2 façons dont le suivi du temps améliore la planification future des projets
En matière de gestion du travail client, le suivi du temps est devenu un outil standard dans la gestion des budgets. Les avantages vont bien au-delà de cet aspect, en apportant notamment des informations précieuses sur les risques liés au calendrier des projets et à la gestion des ressources, tout en favorisant une meilleure planification des projets.
Déployer un système de suivi du temps au sein d'une organisation peut sembler intimidant et provoquer diverses réactions parmi le personnel, mais il est plus facile d'appréhender sa nécessité et ses bénéfices, à court comme à long terme, lorsque l'on prend du recul. Cela permet aussi de mieux évaluer la valeur ajoutée par rapport à l'effort et à l'énergie investis.
Voyons pourquoi il est utile de suivre le temps et en quoi un meilleur suivi peut offrir des informations plus pertinentes pour la planification des projets à venir.
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Pourquoi suivre le temps ?
Le suivi du temps peut améliorer la manière dont vous gérez vos projets en cours et vos équipes. Lorsqu'on pilote un projet, il s'agit de comparer sa projection (l'estimation du projet) à la réalité (le temps réellement suivi) afin de vérifier si l'on suit la trajectoire initialement prévue.
En suivant le temps tout au long du projet grâce à un logiciel de suivi du temps, vous disposez de données pour suivre l'avancement du projet et évaluer si vous progressez vers votre objectif et vos jalons, ou s'il y a un risque de dépassement. Si un dépassement se produit, cela impacte non seulement le budget et les coûts du projet, mais aussi le calendrier, car il faut alors plus de temps de travail que prévu pour réaliser les tâches.
Cela peut également avoir un effet boule de neige sur d'autres projets si une ressource est partagée et qu'un dépassement retarde le travail des autres projets (et du suivant, et du suivant...) En anticipant la trajectoire dès le début, cela permet de prendre des mesures pour gérer les risques plus tôt dans le processus, ce qui peut atténuer l'impact sur l'ensemble du portefeuille de projets.
Au-delà de ces avantages à court terme, suivre le temps sur un projet offre aussi des données utiles pour de futurs plans de projets.
Comment le suivi du temps bénéficie à la planification des futurs projets
1. Il permet d'utiliser des données réelles de projet pour améliorer l'estimation du temps et la planification du budget
Les projets sont définis et estimés sur la base de nombreuses hypothèses, et le suivi du temps permet de confronter ces hypothèses de projet à la réalité afin de les ajuster pour les travaux futurs. C’est un exemple concret de la façon dont le suivi du temps pour la gestion des risques fonctionne en pratique, en donnant de la visibilité pour intervenir avant que des dépassements ne deviennent des problèmes critiques. Nous pensons parfois qu'une livraison exige x heures pour être réalisée, mais est-ce vraiment le cas ?
Le suivi fournit des données réelles et exploitables pour garantir que les projets ne sont pas sous-estimés lors de l'élaboration des calendriers des ressources, de l'estimation des coûts et de l'assurance d'une allocation efficace des ressources (c'est-à-dire que les membres de l'équipe ne sont pas surchargés).
2. Il permet d'obtenir des informations plus fiables sur la disponibilité de l'équipe pour le travail futur
Nous surestimons souvent la quantité de travail projet qu'une ressource peut fournir, car nous sous-estimons le volume de travail/communication interne. La direction peut supposer que le taux d'utilisation (le pourcentage du temps d'un employé consacré au travail de projet) est proche de 100 %. Cela ne tient pas compte, par exemple, des réunions d'équipe hebdomadaires, des e-mails internes concernant les avantages, de la communication interne, etc. Et cela peut en fait avoir des répercussions négatives sur la productivité des employés.
En suivant le temps dans une application de suivi du temps (ou par un autre moyen), nous disposons d'informations plus précises sur le taux d'utilisation de chaque personne et pouvons donc mieux évaluer les taux d'utilisation prévus pour les prochains travaux.
