8 stratégies de gestion des tâches pour booster la productivité

8 stratégies de gestion des tâches

Commencer votre routine quotidienne de chef de projet avec une liste de tâches bien gérée est bénéfique pour votre bien-être et vous aide à créer un environnement de travail plus serein. Voici huit stratégies de gestion des tâches pour apaiser le chaos et reprendre le contrôle de vos listes de tâches et de celles de votre équipe.

1. Utilisez un logiciel de gestion des tâches

Vous n'avez pas à gérer les tâches seul. Il existe de nombreux logiciels et applications de gestion des tâches qui peuvent vous aider, vous et votre équipe, à rester organisés et à gérer tout ce qui doit être fait, les personnes qui doivent s'en charger et le moment où elles doivent le faire. L'un des avantages des logiciels de gestion des tâches est qu'ils disposent d'outils pour créer des listes, visualiser votre charge de travail et vous rappeler les dates d'échéance des tâches.

Certains de ces logiciels s'intègrent à des outils de collaboration comme Slack et Microsoft Teams, afin que vous receviez des alertes instantanées lorsqu'une tâche est terminée. Beaucoup proposent également des applications mobiles (comme ces logiciels de gestion de projet pour iPad), et certains offrent même des fonctionnalités ou des intégrations basées sur l'IA.

Si vous devez continuer à travailler lorsque la connexion est interrompue, recherchez des applications de gestion des tâches accessibles hors ligne.

N'oubliez pas de vérifier attentivement les recommandations de l'IA provenant des logiciels gratuits de gestion des tâches utilisant l'IA. Si quelque chose semble un peu étrange, c'est probablement le cas. En outre, lorsque vous étudiez ces options, il vaut la peine de prendre en compte le coût des logiciels de gestion des tâches afin de choisir un outil adapté à votre budget.

2. Fixez des objectifs et des attentes clairs

Lorsque vous attribuez des tâches ou déléguez du travail à votre équipe, fixez des objectifs et des attentes clairs. Par exemple, je précise que j'attends de mon équipe qu'elle m'informe de manière proactive lorsqu'elle est sur le point de manquer une échéance, avant que cela ne se produise. Plus je suis prévenu tôt, plus j'ai de temps pour travailler avec les personnes concernées et réorganiser le travail dépendant qui ne peut pas commencer.

Les objectifs contribuent également à la motivation et à l'évaluation des performances. Par exemple, si l'équipe a terminé 25 % de tâches en plus que la semaine précédente, cela peut l'aider à se sentir accomplie et lui montrer son rythme d'avancement. 

Les critères de référence peuvent également vous aider à mesurer les performances des membres de votre équipe. Si vous avez, par exemple, trois designers dans une équipe, vous pouvez les comparer entre eux et définir les attentes en conséquence. 

• Imaginons que le designer A accomplisse environ six tâches par jour, tandis que le designer B en réalise sept et le designer C, 12. 
• En supposant que les tâches soient de taille similaire et que le designer C soit le plus expérimenté, vous pourriez fixer comme objectif que le designer A accomplisse sept tâches par jour et que le designer B se dépasse pour en réaliser huit. 
• Si le designer C a davantage d'ancienneté et d'expérience, il serait injuste d'imposer la même norme aux designers A et B, mais il vaut la peine de les encourager à travailler plus efficacement.

Author's Tip

Veillez à ne pas inciter l’équipe à se dépêcher d’effectuer des tâches importantes pour atteindre une référence. Autre mise en garde concernant l’épuisement professionnel : pousser l’équipe à dépasser ses objectifs de manière excessive ou trop fréquente peut augmenter le risque d’épuisement professionnel. La frontière est mince entre rendre les choses stimulantes et amusantes, et pousser trop fort.

3. Établir les priorités

Une gestion efficace des tâches repose souvent sur la priorisation. Consultez votre outil de gestion des tâches ou votre liste de tâches et déterminez ce qui est le plus urgent et le plus important.

