Guida Esperta alla Fase di Pianificazione del Progetto

Marissa Taffer

on Jun 19, 2026

Se non imposti correttamente la fase di pianificazione del tuo progetto, ti stai preparando al fallimento. Ecco i componenti chiave della pianificazione, quali saranno i risultati finali e le mie migliori pratiche per aiutarti a pianificare ed eseguire un progetto di successo.

Key Takeaways

Sfide della pianificazione: La pianificazione di un progetto può essere difficile quando si dispone di informazioni limitate su budget, team o scadenze all'inizio del progetto.

Componenti essenziali: Come parte della pianificazione del progetto, dovrai eseguire una revisione dell'ambito, creare una struttura di scomposizione del lavoro, sviluppare un piano delle risorse e identificare i rischi.

Risultati: Alla fine della fase di pianificazione, avrai un piano di progetto completo, un piano di comunicazione e un piano di allocazione delle risorse.

Strumenti software: I software di project management possono aiutare nella pianificazione—possono lavorare a ritroso dalle scadenze, assegnare automaticamente le risorse disponibili e permetterti di tenere traccia di attività e deliverable.

La fase di pianificazione del progetto è una delle più importanti nella gestione dei progetti, ma può essere complessa perché si svolge all'inizio, quando solitamente si dispone della minor quantità di informazioni disponibili sul progetto—potresti non sapere ancora quali membri del team saranno coinvolti, qual è il budget esatto oppure entro quando il progetto dovrà essere completato.

Qui sotto, spiegherò come pianificare, avviare ed eseguire l’intero ciclo di vita della gestione di un progetto e come affrontare ogni incertezza che potrebbe presentarsi.

Cos’è la fase di pianificazione di un progetto?

La fase di pianificazione di un progetto comprende la creazione del piano di progetto e della programmazione del progetto, l’assegnazione delle risorse o dei membri del team e l’allocazione del budget. È la seconda delle cinque fasi della gestione di progetto, come definito dal PMBOK dell’Institute of Project Management (PMI).

Se non stai gestendo un progetto tradizionale a cascata, devi comunque dedicarti a una fase di pianificazione prima di poter passare all’esecuzione. Per progetti agili o ibridi, inizia creando il backlog, stabilendo sprint e cerimonie, e assemblando un team di sviluppatori.

Perché è importante pianificare un progetto?

Pianificare un progetto è fondamentale perché consente a tutti di lavorare in modo sincronizzato. Ti permette di individuare aree di rischio, come tempistiche strette, un budget limitato, o carenze di risorse o personale.

Avere un piano fornisce anche a te, project manager, uno strumento per misurare i progressi e definire il successo. Il piano diventerà una mappa che offre direzione e indica dove sei stato e quanto manca all’obiettivo.

Elementi chiave della pianificazione di un progetto

Gli elementi chiave della fase di pianificazione includono:

Revisione dell’ambito del progetto

Se disponi di un project charter, o più comunemente di uno Statement of Work (SOW), analizzalo e cerca le seguenti informazioni:

Cosa include la dichiarazione dell’ambito e cosa è escluso?
Cosa era incluso nella sezione dei deliverable?
Sono previste revisioni dei deliverable e quante volte?
Qual è il budget del progetto e qual è la pianificazione/condizioni dei pagamenti?
Di chi hai bisogno per completare questo lavoro e il progetto è già stato assegnato? Se no, come sceglierai il personale per coprire tutte le attività previste dall’ambito?

Scomporre il lavoro in attività più piccole

Una volta chiarito l’ambito del progetto, suddividi il lavoro in parti più piccole. Puoi creare fasi distinte con traguardi di progetto e attività. Alcune buone pratiche includono:

Crea attività con un responsabile unico. Anche se il lavoro può essere collaborativo, se più persone sono responsabili di una singola attività spesso questa può essere trascurata.
Aggiungi checkpoint al piano. Non aspettare solo la scadenza delle attività.
Aggiungi attività per ciò che ti servirà dal cliente o dagli stakeholder esterni. Assegna queste attività a te stesso per ricordarti di richiedere il necessario quando serve.
Usa tempi cuscinetto tra le attività o le fasi. In questo modo, se qualcosa va storto, avrai tempo per intervenire e correggere la rotta.
Se prevedi di lavorare in un ambiente più agile usando gli sprint, scomponi il lavoro in parti gestibili per riempire il tuo backlog. Questi elementi potranno poi essere perfezionati e inseriti negli sprint durante le cerimonie di pianificazione degli sprint.

