Guide du débutant sur les logiciels d’automatisation des flux de travail
Nous avons tous déjà ressenti la pénibilité de devoir saisir manuellement des informations depuis une feuille Excel ou d’effectuer toute autre tâche manuelle. Assis là, frustré par cette activité chronophage, vous vous demandez s’il n’y aurait pas une solution plus efficace. Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu’est un logiciel d’automatisation des flux de travail et comment vous pouvez l’utiliser pour éliminer cette frustration.
Selon un rapport récent de Zapier, 65 % des travailleurs du savoir sont moins stressés parce qu’ils ont automatisé des tâches manuelles. Du stress lié à l’exécution de tâches répétitives à celui lié aux erreurs, qui surviennent fréquemment, une plateforme d’automatisation des flux de travail peut aider à éliminer les inefficacités.
Par conséquent, j’aimerais aborder l’automatisation des workflows, ce que l’automatisation peut apporter à vos projets, et quelques outils qui peuvent vous aider à débuter sur la voie du bonheur. Si vous êtes déjà familier avec les workflows, vous pouvez passer directement à la question qui vous intéresse. Sinon, commençons par définir ce qu’est un workflow.
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Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow est une série d’étapes décrivant comment le travail est réalisé du début à la fin. Suivre ces étapes dans cet ordre précis donne systématiquement le même résultat. C’est pourquoi il est courant de représenter visuellement les workflows à l’aide de schémas de flux de travail, qui peuvent être créés manuellement ou à l’aide de logiciels de schématisation de workflow. Ce schéma peut vous aider à identifier et à suivre chaque étape ou tâche du projet au fur et à mesure qu’il progresse vers les résultats souhaités.
Quelques exemples de workflows :
- Comment créer des supports pour les réseaux sociaux
- Intégration d’un nouvel employé
- Autorisation d’une demande de déplacement
- Workflows d’approbation de documents
Qu’en est-il de l’automatisation des workflows ?
Maintenant que vous disposez d’un schéma de workflow qui détaille clairement les différentes étapes, il est temps de passer à l’étape supérieure. L’automatisation des workflows vous demande de créer des règles autour de ces étapes. Ces règles régiront la manière dont les tâches humaines, les documents ou les données seront acheminés dans le flux.
L’automatisation des workflows dans la gestion de projet peut permettre d’automatiser des flux de travail et des processus tels que la création de listes de tâches, l’attribution de tâches aux membres de l’équipe, le suivi de l’avancement et l’envoi de rappels. En outre, elle peut également être utilisée pour générer des rapports et suivre les coûts des projets.
Les règles dans l’automatisation des workflows sont généralement des instructions de type si... alors qui couvrent les différents chemins que les informations peuvent emprunter. Une fois les règles établies, il ne reste plus qu’à saisir ces informations dans un logiciel d’automatisation des processus.
Des exemples d’automatisation des workflows incluent :
- La gestion des tâches, comme l’attribution d’items à la personne responsable de l’étape suivante.
- Des messages de notification que vous recevez sur Slack mais qui proviennent d’un CRM, d’un ERP ou d’un autre outil.
- La synchronisation des données qui a lieu après la réception d’un formulaire, par exemple par la création d’un enregistrement dans un CMS.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation des workflows ?
Un logiciel d’automatisation des workflows est une solution numérique low-code ou no-code qui vous permet d’automatiser des tâches et de les accomplir sans intervention humaine. Un logiciel d’automatisation intelligente des processus inclut généralement :
- Un éditeur avec fonction glisser-déposer permettant de faciliter l’automatisation des processus métier
- Un système de notifications où vous pouvez paramétrer des affichages d’informations dans l’application ou des alertes par e-mail
- Une liste de déclencheurs que vous pouvez utiliser pour guider les processus de décision.
- Des pistes d’audit permettant de revoir les étapes suivies dans chaque flux
Il existe également des outils spécialisés d’automatisation des workflows par l’IA qui combinent les fonctionnalités ci-dessus avec l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les workflows.
