Le guide ultime de l’analyse du flux de travail

Pour effectuer une analyse des flux de travail, commencez par documenter l’état actuel. Recueillez ensuite des données qualitatives et quantitatives afin d’identifier les goulots d’étranglement. Utilisez ces informations pour définir votre état futur souhaité. Enfin, mettez en œuvre les changements et suivez les progrès afin d’évaluer leur efficacité.

Analyse des flux de travail ou cartographie des processus ?

L’analyse des flux de travail examine chaque étape d’un processus afin d’identifier les redondances et les possibilités d’amélioration, tandis que la cartographie des processus de flux de travail est un outil utilisé dans le cadre de l’analyse des flux de travail pour illustrer visuellement le fonctionnement d’un processus du début à la fin.

Le tableau ci-dessous met en évidence les principales différences entre l’analyse des flux de travail et la cartographie des processus :

Pourquoi l’analyse des flux de travail est importante pour les chefs de projet

Il est important d’analyser vos processus de travail afin de vous assurer qu’ils répondent efficacement à la fois aux objectifs de vos projets et à vos besoins opérationnels quotidiens. 

En tant que chef de projet, vous devriez envisager d’effectuer une analyse des flux de travail pour les flux de travail liés aux projets comme pour vos flux de travail personnels. La recherche d’une amélioration continue de votre système de gestion du travail contribue à garantir que vous exécutez les tâches efficacement et avec la meilleure qualité possible.

Avantages de l’analyse des flux de travail

La réalisation d’une analyse des flux de travail peut offrir plusieurs avantages lors de la gestion de vos projets, notamment :

• Amélioration de l’efficacité et de la productivité : L’identification des goulots d’étranglement des flux de travail ou des zones d’inefficacité dans les flux de travail opérationnels vous fournit les informations nécessaires pour améliorer vos flux de travail
• Meilleure utilisation des ressources : L’analyse des tâches permet de repérer les possibilités de réaffecter votre personnel aux tâches où son impact sera le plus important
• Atténuation des risques et prévention des problèmes : L’analyse du flux des processus révèle les menaces ou les zones problématiques émergentes afin que vous puissiez remédier aux risques avant qu’ils ne se concrétisent
• Prise de décision fondée sur les données : La collecte de données sur les flux de travail de l’entreprise vous permet de prendre des décisions éclairées concernant les investissements liés aux projets et aux opérations.

Types d’analyse des flux de travail 

Il existe plusieurs types d’analyse des flux de travail que vous pouvez appliquer à différents scénarios de projet.

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Analyse linéaire des flux de travail

L’analyse linéaire des flux de travail évalue un processus étape par étape, du début à la fin, en utilisant souvent la  cartographie des processus ou des flux de travail pour représenter visuellement la séquence des tâches impliquées. Le résultat d’une analyse linéaire des flux de travail est généralement un type de diagramme de flux de travail.

Grâce à son approche très structurée, l’analyse linéaire des flux de travail est particulièrement adaptée à l’identification des inefficacités dans un processus existant. 

Analyse interfonctionnelle

L’analyse des flux de travail interfonctionnels inclut les contributions de plusieurs services au sein d’une organisation afin d’identifier les redondances et les possibilités d’amélioration d’un flux de travail existant. Elle convient particulièrement aux flux de travail qui impliquent des équipes interfonctionnelles. 

Par exemple, vous pouvez utiliser l’analyse des flux de travail interfonctionnels dans le secteur de la santé afin d’améliorer les flux d’informations liés au diagnostic et au traitement des patients.

Analyse hybride des flux de travail

L’analyse hybride des flux de travail combine l’analyse linéaire et l’analyse interfonctionnelle des flux de travail afin de cartographier un processus du début à la fin et d’identifier les inefficacités dans la gestion des dépendances interfonctionnelles.

Le processus d’adoption des flux de travail numériques constitue un bon cas d’utilisation de l’analyse hybride des flux de travail, car il implique l’automatisation de processus chronophages à plusieurs étapes qui affectent différents groupes de parties prenantes.

Quand devez-vous effectuer une analyse des flux de travail ?