Pianificare le risorse

La pianificazione delle risorse non riguarda solo il personale; significa assicurarsi di avere a disposizione il team adatto, gli strumenti, la tecnologia e un budget realistico per portare a termine tutte le attività necessarie. Questo processo potrebbe includere:

Controllare con il tool di forecast chi è disponibile nelle date previste
Modificare la tua schedulazione di progetto in base alla disponibilità dei membri del team
Verificare che il budget sia sufficiente per coprire il lavoro
Ordinare materiali, licenze software e hardware necessari al progetto
Prenotare sale riunioni o stanze Zoom per sessioni di brainstorming e collaborazione

Programmare attività e task

Durante la fase di pianificazione, andrai a stendere una bozza preliminare della programmazione del progetto. Nei progetti più formali, questa può essere una dettagliata Work Breakdown Structure (WBS). Considerala una prima versione soggetta a revisioni. Quando programmi la tua schedulazione:

Annota l'intervallo di tempo ideale per il progetto e le tappe che sono fisse, come una data di lancio legata a un evento (evento PR, fiera, festività, ecc.)
Aggiungi un margine di tempo così, se qualcosa va oltre la scadenza, non sarà necessario ripianificare tutto
Annota le dipendenze (attività o compiti che non possono iniziare finché altri non sono terminati)
Assegna una data di scadenza e un responsabile a tutti i compiti in modo che ruoli e responsabilità siano chiari
Ricevi feedback dal team di progetto prima di condividere il programma con stakeholder esterni o clienti
Se pianifichi di gestire il progetto utilizzando una metodologia agile, questo passaggio potrebbe essere più semplice—puoi creare un calendario degli sprint e pianificare quando si svolgeranno le cerimonie degli sprint

Identifica e Pianifica come Affrontare i Rischi

I progetti comportano intrinsecamente dei rischi, e più incognite ci sono nel progetto, più rischi possono trovarsi dietro ogni angolo. Quando identifichi i rischi e sviluppi un piano di mitigazione, assicurati di:

Coinvolgere tutti gli stakeholder. Avere tutti sulla stessa linea assicura di cogliere tutti i rischi potenziali e permette a tutti di contribuire alla loro mitigazione.
Considera la possibilità di scope creep. Questa è una delle forme di rischio più comuni e uno dei modi più frequenti in cui l'avanzamento del progetto può essere compromesso.
Sii onesto riguardo ai rischi. Individuare un rischio e sviluppare un piano per evitarlo può sembrare scomodo, ma è il modo più semplice per favorire il successo del progetto.

Crea un Budget o uno Strumento di Monitoraggio del Budget

Se disponi di un budget fisso per il progetto, questa parte potrebbe consistere nell'assegnare tale budget per assicurarti che la spesa sia allineata agli obiettivi di progetto e nell'impostare un sistema che permetta di monitorare le spese del team.

In questa parte del processo di pianificazione, assicurati che:

Il budget sia assegnato a ogni possibile necessità per tutta la durata del progetto
Hai richiesto un budget di emergenza nel caso si verifichino delle eccedenze di spesa
Il team sia a conoscenza del proprio budget e di ogni eventuale procedura di approvazione necessaria prima di utilizzare i fondi assegnati
Esista un processo per il bilanciamento del budget e il monitoraggio delle eccedenze durante il progetto

Coinvolgi gli Stakeholder del Progetto

Potresti aver consultato gli stakeholder durante la fase di pianificazione, ma è importante creare un piano per coinvolgerli attivamente anche durante lo svolgimento del progetto. Questo potrebbe includere:

Avere un piano per aggiornamenti regolari sullo stato di avanzamento che si allineino ai ruoli e agli interessi di tutti i principali stakeholder
Fornire agli stakeholder indicazioni chiare sul ruolo che ci si aspetta svolgano
Chiedere agli stakeholder di cosa avranno bisogno nei diversi momenti del progetto, incluse le opportune documentazioni di progetto

Quali Sono gli Output della Pianificazione di Progetto?

