Comment effectuer l’allocation des ressources : étapes clés et modèle

Dans le cadre plus large du processus de gestion des ressources, les chefs de projet affectent les compétences et les capacités des membres de l’équipe (ainsi que d’autres ressources telles que les outils, les ressources financières et les ressources matérielles) à l’exécution des tâches et des étapes du projet dans les délais et à la réalisation des livrables.

Comment allouer les ressources

Voici les étapes du processus d’allocation des ressources à suivre pour vos projets :

1. Déterminer le périmètre & les objectifs

Commencez par définir les objectifs de votre projet, les exigences du projet, les livrables, le flux de travail, le calendrier du projet et les parties prenantes. Vous devrez décomposer les tâches en sous-tâches plus petites et identifier les éventuelles dépendances entre elles. Cela vous aidera à déterminer les ressources nécessaires.

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2. Déterminer les ressources nécessaires

Ensuite, déterminez les compétences et les capacités nécessaires pour effectuer le travail défini à l’étape précédente. Si vous disposez déjà en interne des compétences et des capacités requises, associez-les à des membres précis de l’équipe. Dans le cas contraire, vous devrez peut-être externaliser le travail ou faire appel à des travailleurs indépendants.

3. Déterminer les ressources disponibles

Si vous gérez plusieurs projets en parallèle, les ressources nécessaires peuvent déjà être affectées ailleurs. Vérifiez la disponibilité des ressources et si les membres de l’équipe ou les compétences dont vous avez besoin sont occupés par d’autres travaux.

Si c’est le cas, plusieurs options s’offrent à vous :

• Reprioriser leur travail actuel pour faire de la place au nouveau travail
• Affecter un membre plus junior de l’équipe et demander au membre que vous souhaitiez initialement affecter de vérifier son travail
• Former un membre de l’équipe à la compétence ou à la capacité requise
• Faire appel à un travailleur indépendant ou à un prestataire

Si les ressources ne sont pas disponibles au moment où elles sont nécessaires, cela peut retarder votre calendrier, augmenter votre budget et compromettre l’ensemble du périmètre de votre projet. C’est pourquoi il est essentiel de prévoir un plan B.

4. Planifier & affecter les ressources aux tâches

Après avoir évalué la disponibilité des ressources, vous pouvez planifier et affecter les ressources à des tâches précises du projet à l’aide d’un outil de planification des ressources. Créez un plan de gestion des ressources détaillé ou un calendrier qui présente l’allocation des ressources sur toute la durée du projet.

Répartissez les ressources de manière à maintenir une charge de travail équilibrée et à optimiser la productivité. Cela facilite également la prise de décisions éclairées et évite de s’engager excessivement ou de sous-utiliser les ressources, ce qui pourrait entraîner des goulots d’étranglement dans le projet et l’épuisement de l’équipe.

5. Suivre l’avancement, l’utilisation & la capacité

Une fois les ressources affectées, surveillez et suivez en continu des indicateurs tels que l’utilisation des ressources et l’avancement du projet. Vous pouvez également suivre et calculer la capacité des ressources (il est préférable de le faire à l’aide d’un logiciel de planification de la capacité, qui peut souvent automatiser cette tâche) afin d’éviter de surcharger les personnes ou les équipes.

Cela aidera à identifier les blocages et à maintenir des niveaux de productivité optimaux sans les surcharger.

6. Réévaluer & ajuster si nécessaire 

À mesure que les projets progressent et que les circonstances changent, réévaluez l’allocation des ressources et ajustez-la en conséquence. Restez flexible et adaptable afin d’optimiser l’utilisation et de répondre aux problèmes d’allocation des ressources ou aux changements lorsqu’ils surviennent.

Allocation des ressources pour les projets agiles

L’allocation des ressources dans les environnements agiles nécessite davantage de flexibilité, de collaboration et d’ajustements continus que les approches traditionnelles de planification des ressources :

Allocation classique des ressources	Allocation agile des ressources
Les ressources sont affectées en fonction de plans et de calendriers de projet fixes.	Les ressources sont ajustées en continu en fonction des priorités des sprints et de l’évolution de la charge de travail.
Les équipes sont souvent organisées autour de services ou de rôles spécialisés.	Les équipes pluridisciplinaires collaborent en mobilisant plusieurs compétences.
La création d’un plan d’allocation des ressources est effectuée en amont, au début du projet.	L’allocation des ressources est réévaluée et affinée tout au long de chaque sprint ou itération.
Les chefs de projet se concentrent fortement sur les prévisions et la planification à long terme.	Les équipes agiles privilégient l’adaptabilité, la vélocité et la planification des capacités à court terme.
Les changements de périmètre ou de priorités peuvent nécessiter d’importants efforts de réallocation.	Les équipes sont structurées pour répondre à l’évolution des priorités et aux retours des clients.
L’utilisation individuelle est souvent suivie de près afin de maximiser l’efficacité.	La collaboration de l’équipe, des charges de travail soutenables et les résultats livrés priment sur les taux d’utilisation individuels.
La réussite est mesurée par la réalisation d’un plan prédéfini.	La réussite est mesurée par la livraison de valeur par incréments et la capacité à répondre efficacement au changement.

