8 stratégies de gestion des tâches pour augmenter la productivité
Importance de la gestion des tâches: Une gestion efficace des tâches évite le chaos et vous aide à prioriser les bonnes tâches. Cela profite à la fois à la productivité personnelle et au succès global de l'équipe.
Des objectifs clairs comptent: Fixez des objectifs clairs pour favoriser la concentration et l'efficacité. Comprendre ce qui doit être accompli aide à prioriser les tâches, facilite une exécution de projet plus fluide et réduit le stress.
Utilisez des logiciels adaptés: Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des tâches pour organiser, déléguer et suivre les tâches. Cela permet de rationaliser les processus de travail grâce à des fonctionnalités d'alertes, d'intégrations et de visualisation de la charge de travail.
Emails. Notifications de navigateur. Messages Slack. Vous vous sentez dépassé·e et ne savez pas où regarder ni par où commencer ? Tenter de répondre à tout ce bruit alors que votre liste de tâches semble croître de façon exponentielle, c’est un vrai défi. Voici mes meilleures stratégies de gestion des tâches pour calmer le chaos et accomplir vos tâches.
Pourquoi la gestion des tâches est-elle importante ?
La gestion des tâches est essentielle car, si les tâches ne sont pas gérées, le chaos s'installe très rapidement. Il ne s'agit pas seulement d'accomplir des choses, mais de faire les bonnes choses dans le bon ordre.
En tant que chef de projet, vous devez gérer votre propre liste de choses à faire ainsi que celles de votre équipe. Avec autant d'éléments mouvants, il est facile de laisser passer des choses. Pour éviter cela, il est nécessaire d’avoir de bonnes compétences en gestion des tâches : découper le travail en tâches de taille adéquate et fixer des délais réalistes, documenter les tâches à venir et faire des suivis à mesure que les échéances approchent.
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8 stratégies pour la gestion des tâches
Commencer votre routine quotidienne de chef de projet avec une liste de tâches bien organisée est bénéfique pour votre bien-être et contribue à instaurer un environnement de travail plus serein. Voici huit stratégies de gestion des tâches pour apaiser le chaos et reprendre le contrôle de la liste de tâches de votre équipe, et de la vôtre.
1. Utilisez un logiciel de gestion des tâches
Vous n’êtes pas obligé·e de gérer les tâches seul·e. Il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion des tâches et applications qui peuvent aider vous et votre équipe à rester organisés et à suivre tout ce qui doit être fait, qui doit le faire, et pour quand. L’un des avantages d’un logiciel de gestion des tâches est qu’il propose des outils pour créer des listes, visualiser votre charge de travail, et vous rappeler les échéances des tâches.
Certains de ces outils s’intègrent à des plateformes collaboratives comme Slack ou Microsoft Teams pour recevoir des alertes instantanées lorsqu’une tâche est terminée. Beaucoup disposent aussi d’applications mobiles (comme ces logiciels de gestion de projet pour iPad), et certains proposent même des fonctionnalités ou intégrations basées sur l’IA.
N’oubliez pas de toujours vérifier les recommandations d’IA émises par les logiciels gratuits de gestion des tâches avec IA. Si une suggestion vous semble étrange, elle l’est probablement. Par ailleurs, lors du choix d’un outil, il est judicieux de tenir compte du coût des logiciels de gestion des tâches pour vous assurer de choisir une solution qui rentre dans votre budget.
2. Fixez des objectifs et attentes clairs
Lorsque vous assignez des tâches ou déléguez à votre équipe, fixez des objectifs et attentes clairs. Par exemple, je précise que j’attends de mon équipe qu’elle me prévienne de façon proactive lorsqu’un délai va être dépassé, et ce avant même que ce soit le cas. Plus j’ai de préavis, plus je peux prévenir les personnes impactées et réorganiser le travail dépendant qui ne peut pas commencer dans l’immédiat.
Les objectifs motivent et servent également de points de référence. Par exemple, si l’équipe termine 25 % de tâches en plus que la semaine précédente, cela peut renforcer leur sentiment d’accomplissement et leur permettre de suivre leur progression.
