Qu’est-ce qu’un workflow agile ? Créez-en un en 8 étapes faciles

Qu’est-ce qu’un flux de travail agile ?

Un flux de travail agile est une façon de travailler qui met l’accent sur la flexibilité, l’amélioration continue et l’adaptabilité. 

Il permet aux équipes de réagir rapidement aux exigences changeantes et de livrer de la valeur client sur des cycles plus courts. En divisant le travail en éléments plus petits et gérables appelés sprints, les workflows agiles favorisent la transparence, la collaboration et la responsabilité.

Les processus de flux de travail agiles impliquent un processus itératif qui diffère des méthodes de travail traditionnelles comme la méthodologie en cascade. Dans l’agile, les équipes réévaluent et redéfinissent les priorités du travail restant à accomplir à la fin de chaque sprint, en se basant sur les retours des clients. Cela augmente la flexibilité, accélère la livraison et permet d’obtenir des retours plus fréquents.

Les workflows de gestion de projet traditionnels sont plus lourds et nécessitent des demandes de changement formelles pour modifier le calendrier ou redéfinir les priorités des tâches, ce qui peut compromettre la livraison.

Le cycle de vie du flux de travail agile

Le cycle de vie du flux de travail agile comprend ces six phases clés. Voici un aperçu de chacune.

• Idéation : Lors de cette première étape, conceptualisez les détails du projet afin de clarifier le travail à effectuer, les ressources estimées, les calendriers, les critères de qualité, les résultats attendus, les livrables et les hypothèses.
• Inception : Mettez à jour, finalisez et documentez les informations du projet. Attribuez et financez le travail à effectuer.
• Itération : Il s’agit de la phase la plus longue et là où la majeure partie du travail a lieu. Les équipes utilisent une boucle de retour client afin de réévaluer et re-définir les priorités du travail restant et finaliser les livrables attendus.
• Lancement : À cette étape, on effectue l’assurance qualité et l’on complète la documentation et la formation des utilisateurs avant que le client ne reçoive les livrables.
• Production : Après la remise finale des livrables au client, cette phase de maintenance et de support permet d’assurer la prise de décision sur les prochaines étapes et le respect des standards de qualité.
• Retrait : À ce stade, un produit peut ne plus être utile ou pris en charge, ce qui nécessite son retrait ou son remplacement.

Comment créer un flux de travail agile

Créer un flux de travail agile demande une planification et une exécution rigoureuses. Ce guide étape par étape pour créer des workflows vise à donner à votre équipe les moyens de réussir et à stimuler sa productivité.

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1. Définir des objectifs et obtenir l’adhésion

Comme pour la plupart des projets, la création d’un flux agile débute par la planification du workflow et la définition claire des buts, objectifs et livrables afin d’obtenir l’adhésion indispensable à la réussite du flux de travail. 

Le chef de projet doit comprendre les besoins métiers liés au flux de travail ainsi que les résultats attendus (c’est-à-dire : que doit-il se passer après la mise en œuvre du flux ?)

Une fois la convergence obtenue parmi les membres de l’équipe, communiquez le workflow proposé à l’ensemble des parties prenantes concernées. Veillez à ce que chacun comprenne les prochaines étapes et mobilisez les parties prenantes pour l’implémentation, afin d’aligner toute l’équipe sur l’exécution.

2. Établir une méthode de priorisation du backlog

Vous aurez besoin d’un système d’agile planning pour constituer un backlog priorisé listant les tâches et/ou user stories à exécuter pendant le projet. 

Voici une approche type couvrant le cycle de vie de la gestion de projet :

• Planification du projet : Remplissez le backlog avec le périmètre initial identifié dans la charte du projet.
• Exécution du projet : Mettez à jour continuellement le backlog avec des tâches et des user stories au fur et à mesure que l'équipe fait évoluer les fonctionnalités. Cela comprend les tâches qui peuvent être hors périmètre pour cet effort particulier.
  • Exemple : l'équipe décide qu'il serait amusant d'inclure une évaluation basée sur la personnalité dans le cadre du développement de l'application. Ce n'est pas dans le périmètre initial, mais cela pourrait être intéressant à envisager pour des travaux ultérieurs ou si l'équipe dispose de temps supplémentaire. Ajoutez cette idée au backlog pour ne pas l'oublier !
• Suivi/contrôle du projet : Organisez des séances périodiques de tri du backlog (par exemple, une fois par mois si vous suivez un cycle de sprint de deux semaines) afin de prioriser les éléments à développer. Lors des sessions de planification de sprint, identifiez les tâches à inclure dans le prochain sprint en fonction de cette priorisation.