En général, il est conseillé de viser un taux d'utilisation de 70 à 80 % pour le travail sur les projets. Cela peut varier selon les fonctions ou si quelqu'un travaille aussi sur des projets internes, mais fixer un plafond à 80 % est une bonne approche lors de la prévision des besoins en ressources. Ce plafond crée aussi une marge de manœuvre en cas de risque imprévu, comme l'absence d'un membre clé de l'équipe.
C’est ici que vous pouvez faire évoluer les mentalités au sein de votre équipe, surtout si certains pensent que le suivi du temps est néfaste : Montrez-leur comment vous utilisez le suivi et comment cela leur profite concrètement. En tenant compte de toutes leurs tâches, vous pouvez leur garantir une charge de travail raisonnable.
Comment suivre le temps sur vos projets
Le suivi du temps peut sembler intimidant la première fois que c’est exigé. À quel point faut-il être précis sur le temps exact passé ? Jusqu'où aller dans la granularité des activités à suivre ?
Toutes les actions entreprises pour un projet doivent être suivies. Une excellente question à se poser est : « Est-ce que cela devrait avoir lieu si ce projet n’existait pas ? » Si la réponse est non, alors cela doit être imputé au projet.
Cela va bien au-delà du simple suivi du temps passé à accomplir les livrables. Il s’agit aussi des réunions internes de réflexion stratégique sur le projet, des communications/révisions en interne, des réunions avec le client, etc.
En négligeant d’intégrer ces domaines plus ambigus, vous prenez le risque de sous-estimer le temps nécessaire pour mener à bien un projet, ce qui non seulement met ce projet en danger, mais peut aussi avoir des répercussions en cascade sur l’ensemble de votre portefeuille de missions.
En ce qui concerne le degré de granularité du suivi, cela peut dépendre des besoins de reporting en temps de votre organisation ou de votre client.
En règle générale, il est conseillé de suivre le temps au niveau de chaque tâche individuelle ou effort de travail. Parfois, cela correspond à l’ensemble du livrable, parfois à une phase d’un livrable. Cela peut sembler fastidieux de suivre à un tel niveau de détail, mais cela vous permet également de comprendre précisément où le temps de l’équipe est dépensé—une visibilité qui vous permettra d’effectuer plus tard un audit du temps et d’ajuster vos processus en conséquence.
Par exemple, si vous suivez le temps au niveau du livrable et que vous constatez que vous comptabilisez systématiquement plus d’heures facturables que prévu, vous manquez d’indications sur la raison de cet écart. En suivant d’un niveau supplémentaire, vous pouvez constater que trop d’heures de travail sont consacrées à la dernière phase de retour, ce qui peut être dû à des exigences floues au début du projet ou à un client impliquant trop de parties prenantes trop tard dans le processus.
Tout comme les estimations ne seront jamais 100 % précises, le temps suivi ne sera pas non plus exact à la minute près. Généralement, on observe un suivi arrondi dans les outils de pointage, par exemple par tranches de 15 minutes, afin de trouver un équilibre entre le temps passé à saisir les données et la réalité des imperfections humaines.
Quelqu’un peut prévoir de passer l’après-midi sur un livrable en particulier, mais se faire solliciter par un collègue au sujet d’un autre projet et y consacrer quelques minutes, puis recevoir un email urgent d’un autre client et se concentrer là-dessus pendant une heure, etc.
C’est pourquoi le suivi quotidien (ou la saisie dans vos feuilles de temps ou tableurs à la fin des principaux blocs de travail) est si précieux. Arrivés à la fin de la semaine, il est presque impossible de se souvenir précisément du temps accordé à chaque tâche, et le niveau de fiabilité de votre suivi du temps chute drastiquement.
Et après ?
En vous lançant dans le suivi du temps et en consolidant les bonnes pratiques de suivi, vous obtiendrez des bénéfices bien au-delà de vos projets actuels.
De meilleures estimations budgétaires à une planification des capacités plus réaliste, l’actuel cycle d’informations issues des projets façonnera la planification des futurs projets, permettant à vos équipes de gérer plus efficacement leur charge de travail et d’augmenter les chances de réussite de vos projets.
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