Guide du débutant sur les logiciels d’automatisation des flux de travail
Nous avons tous connu la difficulté de devoir saisir manuellement des informations provenant d’une feuille de calcul Excel ou d’effectuer toute autre tâche manuelle. Alors que vous êtes assis là, frustré par cette activité chronophage, vous vous demandez s’il n’existe pas une meilleure solution. Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu’est un logiciel d’automatisation des flux de travail et comment vous pouvez l’utiliser pour éliminer cette frustration.
Selon un rapport récent de Zapier, 65 % des travailleurs du savoir sont moins stressés parce qu’ils ont automatisé les tâches manuelles. Qu’il s’agisse du stress lié à l’exécution de tâches manuelles ou de celui causé par les erreurs, qui surviennent souvent, une plateforme d’automatisation des flux de travail peut contribuer à éliminer les inefficacités.
Je souhaite donc aborder l’automatisation des flux de travail, ce que l’automatisation peut apporter à vos projets, ainsi que quelques outils qui peuvent vous aider à vous lancer sur la voie du bonheur. Si vous avez de l’expérience avec les flux de travail, vous pouvez passer directement à la question à laquelle vous cherchez une réponse. Sinon, commençons par définir ce qu’est un flux de travail.
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Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
Un flux de travail est une série d’étapes qui décrivent la manière dont les personnes accomplissent leur travail du début à la fin. Le fait de suivre ces étapes dans cet ordre précis permet d’obtenir le même résultat à chaque fois. Il est donc courant de représenter visuellement les flux de travail à l’aide de diagrammes de flux de travail, qui peuvent être créés manuellement ou au moyen d’un logiciel de création de diagrammes de flux de travail. Ce diagramme peut vous aider à identifier et à suivre chaque étape ou tâche du projet à mesure qu’il progresse vers les résultats souhaités.
Voici quelques exemples de flux de travail :
- Comment créer des supports pour les réseaux sociaux
- Intégration des nouveaux employés
- Autorisation d’une demande de voyage
- Flux de travail pour l’approbation de documents
Qu’en est-il de l’automatisation des flux de travail ?
Maintenant que vous disposez d’un diagramme de flux de travail qui présente clairement les différentes étapes impliquées, il est temps de passer au niveau supérieur. L’automatisation des flux de travail vous demande de créer des règles autour de ces étapes. Ces règles régiront la manière dont les tâches humaines, les documents ou les données seront acheminés au sein du flux.
L’automatisation des flux de travail dans la gestion de projet peut être utilisée pour automatiser les flux de travail et des processus tels que la création de listes de tâches, l’attribution de tâches aux membres de l’équipe, le suivi de l’avancement et l’envoi de rappels. De plus, l’automatisation des flux de travail peut également servir à créer des rapports et à suivre les coûts des projets.
Les règles d’automatisation des flux de travail sont principalement des instructions « si-alors » qui couvrent les différents chemins que les informations peuvent emprunter. Une fois les règles définies, nous sommes prêts à saisir ces informations dans un logiciel d’automatisation des processus.
Voici quelques exemples d’automatisation des flux de travail
- La gestion des activités liées à la gestion des tâches, comme l’attribution des éléments de travail à la personne responsable de l’étape suivante.
- Les messages de notification que vous recevez sur Slack, mais qui proviennent d’un CRM, d’un ERP ou d’un autre outil.
- La synchronisation des données qui s’effectue après la réception d’une soumission de formulaire, comme la création d’un enregistrement dans un CMS.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation des flux de travail ?
Un logiciel d’automatisation des flux de travail est une solution numérique à faible code ou sans code qui vous permet d’automatiser les tâches et de les mener à bien sans intervention humaine. Les logiciels d’automatisation intelligente des processus comprennent généralement :
- Un outil de création par glisser-déposer qui vous aide à rationaliser l’automatisation des processus métier
- Un système de notification dans lequel vous pouvez configurer l’affichage d’informations dans l’application ou des alertes par e-mail
- Une liste de déclencheurs que vous pouvez utiliser pour guider la prise de décision.
- Des pistes d’audit qui vous permettent d’examiner les étapes suivies dans chaque flux
Il existe également des outils logiciels spécialisés d’automatisation des flux de travail par l’IA qui combinent les fonctionnalités ci-dessus avec l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les flux de travail.
