessari per aiutare un team distribuito a portare avanti un progetto. Questo può includere strumenti di collaborazione visiva come i software per la creazione di mappe mentali o per la lavagna virtuale, oltre a oggetti fisici come laptop, monitor aggiuntivi e altoparlanti.
Per progetti digitali che funzionano come app su telefoni o persino su chioschi, possono essere necessari hardware e software specializzati per i test e il controllo qualità, per garantire che il prodotto finale sia perfetto. Questi elementi possono incidere in modo significativo sul budget, quindi è fondamentale prevederli durante la pianificazione delle risorse.
Durante l’organizzazione del piano di progetto, i team remoti possono trarre vantaggio dall’uso di modelli creati appositamente per gestire il loro lavoro e la comunicazione. Questo può includere modelli di piano di progetto e workflow, agende per le riunioni ed anche aggiornamenti di stato che aiutano a tenere tutti gli stakeholder informati per tutta la durata del progetto. Come project manager, potresti voler tener conto di queste esigenze nell’elenco dei materiali.
3. Come pianificare il lavoro sincrono e asincrono tra diversi fusi orari
Come project manager, quando avvii un progetto e assegni risorse e membri al team, considera i fusi orari di tutti gli interessati e cerca di ottenere il maggior numero possibile di ore sovrapposte tra i membri del team. Puoi anche chiedere a qualcuno di adattare leggermente il proprio orario per permettere una maggiore collaborazione quando necessario, ma occorre agire in maniera strategica. Nessuno vuole lavorare fino a tardi (secondo il proprio fuso orario) di venerdì sera!
Nei progetti in cui il lavoro viene passato da un membro del team all’altro durante le varie fasi, i fusi orari possono essere meno importanti. Tuttavia, quando i membri del team hanno bisogno di collaborare in tempo reale, come due sviluppatori che partecipano a una sessione di pair programming, devono coordinarsi intenzionalmente per programmare abbastanza tempo di collaborazione durante le ore lavorative sovrapposte.
Questi bisogni collaborativi devono essere tenuti in conto quando pianifichi un progetto e scegli le risorse. L’uso di uno strumento di project management per team remoti può essere utile anche per pianificare i flussi di lavoro e assegnare i compiti.
Chiedere al tuo sviluppatore con sede a New York di svegliarsi prestissimo per rispettare l’orario dello sviluppatore di Parigi, o viceversa, è la ricetta perfetta per il burnout o comunque per uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata di almeno uno dei membri del team.
4. I ruoli necessari all’interno del team per completare il progetto
Quando gestisci le risorse necessarie per i progetti nei team remoti, inizia riflettendo sui ruoli e sulle competenze richieste per completare il lavoro. Dal momento che probabilmente hai a disposizione un budget predefinito e forse anche altri progetti e priorità per la tua agenzia o azienda, è importante valutare la disponibilità dei membri del team prima di assegnarli a nuovi progetti.
Alcuni aspetti che potresti voler considerare includono:
- Quali competenze può portare ciascuna persona al gruppo?
- Quanta disponibilità ha questa persona (al giorno, a settimana o per sprint)?
- Alcune parti del progetto necessitano di risorse aggiuntive o competenze specialistiche?
- Ci sono barriere relative a fuso orario, comunicazione o lingua da considerare?
- Il cliente ha richieste riguardo la posizione geografica dei membri del team?
- Quali saranno gli orari di lavoro previsti per questo progetto?
- Cosa succede se qualcuno lascia l’azienda o il team durante il progetto?
I software di pianificazione delle risorse possono agevolare questo processo offrendo una visione chiara delle competenze, della disponibilità e dei fusi orari dei membri del team durante la pianificazione del progetto. Questi sono solo alcuni dei principali vantaggi degli strumenti di pianificazione delle risorse.
5. Come verrà gestito il coinvolgimento dei dipendenti
Sebbene molte persone preferiscano la flessibilità che il lavoro da remoto può offrire, se mancano opportunità di collaborazione e interazione, può diventare molto isolante e portare al burnout. Quindi, quando si pianificano progetti per team remoti, questo aspetto va considerato e pianificato, poiché non avverrà spontaneamente.
Ritagliare del tempo per attività di team building durante le riunioni può essere un modo per favorire il coinvolgimento dei dipendenti. Se non l’hai mai fatto o se i tuoi icebreaker stanno iniziando a sembrare ripetitivi, prova alcuni giochi virtuali. Esistono molti giochi online brevi che si possono svolgere in team virtuali, come un quiz show con Kahoot o Minute to Win It. Un’altra cosa utile, nella gestione di collaboratori remoti, è semplicemente chiedere cosa li coinvolgerebbe di più o di cosa hanno bisogno.
Effettuare periodicamente un “controllo di temperatura” sul livello di coinvolgimento durante il progetto è una buona abitudine per project manager e leader dell’organizzazione. Se emerge che qualcosa rappresenta una particolare sfida per il team, lavorate insieme per risolvere i problemi. Al contrario, se qualcosa funziona molto bene nel team, valutate come sfruttarla in futuri progetti o ampliarla a livello aziendale.
6. Cosa succede se sorgono problemi di performance
Prepararsi al peggio ma aspettarsi il meglio potrebbe essere il mantra di un responsabile di progetto. Quando si gestiscono risorse in progetti remoti, potremmo voler presumere la buona fede e che tutti si presentino al meglio ogni giorno e diano il massimo. Ma cosa succede quando non è così?
Non è come in ufficio, dove si può convocare qualcuno in una stanza privata per discutere eventuali problemi di performance. Allora come affrontarli durante i progetti remoti?
I manager remoti dovrebbero organizzare colloqui individuali o incontri tramite videochiamata per discutere di eventuali problemi di performance o difficoltà nel team. Questo può includere la gestione della disponibilità dei dipendenti durante l’orario di lavoro, la gestione del tempo, lacune nelle competenze o anche errori nella comunicazione. Per questioni più gravi, come una scadenza mancata o un conflitto tra colleghi, è opportuno organizzare una riunione tra tutte le parti coinvolte tramite videoconferenza o di persona, se possibile in una sede centrale o in ufficio.
È importante interrompere subito voci di corridoio o conversazioni parallele e affrontare i problemi in modo diretto. Questo aiuta a costruire fiducia tra i membri del team remoto. Affrontate i temi apertamente e riassumete per iscritto quanto emerso e i passi successivi.
I vantaggi di una gestione efficace delle risorse nei progetti remoti
Saper gestire progetti con membri del team e risorse distribuiti a livello globale è una competenza che richiede esercizio. Dalla maggiore flessibilità all’accesso a più talenti e a un migliore equilibrio vita-lavoro, sono tanti i benefici da coltivare come project manager.
Se vuoi saperne di più sulla gestione dei team remoti o su come trovare gli strumenti giusti, abbiamo articoli su diversi temi che possono aiutarti. Per ricevere questi consigli direttamente nella tua casella email, iscriviti alla nostra newsletter per rimanere aggiornato!