Bien que l’analyse des flux de travail doive idéalement être un processus continu, certains indicateurs peuvent signaler qu’il est temps d’en lancer une nouvelle. Ces déclencheurs comprennent :

• Taux d’erreur ou reprises élevés : Si vous constatez une baisse de la qualité et/ou des performances, il est peut-être temps de réexaminer les flux de travail de vos projets afin de comprendre la cause profonde de ces problèmes et de prendre des mesures correctives. 
• Retards dans la livraison des projets : Réaliser une évaluation des flux de travail peut vous éclairer sur les raisons des décalages de calendrier observés ou des échéanciers de projet à risque. 
• Confusion au sein de l’équipe ou chevauchement des responsabilités : Le fait de ne pas définir clairement les rôles et responsabilités liés au projet peut créer de la confusion et entraîner une duplication des efforts. Utilisez l’analyse des flux de travail pour vous aider à documenter qui fait quoi et à responsabiliser l’équipe quant à ses tâches. 
• Transition vers de nouveaux outils ou plateformes : L’adoption de nouvelles technologies est un moment propice pour examiner vos flux de travail, car ce type de changement peut introduire des difficultés de gestion des parties prenantes en perturbant les processus existants. 
• Montée en charge des opérations : À mesure qu’une organisation grandit en taille et en complexité, ses processus métier se compliquent. L’analyse des flux de travail peut vous aider à mettre en place des flux de travail efficaces face à ces difficultés.

Problèmes courants liés aux flux de travail

Voici quelques exemples de problèmes courants liés aux flux de travail :

• Goulots d’étranglement et retards : Les goulots d’étranglement dans un flux de travail apparaissent généralement aux endroits où les ressources sont en concurrence ou où les processus sont mal documentés ou mal compris, ce qui entraîne des retards dans l’exécution du projet. 
• Étapes redondantes ou inutiles : Perdre du temps sur des tâches superflues détourne les membres de l’équipe de l’accomplissement des activités essentielles à la réussite du projet. 
• Passages de relais médiocres entre les membres de l’équipe : Lorsque les membres de l’équipe ignorent les dépendances entre les tâches du projet ou ne communiquent pas lors des transitions importantes entre les tâches, cela peut entraîner des retards de projet coûteux. 
• Manque de visibilité sur les responsabilités de chacun : Le fait de ne pas définir clairement les rôles et responsabilités crée de la confusion, ce qui peut entraîner des efforts dupliqués et/ou des retards dans le calendrier du projet, tandis que les membres de l’équipe peinent à se mettre à niveau. 
• Dépendance excessive aux processus manuels : Les flux de travail manuels sont souvent chronophages et sujets aux erreurs, tandis que l’automatisation des flux de travail permet aux membres de l’équipe de consacrer leur temps et leur énergie à des tâches hautement prioritaires qui nécessitent réellement une intervention humaine.
• Documentation ou standardisation insuffisante : Si les flux de travail ne sont pas documentés, il devient plus difficile de repérer les possibilités d’optimisation des flux de travail et de mettre en œuvre une standardisation permettant de réduire les coûts entre les équipes de projet.

Le processus d’analyse des flux de travail (guide étape par étape)

Voici le processus étape par étape pour réaliser une analyse des flux de travail :

1. Identifier le flux de travail à analyser

L’analyse des flux de travail peut rapidement devenir complexe. Prenez donc le temps, en amont, de définir votre périmètre. Quel flux de travail ou processus allez-vous examiner ? Envisagez-vous les flux de travail d’un ou de plusieurs projets ? Qu’en est-il des opérations métier ? Parvenez à un consensus avec vos parties prenantes afin d’éviter de vous engager dans une tâche trop importante pour vos capacités.

2. Recueillir les données relatives au flux de travail

À cette étape, documentez les éléments nécessaires au démarrage du flux de travail (entrée), les tâches ou processus qui modifient l’entrée (transformation), ainsi que le produit ou résultat final (sortie). Vous pouvez recueillir des données en observant directement le processus, en interrogeant les parties prenantes et en consultant toute documentation existante.

3. Cartographier le flux de travail actuel

Une fois les données recueillies, documentez le flux de travail dans son état actuel. Résistez à la tentation de l’optimiser à ce stade : contentez-vous de consigner ce qui se passe aujourd’hui, défauts compris, afin de pouvoir déterminer comment l’améliorer demain. 