Les indicateurs de référence vous aident aussi à mesurer la performance des membres de votre équipe. Si vous avez, par exemple, trois designers dans votre équipe, vous pouvez les comparer et ajuster vos attentes en conséquence.
- Supposons que le designer A accomplit environ six tâches par jour, tandis que le designer B en fait sept, et le designer C douze.
- En admettant que les tâches sont de taille similaire et que le designer C est le plus expérimenté, vous pourriez fixer comme objectif que le designer A atteigne sept tâches par jour et encourager le designer B à passer à huit.
- Si le designer C a une plus grande ancienneté et expérience, il n'est pas juste d'exiger la même chose de A et B, mais il est pertinent de les inciter à travailler plus efficacement.
3. Prioriser
Une gestion efficace des tâches repose souvent sur la priorisation. Consultez votre outil de gestion de tâches ou votre liste de choses à faire et identifiez ce qui est le plus urgent et le plus important.
Comment définit-on l'urgence ? Cela peut varier, mais commençons par les éléments liés à une échéance. Si quelque chose est à rendre immédiatement, cela doit être la priorité absolue de votre équipe, surtout si le fait de ne pas l'accomplir retarde quelqu'un d'autre ou les travaux d'un client.
Puis, regardez l'impact des éléments de votre liste. Les tâches qui affectent le plus de personnes doivent être traitées en premier. Par exemple, si la mise en place d'un plan de projet permet à votre équipe de 20 personnes de planifier leurs emplois du temps pour les prochaines semaines, faites-le avant, disons, de répondre à un e-mail concernant une réunion interne qui peut attendre.
Si vous n'êtes pas sûr que votre travail quotidien reflète bien ces priorités, un rapide audit de temps peut vous aider. En révisant la façon dont votre temps est réellement employé, vous pouvez vérifier si les tâches urgentes et à fort impact reçoivent l'attention méritée — ou si votre journée est engloutie par du travail à faible priorité.
Une autre façon de prioriser est d'utiliser une matrice d'Eisenhower. Dessinez quatre quadrants sur une feuille et placez vos tâches selon l'urgence et l'importance.
- Le quadrant supérieur gauche doit contenir les tâches les plus urgentes et les plus importantes (faites celles-ci en premier)
- Le quadrant supérieur droit doit comporter les tâches urgentes mais pas importantes (décidez si vous devez réellement les faire)
- Le quadrant inférieur gauche doit contenir les tâches qui ne sont pas importantes mais urgentes (essayez de déléguer celles-ci)
- Le quadrant inférieur droit doit contenir les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes (avez-vous réellement besoin de les faire ?)
La gestion du temps entre aussi en jeu. Il peut vous arriver d'avoir 15 minutes de battement entre deux réunions et vouloir utiliser ce temps à bon escient. Repérez quelques petites tâches que vous pouvez rapidement abattre quand l'occasion se présente.
rnrnVos priorités ne seront pas les mêmes que celles des autres membres de l'équipe ou que d'autres chefs de projet dans votre organisation, et il se peut que vous deviez vous opposer lorsqu'il y a un désalignement entre vos priorités et celles de quelqu'un d'autre. Cela arrive souvent dans les agences digitales, plus que chez les chefs de projet en interne.rnrnrnrn rnrnLes chefs de projet en agence peuvent gérer 4 à 5 (ou plus) projets à la fois. Il y a beaucoup de personnes avec des priorités différentes impliquées—parties prenantes externes, direction de l'agence, et la vaste équipe du client. Apprendre à prioriser, c'est aussi savoir dire non face à l'accumulation de priorités concurrentes, voire contradictoires.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->4. Limiter le multitâche
Cela peut sembler contre-intuitif, mais je vous assure que ça ne l'est pas. Lorsque vous faites plusieurs tâches à la fois, soit vous ne les finissez pas complètement, soit vous ne les faites pas bien. Il faut se concentrer pour réellement avancer dans votre liste de tâches.