Ajoutez des tâches et/ou des user stories au backlog en fonction de la valeur qu'elles apportent, en donnant la priorité aux éléments les plus critiques et à forte valeur ajoutée. Collaborez avec les parties prenantes, propriétaires de produit et membres de l'équipe pour alimenter le développement du backlog.

3. Définissez un rythme de planification de sprint

Décidez du rythme de sprint approprié à votre projet. Les sprints de deux semaines sont les plus fréquents dans le développement logiciel, mais ils peuvent également varier d'une à quatre semaines selon le secteur et le rythme de votre projet.

Une fois votre cadence de sprint établie, planifiez une réunion de planification de sprint un ou deux jours avant le début de chaque sprint. Le but de la planification de sprint est de décider du travail réalisable à livrer dans le sprint en fonction des priorités à venir, de l'avancement de la feuille de route, de la vélocité prévue et, surtout, de l'objectif du sprint.

Avec l'expérience de travail en équipe, vous serez de plus en plus précis pour évaluer la vélocité collective. Cela vous permettra de fixer des limites raisonnables au travail en cours et de mieux prévoir le travail planifié.

4. Attribuez des rôles d'équipe pluridisciplinaire

Constituez des équipes pluridisciplinaires disposant des compétences et de l'expertise nécessaires pour assurer leur rôle dans le flux de travail. Les équipes projet doivent être auto-organisées et avoir une compréhension claire de leurs rôles et responsabilités.

5. Organisez des réunions régulières

Tenez des réunions régulières pour recueillir des retours sur le flux de travail, maintenir l'alignement de tous les membres et favoriser l'amélioration continue. Les réunions quotidiennes stand-up permettent aux membres de l'équipe de faire le point, de discuter d'éventuels obstacles et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Les réunions de revue de sprint et réunions de rétrospective de sprint permettent à l'équipe de recueillir des retours, d'évaluer leur performance et d'identifier les axes d'amélioration.

6. Créez un système pour les mises en production

Documentez votre méthode de gestion des mises en production. Au minimum, la documentation du processus de mise en production doit inclure :

• une liste des parties prenantes pluridisciplinaires avec leurs coordonnées (y compris des remplaçants en cas d'absence) et leurs rôles et responsabilités
• une liste de vérification détaillant étape par étape les activités à réaliser lors du processus de mise en production, y compris les protocoles de test et les critères d'approbation de la mise en production
• un protocole de communication pour s'assurer que les parties prenantes non directement impliquées soient tenues informées
• un plan de gestion des risques, incluant des stratégies pour traiter les risques qui se réaliseraient

7. Utilisez des outils et logiciels Agile

Les outils Agile et logiciels sont essentiels pour gérer les flux de travail numériques et les tâches, suivre l'avancement, et faciliter une communication efficace. 

De nombreux outils, tels que les logiciels de gestion de projets d'entreprise, les tableaux de tâches plus simples, et les plateformes de collaboration ou de gestion de flux de travail, sont disponibles pour rationaliser les processus et améliorer la collaboration au sein de l’équipe (c’est particulièrement important pour les flux de travail créatifs).

8. Adopter l’Amélioration Continue

L'amélioration continue implique d'évaluer régulièrement le flux de travail de l’équipe et sa performance, d’identifier les axes d’amélioration et d’intégrer les retours dans les prochains sprints.

Cela signifie aussi encourager les membres de l’équipe à partager leurs idées, à expérimenter de nouvelles approches et à voir le changement comme un moteur de croissance. C’est ainsi qu’on installe une culture d’amélioration continue.

Principaux Rôles d’Équipe dans un Flux de Travail Agile

Les flux de travail agiles comportent certains rôles spécifiques qui contribuent au succès du projet. Explorons quelques-uns des rôles clés dans une équipe agile.