Comment définir l’urgence ? Cela peut varier, mais commençons par les éléments assortis d’une échéance. Si quelque chose doit être fait immédiatement, cela doit être la priorité absolue de votre équipe, surtout si le fait de ne pas l’accomplir retarde le travail de quelqu’un d’autre ou celui d’un client.

Examinez ensuite l’impact des éléments de votre liste. Les éléments qui concernent le plus grand nombre de personnes doivent être traités en premier. Par exemple, si la mise en place d’un plan de projet permet à votre équipe de 20 personnes de planifier son emploi du temps pour les prochaines semaines, faites-le avant, par exemple, de répondre à un e-mail concernant une réunion interne qui peut attendre.

Si vous ne savez pas si votre travail quotidien reflète ces priorités, un rapide audit du temps peut vous aider. En examinant la manière dont votre temps est réellement utilisé, vous pouvez vérifier si les tâches urgentes et à fort impact reçoivent l’attention qu’elles méritent ou si votre journée est accaparée par des tâches peu prioritaires.

Une autre façon d’établir les priorités consiste à utiliser une matrice d’Eisenhower. Dessinez quatre quadrants sur une feuille de papier et répartissez vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. 

• Le quadrant supérieur gauche doit contenir les tâches les plus urgentes et les plus importantes (faites-les en premier)
• Le quadrant supérieur droit doit contenir les tâches urgentes, mais pas importantes (déterminez si vous devez les effectuer)
• Le quadrant inférieur gauche doit contenir les tâches qui ne sont pas importantes, mais qui sont urgentes (essayez de les déléguer) 
• Le quadrant inférieur droit doit contenir les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes (avez-vous vraiment besoin de les effectuer ?)

La gestion du temps est également un facteur à prendre en compte. Vous pouvez vous retrouver avec 15 minutes de temps libre entre deux réunions et vouloir utiliser ce temps à bon escient. Mettez en évidence quelques tâches plus petites que vous pouvez rapidement accomplir lorsque le temps le permet.

Author's Tip

Vos priorités ne seront pas les mêmes que celles des autres membres de l’équipe ou des chefs de projet de votre organisation, et vous devrez peut-être vous opposer lorsqu’il existe un désaccord entre vos priorités et celles de quelqu’un d’autre. Cela arrive souvent dans le secteur des agences numériques, davantage que pour les chefs de projet travaillant en interne.

 

Les chefs de projet en agence peuvent jongler avec 4 à 5 projets (voire davantage) à la fois. De nombreuses personnes ayant des priorités différentes sont impliquées : parties prenantes externes, direction de l’agence et équipe élargie du client. Apprendre à établir les priorités signifie également refuser d’avoir trop de priorités concurrentes, voire contradictoires.

4. Limiter le multitâche

Cela peut sembler contre-intuitif, mais je vous assure que ce n’est pas le cas. Lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous faites beaucoup de choses soit : a) de manière incomplète, soit b) de manière insuffisante. Vous devez vous concentrer pour progresser dans votre liste de tâches.

Bien sûr, répondre rapidement par oui ou non à un message Slack d’un collègue pendant que vous écoutez une présentation de conception peut être acceptable de temps en temps, mais que se passe-t-il si vous manquez une décision cruciale ou une action à entreprendre évoquée au cours de la conversation ? Vous pourriez accidentellement faire dérailler tout le projet !

Prévoyez dans votre journée quelques plages sans distraction (c’est-à-dire un regroupement des tâches par plages de temps) pour accomplir certaines de vos tâches. C’est plus facile à dire qu’à faire, mais informez votre équipe, votre client ou votre responsable que vous devez vous concentrer pleinement pendant 45 minutes sur les tâches à accomplir. Vous avancerez bien plus qu’en passant 2 ou 3 heures à essayer d’effectuer des tâches tout en faisant autre chose simultanément.

Une autre raison d’éviter le multitâche est que le changement de contexte peut vous faire perdre beaucoup de temps. Si vous êtes à mi-chemin de la rédaction d’un e-mail et que vous vous arrêtez pour répondre à un message Slack, il vous faudra peut-être 20 minutes pour revenir au même point de l’e-mail où vous en étiez avant l’interruption.