Bien sûr, envoyer rapidement un « oui » ou « non » sur Slack à un collègue pendant que vous assistez à une présentation design peut être acceptable de temps en temps, mais que se passe-t-il si vous manquez une décision critique ou un point d'action évoqué dans la discussion ? Vous pourriez accidentellement freiner tout le projet !
Bloquez quelques créneaux sans distraction (par exemple, le batching de tâches) dans votre journée pour accomplir certaines de vos tâches. Plus facile à dire qu'à faire, certes, mais informez votre équipe, votre client ou votre manager que vous avez besoin de 45 minutes de concentration totale pour avancer sur vos missions. Vous irez bien plus loin qu'en essayant de travailler 2 ou 3 heures à la fois tout en gérant d'autres sollicitations.
Une autre raison d'éviter le multitâche est que le changement de contexte vous fait perdre beaucoup de temps. Si vous êtes à mi-chemin de la rédaction d'un mail et que vous vous interrompez pour répondre à un message Slack, il pourrait vous falloir 20 minutes pour revenir au même stade de votre mail qu'avant l'interruption.
5. Utiliser des outils de visualisation
Personnellement, j'aime avoir un bon support visuel pour organiser ma liste de tâches, et j'utilise différents types de visuels selon le type de liste à gérer.
Je préfère une liste papier pour les choses les plus importantes de chaque jour. C’est tellement satisfaisant de rayer les éléments à mesure qu’on termine les tâches et de voir concrètement ses avancées. Et oui, je sais que je peux faire cela dans un logiciel de gestion de projet, mais il y a quelque chose avec le stylo et le papier qui me plaît.
Pour avoir une vue d’ensemble (c’est-à-dire toute la semaine), j'apprécie la vue tableau Kanban bien organisée d’Asana, qui permet de déplacer les tâches entre les colonnes « non commencées », « en cours » et « terminées ». À la fin de la semaine, cela fait du bien de voir toutes les tâches dans la colonne terminée.
Pour les échéanciers de projets, un diagramme de Gantt vous aide à visualiser où vous en êtes et où vous êtes censé être. Certains outils peuvent créer cette vue automatiquement, ce qui vous fait gagner du temps pour d'autres tâches.
6. Déléguer
Vous n’êtes pas obligé de compléter toute votre liste de tâches tout seul. Déléguer des tâches à d’autres membres de l’équipe peut vous libérer pour vous concentrer sur d’autres priorités.
La prise de notes est l’une de mes tâches favorites à déléguer. En tant que chef de projet, c’est presque toujours à moi de prendre des notes, mais c’est délicat quand je dois également veiller à ce que tous les points de l’agenda soient abordés, surveiller le temps, mettre à jour l’outil de gestion de projet et maintenir la discussion en cours.
J’ai souvent besoin de mettre à jour l’outil de gestion de projet ou de déplacer des éléments dans la chronologie pendant la réunion, donc si je peux déléguer la prise de notes, voire certaines tâches de suivi, à mon équipe, je peux fluidifier le déroulement de la réunion.
Vous pouvez aussi envisager de confier la prise de notes et la rédaction des suivis à l’intelligence artificielle. Il existe de nombreux outils capables de rédiger automatiquement des résumés de réunions et des listes d’actions.
7. Restez flexible
Une autre façon d’optimiser vos compétences en gestion des tâches est d’être flexible. Par exemple, si vous savez que vous êtes plus concentré en fin de journée, réservez ce moment-là aux tâches nécessitant le plus d’attention et gérez les plus petites tâches, plus faciles à traiter, en matinée. Ce type de gestion du temps stratégique pour les managers peut nettement améliorer votre productivité.
Organiser votre planification autour de vos niveaux d’énergie est une excellente façon de rester à jour dans vos tâches quotidiennes et de maximiser votre efficacité. Tant que vous respectez vos échéances, il n’y a aucun mal à être agile et à vous organiser selon ce qui fonctionne le mieux pour vous !
Par exemple, j’ai du mal à mettre à jour les échéanciers de projet quand tout le monde travaille en même temps. Mon attention est toujours détournée par les messages sur Slack, les besoins urgents de l’équipe et les mails des clients. Il me faut beaucoup moins de temps, au final, pour traiter cette tâche tout de suite le matin ou en fin de journée.