Quels sont les avantages des logiciels d’automatisation des flux de travail ?
Les avantages d’un système d’automatisation des flux de travail comprennent :
- Gagner du temps. Les outils d’automatisation des processus numériques permettent de gagner du temps, car ils rationalisent les processus manuels comportant des tâches répétitives, comme la saisie de données à partir de feuilles de calcul. Il suffit ensuite de définir les règles qui créeront un flux prévisible. Enfin, l’outil exécute les tâches à votre place, vous libérant ainsi le temps que vous auriez consacré à leur réalisation.
- Accroître la productivité. Les règles que vous définissez permettent aux informations de circuler fluidement à travers les différentes étapes. Vous pouvez également utiliser l’IA dans l’automatisation des flux de travail pour définir ces règles. Cela réduit, par exemple, le temps nécessaire à une personne pour intervenir afin de transférer une communication ou d’effectuer manuellement des relances.
Pouvoir automatiser des choses comme les dates de relance et les notifications permet de gagner beaucoup de temps et d’économiser de l’énergie mentale. Vous n’avez plus besoin d’y penser.
Pensez à un processus d’approbation impliquant plusieurs parties prenantes. Si le système prend en charge la transmission du livrable pour examen, vous pouvez vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes.
- Réduire les erreurs. Par erreurs, nous entendons les erreurs humaines. La saisie manuelle des données est connue pour entraîner des erreurs, et celles-ci se multiplient avec l’augmentation de la charge de travail.
- Économiser de l’argent. Libérer du temps pour une personne grâce à l’automatisation vous permet de réaliser des économies, en particulier si vous payez les ressources à l’heure.
- Éliminer les goulots d’étranglement. Les ressources humaines, c’est-à-dire les personnes, peuvent ralentir n’importe quel flux de travail si elles ne sont pas assez rapides ou ne semblent jamais accéder aux informations à temps. Pensez simplement à Brad, qui garde votre dernier e-mail sans réponse depuis une semaine. Le logiciel d’automatisation enverrait une notification à Brad chaque jour jusqu’à ce qu’il termine sa tâche et la transmette à l’étape suivante.
Si cet article vous a fait réfléchir à la manière d’automatiser plus efficacement vos flux de travail, vous pourriez tirer profit de quelques formations à l’automatisation des processus métier afin d’approfondir vos connaissances et de découvrir de nouvelles façons de rationaliser vos opérations.
Quels sont les exemples d’outils d’automatisation des flux de travail que je devrais choisir ?
Les différents outils de flux de travail répondent à des cas d’utilisation différents. Vous pourriez même avoir besoin d’un outil comme les outils d’orchestration des flux de travail si vous essayez d’automatiser des flux de travail complexes qui s’étendent sur plusieurs équipes. Toutefois, voici une liste d’options à envisager lorsque vous recherchez une solution d’automatisation capable de commencer à acheminer les informations conformément à votre processus de flux de travail.
Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur ces outils infonuagiques, la tarification des logiciels de flux de travail, les fonctionnalités clés des logiciels de flux de travail et la manière dont ils peuvent vous aider à créer des règles métier, à automatiser un processus métier et à vous connecter à d’autres outils par le biais d’intégrations d’API, consultez la liste des meilleurs logiciels d’automatisation des flux de travail.
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En savoir plus : Vous vous demandez comment mieux mettre en œuvre l’orchestration des flux de travail dans votre entreprise ? Consultez notre guide sur l’orchestration des flux de travail.
L’automatisation des flux de travail est là pour durer
Je considère la gestion des flux de travail comme faisant partie de la transformation numérique d’une entreprise. Adopter l’automatisation, c’est adopter l’efficacité des flux de travail et trouver le juste équilibre entre ce que les robots et les humains devraient prendre en charge. À ce propos, je vous parlerai de l’automatisation robotisée des processus une autre fois, mais c’est vraiment génial. Cette fonctionnalité est généralement incluse dans les logiciels d’automatisation des processus d’entreprise, et elle permet de créer des robots qui reproduisent les interactions humaines avec les logiciels et les systèmes.