5. Utiliser des outils de visualisation

Personnellement, j’aime avoir un bon support visuel pour organiser ma liste de tâches, et j’utilise différents types de supports visuels pour différents types de listes de tâches.

J’aime utiliser une liste papier pour les tâches les plus importantes de chaque jour. C’est très satisfaisant de barrer les éléments au fur et à mesure que j’accomplis les tâches et de voir le rappel visuel de mes progrès. Et oui, je sais que je peux faire cela dans un logiciel de gestion de projet, mais j’aime le contact du papier et du stylo.

Pour avoir une vue d’ensemble (c’est-à-dire de toute la semaine), j’aime utiliser une vue organisée en tableau Kanban dans Asana, qui me permet de déplacer les tâches entre les colonnes correspondant aux tâches non commencées, en cours et terminées. À la fin de la semaine, c’est agréable de voir toutes mes tâches dans la colonne des tâches terminées.

Pour les échéanciers de projet, un diagramme de Gantt vous aide à voir où vous en êtes et où vous êtes censé(e) être. Certains outils peuvent créer automatiquement cette vue, ce qui vous laisse davantage de temps pour d’autres tâches.

6. Déléguer

Vous n’êtes pas nécessairement obligé(e) d’accomplir seul(e) l’intégralité de votre liste de tâches. Déléguer des tâches à d’autres membres de l’équipe peut vous libérer du temps pour vous concentrer sur d’autres sujets.

La prise de notes est l’une de mes tâches préférées à déléguer. En tant que chef(fe) de projet, c’est presque toujours à moi de prendre des notes, mais cela devient difficile lorsque je suis également responsable de m’assurer que tous les points de l’ordre du jour sont abordés, de surveiller le temps, de mettre à jour l’outil de gestion de projet et de maintenir la discussion. 

J’ai souvent besoin de mettre à jour l’outil de gestion de projet ou de déplacer des éléments de l’échéancier pendant la réunion. Ainsi, si je peux déléguer la prise de notes ou même certaines tâches de suivi à mon équipe, je peux faire avancer les choses plus efficacement.

Vous pouvez également envisager de déléguer la prise de notes et la rédaction du suivi à l’IA. Il existe de nombreux outils capables de rédiger automatiquement des résumés de réunion et des listes d’actions à effectuer.

7. Faire preuve de flexibilité

Une autre façon d’optimiser vos capacités de gestion des tâches consiste à faire preuve de flexibilité. Par exemple, si vous savez que vous êtes plus concentré(e) plus tard dans la journée, gardez pour plus tard les tâches qui exigent le plus de concentration et accomplissez le matin les tâches plus petites et plus faciles à gérer. Ce type de gestion stratégique du temps pour les responsables peut améliorer considérablement la productivité.

Planifier votre travail en fonction de votre niveau d’énergie est un excellent moyen de garder le contrôle de vos tâches quotidiennes et de maximiser votre productivité. Tant que vous respectez vos échéances et dates limites, vous pouvez parfaitement faire preuve d’agilité et procéder de la manière qui vous convient le mieux !

Par exemple, j’ai du mal à mettre à jour les échéanciers de projet lorsque tout le monde travaille. Mon attention se porte toujours sur les messages Slack, la résolution des besoins urgents de l’équipe et les réponses aux e-mails des clients. Au total, cette tâche me prend beaucoup moins de temps lorsque je l’effectue dès le matin ou en fin de journée.

Je constate également que, parfois, même si je prévois un créneau dédié à une tâche précise, je peux le déplacer en fonction de mon niveau d’énergie ou des autres éléments figurant sur ma liste de tâches. Lorsque j’écrivais cet article, j’ai déplacé des créneaux de rédaction dans mon calendrier afin de m’assurer de prioriser les tâches les plus urgentes tout en conservant du temps pour écrire.