Ci sono diversi output della pianificazione di progetto che dovrai utilizzare nella fase successiva del progetto (esecuzione del progetto). Questi includono:

Piano di progetto: Il piano di progetto sarà molto probabilmente un documento vivo e in evoluzione su cui itererai durante tutto il progetto. Puoi aggiornare il piano man mano che il progetto si sviluppa, ma il piano originale (cioè la baseline) verrà creato durante la fase di pianificazione.
Piano di comunicazione: Il piano di comunicazione è un deliverable formalizzato che delinea esattamente come tu (e gli altri membri del team di progetto) coinvolgerete gli stakeholder chiave.
Piano di allocazione delle risorse: Il tuo piano di allocazione delle risorse mostra quali risorse ti serviranno nella fase di esecuzione e quanto tempo richiederanno. Se non disponi delle risorse internamente, includi nel piano come intendi acquisirle. Il piano di allocazione delle risorse non è lo stesso del piano di gestione delle risorse: il piano di allocazione risponde al "chi", mentre il piano di gestione risponde al "come".
Riunione di kickoff: Una volta completato il lavoro preliminare nella fase di pianificazione, dovrai tenere almeno una riunione di kickoff. Questo incontro aiuterà tutti a capire come si presenta un progetto di successo. Verrà rivisto il piano di progetto e la roadmap (se presente), si lavorerà sul piano di identificazione e mitigazione dei rischi e si finalizzerà il piano di comunicazione. Questa riunione rappresenta anche una buona transizione verso la prossima fase del progetto.
Struttura di scomposizione del lavoro: La struttura di scomposizione del lavoro mostra tutte le attività del progetto e l’ordine in cui verranno svolte. Come project manager digitale, raramente mi è stato richiesto formalmente di crearne una (o almeno non in modo formale), ma creo spesso molti diagrammi di Gantt, che mostrano fasi e compiti del progetto nel tempo.
Programma del progetto e cronoprogramma: In alcuni progetti, soprattutto quelli più piccoli, possono sostituire la struttura di scomposizione del lavoro. Potresti creare versioni multiple se lavori con stakeholder o clienti esterni: una versione per il team interno con tutti i dettagli e una seconda versione per il cliente o altri stakeholder, che mostra solo le principali milestone di loro interesse.
Piano di gestione dei rischi: Un altro output della fase di pianificazione è il tuo piano di gestione dei rischi. Potresti trovare aree di sovrapposizione con il piano di comunicazione e il piano di gestione del cambiamento, poiché fanno parte integrante della gestione del rischio.
Piano di gestione della qualità: Disporre di un piano per gestire la qualità in ogni fase dell’esecuzione del progetto può favorire il successo complessivo. Potresti assegnare risorse esterne per i test o il QA, oppure affidare a un membro senior del team o allo sponsor del progetto la revisione dei deliverable in corrispondenza di milestone chiave.

Strumenti per la pianificazione dei progetti

Esistono moltissimi strumenti che possono supportarti nella fase di pianificazione dei progetti e aiutarti a sviluppare e mantenere il tuo piano di project management.

I software di gestione progetti spesso includono modelli che possono velocizzare la creazione del piano di progetto, inoltre puoi creare modelli personalizzati a partire dai tuoi piani. Creare un modello di piano di progetto significa che non dovrai ricominciare da zero nei progetti futuri.

Alcuni dei migliori strumenti di project management che possono supportarti in questa fase e aiutare a semplificare il processo includono:

I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.

Best practice per la pianificazione di un progetto

Quando si tratta di padroneggiare la pianificazione dei progetti, ci sono molte attività da portare avanti contemporaneamente per assicurarti che nulla venga trascurato e non causi problemi in seguito. Ma, per aiutarti, ecco alcune tecniche di pianificazione dei progetti utili:

Non dimenticare mai gli obiettivi del progetto e assicurati che il tuo piano li supporti.
Definisci metriche e KPI per facilitare il monitoraggio dei progressi.
Coinvolgi il tuo team di progetto nella pianificazione.
Stabilisci come effettuerai il monitoraggio e controllo necessari nella fase di esecuzione del progetto.
Assicurati di tenere conto degli interessi di tutti gli stakeholder.
Utilizza una checklist di pianificazione del progetto per non tralasciare nessun passaggio chiave nel processo.

Cosa c'è dopo?

Vuoi entrare in contatto con altri project manager digitali per condividere risorse e migliori pratiche? Unisciti alla nostra community di membri e accedi a oltre 100 modelli, esempi e template, e connettiti con centinaia di altri project manager digitali su Slack.