• Product owner : Responsable de la définition et de la priorisation du backlog produit, qui est la liste des fonctionnalités, améliorations et corrections de bogues. Il travaille en étroite collaboration avec les parties prenantes et les utilisateurs pour recueillir les besoins, clarifier les attentes et assurer que le produit satisfait aux exigences des clients. Il agit comme la voix du client et doit maximiser la valeur livrée par l'équipe.
• Scrum master : Animateur et facilitateur de l’équipe. Il veille au respect du cadre Scrum, élimine les obstacles à l’avancement et protège l’équipe des distractions extérieures. Le Scrum master facilite aussi la planification des sprints, les scrums quotidiens et les rétrospectives, et encourage une culture basée sur l'amélioration continue et la collaboration au sein de l'équipe.
• Équipe de développement agile : Les personnes qui réalisent le travail. Elles sont responsables de l’auto-organisation et collaborent pour accomplir les tâches engagées lors de la planification du sprint. Les membres de l'équipe de développement peuvent avoir différentes spécialités ou domaines d’expertise, mais partagent la responsabilité de livrer un produit de haute qualité à la fin de chaque sprint.
• Autres rôles : D’autres intervenants dans les flux de travail agiles peuvent inclure des testeurs, designers, développeurs, utilisateurs finaux et d’autres parties prenantes internes ou externes telles que le support client, le juridique, la conformité ou même des cadres dirigeants ou membres du conseil d’administration.

Types de Flux de Travail Agile

Les méthodes agiles sont flexibles et peuvent être adaptées en fonction des besoins et exigences spécifiques des équipes et des projets. Malgré leurs nombreuses variantes, les cadres agiles partagent les mêmes principes : adaptabilité, collaboration et amélioration continue.

• Scrum : Scrum est l’un des cadres agiles les plus largement utilisés, notamment dans le développement logiciel. Il définit clairement les rôles, les cérémonies et les artefacts. Le travail s’effectue lors d’itérations à durée limitée appelées sprints, qui durent généralement de 1 à 4 semaines. Chaque sprint commence par une session de planification où l’équipe choisit les tâches à réaliser. Des réunions quotidiennes de stand-up Scrum, des revues et des rétrospectives sont organisées à différents moments pendant le sprint.
• Kanban : Kanban est une méthode agile visuelle qui favorise un flux de travail continu. Elle utilise un tableau Kanban pour visualiser les tâches et leur progression à travers différentes étapes, généralement représentées par des colonnes. Le flux de travail limite le travail en cours (WIP) afin d’éviter les goulets d’étranglement et de maintenir la fluidité. À mesure que les tâches sont terminées, de nouvelles sont tirées du backlog en fonction de la capacité (c’est ce qui rend la planification de capacité Kanban si simple).
• Lean : Inspiré par les principes du lean manufacturing, le lean vise à minimiser les gaspillages et à maximiser la valeur. Il met l’accent sur l’amélioration continue et l’élimination des activités ne générant pas de valeur. Les workflows agiles lean intègrent souvent des pratiques qui consistent à identifier les inefficiences ou gaspillages dans votre flux de travail.
• Feature-driven development (FDD) : FDD met l’accent sur la formulation de fonctionnalités avancées et la définition du périmètre. Il s’agit d’une méthode axée sur le client, incrémentale, qui vise à fournir des résultats tangibles et fréquents. Avec FDD, les équipes peuvent isoler rapidement les erreurs et effectuer des ajustements tout en évitant ou en réduisant les retards.
• Extreme programming (EX) : EX s’appuie sur les retours des clients comme principal apport pour effectuer des changements techniques sur le logiciel. L’objectif d’EX est de fournir des livrables de haute qualité, mesurés par la satisfaction des clients à leur égard.
• Crystal : Crystal met l’accent sur la composante individus et interactions du manifeste agile afin de permettre aux équipes auto-organisées de déterminer comment optimiser leur flux de travail selon les besoins spécifiques du projet.

