Caricamento delle Risorse: Consigli Essenziali per i Responsabili di Progetto
Il resource loading significa dividere le ore di lavoro necessarie per completare un progetto per le ore disponibili del tuo team di progetto.
Facile come bere un bicchier d’acqua, vero?
Come per tutte le cose che riguardano la pianificazione delle risorse e l’allocazione, c’è molto di più nel resource loading di quanto sembri a prima vista. Approfondiamo i dettagli così potrai capire come utilizzare efficacemente il resource loading. Vale la pena considerare un software per l’allocazione delle risorse, che è di grande aiuto per caricare le risorse in modo ottimale.
Che cos’è il Resource Loading?
Il resource loading calcola il tempo necessario per completare le attività di progetto in base alla disponibilità delle risorse, cioè alla quantità di lavoro che il tuo team può effettivamente svolgere.
I software di gestione delle risorse o di programmazione dei progetti possono aiutarti a impostare il calcolo, ma è bene capire il ragionamento alla base della formula. Per fortuna, è un concetto piuttosto semplice da comprendere.
Se fosse un problema matematico, sarebbe così:
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Ore di lavoro richieste per completare il progetto
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Ore disponibili per svolgere il lavoro
Ovviamente, il primo passo è inserire i tuoi numeri. Per stimare il numeratore, dai un’occhiata alla guida di DPM sul processo di gestione delle risorse di progetto.
Qui andremo a calcolare il denominatore—la disponibilità delle risorse.
Il modo sbagliato di farlo
Se si presume che i membri del team siano disponibili al 100% per il progetto e la settimana lavorativa standard sia di 40 ore, basta moltiplicare 40 ore per il numero delle risorse disponibili e poi per il numero di settimane.
Cosa c’è che non va in questo calcolo? Stiamo parlando di persone, non di robot. Quando è stata l’ultima volta che hai lavorato otto ore di fila senza interruzioni? E le riunioni? Le pause caffè? Le pause bagno? Senza contare ferie e malattie.
Il modo giusto di farlo
Quindi, contrariamente a quanto pensa il tuo ex capo, la utilizzazione delle risorse non dovrebbe essere del 100%.
Se otto ore al giorno non sono una stima realistica di utilizzo delle risorse per la pianificazione di progetto, quale numero è ragionevole?
È probabile che gli stakeholder non si oppongano ad una media di 5-6 ore al giorno, tenendo conto delle pause, dei cambi di contesto tra le attività di progetto e degli imprevisti inevitabili.
Comprendere il resource loading è fondamentale quando si sviluppano strategie per gestire più progetti per evitare il sovraccarico e garantire il successo del progetto.
Resource Loading vs. Resource Leveling
Ora che abbiamo spiegato il resource loading, potresti chiederti un’altra tecnica comunemente utilizzata nella gestione delle risorse—il resource leveling. La tabella seguente riassume le principali differenze tra resource loading e resource leveling.
| Aspetto del progetto | Resource Loading | Resource Leveling |
|---|---|---|
| Calcolare la quantità di lavoro che ci si aspetta dai membri del team sulla base della loro capacità disponibile (cioè, utilizzazione delle risorse) | Sì | No |
| Adattare l’allocazione delle risorse in base a priorità, tempistiche di progetto, tappe e budget | No | Sì |
| Data di inizio e fine progetto | Fissa | Può essere adattata per gestire conflitti sulle risorse |
Dai un’occhiata a questo articolo sulle tecniche di resource leveling per saperne di più.
Quando Effettuare il Resource Loading
Dovresti eseguire il resource loading durante la fase di pianificazione del progetto per stabilire un riferimento su quanto tempo le persone avranno a disposizione da dedicare al progetto. Tuttavia, non si tratta di un’attività “da impostare e dimenticare”.
Vuoi rivalutare il resource loading durante la fase di monitoraggio e controllo di un progetto, poiché molti fattori possono influenzare la disponibilità delle risorse:
- Si presentano nuovi progetti che sottraggono tempo alle risorse critiche
- Le esigenze del progetto cambiano, influenzando la durata del progetto e/o le competenze richieste
- Il team ha ottimizzato il suo flusso di lavoro e riesce a completare le attività del progetto in un tempo più breve.
Come Creare un Grafico di Resource Loading
I grafici di resource loading mostrano come il lavoro è distribuito tra i membri del team. La parte migliore? Un grafico di resource loading non deve essere necessariamente più complesso di un semplice foglio di calcolo (anche se l'utilizzo di software per la pianificazione delle risorse può semplificare il processo). Segui questi passaggi per generare il tuo template di un grafico di resource loading:
- Crea una matrice che metta a confronto i membri del team con le attività del progetto
- Calcola il numero di ore spese sulle attività del progetto
- Confronta il numero effettivo di ore con il tasso di utilizzo obiettivo.
1. Crea una Matrice che mette a confronto i Membri del Team con le Attività del Progetto
Elenca i membri del team che supporteranno il tuo progetto sull’asse Y. Sull’asse X, inserisci le attività necessarie al completamento del progetto.
2. Calcola il Numero di Ore Svolte nelle Attività del Progetto
Fai un sondaggio tra i membri del team per capire quante ore dedicano ogni settimana alle attività del progetto. Per questo esempio, ipotizzerò una settimana lavorativa standard di 40 ore.
3. Confronta il Numero Effettivo di Ore con l’Utilizzo Obiettivo
Ora che conosci la pianificazione delle risorse, vorrai confrontarla con l’utilizzo obiettivo. In questo esempio, ho deciso che i membri del team dovrebbero puntare a dedicare 6 ore al giorno alle attività di progetto. Imposta una formattazione condizionale per ricevere un avviso se qualcuno supera il suo utilizzo obiettivo.
Poiché la data d’inizio e di fine progetto è fissa, sarà necessario fare dei compromessi. Sottrai alcune attività dal project scope oppure individua opportunità di miglioramento dei processi se desideri ridurre il tempo che Bertram e Lisa dedicano alle attività di progetto.
Perché è Importante il Resource Loading nel Project Management?
Il resource loading è una parte fondamentale della gestione delle risorse. Porta benefici ai tuoi stakeholder, ai membri del team e a te stesso! Se eseguito correttamente, il resource loading:
- Mantieni i tuoi stakeholder soddisfatti impostando aspettative realistiche per il successo del progetto. Disporre di un solido calendario delle risorse e tenere conto dei vincoli delle risorse aumenta la probabilità di offrire più del previsto piuttosto che promettere troppo e consegnare meno.
- Riduci il rischio di burnout garantendo che il tuo team non sia sovraccaricato di lavoro.
- Semplifica il tuo lavoro di project manager permettendoti di prevedere in modo accurato le risorse e il lavoro che il tuo team può svolgere.
Leggi di più sull'importanza della gestione delle risorse.
E ora?
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