Quels sont les avantages des logiciels d’automatisation des flux de travail ?
Les avantages d’un système d’automatisation des flux de travail incluent :
- Gagner du temps. Les outils d’automatisation des processus numériques permettent de gagner du temps car ils rationalisent les processus manuels comportant des tâches répétitives, comme la saisie de données à partir de feuilles de calcul. Ensuite, imaginez les règles qui permettront de créer un flux prévisible. Enfin, ces solutions effectuent les tâches à votre place, vous libérant le temps que vous auriez passé à les faire vous-même.
- Augmenter la productivité. Les règles que vous définissez permettent d’assurer un flux fluide de l’information à travers les différentes étapes. Vous pouvez aussi utiliser l’intelligence artificielle dans l’automatisation des flux de travail pour définir ces règles. Cela réduit le temps nécessaire à l’intervention d’une personne pour transférer une communication ou effectuer manuellement des suivis, par exemple.
Pouvoir automatiser des éléments comme les dates de relance et les notifications permet de gagner beaucoup de temps et d’énergie mentale. Vous n’avez plus à y penser.
Pensez à un processus d’approbation impliquant plusieurs parties prenantes. Si le système gère le transfert de ressources pour validation, vous pouvez vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes.
- Limiter les erreurs. Et par erreurs, nous entendons les erreurs humaines. La saisie manuelle de données est connue pour entraîner des erreurs qui augmentent au fur et à mesure que la charge de travail s’alourdit.
- Économiser de l’argent. Libérer quelqu’un grâce à l’automatisation permet de réduire les coûts, surtout si vous payez les ressources à l’heure.
- Éliminer les goulets d’étranglement. Les ressources humaines (autrement dit, les personnes) peuvent devenir un frein dans n’importe quel flux de travail si elles ne sont pas assez rapides ou si elles n’accèdent jamais à l’information en temps voulu. Pensez simplement à Brad, qui garde votre dernier email sans y répondre depuis une semaine. Un logiciel d’automatisation relancerait Brad tous les jours jusqu’à ce qu’il termine sa tâche et la transmette à l’étape suivante.
Si cet article vous a donné envie d’automatiser vos processus plus efficacement, il pourrait être utile de suivre quelques formations sur l’automatisation des processus métier pour approfondir vos connaissances et découvrir de nouvelles façons d’optimiser vos opérations.
Quels exemples d’outils d’automatisation des flux de travail choisir ?
Différents outils de gestion des flux de travail s’appliquent selon les cas d’usage. Vous aurez peut-être même besoin de solutions d’orchestration des flux si vous cherchez à automatiser des processus complexes impliquant plusieurs équipes. Voici toutefois une liste d’options que vous pouvez explorer pour trouver une solution d’automatisation capable d’acheminer l’information selon votre processus de travail.
Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur ces outils cloud, la tarification des logiciels de gestion de flux, les fonctionnalités clés, et découvrir comment ils permettent de créer des règles métier, d’automatiser un processus d’entreprise et de se connecter à d’autres outils via des intégrations API, consultez notre sélection des meilleurs logiciels d’automatisation des flux de travail.
En savoir plus : Vous vous demandez comment mieux mettre en œuvre l’orchestration des flux dans votre entreprise ? Consultez notre guide de l’orchestration des flux de travail.
L’automatisation des flux de travail est là pour durer
Je considère la gestion des flux de travail comme une partie de la transformation numérique d'une entreprise. Adopter l'automatisation, c'est adopter l'efficacité des flux de travail et marcher sur cette fine ligne entre ce que les robots et les humains devraient gérer. D’ailleurs, je vous parlerai de l’automatisation des processus robotiques une autre fois, mais c’est vraiment génial. Cette fonctionnalité est généralement incluse dans les logiciels d’automatisation des processus d’entreprise, et elle permet de créer des robots qui imitent les interactions humaines avec les logiciels et les systèmes.