4. Analyser le flux de travail

Maintenant que vous avez cartographié l’état actuel, examinez le flux de travail afin d’identifier les éventuels goulots d’étranglement et leurs causes profondes. Cela inclut les tâches répétitives, redondantes, sous-dotées en ressources ou trop longues à effectuer. L’utilisation d’un logiciel de diagrammes de flux de travail peut vous aider à repérer visuellement les points à améliorer.

5. Repenser le flux pour l’améliorer

C’est la partie la plus agréable : maintenant que vous avez décrit tout ce qui ne va pas dans l’état actuel de votre flux de travail, vous pouvez repenser le processus pour l’améliorer ! Recueillez les contributions des parties prenantes et évaluez la faisabilité des idées dans le cadre du développement du processus de flux de travail.

6. Mettre en œuvre et surveiller

Lancez votre flux de travail nouveau et amélioré, puis définissez des indicateurs clés de performance afin de pouvoir évaluer les progrès au fil du temps. Faites évoluer votre conception initiale du flux de travail afin d’apporter des ajustements en temps réel en réponse aux retours de l’environnement.

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Exemple : l’analyse d’un flux de travail en pratique

Considérons l’exemple d’une visite dans un cabinet médical.

Une fois le flux de travail que vous souhaitez analyser identifié, collaborez avec vos parties prenantes pour recueillir des données et documenter l’état actuel, comme ceci :

Maintenant que vous comprenez comment le processus fonctionne actuellement, identifiez les possibilités d’automatisation et/ou de rationalisation des points de transfert entre les équipes. Par exemple, le patient pourrait-il s’enregistrer et remplir en ligne les documents nécessaires à son rendez-vous afin de gagner du temps lors de la visite au cabinet ?

Repensez le flux de travail en tenant compte de ces gains de temps et suivez les progrès afin de vous assurer que les améliorations identifiées portent leurs fruits.

Outils d’analyse des flux de travail

Vous pouvez utiliser différents outils pour simplifier le processus d’analyse des flux de travail. Ces outils comprennent :

1. Outils de cartographie des processus : visualisez vos flux de travail de projet à l’aide de diagrammes détaillés comprenant les échéanciers, les ressources et les étapes clés
2. Logiciels de gestion des flux de travail : coordonnez et supervisez chaque étape d’un flux de travail afin de garantir que les tâches progressent harmonieusement du début à la fin
3. Outils d’automatisation des flux de travail : rationalisez les processus manuels et répétitifs sujets aux erreurs afin que les équipes puissent se concentrer sur des initiatives plus importantes
4. Logiciels de gestion de projet : aidez les équipes à planifier, exécuter et suivre le travail en cours
5. Logiciels de suivi du temps : enregistrez le temps consacré par les membres de l’équipe aux tâches afin d’identifier les possibilités d’optimisation
6. Logiciels de gestion des tâches : hiérarchisez et suivez les tâches au sein d’un projet plus vaste

Bonnes pratiques pour l’analyse des flux de travail

Voici quelques bonnes pratiques pour mener une analyse des flux de travail réussie :

• Impliquez les parties prenantes dès le début : Il est essentiel de recueillir l’avis des parties prenantes sur vos flux de travail existants afin de mieux comprendre la situation actuelle, de diagnostiquer les problèmes et de mettre en place des flux de travail efficaces à l’avenir. Ne pas recueillir leur avis suffisamment tôt dans le processus peut entraîner des reprises ultérieurement. 
• Utilisez des données qualitatives et quantitatives : Associez les informations fournies par les parties prenantes aux données quantitatives relatives aux performances. Les parties prenantes peuvent penser qu’un flux de travail fonctionne correctement parce qu’elles ne voient que leur partie du processus, mais les indicateurs clés de performance peuvent raconter une tout autre histoire. 
• Concentrez-vous sur l’impact : Pour obtenir l’adhésion aux changements que vous proposez, expliquez en quoi ils amélioreront les résultats financiers grâce à une meilleure efficacité, une meilleure qualité, un débit accru ou tout autre indicateur de réduction des coûts. 
• Suivez les résultats après la mise en œuvre : Une fois vos modifications du flux de travail terminées, surveillez les performances afin de vous assurer que le processus produit les résultats attendus.

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