Je constate également que parfois, même si j’ai planifié du temps pour une tâche particulière, il m’arrive de la déplacer en fonction de mes niveaux d’énergie ou des autres éléments de ma liste de tâches. En rédigeant cet article, j’ai déplacé les créneaux d’écriture dans mon agenda pour m’assurer de prioriser les tâches les plus urgentes tout en gardant du temps pour la rédaction.
Si j’ai du mal à me concentrer sur des tâches longues ou rébarbatives, j’utilise parfois la technique Pomodoro pour me réserver des périodes de travail entrecoupées de pauses planifiées. Si vous ne connaissez pas cette méthode, il s’agit de travailler pendant une période concentrée (en général 20 minutes) puis de faire une pause. Il existe même des minuteurs conçus spécifiquement pour ce mode de travail.
8. Fixez des échéances claires
En matière de gestion des tâches, fixer des échéances précises rend les objectifs plus atteignables. Cela aide aussi si vous, ou quelqu’un de votre équipe, avez tendance à procrastiner.
Il ne suffit pas simplement de fixer une date limite et d’espérer que tout ira bien. Prévoyez aussi des étapes importantes ou des points de contrôle pour suivre l’avancement ou être alerté en cas de stagnation.
Préciser ce qui doit être fait et à quel moment peut aussi faciliter la priorisation. Prévoyez des échéances plus lointaines pour les tâches moins importantes ou urgentes, afin que l’équipe puisse concentrer ses efforts sur l’essentiel. Évitez de laisser traîner des tâches trop longtemps, au risque qu’elles passent inaperçues à mesure que d’autres besoins plus urgents apparaissent.
Exemple de gestion des tâches
Pour mettre en pratique la gestion des tâches (et les stratégies de gestion du temps associées à une bonne gestion des tâches), je vais vous proposer un petit exercice.
Voici une liste de tâches qui mélange des priorités élevées avec d’autres qui sont bien moins urgentes. Regardez la liste et déterminez ce que vous devriez faire en premier, et surtout, pourquoi cette tâche particulière doit-elle être accomplie avant les autres ?
- Réviser le suivi du temps de la semaine dernière et noter qui n’a pas rempli son temps ou n’a pas enregistré assez d’heures facturables.
- Répondre à la question du Client A concernant les modifications de la deuxième série de maquettes.
- Planifier une réunion avec le Client B car ses retours sur le design de la carte ne sont pas assez clairs pour que le designer puisse les appliquer.
- Prendre des nouvelles concernant la phase de recette utilisateur (UAT) du microsite du Client B.
- Envoyer au Client C des questions sur ses intentions concernant le lancement de la landing page prévu demain. Vous devez confirmer les éléments de suivi à mettre sur la page, l’URL et s’il souhaite gérer la mise en ligne lui-même ou confier la mise à jour des enregistrements DNS à votre équipe.
- Terminer votre article dans les délais et le facturer une fois édité.
- Mettre à jour le planning pour le Client D. Il a envoyé en retard ses retours sur le guide de style et le moodboard. Maintenant que c’est validé, le designer peut commencer à travailler sur les maquettes.
- Prendre rendez-vous pour discuter du contrat du Client E, qui expire dans 45 jours. Il souhaite renouveler, mais il lui faudra peut-être 14 jours ouvrés de son côté pour obtenir une nouvelle signature.
Alors, quel est le bon ordre pour ces tâches ? Quel est l’élément le plus prioritaire de cette liste ?
Si vous avez répondu n°5, vous avez raison. La première chose à faire est de vous assurer que tout est prêt pour le lancement prévu demain. Plus vous aurez de temps avec les réponses du client, mieux ce sera.
Qu’en est-il des autres tâches ? Dans quel ordre les placeriez-vous ? Il n’est pas toujours nécessaire d’effectuer les tâches en temps réel : vous pouvez les planifier pour maintenir votre efficacité et éviter de créer des obstacles ou des goulets d’étranglement.
Quelle est la suite ?
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