Avantages de l’allocation des ressources

Une allocation efficace des ressources offre de nombreux avantages aux organisations. Examinons quelques-uns des principaux avantages : 

• Productivité accrue : l’allocation des ressources permet de s’assurer que vos ressources peuvent travailler de manière optimale pour atteindre les résultats souhaités du projet. 
• Réduction du gaspillage : une allocation adéquate aide votre entreprise à économiser de l’argent pour d’autres initiatives.
• Meilleure visibilité sur les ressources : l’allocation des ressources offre une visibilité sur vos ressources, ce qui aide tout le monde à rester sur la même longueur d’onde.
• Morale accrue : une allocation efficace donne à l’équipe les moyens de réussir, ce qui contribue à améliorer les performances et l’adhésion, tout en réduisant l’absentéisme et la rotation du personnel.
• Rotation du personnel réduite : grâce à une allocation adéquate des ressources, les projets connaissent des taux de rotation du personnel plus faibles, ce qui signifie une disponibilité accrue des ressources.
• Davantage de réussite des projets : lorsque les ressources sont allouées de manière optimale, vous constaterez une efficacité accrue des ressources, des taux de réussite plus élevés et une meilleure rentabilité des projets ainsi qu’un meilleur retour sur investissement.

Défis liés à l’allocation des ressources

Voici quelques difficultés que vous pourriez rencontrer lors de l’allocation des ressources :

Défi	Comment le surmonter
Pénuries de compétences et de capacités	Élaborez des plans de secours pour les ressources, formez les membres de l’équipe à plusieurs compétences et tenez à jour un inventaire des compétences afin d’identifier rapidement des ressources de remplacement en cas de rotation du personnel ou de changements d’effectif.
Lacunes en matière de compétences et de leadership	Investissez dans le développement du leadership, la formation et les programmes de mentorat afin de renforcer la supervision des projets et de combler les lacunes en ressources avant qu’elles n’affectent les délais de livraison.
Dérive du périmètre	Mettez en place un processus clair de gestion des changements avec des approbations documentées, des évaluations d’impact et des revues des ressources afin d’empêcher les changements incontrôlés de perturber les charges de travail et les délais.
Priorités contradictoires	Créez une visibilité partagée sur les priorités des projets, alignez les parties prenantes dès le début et utilisez un logiciel centralisé de gestion de projet pour réduire les malentendus et prévenir les conflits liés aux ressources.
Soutien insuffisant au projet	Obtenez rapidement l’adhésion des dirigeants en communiquant clairement les objectifs du projet, sa valeur métier, les besoins en ressources et les risques associés à un financement insuffisant ou à une baisse de priorité.
Contraintes budgétaires	Donnez la priorité aux tâches à fort impact, améliorez le suivi de l’utilisation des ressources et utilisez des outils de prévision pour allouer les budgets limités de manière plus stratégique, sans surengager les équipes.

Outils recommandés pour l’allocation des ressources

Voici ma sélection des meilleurs outils pour vous aider à suivre et à optimiser les ressources du projet :

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1. 1. Float.com — Idéal pour la gestion des ressources avec visibilité financière
2. 2. Saviom — Idéal pour la planification des ressources et la gestion de la capacité
3. 3. Retain — Idéal pour les organisations complexes multi-départements
4. 4. Productive — La meilleure planification des ressources et la prévision de capacité
5. 5. Scoro — Idéal pour prévoir l’utilisation des équipes
6. 6. Kantata — Idéal pour une gestion des ressources centrée sur les personnes
7. 7. Runn — Idéal pour la planification en temps réel de la capacité des équipes
8. 8. Teamhood — Idéal pour la planification de la capacité à faible coût par utilisateur
9. 9. Wrike — Idéal pour la montée en charge
10. 10. Resource Guru — Idéal pour visualiser les ressources grâce aux cartes thermiques

5 Top Resource Management Tools To Keep Your Team Organized

Modèle de feuille de calcul d’allocation des ressources

Un modèle d’allocation des ressources peut vous aider à gagner en clarté et en visibilité. Vous pouvez l’utiliser avec votre logiciel de planification des ressources pour surveiller et suivre les ressources.

Quelques conseils rapides pour utiliser le modèle :

• Faites une copie avant de télécharger le modèle.
• Mise en forme : les cellules surlignées en jaune (par exemple, la date de début du projet) nécessitent votre saisie ; les cellules surlignées en gris effectuent automatiquement les calculs à partir des informations que vous saisissez.
• Ajouter des ressources à l’équipe : insérez des lignes supplémentaires au-dessus des lignes de sous-total.
• La colonne des hypothèses : utilisez-la pour savoir si les ressources humaines travaillent à temps plein.
• Le plan de ressources prévoit une réserve de 10 %. Si vous souhaitez utiliser un autre pourcentage, modifiez la formule.
• Utilisez le compteur « Budget restant » du modèle pour suivre le budget du projet.

Vous pouvez également consulter un exemple d’allocation des ressources terminé pour mieux comprendre à quoi peut ressembler le plan final en pratique.

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