Si j’ai du mal à me concentrer sur des tâches longues ou fastidieuses, j’utilise parfois la technique Pomodoro pour m’accorder des périodes de travail entrecoupées de pauses planifiées. Si vous ne connaissez pas cette technique, vous travaillez pendant une période définie avec concentration (généralement environ 20 minutes), suivie d’une pause. Il existe même des minuteurs spécialement conçus pour faciliter cette méthode de travail.

8. Fixer des échéances claires

Lorsqu’il s’agit de gérer des tâches, fixer des échéances claires peut rendre les choses plus réalisables. Cela peut également aider si vous ou une personne de votre équipe avez tendance à remettre les choses à plus tard. 

Il ne suffit pas de fixer une échéance et d’espérer que tout se passe bien. Prévoyez des jalons ou des points de contrôle en cours de route afin de suivre les progrès ou d’être alerté(e) en cas d’absence de progrès.

Indiquer clairement ce qui doit être fait et à quel moment peut également aider à établir les priorités. Fixez des échéances plus lointaines pour les tâches moins importantes ou moins urgentes, afin que les membres de l’équipe puissent se concentrer sur ce qui compte le plus dans l’immédiat. Ne laissez pas les tâches s’éterniser, car elles pourraient passer entre les mailles du filet à mesure que des besoins plus urgents apparaissent. 

Un exemple de gestion des tâches

Pour vous exercer à la gestion des tâches (ainsi qu’aux stratégies de gestion du temps qui sous-tendent une bonne gestion des tâches), je vais vous proposer un petit exercice.

Voici un exemple de liste de tâches ; les tâches prioritaires sont mélangées à celles qui sont beaucoup moins urgentes. Examinez la liste et déterminez ce que vous devriez faire en premier et, surtout, pourquoi cette tâche particulière devrait être réalisée avant les autres.

1. Examiner le suivi du temps de la semaine dernière et noter les personnes qui n’ont pas saisi la totalité de leur temps ou qui n’ont pas suffisamment suivi leur temps facturable.
2. Répondre à la question du client A concernant les modifications de la deuxième série de maquettes.
3. Organiser une réunion avec le client B, car ses commentaires sur la conception de sa carte ne sont pas suffisamment clairs pour que le concepteur puisse les mettre en œuvre.
4. Faire le point sur les tests d’acceptation utilisateur (UAT) du micro-site du client B.
5. Envoyer au client C des questions concernant ses projets pour le lancement de la page d’atterrissage de demain. Vous devez confirmer le suivi qu’il souhaite mettre en place sur la page, l’URL, et s’il souhaite s’occuper du lancement ou demander à votre équipe de mettre à jour les enregistrements DNS.
6. Terminer votre article dans les délais et le facturer une fois qu’il aura été corrigé.
7. Mettre à jour le calendrier du client D. Il a tardé à envoyer ses commentaires sur le guide de style et le tableau d’ambiance. Maintenant que ceux-ci sont approuvés, le concepteur peut commencer à travailler sur les maquettes.
8. Organiser une réunion pour discuter du contrat du client E, qui expire dans 45 jours. Il souhaite le renouveler, mais il pourrait lui falloir 14 jours ouvrés pour faire signer un nouvel accord de son côté.

Alors, quel est le bon ordre pour ces tâches ? Quel est l’élément le plus prioritaire de cette liste ?

Si vous avez répondu à la question n° 5, vous avez raison. La première chose à faire est de vous assurer que vous êtes prêt pour le lancement de demain. Plus vous disposez de temps avec les réponses du client, mieux vous serez préparé. 

Qu’en est-il du reste des tâches ? Dans quel ordre les placeriez-vous ? Vous n’avez pas toujours besoin d’effectuer les tâches en temps réel ; vous pouvez les planifier afin de rester efficace et d’éviter de créer des blocages ou des goulots d’étranglement.

Et ensuite ?

Si les flux de travail, la productivité et la rationalisation des opérations vous intéressent, vous êtes au bon endroit ! Rejoignez la communauté des membres de The Digital Project Manager pour découvrir d’autres conseils de ce type qui vous aideront à progresser dans votre carrière de chef de projet. La communauté propose également des cours, des modèles et d’autres ressources pour vous aider à gérer vos projets.