Avantages des workflows agiles

• Flexibilité et capacité d’adaptation accrues : Les méthodes traditionnelles de gestion de projet peinent souvent à gérer les imprévus, provoquant retards et frustrations. À l’inverse, l’agilité accueille le changement et encourage les équipes à réévaluer régulièrement les priorités et à adapter leur approche.
• Des livrables de plus grande valeur et des cycles plus courts : Les workflows de gestion de projet agile permettent aux équipes de livrer des logiciels ou produits fonctionnels de façon incrémentale, plutôt que d’attendre des mois avant d’obtenir des résultats concrets. Cela facilite la collecte rapide de retours clients et permet aux équipes d’ajuster le tir en cours de route afin de s’assurer que le produit final réponde aux attentes.
• Collaboration d’équipe et transparence renforcées : En découpant le travail en sprints, les membres de l’équipe bénéficient d’une meilleure visibilité sur les tâches et l’avancement de chacun. Les réunions quotidiennes de stand-up, où les membres partagent réalisations, plans et éventuels obstacles, favorisent une communication ouverte et un traitement rapide des problèmes pour repérer les blocages.
• Augmentation de la satisfaction client, de l’engagement des employés et de la performance opérationnelle : Les tests et les retours clients sont intégrés à l’exécution du projet, ce qui permet aux équipes de sprint d’apprendre à chaque itération, renforçant l’engagement des collaborateurs et la performance opérationnelle. Cela rehausse aussi la qualité des livrables finaux et la satisfaction des clients.
• Prédictibilité élevée : L’approche agile offre une visibilité accrue à chaque cycle. Lorsque les équipes obtiennent tôt une feuille de route claire, il devient plus facile de limiter les risques, d’atteindre les objectifs et de respecter les délais.

Conseils pour créer des workflows agiles

La mise en œuvre efficace de workflows agiles nécessite une planification et une exécution rigoureuses. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à créer des workflows agiles performants :

• Définissez des objectifs et buts clairs : Avant d'adopter l’agilité, définissez clairement vos objectifs et buts. Identifiez le problème que vous souhaitez résoudre, les résultats attendus et les indicateurs qui serviront à mesurer le succès. Cette clarté guidera votre mise en œuvre agile et garantira que vos flux de travail sont alignés sur vos objectifs.
• Impliquez les parties prenantes et les utilisateurs : Les flux de travail agiles reposent sur des retours réguliers et la collaboration avec les parties prenantes et les utilisateurs. Impliquez-les dès le début et tout au long du projet. En tenant compte de leurs perspectives et exigences, vous vous assurez que vos workflows placent la valeur client au centre et répondent efficacement à leurs besoins. De plus, de nombreux praticiens agiles aiment intégrer des éléments de design thinking afin de donner la priorité aux utilisateurs dans leur planification de projet.
• Commencez petit et itérez : Lors de la mise en place de workflows agiles, commencez par un petit projet pilote ou une équipe restreinte. Ainsi, vous pourrez apprendre et vous adapter sans impliquer l’ensemble de l’organisation dans la complexité initiale du processus. Recueillez des retours, identifiez les points à améliorer et itérez vos flux de travail en fonction des leçons retenues. Cette approche itérative des workflows vous aidera à affiner vos processus de développement et à rationaliser régulièrement vos workflows.
• Investissez dans la formation et le support : Passer à des workflows agiles nécessite un changement d’état d’esprit ainsi que potentiellement de nouvelles compétences et connaissances. Investissez dans la formation et l’accompagnement de vos équipes afin qu’elles comprennent les principes agiles et leurs pratiques. Encadrez et accompagnez vos collaborateurs pour qu’ils adoptent pleinement l’état d’esprit agile et le mettent en application dans leur travail quotidien.
• Adoptez des outils de collaboration et de communication : Les workflows agiles dépendent fortement de la collaboration et de la communication. Investissez dans des outils de gestion des workflows qui facilitent une collaboration efficace, comme des logiciels de gestion de projet, des plateformes de messagerie et de visioconférence. Ces outils permettront à votre équipe de rester connectée, de partager l’avancement et de collaborer de manière fluide, où qu’ils soient.
• Évaluez et adaptez continuellement : L’agilité repose sur l’amélioration continue. Évaluez régulièrement vos workflows, recueillez les retours de votre équipe et adaptez-les, si besoin, en fonction des enseignements tirés. Adopter une culture d’apprentissage et d’expérimentation vous permet d’optimiser vos workflows agiles en vue d’une efficacité et d’un succès maximum.

En adoptant les principes de flexibilité, de collaboration et d’amélioration continue, combinés à une automatisation robuste des workflows, l’agilité permet à vos équipes de s’adapter rapidement, de livrer des résultats de haute qualité et de dépasser les attentes de vos clients.

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